Neden Ürün Belgelerine İhtiyacımız Var?

Çoğu işletme sahibi gibi, muhtemelen ürün belgelerini sonradan akla gelen bir düşünce olarak düşünüyorsunuz. Her şey bittikten sonra kalan zaman olduğunda yarattığınız bir şey.

Ürününüzü geliştirirken, kullanıcıların doğru yola koyulmasına ve yola koyulmasına yardımcı olmak için bazı hızlı talimatları bir araya getireceksiniz.

Ancak ürün dokümantasyonu işinizin en önemli parçalarından biridir – ürününüz ile müşterileriniz arasındaki köprüdür. Ürün belgelerinin arkasındaki gücü fark edememek, işiniz için felaket olabilir ve yükselmeniz gerektiğinde sizi yerinde tutabilir.

Ayrıca okuyun; teknik dokümantasyon neden önemlidir?

Ürün Dokümantasyonu nedir?

Ne olduğunu biliyorsun, bu yüzden bu kısa tutacağım.

Ürün belgeleri, müşterilerin yeni piyasaya sürülen veya güncellenen ürününüzü anlamasına ve kullanmasına yardımcı olmak için oluşturulan her türlü bilgidir.

Bu, web sitenizdeki bir SSS sayfası kadar küçük bir şey veya fiziksel bir ürünle birlikte gelen ayrıntılı bir PDF kılavuzu olabilir. Genel olarak, iki kategoriye ayrılır:

Her türlü talimat teknik olarak ürün dokümantasyonu olarak sayılır. Yine de, işe yarayan ve amaca uygun belgeler ve yeterince iyi olmayan belgeler olduğu açıktır, ancak buna aşağıda doğru bir şekilde gireceğiz.

Kolaylıkla bir belge oluşturmak için Docsie gibi bir araç kullanabilirsiniz.

İşletmeler Neden Ürün Belgelerine İhtiyaç Duyarlar?

İş açısından bakıldığında, ürün belgeleri birkaç nedenden dolayı önemlidir:

Size zaman kazandırır

En büyük faydası zamandan ve paradan tasarruf etmenizdir. Doğru ürün belgeleri, aldığınız destek aramalarının ve e-postaların sayısını önemli ölçüde azaltarak paradan tasarruf etmenizi sağlar.

Bunun nedeni, işlevselliğin gücünü kullanıcılarınızın eline veriyor olmanız ve onlar kendi kendilerine hizmet edebilmeleridir. Bu, sizinle iletişime geçmek için daha az zaman ve üründe onlara yol göstermenizi istemek anlamına gelir ve destek personelinizi diğer konular için serbest bırakır.

Müşteri memnuniyetini ve sadakatini arttırır.

Müşterileriniz aradıkları cevapları kolayca bulabilirlerse, ürününüzle ve şirketinizle daha mutlu olacaklardır.

Birine bir ürün veya hizmet (SaaS gibi) sağladığınızda, çoğu kullanıcı sunduğunuz şeyin özüne takılıp kalmak ister. Müşteri telefon hatlarında oturmak veya canlı sohbette takılmak istemiyorlar. Sadece bir şeylere devam etmek istiyorlar.

Doğru, iyi düşünülmüş ve kapsamlı ürün belgeleri, self servis yapabildikleri ve kendilerini nasıl kuracaklarını ve karşılaşabilecekleri olası sorunları nasıl çözeceklerini tam olarak bildiklerinden, bunun kolayca gerçekleşmesine olanak tanır.

Bunun nedeni, ürün belgelerinizin yalnızca bir aksesuar veya ona bağlı değil, ürün deneyiminin bir parçası olmasıdır.

Apple ve Google'ın bunu ürün ambalajlarıyla nasıl yaptığını, örneğin yeni bir iPhone açmanın nasıl bir şey olduğunu düşünün.

Şık ve minimalist ama yine de etkili. Ürün hakkında bilmeniz gereken her şeyi size hızlı ve kolay bir şekilde, bunaltıcı olmadan anlatır. Ürün belgelerinizle amaçlamanız gereken şey budur.

Müşteriler ürününüzle ilgili iyi bir deneyime sahip olduğundan, bu da müşterilerin sizi tavsiye etme ve ürün veya hizmetinizi kullanmaya devam etme olasılıklarının daha yüksek olmasına yol açar. Bu, kullandığınız metrik ne olursa olsun, itibarınızı artırabilir ve bir işletme olarak başarınızı artırabilir.

Müşteri desteğini geliştirir

Ürün belgeleri, genel soruların tüm yanıtları için merkezi bir yer sağlayarak müşteri desteğinin geliştirilmesine de yardımcı olabilir.

Dahil edilen belgelerden pek bahsetmiyorum, bunun yerine, şimdi daha yaygın olan şey, kullanıcının kurulum yapmasına ve karşılaşabilecekleri en temel sorunları ele almasına yardımcı olabilecek ürünle birlikte ürün belgeleri sağlamaktır.

