İşletmeniz İçin Etkili Bir Şirket Politikası Nasıl Yazılır?
Yayınlanan: 2021-11-18Bir işletmeyi yönetmek, bir mayın tarlasında yürümek gibi olabilir. Herhangi bir noktada, şirketiniz için patlayıcı olduğu kanıtlanan sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
Olaylar tüm işletmelerde meydana gelir, ancak bir şirket politikası ayaklarınızın üzerinde durmanıza yardımcı olabilir.
Bu nedenle, politika ve prosedürler yazmanın sıkıcı ve can sıkıcı olabileceğinin farkındayız. Ancak bize güvenin, etkili bir politikanız varsa çalışanlarınızı profesyonel, kişisel, fiziksel ve yasal olarak güvende tutacaksınız.
Ve gerçekten fark yaratan şirket politikaları oluşturmak isteyen bir işletme sahibi veya İK yöneticisiyseniz, başka yere bakmanıza gerek yok. İş modelinize uygun politikalar hazırlamak, yazmak ve uygulamak için kullanabileceğiniz bazı önemli ipuçlarını bir araya getirdik.
Ancak başlamadan önce, neden kendi şirket politikanızı oluşturmanız gerekebileceğini anlamak önemlidir.
Şirket Politikası Yazmak Neden Önemli?
Tüm şirketlerin çalışanlarının izlemesi gereken politikalar oluşturması ve uygulaması gerektiğine dair birçok neden vardır.
Connecteam'in Hepsi Bir Arada Yönetim Yazılımı ile İşletmenizin Tüm Potansiyelini Açığa Çıkarın –
Yeni Çalışanlar İçin Harika İlk İzlenim
Araştırmalara göre, çalışan devrinin %22'si işe başladıkları ilk 45 gün içinde oluyor, yani ilk izlenim her şey. Yeni çalışanların alması gereken ilk şeylerden biri, ilgili tüm şirket politikalarıdır. Yeni çalışanları temel amaç ve hedeflerle erken işe almak, istihdamlarının gidişatını ve hızını belirleyecektir.
Herkes Aynı Sayfada
Bir şirket politikası, şirketin hedefleri, değerleri ve kuralları söz konusu olduğunda tüm çalışanların aynı fikirde olmasını sağlamak için eşsiz bir fırsattır.
Stresi Azaltır
Çalışanlar bir politika izlediğinde, gereksiz hatalar ve yanlış anlamalar yapma olasılıkları daha düşüktür. Bu, işi çalışanlar ve yönetim için daha az stresli hale getirir.
Tüm Kararlar Adildir
Tüm çalışanların aynı şirket politikasını okuması, kabul etmesi ve takip etmesi gerekiyorsa, adil ve adil bir ortamda çalışmaktadırlar. Hiç kimse keyfi olarak cezalandırılmaz.
Yasal Güvenlik Sağlar
Bir şirket politikası, özellikle haklarını ve görevlerini açıkça belirtiyorsa, çalışanlarınızın kendilerini emin ellerde hissetmelerini sağlayabilir. Hesap verebilirliği ve çalışan ilişkileri yönetimini destekleyen bir politika, yönetim kurulu genelinde şeffaflığı artırır.
Çalışan Bağlılığını Artırır
Bir şirket politikası, özellikle çalışanlara sağlanan faydalar dahil edilmişse, çalışanların şirketin amacına bağlı kalmasını sağlayabilir.
Birden fazla sektörde, çok sayıda yeni çalışan, işe alım sırasında şirket politikalarını (çalışan el kitapları gibi) okumamakla ünlüdür. Bu, yukarıdaki infografikten açıkça görülmektedir.
Şirket Politikası Nasıl Hazırlanır?
Ne yazık ki, öylece yazmaya başlayıp sonuçta mükemmel bir politika olmasını bekleyemezsiniz. İşletme sahiplerinin tam olarak neleri içereceklerini ve bunu gerekli tüm taraflara nasıl ifade edeceklerini dikkatlice hazırlamaları gerekiyor. Aşağıdaki adımları yerine getirmek büyük fark yaratabilir.
