Sanal Asistan Tam Olarak Ne İş Yapar? Bilmek İstediğiniz Her Şey

Bir işletme sahibi olarak günün 24 saat olduğunun ve bunların bile yeterli olmadığının fazlasıyla farkındasınız.

Yapmanız gereken her şeyle - çalışan işe alma ve yönetimi, yönetici ve işletmenizin karlı bir şekilde çalıştığından emin olmak için, her şeyi elinizden gelenin en iyisini yapmak için% 100 yapacak zamanınız yok.

Sen de yapmamalısın!

Böyle bir durum için kolay çözümlerden biri de bir asistan kiralamaktır. Ancak bütçede tam zamanlı bir asistan için yer yoksa, iyi bir alternatif sanal asistan kiralamaktır.

Ancak, bir sanal asistanın nasıl işe alınacağını ve bir sanal asistanın ne yaptığına ilişkin daha ince noktaları tam olarak bilmek zor olabilir. Bir sanal asistanın işinize nasıl yardımcı olabileceği hakkında ayrıntılara girerek bu sorunlardan bazılarını çözmemize izin verin.

Neden ve Ne Zaman Sanal Asistan Tutmanız Gerekir?

Çoğunlukla, bir sanal asistan kiralamak için asla kötü bir zaman yoktur, bu nedenle kesinlikle gerekli hale gelmeden hemen önce bir tane kiralamak her zaman daha iyidir!

Sanal asistanlar pek çok farklı görevi üstlenebilir ve çok çeşitli şekillerde yardımcı olarak iş yükünüzü azaltmanıza yardımcı olabilir. Gerçekten yapmanız gerekmeyen görevleri devrederek, zaman alıcı işlerle uğraşmak yerine işin özüne odaklanmak için daha fazla zamanınız olur.

Ölçeklendirme sürecinde olan herhangi bir işletme için bir sanal asistan kiralamak da iyi bir fikir olabilir. Bu, bir işletme için her zaman telaşlı bir zamandır, bu da önemli görevlerin karmaşa içinde kaybolmasının kaçınılmaz olduğu anlamına gelir. Ancak bir sanal asistana sahip olmak, bu yoğun dönemde ayrıntıların gözden kaçmamasını ve her şeyin yolunda gitmesini sağlamaya yardımcı olabilir.

Sanal Asistan Ne Yapar?

Peki “sanal asistan ne yapar ?” kendi kendine düşünüyor olabilirsin. Oldukça açık uçlu bir soru. Bir anlamda bu, işe aldığınız sanal asistanın türüne bağlıdır çünkü çeşitli uzmanlıklar vardır. Ancak, sanal asistanınızın ne yapmasını istediğinize karar vermek ve ardından işe aldığınız sanal asistanın ihtiyaç duyduğunuz her şeyi yapabildiğini (aynı zamanda işletmeniz için iyi bir çalışan olacağını) görmek de size kalmış.

Daha spesifik olmak gerekirse, işyeri üretkenliğinizi artırmak için çoğu sanal asistanın sizin için gerçekleştirebileceği çeşitli görevler vardır.

• En temel görevlerden biri, programınızın yanı sıra tüm iş planlama ihtiyaçlarınızı yönetmektir. Bir sanal asistanla, tüm randevularınızı planlamak, onaylamak ve bunlarla ilgili hatırlatıcılar almak daha kolay hale gelecek ve size çok zaman kazandıracak ve daha verimli olmanıza yardımcı olacaktır.
• İç ve dış iletişim, sanal asistanların çok yardımcı olabileceği başka bir alandır. Bir sanal asistan, kişi listelerini yönetebilir ve e-postaları görüntüleyebilir, yalnızca acil ilgilenilmesi gerekenleri iletebilir. Sanal bir asistanın yardımıyla, müşterilere veya çalışanlara toplu e-postalar göndermek ve ihtiyacınız olan bir e-posta adresini izlemek de daha kolay hale gelir.
• Bazı durumlarda, sanal asistanlar bazı muhasebe işleri yapabilir ve şirketinizin defterlerini yönetmenize yardımcı olabilir. Bu, işletmenizin banka hesabındaki işlemleri incelemek, fatura göndermek veya henüz ulaşmamış ödemeleri takip etmek anlamına gelebilir. Söylemeye gerek yok, bu çok fazla zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilir, çünkü bu işlerin çoğu monotondur, ancak yapılması gerekir.