Kullanıcı daha fazla yardım isterse, genellikle ürünün daha kapsamlı içeriğe sahip olacak çevrimiçi bilgi tabanına yönlendirilir.

Bu çevrimiçi bilgi hala ürün belgeleri olarak sayılır ve tamamı ürün deneyiminin bir parçasıdır, bu yüzden bunu göz önünde bulundurmalısınız!

Örneğin, Google Destek tabanını alın.

Hangi ürünle sorun yaşadığınız veya ne yapmaya çalıştığınız önemli değil, bilgi tabanı, kullanıcılara sonuç almak için ihtiyaç duydukları şeyi vermeye yardımcı olan gülünç derecede kolay ve güçlü bir şekilde düzenlenmiştir.

Sonuç olarak, müşteriler sorunlarını yardım almadan çözebildikleri için bu ideal senaryodur.

Müşteriler Neden Ürün Belgelerine İhtiyaç Duyarlar?

Etkili ürün belgeleri, yalnızca kullanıcıların cihazlarını nasıl açacaklarını veya pilleri nereye koyacaklarını anlamalarının bir yolu değildir. Bundan çok daha fazlası ve yine de pek çok işletme bunu fark edemiyor. Bu nedenle, işlerini hiçbir fayda sağlamayan standartların altında ürün belgeleri yayınlamaya devam ediyorlar.

Ürün belgeleri, birkaç nedenden dolayı güçlü şeylerdir;

1. Ürününüzü anlamalarına yardımcı olur

Ürün belgeleri, müşterilerin ürününüzün nasıl çalıştığını ve onunla neler yapabileceklerini anlamalarına yardımcı olmak için çok önemlidir. Ürününüzü bir nedenden dolayı satın alabilirler, ancak onları ürününüzün tüm potansiyeli hakkında eğitmek, ciddi bir paranızın karşılığını alıyormuş gibi hissetmelerini sağlar ve ürün deneyiminizden en iyi şekilde nasıl yararlanabilecekleri konusunda pek çok kapı açar. .

Kullanıcılarınız ne kadar eğitimli olursa, ürününüzle o kadar çok etkileşime girerler ve işletmenizi o kadar değerli bulurlar. Bu şekilde sadık, geri dönen müşteriler yaratırsınız!

2. Onlara zaman kazandırır

Harika ürün belgelerinin size zaman kazandırması gibi, aynı zamanda kullanıcılarınızın da zaman kazanmasını sağlar! Müşteri desteğiyle iletişime geçmek veya yardım için forumlarda arama yapmak yerine, ürün belgelerinize başvurabilir ve aradıkları yanıtı bulabilirler.

İyi Ürün Belgelendirmesini Ne Yapar?

Tamam, gelelim bu yazının özüne. Etkili ürün dokümantasyonu yapan nedir? Neden talimatların ve sık sorulan soruların bir listesini yazıp bununla bitiremiyorsunuz?

Eh, teoride yapabilirsin, ama sana hizmet etmeyecek. Yine, ürün belgeleriniz ürün deneyiminizin temel bir parçasıdır ve bu yeterince açıklanamaz. Belgelerin yalnızca bir aksesuar veya isteğe bağlı ekstra olması yerine, ikisi birbirini tamamlar.

Ürün belgelerini iyi yapan birkaç şey vardır:

1. Bulmak kolay

Ürün dokümantasyonu müşterilerin bulması kolay olmalıdır. Müşteriler için isteyeceğiniz son şey, belgelerinizi bulamadıkları için yanıt bulmaya çalışmaktan vazgeçmeleridir. Web sitenizden, ürün arayüzünüzden veya ambalajınızdan kolayca erişilebilir olduğundan emin olun.

2. Kapsamlı

Ürün belgeleri kapsamlı olmalı ve ürününüzün tüm ana özelliklerini ve kullanım durumlarını kapsamalıdır. Karmaşık bir ürününüz varsa, müşterilerin aradıklarını bulmalarını kolaylaştırmak için birden çok düzeyde belge (ör. başlangıç, orta ve ileri düzey) oluşturmayı düşünün.

Ayrıntılı, kapsamlı, ancak kolayca gezilebilir bir dijital bilgi tabanına sahip olmanın devreye girdiği yer burasıdır. Fiziksel ürünler için yanlarında teslim edilen kitaplar kadar kalın kılavuzlara sahip olamazsınız. Size, hedef kitlenize ve özel ürününüze uygun doğru dengeyi bulmalısınız.

3. Güncel

Ürün belgeleri, ürününüzdeki en son değişikliklerle güncel tutulmalıdır. Yeni özellikler yayınlarsanız veya mevcut özelliklerde değişiklik yaparsanız, belgelerinizi buna göre güncellediğinizden emin olun. Bu, müşterilerin ürününüz hakkında her zaman doğru bilgiye sahip olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

4. İyi yazılmış

Ürün belgeleri iyi yazılmış olmalı ve teknik jargon içermemelidir. Belgelerinizin, müşterilerin ürününüz hakkında sahip olduğu ilk izlenim olacağını unutmayın, bu nedenle açık ve özlü olduğundan emin olun.