Tüm Taraflar Şirket Politikasını Geliştirmeyi Kabul Etmelidir
İster bir inşaat işine ister bir otele başlamış olun, yönetim ve çalışanlar önerilen şirket politikasını oybirliğiyle desteklemelidir. Söz konusu politikanın savunulabilmesi için geçerli nedenler ileri sürülmelidir. Tüm taraflarca üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, gerçek planlama başlayabilir.
Bir Şirket Politikası Oluşturma Ekibi Oluşturun
Bir şirket politikası her zaman işbirlikçi bir çaba olmalıdır. Ne kadar çok kişi fikirle katkıda bulunursa, politikanın nihai mesajı o kadar birleşik olacaktır. Ancak bu iş için kimseyi işe alamazsınız. Konusunda uzman iyi yönetici ve personel kullanmak önemlidir.
Standart Bir Şirket Politikası Yapısı Oluşturun
Yapılması gereken en önemli hazırlık parçalarından biri, şirketin standart bir şirket politikası yapısına sahip olmasını sağlamaktır. Bu yapı, şirketin ihtiyaçlarına göre değişecektir, ancak ister perakende müdürü ister tesisatçı olun, politikanın hedeflerini, yönergelerini ve kimler için geçerli olduğunu içermelidir.
Öncelik Listesi Oluşturun
Çok çeşitli konuları ve ihtiyaçları kapsayan birden fazla şirket politikası oluşturmanız gerekebilir. Bu nedenle, şirket politika oluşturma ekibinizin bunalmasını önlemek için, şirketinizin önce ihtiyaç duyduğu politikalara öncelik vermeyi deneyin. Kısa vadeli faydalar sağlayan herhangi bir politika, öncelik listesinde ilk sırada yer almalıdır. İster temizlik personelini eğitiyor, ister imalatçı çalışanlarını yönetiyor olun, hangi politikalara acilen dikkat edilmesi gerektiğini beyin fırtınası yapmanız gerekir.
Araştırmanı yap
Bir şirket politikası yazmaya başlamadan önce ödevinizi yapmanız gerekir. Hem şirketiniz hem de poliçede ele almak istediğiniz konular hakkında derinlemesine bilgi sahibi olmak çok önemlidir. Araştırma, ilgili bilgilerle boşlukları doldurarak halihazırda yürürlükte olan şirket politikalarının iyileştirilmesine de yardımcı olabilir.
Bir şirket politikası için araştırma yapmanın birkaç yolu şunlardır:
- İlgili konularda uzmanlara danışın.
- Şirket anketleri yapın ve çalışanlarla görüşün.
- Oluşturmak/güncellemek istediğiniz politikalarla ilgili en son yasalarla güncel kalın (eyalete göre yemek ve dinlenme molası yasaları gibi).
Şirketiniz İçin Politika Nasıl Yazılır?
Şirketiniz için bir poliçeyi nasıl yazacağınızdan bahsederken, tüm kutuları işaretlediğinizden ve hem işverenin hem de çalışanın uyması gereken tüm ayrıntıları eklediğinizden emin olmanız önemlidir.
Genel olarak konuşursak, işverenler aşağıdaki bileşenleri her şirket politikasına dahil etmeyi düşünmelidir.
Amaç ifadesi
Bu, okuyucuya şirketin başlangıçtaki politikayı neden uyguladığını ve bunu kullanarak ulaşmayı hedeflediği hedefleri açıklar.
Özellikler Bölümü
Şirket politikasının bu bölümü, çalışanların uyması gereken belirli kuralları, yönergeleri ve düzenleyici değişiklikleri içerir. Örneğin, “Çalışanların Pazartesi'den Cuma'ya kadar mağaza üniforması giymesi bekleniyor. Personelin cumartesi günleri iş amaçlı gündelik kıyafet yönetmeliğine uymasına izin verilir.”