Sanal Asistan Nasıl İşe Alınır?

Birçok yönden, bir sanal asistanı nasıl işe alacağınızı bilmek, şirketinizdeki diğer herhangi bir pozisyonu doldurmakla aynı becerileri gerektirir. Tabii ki, yine de süreci uyarlamanız gerekiyor; Bir CEO'yu işe almak ön saflarda çalışan bir çalışanı işe almaktan farklıdır, bu nedenle işe alım sürecini (test, mülakat soruları, hatta adayları nereden aldığınız yerler) gerçekten bir sanal asistan işe alacak şekilde uyarlamanız gerekir.

İşte birkaç hızlı ipucu:

1. Sanal asistanınızın yapmasını istediğiniz görevleri belirleyin. İhtiyaçlarınızı değerlendirin ve bir sanal asistana devretmek istediğiniz görevlerin ana hatlarını çizin. Bunu göz önünde bulundurarak, sanal asistanınızın işteyken yapması gerekenler için bir iş tanımı yazabileceksiniz. Kısacası, sanal asistanınızdan ne yapmasını isteyeceğinizi önceden bilmeniz gerekir.
2. Yazdığınız iş görevleri, en azından kısmen, bütçenizi belirleyen bir sonraki adımla ilgili olacaktır. Ne de olsa, bu görevler için uygun bir ücret teklif etmeden bir sanal asistandan çok fazla şey isteyemezsiniz. Sahip olduğunuz bütçe, tam zamanlı bir asistan mı, yarı zamanlı bir asistan mı yoksa görev bazında bir sanal asistan mı kiralamak isteyip istemediğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır ki bu da bir seçenek olabilir. Unutmayın, şirketinizde uzun vadede kalacaklarını görüyorsanız, sanal asistanınki de dahil olmak üzere, bütçenizin bir kısmını çalışan gelişimi için ayırmak istersiniz.
3. Görev listenizi ve bütçenizi belirledikten sonra iş tanımınızı yayınlayabilir ve adayların sizi bulmasını bekleyebilirsiniz. Oradan, her şey adayları gözden geçirmek, mülakatlar yapmak ve başka herhangi bir iş için yapacağınız gibi en iyi sanal asistanı bulmak için gerekli özeni göstermekle ilgilidir.

Bir sanal asistan kiraladığınızda, adaylardan oluşan kısa bir listeye daraltmak ve ardından işi yapıp yapamayacaklarını görmek için onlara bir test yapmak iyi bir fikirdir. Koşarak yere vurmalarını isteyeceksiniz, bu nedenle bir test hazırlamak doğru kişiyi bulmanızı sağlamaya yardımcı olacaktır. Doğru sanal asistanı bulduğunuza inandıktan sonra, yeni sanal asistanınızın başarmasını istediğiniz şeyleri içeren bir işe alım kontrol listesinin yanı sıra, pozisyondan almayı umduklarınıza ilişkin beklentilerinizi belirlemeniz önemlidir. Bu, büyük olasılıkla dışarıdan temin edilmesini istediğiniz orijinal görev listesiyle çakışacaktır. Ancak neden bir sanal asistan tuttuğunuzu ve bu rolden neye ihtiyacınız olduğunu tekrarlamaktan asla zarar gelmez.

Neden Sanal Asistan Tutmalısınız?

