Teknik Dokümantasyon Neden Önemlidir (örneklerle birlikte)

Bir işletme sahibi olarak, profesyonel teknik dokümantasyonun ne kadar önemli olduğunu asla küçümsemeyin. Hatta birçoğu bunu şirketinizin oluşturacağı en önemli içerik parçalarından biri olarak görüyor.

Bu rehberde, durumun tam olarak neden böyle olduğundan ve neden bu içeriği kuruluşunuzun omurgası olarak düşünmeye başlamanız gerektiğinden bahsedeceğim.

İçeri girelim.

Teknik Dokümantasyon Nedir?

Teknik dokümantasyon, bir şeyin nasıl yapılacağını açıklayan bir yazı türüdür.

Temel düzeyde, teknik belgeleri bir dizi talimat olarak düşünebilirsiniz, çünkü çoğu teknik belge, ister yazılımın nasıl kullanılacağını isterse bir ürünün nasıl kurulacağını açıklayan bir şeyin nasıl yapılacağına ilişkin adım adım talimatları içerir.

Ancak, teknik dokümantasyon bundan çok daha fazlası olabilir.

Çalışmalar, nüfus sayımları ve tıbbi kayıtlar gibi belgelere teknik belgeler de denir. Bu durumda, bir konunun arka planı ve geçmişi gibi bilgilerin yanı sıra teknik terimlerin tanımlarını da içerebilir.

Tüm bunları birleştirdiğimizde, teknik dokümantasyonu bir ürünün, hizmetin veya operasyonun uygulamasını, amacını, mimarisini, kullanımını veya yaratılmasını gösteren bir yazı parçası olarak tanımlamak belki daha doğru olur.

Ayrıca okuyun; Neden ürün belgelerine ihtiyacımız var?

Teknik Dokümantasyon Neden Önemlidir?

İş açısından bakıldığında, bu belgeler iş içindeki prosedürleri ve süreçleri takip etmek için inanılmaz derecede faydalıdır ve hatta bir eğitim aracı olarak kullanılabilir.

Örneğin, bir üretim fabrikasını yönetiyorsanız ve yeni bir makine kuruyorsanız (veya herhangi bir işlem yapıyorsanız), makinenin nasıl çalıştığını ve çalışanlarınızın onu nasıl güvenli bir şekilde çalıştırması gerektiğini açıklayan teknik belgeler oluşturmanız gerekir. Makine sağlayıcısı, mühendislerinizin makinenin bakımını koruyabilmesi için makinenin nasıl çalıştığına ilişkin teknik belgeler de sağlamalıdır.

Ayrıca şirketinizin yasa ve yönetmelikleri dahilinde faaliyet gösterdiğinizden emin olmak için kontroller ve denetimler yapmanız gerekebilir. Yine, bunun doğru bir şekilde gerçekleştirildiğini ve izlendiğini garanti etmek için teknik belgelere ihtiyacınız olacak.

Şirketinize yeni bir çalışan katıldığında, onları eğitmek ve sorunları nasıl gidereceklerini göstermek için teknik belgeleri kullanacaksınız.

Bazı Teknik Dokümantasyon Örnekleri Nelerdir?

Teknik dokümantasyonun en açık örneği bir kullanım kılavuzu olacaktır. Bunlar tüm şekil ve boyutlarda olabilir ve genellikle yeni piyasaya sürülen ve güncellenen ürünlere dahil edilir.

Günümüzde, muhtemelen basılı bir kılavuza bu kadar sık ​​sahip olmayacaksınız, ancak kurulum için hızlı bir kılavuz ve ardından ihtiyacınız olduğunda çevrimiçi olarak daha fazla içeriğe erişme yeteneği elde edeceksiniz.

İşiniz veya çalışanlarınız söz konusu olduğunda teknik belgeler şunları içerebilir:

• İlkeler ve prosedürler
• İş tanımları
• Çalışan el kitapları
• Süreç akışları
• Eğitim malzemeleri

Kapsamlı bir liste olarak, diğer teknik dokümantasyon biçimleri şunları içerebilir;

• İş teklifleri
• Kullanıcı ve müşteri kılavuzları
• Çalışan el kitapları ve talimatları
• Broşürler
• notlar
• Pazarlama planları
• Proje yönetimi belgeleri
• Tıbbi kayıtlar
• Bülten
• Operasyon süreci
• Onarım kılavuzları
• SDK referansları

Ayrıca bakınız; Ürün Nedir Gerekli Belge.

Teknik Dokümantasyon Yazmaya Ne İçin Öncelik Vermeliyim?

