Soru-Cevap: Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

Dijital dönüşüm projeleri söz konusu olduğunda, proje yönetimi, teknoloji uygulamalarınızın mümkün olduğunca az sorunla benimsenmesini sağlamanın önemli bir yönüdür.

Impact'te birçok DX projesini denetledik ve yıllar içinde kendimiz önemli bir dönüşüm geçirdik, bu nedenle proje yönetimi hakkında bir iki şey biliyoruz.

Impact'in Program Yönetim Ofisi Direktörü Alex Park ile bugün proje yönetiminin ne anlama geldiğini ve her büyüklükteki işletmenin uygulamalarında neden kaliteli PM'den yararlandığını tartışmak için görüştük.

Hemen atlayalım.

Dijital dönüşüm girişimleri ile proje yönetimi arasındaki ilişki ne kadar önemli?

AP: Kesinlikle zorunlu. Tarihsel olarak, her türden proje bütçe, kapsam ve uyum sorunlarından zarar görmüştür. Eskiyi yeniyle bir araya getiren dijital dönüşüm (DX) etrafında çabalar birleştikçe, bu tarihi riskler önemli ölçüde büyüyor.

Proje yönetimi dijital araçlardan nasıl yararlanır?

AP: Tecrübelerime göre, doğru araç seti ancak işin yürütülmesini sağlayan temel veriler kadar iyidir. Uygun bir proje taslağı ve iyi bir sorumluluk uyumu ile, projenin tüm üyelerinin veri noktalarını araç setine katkıda bulunması şartıyla, birçok geleneksel proje yönetimi görevi otomatikleştirilebilir.

İş akışı hatırlatıcıları, "görev teslim etme" ve "açık öğe atama" güncelleme isteklerini otomatikleştirebilir. Karar veya onay kapılarına ulaşıldığında, otomatik iş akışları, belirlenen bir programda göndermek ve güncellemek için önceden programlanabilir.

İlgili verilerin temelinde proje bütçesi, zaman çizelgesi sağlığı, kaynak personeli, açık öğeler, kilometre taşları ve daha fazlası gibi şeyler bulunur ve bunların tümü hakkında rapor alınabilir.

Pek çok DX projesi, beklenen sonuçları karşılanmadığında işletmeler tarafından başarısızlık olarak kabul edilir. Sonuçlara gelince, şirketlerin yaklaşımlarında nerede yanlış yapma eğiliminde olduklarını düşünüyorsunuz?

AP: Yönetici liderliği eksikliği, uyum ve sürekli katılım, deneyimimizdeki sorunların başlangıcıdır.

Hedefleri, temel iş gereksinimlerini, başarı ölçütlerini ve performans göstergelerini tartışmak üzere ilgili tüm tarafları masaya getirmek bir DX çabasını başlatmak için hayati önem taşır, ancak tüm bunları proje boyunca tutarlı bir şekilde yeniden değerlendirmeye devam etmek daha da önemlidir.

İş ortamı sürekli değişiyor ve yönetici liderliğin ve işletme yöneticilerinin mevcut hedef ve hedefleriyle uyumlu kalmak için tutarlı bir yinelemeli yaklaşım gerektiriyor - koşulların ne kadar hızlı değişebileceğini görmek için yalnızca geçen yıla bakmamız gerekiyor.

Benzer şekilde, birçok kuruluş bir kültür değişikliğini uygulamak için gereken kaynak süresini dikkate almaz. Zamanı yalnızca yönetim ve liderlikten değil, hayati kullanılabilirlik geri bildirimi sağlayan doğrudan son kullanıcılardan da kaynaklayın.

Ek olarak, tanımlanan hedeflere uygun çözümler tasarlamak, koordine etmek, uygulamak, yinelemek ve sunmak için gerekli teknik ve yönetimsel hüner, işletmeler tarafından sıklıkla hafife alınmaktadır, bu da insanların ilk etapta bize gelmesinin nedenlerinden biridir.

Etkili proje yönetimi, KOBİ'ler arasındaki mevcut yaklaşımlarla ilgili bu sorunları hafifletmeye nasıl yardımcı olur?

AP: Raporlanan ölçütler ve gereksinimler güncelse ve liderlik ve yönetimin beklentileriyle uyumluysa, proje yönetimi teslimat tarafında bu sorunlardan bazılarının hafifletilmesine yardımcı olabilir .

Bu hizalama konuşmaları asla gerçekleşmezse veya şirketin DX yolculuğu boyunca tutarlı ve yinelemeli bir şekilde gerçekleşmezse, kaynaklar ne kadar iyi atanırsa veya planın bir dağıtım zaman çizelgesine ne kadar sıkı bir şekilde bağlı olursa olsun, proje yine de bir arıza.

İşletmeler, şirket içinde proje yönetimi yaparken üçüncü bir taraf işe alırken nelere dikkat etmelidir?

AP: Diğer her şey gibi, bir şirketin kendi organizasyonları için neyin anlamlı olduğunu anlamak için yapması gereken bir yetenek-bilgi maliyet-fayda analizi var.

İşletmelerin kendilerine sorması gereken bazı sorular şunlardır; projeyle ilgili çalışmayı ne kadar iş etkinliği çevreliyor? Ne tür projeler yürütülüyor? Teknik yeteneğin dışarıdan temin edilip edilmediği; ve mevcut bir üçüncü tarafla karşılaştırıldığında iç yönetim kaynaklarının yetenekleri nelerdir?