Bir sanal asistan kiralamak için geçtiğiniz tüm süreçten sonra, en başta neden bir sanal asistana ihtiyacınız olduğunu unutmamak önemlidir. Bunu akılda tutmak, sanal asistanınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza, iş için doğru kişiye sahip olduğunuzdan ve mümkün olan en iyi yönlendirme ve yönetimi sağladığınızdan emin olmanıza yardımcı olacaktır.

Yeni başlayanlar için, belirli görevlerde zaman kazanmak için bir sanal asistan tuttunuz. Ancak bunu aynı zamanda geleneksel kurum içi çalışanlarla ilişkili genel giderlerin bir kısmını azaltarak paradan tasarruf etmek için de yaptınız. Yarı zamanlı bir sanal asistan, uzak bir çalışan veya yalnızca ihtiyacınız olan görevleri yerine getiren birini işe almak da mümkündür, bu da işinize para kazandırabilir.

Bir sanal asistan işe alma aynı zamanda işletme sahiplerine ve yöneticilerine günlük operasyonlara çok fazla zaman harcamak yerine işi geliştirebilecek büyük resim önlemlerine daha fazla odaklanmaları için zaman kazandırmak için yapılır - klasik "kendi üzerinde çalışmak" işin içinde değil, iş '. Bu günlük operasyonlar daha verimli bir şekilde yürütülmeli ve bu da mal sahibine ve yöneticilere zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda daha verimli olmaları için zaman kazandıracaktır. Bu olmuyorsa, sanal asistan ihtiyacını veya sanal asistana atanan görevlerin nasıl yapıldığını yeniden değerlendirmek gerekebilir.

İş ve Çalışan Yönetim Yazılımı: Hepsi Bir Arada Dijital Asistan Yönetim Aracınız

Ancak, bir sanal asistan kiralamak gözünüzü korkutuyorsa, sanal asistanınızı yönetmek için her zaman sezgisel, kolay bir yol kullanabilir ve en çok zaman alan görevlerinizi kolayca yönetebilir ve devredebilirsiniz: hepsi bir arada bir çalışan ve işletme kullanarak. Connecteam gibi yönetim uygulaması.

Sanal asistanınıza ne yapması gerektiğini basitçe söyleyebildiğiniz ve her şeyi oradan halletmesini sağlayabileceğiniz bir dünya hayal edin (size tam bir gözetim sağlarken)? Yetki verme olasılığınız en yüksek olan her şey, Connecteam uygulaması aracılığıyla halledilebilir - herhangi bir eğitim gerektirmez!

Bir dünya hayal edin;

• Sanal asistan, dijitalleştirilmiş uzaktan eğitim özellikleri aracılığıyla kendi hızlarında işe başlayabilir
• Çalışan planlaması gibi yinelenen görevler kolayca otomatikleştirilebilir, yani artık kimin çalışmaya uygun olduğunu bulmaya çalışmakla uğraşmak ve herhangi bir program çakışması olup olmadığı konusunda endişelenmek zorunda kalmazsınız.
• Çalışanlar, akıllı telefonlarıyla (ve hatta belirli bir coğrafi çitle çevrili konumdan) kendileri giriş ve çıkış yapabilirler.
• Şirket çapında iletişim, bir uygulamada bir güncelleme yayınlamak ve ardından onu henüz görmemiş olan herkese otomatik hatırlatıcılar göndermek kadar basit olabilir.
• Yerleşik görev yönetimi aracıyla iş akışlarını kolaylaştırın ve projeleri daha verimli bir şekilde yönetin.

Eğitim gerektirmeyen, sonsuza kadar ücretsiz bir plan ve tüm ücretli planların 14 günlük ücretsiz deneme sürümüyle, 36.000'den fazla işletmenin sanal asistanlarını, çalışanlarını ve işlerini yönetmek için Connecteam'i kullanmayı sevmesinin bir nedeni var.

Connecteam'i bugün deneyin ve sanal asistanınızın işe koyulmasına, işinizin daha iyi, daha hızlı, daha güçlü çalışmasına ve ölçeklenmenize nasıl yardımcı olabileceğini görün!