Uygulama Bölümü
Bu bölüm, hangi tarafların politikayı takip etmesi beklendiğini ve bu politikaları takip edebilecekleri araçları açıkça belirtmektedir. "Kıyafetin uygun olup olmadığına restoran müdürlerinin karar vermesine izin verilir."
Yürürlük Tarihi
Şirket politikasının yürürlüğe girdiği tarih. Örneğin, “1 Ocak 2024 tarihinden itibaren tüm taraflar bu politikaya tabidir.”
Sözlük
Tanımlar da dahil olmak üzere şirket politikası boyunca kullanılan ortak terimlerin bir listesi. Örneğin, "üniforma: perakende şirketi tarafından sağlanan profesyonel kıyafet."
Bununla birlikte, bir politikanın bir sözleşme veya tam olarak nasıl yazıldığına uyulması gereken katı kurallar listesi olarak karıştırılmaması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bir şirket politikası esnek bir dille yazılmalı, çalışanların takip etmesini kolay ve hoş karşılanmalıdır.
Bir Şirket Politikası Nasıl Biçimlendirilir ve Stillendirilir
Bu sadece şirket politikanızda yazdıklarınızla ilgili değil. Yazdığınız stil ve format da okunabilirliği artırır ve bu nedenle çalışan katılımını artırır.
Politika yazarken bazı önemli biçimlendirme ipuçlarını burada bulabilirsiniz:
- Örneğin Arial, Calibri, Georgia veya Times New Roman gibi profesyonel bir yazı tipi seçin.
- Okunması kolay (12 boyutunda) ve belge boyunca tutarlı (başlıklar, başlıklar, alt başlıklar hariç) bir yazı tipi boyutu seçin.
- Belgeye profesyonel bir görünüm vermek için çok fazla renk kullanmaktan kaçının. Beyaz zemin üzerine siyah yazı tipine sadık kalın.
- Paragrafları ve bölümleri uygun şekilde boşluk bırakın.
Bir emlak işine başlamış olmanız veya bir tamirci olmanız farketmez. Şirket politikasının yazım stili söz konusu olduğunda, dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta vardır:
- Politikayı açık ve net bir şekilde yazın.
- Üçüncü şahıs olarak yazın - örneğin, "o", "o" ve "o".
- Bir kuruluş hakkında yazıyorsanız (örneğin, Dünya Sağlık Örgütü), tam olarak yazdığınızdan emin olun ve ardından asıl kısaltmayı (WHO) sonuna dahil edebilirsiniz.
- Çalışanların nasıl davranması gerektiğini anlatırken “olacak”, “zorunluluk”, “yalnızca”, “her zaman” ve “asla” gibi mutlak kelimeler kullanılmamalıdır. Bunun yerine işverenler, yöneticilerin farklı durumları ele alırken daha esnek olmalarına olanak tanımak için "genellikle", "genelde" ve "olabilir" gibi terimler kullanmaya başvurmalıdır.
Taslağınızı İnceleyin ve Onay Alın
Bir şirket politikası yazmanın hayati bir parçası gözden geçirme sürecidir. Tüm politika oluşturma ekibine ilk taslağı düzenleme, geri bildirimde bulunma, hataları belirleme ve eksik olabilecek her şeyi ekleme şansı verin.
Ekip son taslaktan memnun olduğunda, onaylaması için şirketin yönetici bir üyesine iletin.
Şirket politikanızı formüle ettikten sonra, onu nasıl uygulayacağınızı düşünmeniz gerekir.
Şirket Politikanızı Uygulamak İçin En İyi Araçları Kullanın
Şirket politikanızı şirketinizin geri kalanıyla nasıl paylaşacağınızı düşünmek çok önemlidir. Birini her işe aldığınızda yazdırmak çok sıkıcı. Ayrıca çalışanlar basılı bir sürümü kolayca kaybedebilir ve bu kesinlikle tüm tarafların kolayca erişmesini istediğiniz bir şeydir.