Ardından, proje teslim tarihleri, bu son tarihler için teslimat yetenekleri, paydaşlar arasında sorumlulukların paylaşımı, yönetici sponsorluğu ve sonuçların ölçülmesi ve raporlanması gibi projeyi yürütmekle ilgili başka düşünceleriniz vardır.

Başka bir deyişle, bir işletme bir projeyi teslim etmek için gereken tüm çeşitli yönlerden emin olabilirse, bu harika. Bununla birlikte, bir işletme bir DX projesini hayata geçirme kapasitesine veya kabiliyetine sahip olmadığını düşünüyorsa, üçüncü bir taraftan dışarıdan yardım almaya değer olabilir.

Bir DX projesini yönetmek için üçüncü bir tarafla sözleşme yaparken, potansiyel müşterilerin bir MSP'de nelere dikkat etmelerini önerirsiniz?

AP: Bir şirkette DX çalışmasına dahil olan platformlara, süreçlere veya sistemlere maruz kalma ve deneyim.

Impact'te, müşterilerimiz için oluşturduğumuz tüm çözümler için test yatağımız olarak dahili operasyonları kullanırız.

Uygun teknik deneyim ve uygun proje yönetimi metodolojisi ve deneyiminin yanı sıra, bir işletme, yönetici hedeflerini anlayabilen veya onlara rehberlik etmeye yardımcı olan bir ortak aramalı ve bu hedeflerin yolunda olup olmadığını bildirecek göstergeler etrafında kolayca raporlama oluşturmalıdır. ve bir bütün olarak proje ve portföyün riskleri, kararları, sorunları, zaman çizelgeleri, kilometre taşları, bütçesi ve performansı ile ilgili gerçek zamanlı sarf malzemesi bilgileri sağlayan yerleşik ve olgun bir proje teslim sürecine sahip olan.

Dijital dönüşümün kapsamı her yıl artıyor ve girişimler bugün her büyüklükteki işletme için daha erişilebilir durumda. Bunu akılda tutarak, proje yöneticilerinin 2021 ve sonrasında ne kadar önemli bir rolü olacak ve bu dijitalleşmek isteyen şirketler için ne anlama geliyor?

AP: Proje yöneticileri, iş hedeflerini aşamalara dönüştürür ve ardından bu aşamaları küçük boyutlu çıktılara böler.

İş konuşmasını diğer kaynaklar tarafından yorumlanabilen ve uygulanabilen teknik bir dile çevirirler, anahtar performans metrik verilerine karşı raporlar oluştururlar, görsel proje ilerlemesinden liderliğe ve yönetime kadar ve tüm kaynakları görevde/programda tutmak için çalışırlar ve ayarlamaları iletirler. ne zaman ve nerede gerektiğinde emir komuta zincirinde yukarı ve aşağı.

DX'in normalde birden fazla müşteri silosunu geçtiğini bilmek, birbirine bağlı tüm parçaları koordine etmek ve yönetmek, kapsamlı ve stratejik bir DX çalışması için her zamankinden daha önemli ve hayati önem taşıyor.

Bir işletmenin proje yöneticisi almamasını önereceğiniz herhangi bir durum var mı?

AP: Proje yönetim ekibinin maliyeti, ekibin organizasyona kattığı değerden fazla olamaz.

Bir kuruluşun 'değeri' nasıl tanımladığı bu bağlamda esnektir.

Tanımlanmış pek çok süreci veya iyi bir iş bölümü sorumlulukları olmayan kuruluşlar, bir proje yöneticisinin faydalarını fark etmeyebilir. Yönetici liderliği veya yönetim uyumu olmayan kuruluşlar, PM'nin liderlik edeceği çabalar kapsam, sonuç hedefi vb.

Bu durumlarda, yönetici vizyonuna ve liderliğe odaklanılmalıdır ve ardından bir PM, iyi bir yön olduğunda girişimleri yönlendirmeye yardımcı olabilir.

Girişimleri için özel bir proje yöneticisine ihtiyaç duyup duymadıklarından emin olmayan iş liderleri için son düşünceleriniz ve önerileriniz nelerdir?

AP: Proje yönetiminin hedeflerinizi ve çabalarınızı geride bırakıp bırakmadığını düşünmeden önce, hedeflerinizi “AKILLI” bir şekilde tanımlama konusunda iyi bir iş yapıp yapmadığınızı (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamanında) gerçekliği kontrol edin. ulaşmak için dışarı?

Nihai hedefinizi anladıktan sonra, her bir birim için operasyonel temel gereksinimleri (OKR'ler) belirlemek için iş yönetimi liderlerinizle birlikte çalışın.

Bu alanlar hakkında iyi bir anlayışa ve çerçeveye sahip olduğunuzda, bu hedefleri ve OKR'leri kilometre taşları ve çıktıları olan bir çerçeve teslim planına resmileştirmeye yardımcı olması için bir proje yöneticisi istihdam etmeyi düşünebilirsiniz.

Ardından, OKR'lerin başarısını değerlendirmek için yönetim ve liderlikten temel performans göstergeleri (KPI'ler) toplanabilir ve ilgili raporlar, bir projenin durumunu değerlendirmek için bu verileri toplar.

Proje tarafındaki teslimat çabalarının liderlik tarafındaki iş hedefleriyle tutarlı bir şekilde uyumlu olmasını sağlamak için uzun vadeli proje yönetimi ve organizasyon uyumu gereklidir.

İş teknolojisi hakkında daha fazla bilgi almak ve pazarlama, siber güvenlik ve diğer teknoloji haberleri ve trendlerinden haberdar olmak için blogumuza abone olun (endişelenmeyin, sizi rahatsız etmeyeceğiz).