Kullanıcıyı aşırı yüklemek veya ne yapacağını anlamadıkları için onları strese sokmak istemezsiniz. Ikea düz çanta talimatları bunun için komik bir şekilde biraz ünlü olsa da, her işletme için geçerli değildir.

Örneğin bir SaaS kullanıcısı, işlerin nasıl yürüyeceğini bulmak için kendi yolundan çıkmak istemez. Bir öğrenme eğrisi olduğunu anlıyorlar, ancak mümkün olduğunca çabuk işe başlamak istiyorlar.

Bir işletme olarak, bu tam olarak da istediğiniz şeydir. Mümkün olduğunca zahmetsizce işinize entegre olmuş mutlu, işleyen müşteriler. Bunu sağlamak senin elinde.

Ayrıca, burada biraz üst ipucu.

Hedef kitleniz için yazdığınızdan emin olun. Bir çocuğun tahta oyunu için talimatlar yazıyorsanız, onların anlayacağı şekilde yazmanız gerekecektir. Bu, örneğin muhasebe yazılımı için talimatları nasıl yazacağınızdan çok farklıdır.

Başarılı Ürün Belgelerinizi Nasıl Oluşturursunuz?

Adım adım bir kılavuzda ürün belgelerinin nasıl oluşturulacağına dair eksiksiz bir kılavuz yapabilirim, ancak gerçek şu ki çok fazla değişken var. Bir rakip işletmenin ürünü için işe yarayan şey, stil ve tasarım açısından sizin için çalışmayabilir.

Bazı ürünler, gerçek kılavuzlar gerektirir (fabrika düzeyinde baskı makineleri üretmek gibi) ve diğerleri, bilinmesi gereken noktaların yer aldığı basit bir bilgi kartıyla mükemmel olacaktır. O size bağlı.

Ancak başarılı ürün belgeleri oluşturmak karmaşık olmak zorunda değildir. Bu süreçte size yardımcı olması için bu basit ipuçlarını izlemeniz yeterlidir.

1. Düzenli tutun

Ürün belgeleri iyi organize edilmiş ve gezinmesi kolay olmalıdır. Müşterilerin aradıklarını bulmalarına yardımcı olmak için başlıklar, alt başlıklar ve içindekiler tablosu kullanmayı düşünün.

2. Görsel hale getirin

Ürün belgeleri görsel olarak çekici ve anlaşılması kolay olmalıdır. Metninizi desteklemek ve karmaşık kavramları açıklamaya yardımcı olmak için resimler, ekran görüntüleri ve videolar kullanın. İyi ürün belgelerinin mümkün olduğu kadar çok değerli bilgiyi en kolay şekilde iletmekle ilgili olduğunu unutmayın, bu nedenle bunu başarmak için görselleri kullanın.

3. Uygun araçları kullanın

Ürün belgelerinizi yazmak için bir Word belgesini açabilseniz de, parçaya bakmak için buna ihtiyacınız olacak. Bu, amaca uygun ideal belgeleri oluşturmak için uygun araçları kullanmanız gerektiği anlamına gelir.

İşte yardımcı olabilecek bazı araçlar:

• Tüm uçtan uca süreci kolaylaştırmaya ve otomatikleştirmeye yardımcı olmak için Docsie gibi belge oluşturma araçları
• İçeriği yazmaya yardımcı olmak için Jasper gibi AI yazma araçları
• Grafik ve görseller oluşturmak için Piktochart
• Nihai içeriğin doğruluğunu ve profesyonelliğini kontrol etmek için Grammarly gibi araçlar

4. Kitleniz için yazın

Ürün dokümantasyonu hedef kitleniz için yazılmalıdır. Teknik jargon veya aşırı karmaşık dil kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, belgelerinizi net ve özlü hale getirmeye odaklanın.

5. Güncel tutun

Ürün belgeleri, ürününüzdeki en son değişikliklerle güncel tutulmalıdır. Bu, müşterilerin ürününüz hakkında her zaman doğru bilgiye sahip olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Bu zaman alabilir, ancak yaklaşımınızla düzenli ve üretken olduğunuz sürece, size uygun bir iş akışı bulabilmelisiniz.

Sana doğru

Ürün dokümantasyonu hem işletmeler hem de müşteriler için çok önemlidir.

Sık sorulan soruları ve sorunları yanıtlamak, müşteri memnuniyetini artırabilir ve işi tekrarlayabilir. Başarılı ürün belgeleri oluşturmak zor değildir, ancak biraz planlama ve çaba gerektirir.

Yaklaşımınızda proaktif olun ve ürün belgelerinin sunduğu birçok avantajdan yararlanacağınızdan emin olabilirsiniz.