Kendi “teknoloji dokümanınızı” oluştururken (bunun hiç başarılı olacağını düşünüyor musunuz?), ilk dikkat etmeniz gereken nokta, ne hakkında yazmanız gerektiğini bulmaktır. Elbette, iş bilgisayarlarınızı kullanırken veya sunucularınıza erişirken muhtemelen bazı belgelere ihtiyacınız var, peki ya kahve makinesini nasıl kullanacaksınız?

İlginçtir, evet, muhtemelen işinizdeki her şey için teknik belgelere sahip olmalısınız. Genellikle ön tarafta birkaç talimat şeması gösteren bir çıkartmadan biraz daha fazlası olacak olan sadece kahve makinesi belgeleridir.

Her şey öncelik vermekle ilgili.

İşiniz için en önemli olan şeyler için yazılarınıza öncelik vererek başlamalısınız. Bu, işinizin günlük operasyonları için gerekli olan prosedürleri ve süreçleri ve ayrıca yeni çalışanlar için eğitim materyallerini içerebilir.

Unutmayın, teknik dokümantasyon uzun ve karmaşık olmak zorunda değildir. Bir makinenin nasıl kullanıldığını ve alınması gereken güvenlik önlemlerini ayrıntılandıran bir kağıt parçası kadar basit olabilir.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, başlamak için mükemmel bir yer, teknik belgeleriniz için en önemli olacağını düşündüğünüz şeylerin bir listesini oluşturmaktır.

Bu listeyi aldıktan sonra yazmaya başlayabilirsiniz!

Kendi Teknik Dokümantasyonunuzu Nasıl Oluşturursunuz?

Artık teknik dokümantasyonun ne olduğunu ve neden önemli olduğunu öğrendiğimize göre, kendi teknik dokümantasyonunuzu nasıl oluşturabileceğinizi merak ediyor olabilirsiniz.

Şüphesiz bu göz korkutucu bir iştir, ancak neyse ki teknik belgeler oluşturmak için kullanabileceğiniz birçok farklı araç ve kaynak var.

İşte ona nasıl yaklaşılacağına dair adım adım bir kılavuz.

1. Amacınızı Tanımlayın

Teknik dokümantasyon oluştururken aklınızda bir hedef olması önemlidir çünkü almak istediğiniz yönü sağlam bir şekilde kavramanız gerekir. Aksi takdirde, metniniz her yerde olacak ve sizin için önemli olanı kapsamayabilir.

Düşüncelerinizi yönlendirmenize yardımcı olması için kendinize şu soruları sorun:

1. Teknik dokümantasyonunuzun neyi başarmasını istiyorsunuz?
2. Yeni çalışanlar için bir eğitim aracı olarak kullanmak ister misiniz?
3. Sorunları gidermesi gereken çalışanlar için bir referans noktası olarak kullanmak ister misiniz?
4. Belgeler müşteriler için mi?
5. Belgeler bir ürün veya hizmet için mi?

Amacınızı tanımladıktan sonra, ne tür teknik belgeler oluşturmanız gerektiğine daha iyi karar verebilirsiniz.

2. Formatınızı Seçin

Teknik dokümantasyon için kullanabileceğiniz birçok farklı format vardır. Bazı yaygın formatlar arasında kullanıcı kılavuzları, süreç akışları ve eğitim materyalleri bulunur.

Belgelerinizi nasıl sunacaksınız?

Fiziksel klasörler ve kağıt kullanıyor musunuz? Dijital eğitim videosu mu? Veritabanı mı? Bir web sayfası mı?

Bu gerçekten size kalmış, ancak belgelerinizi kullanıcılarınıza en faydalı olacak şekilde biçimlendirmek önemlidir. Ne de olsa bilgiyi hızlı ve kolay bir şekilde özümsemeli ve yanlış anlaşılmaya çok az yer bırakmalıdır.

Kendinize sorun, birlikte çalıştığınız hedef kitleye gerekli bilgileri mümkün olan en hızlı ve en özlü şekilde iletmenin en iyi yolu nedir?

Bu size kullanmanız gereken en iyi formatı verecektir.

3. Bilgileri Toplayın

Ne yazık ki, teknik dokümantasyonunuzu öylece yazamazsınız. Kullandığınız bilgilerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için tüm bilgi kaynaklarınızı bir araya getirmek ve potansiyel olarak gerçekleri kontrol etmek için zaman ayırmanız gerekir.

Bu bilgiler şirket politikaları, iş tanımları ve çalışan el kitapları gibi çeşitli kaynaklardan gelebilir. İhtiyacınız olan tüm bilgileri topladıktan sonra, teknik belgelerinizi oluşturmaya başlayabileceksiniz.

4. Belgelerinizi Oluşturun

Şimdi eğlenceli kısım. İçeriğinizi oluşturma.

Bunu yapmanın en basit yolu, Google Dokümanlar veya Microsoft Word gibi bir kelime işlemci programı kullanmaktır. Her ikisinde de, başlamak için kullanabileceğiniz ve boşlukları doldurmanıza izin veren yerleşik şablonlar bulunur. Ancak, bir dereceye kadar özelleştirme isteyeceğinize şüphe yok ve bazı konular çok daha gelişmiş metin işleme gerektirebilir.

Neyse ki, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok araç mevcuttur:

• Docsie: Süreci kolaylaştırmak istiyorsanız ve teknik dokümantasyonunuzun parçaya bakmasını ve işlevselliği en üst düzeye çıkarmasını istiyorsanız, Docsie ileriye giden yoldur. Sihirbazı kullanarak belgeleri otomatik olarak oluşturmanıza olanak tanıyan ödüllü bir ürün belgeleri uygulamasıdır. Ayrıca bir sürü ortak çalışma aracı ve yayın var
• Pazartesi.com, iş yönetimi ve geliştirme için birçok özellik içeren çeşitli ürünler sunar.
• Whatfix: Bu, kullanıcılar ve yeni teknoloji arasındaki sınırları ortadan kaldırmak için tasarlanmış bir dijital benimseme platformudur. Niş olmasına rağmen, yaratıcı sürecinizi düzene sokmak ve nerede geliştirebileceğinizi analiz etmek için çok yardımcı olabilir.

Teknik dokümantasyonunuzu oluşturduktan sonra, onu çalışanların kolayca erişebileceği bir biçimde kaydetmeniz gerekecektir. Teknik dokümantasyon için en yaygın format PDF'dir. Ancak, teknik belgelerinizi Word veya HTML gibi kolayca yazdırılabilecek bir biçimde kaydetmeyi de düşünebilirsiniz.

Endişelenmeyin, güçlü bir süreç gibi gelse de, özellikle de teknik belgeler oluşturabileceğiniz sınırsız şeye sahip olduğunuz için, yardımcı olabilecek birçok başka araç var.

5. Belgelerinizi Kontrol Edin

Teknik dokümantasyonda önemli olan doğru olmasıdır.

Sonuçta, bilgiler yanlışsa bir makinenin nasıl kullanılacağını ayrıntılandıran bir teknik kılavuza sahip olmak iyi değil. Bu nedenle, teknik belgelerinizi konu hakkında bilgili birisine kontrol ettirmeniz önemlidir. Teknik belgelerinizi kontrol ettikten sonra, çalışanlara dağıtabilirsiniz.

6. Belgelerinizi Paylaşın

Belgeleriniz oluşturulduktan ve dünya için hazır olduğunda, onu paylaşma zamanıdır ve bu, ne yarattığınızı, neden, nasıl yardımcı olacağını ve bunlara nasıl erişildiğini bildirmek anlamına gelir. Sonuçta, işverenlerin bu tür şeylerle nasıl olabileceğini biliyorsunuz.

İlk olarak, içeriğinizi erişilebilir hale getirin.

Teknik belgelerinizi şirket web sitenizde veya intranetinizde, bir çalışan portalında veya bir şirket bülteninde veya posta listesinde olduğu gibi çeşitli şekillerde yayınlayabilirsiniz.

Teknik belgelerinizi yayınladıktan sonra, çalışanlar ve diğer paydaşlarla paylaşabilirsiniz.

Yayınladıktan sonra, işletmenizin seviyeleri arasında iletişime izin vermeniz gerekir.

Belgeleriniz muhtemelen herkesin anlayacağı şekilde aktarılması gereken teknik jargon ve zor kavramlarla doludur. Bu nedenle, toplantılara ev sahipliği yapmalı ve insanların geri bildirimde bulunmaları için fırsatlar yaratmalısınız, bu da içeriği amaca uygun olana kadar ince ayar yapmanıza ve iyileştirmenize izin vermelidir.

7. Gözden Geçirin ve Güncelleyin

Bu süreçte pek çok işletmenin unuttuğu en abartısız adım. Teknik dokümantasyonunuzun bitmesi, bittiği anlamına gelmez. Standartlar ve prosedürler her zaman değişir. Ürünler ve hizmetler güncellenir. Çalışma yöntemleri daha akıcı hale geliyor veya yeni teknolojiler tanıtılıyor.

Bu faktörler teknik belgeleri etkileyebilir, bu nedenle teknik belgelerinizi düzenli olarak gözden geçirmeniz ve güncellemeniz önemlidir.

Bu adımları izlerseniz, doğru ve güncel teknik belgeler oluşturabilecek ve sonuçta teknik belgelerin sunduğu şeylerden en iyi şekilde yararlanmak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olacaksınız.

Teknik belgeler oluşturmanıza yardımcı olacak bir araca mı ihtiyacınız var? Docsie'ye göz atın!