Connecteam, uzaktaki ekipler ve masasız çalışanlar gibi mobil iş gücü için özel olarak tasarlanmış ödüllü bir yönetim uygulamasıdır.
90'dan fazla sektörden 10.000'den fazla şirket, belgeler ve politikalar oluşturmak ve bunları nerede çalışırlarsa çalışsınlar her çalışana kolayca dağıtmak için Connecteam'in hepsi bir arada eğitim yönetimi uygulamasını kullanıyor.
Connecteam'in sağladığı avantajlardan bazıları şunlardır:
- Bir çalışanın bir politikayı gözden geçirmesi gerekiyorsa, dağınık, darmadağın kağıt belgelerle zaman kaybetmek yerine uygulamaya başvurabilir.
- Çalışanlar, her şeyin kapsandığından emin olmak için dijital forma bir imza ve resim ekleyebilir.
- Connecteam, zaman yönetimine (hızlı bordro için QuickBooks Online ve Gusto entegrasyonu dahil), ekip iletişimine ve şirketinizin ihtiyaçlarını karşılamak için tüm kutuları işaretleyen bilgi merkezi özelliklerine sahiptir.
- Bu hepsi bir arada çalışan eğitim yazılımının kullanımı ücretsizdir.
Connecteam, işletme sahiplerine ve İK'ya, şirket politikasını dijitalleştirmek ve yazdırma gerektirmeden ihtiyaç duyduğunuz kadar güncellemek için gerekli araçları sağlar.
Çalışanlarınıza Şirket Politikasını Öğretin
Connecteam, tüm ekip için gerçek zamanlı olarak tüm şirket ilkelerinizi ekleyebileceğiniz kendi bilgi bankanızı oluşturmanıza olanak tanır. Belirli politikaları anahtar kelimeye göre bile arayabilirsiniz. Çalışanların kendi cep telefonlarından erişilebilir, böylece istedikleri zaman (güncellediğiniz andan itibaren) politikaya doğrudan erişebilirler.
Dağınıklığı azaltın ve çalışanlara özel öğrenme kaynakları sağlayın. Klasörler, alt klasörler, öğeler ve dosyalar içeren birden çok bölümün yanı sıra farklı departmanlara birden çok bilgi tabanı atayın.
Ekibinizle Şirket Politikanız Hakkında İletişim Kurun
Genellikle gözden kaçan bir şirket politikasını uygulamaya koymanın bir adımı, onu çalışanlarınıza etkili bir şekilde iletmektir. Bir şirketin personeline politikaları zorlamak yeterli değildir. İlk etapta politikanın değerini ve tüm tarafların buna uymasının neden önemli olduğunu açıkça anlatmanız gerekir.
Toplantılar, kısa notlar ve e-postaların tümü çalışanları bilgilendirmek için geçerli yollar olsa da, çalışan bağlılığı yazılımları iletişimi daha etkili ve verimli hale getirebilir.
Connecteam ayrıca yöneticilerin resimleri, videoları ve diğer dosyaları kullanarak çalışanların keyif alabileceği ve anlayabileceği basit, ilgi çekici şirket güncellemeleri göndermesine olanak tanır. Ayrıca, güncellemeyi hangi çalışanların okuduğunu görebilirler ve hatırlatıcılarla veya gerekirse 1:1 sohbet yoluyla kolayca takip edebilirler.
Şirket Politikanızı Yükleyin ve Çalışanlarınızı Hareket Halindeyken Güncelleyin
Şirket Politikanızı Güncelleyin
Yazmayı, gözden geçirmeyi ve uygulamayı bitirdikten sonra bile, politikanız hala değişmez. İlerledikçe güncellediğiniz yaşayan, nefes alan bir belge olmalıdır.
Bu, özellikle hükümetler ve eyaletler şirketinizi etkileyebilecek yeni yasalar çıkardığında geçerlidir. Örneğin, şirketinizin bulunduğu eyaletteki asgari ücret değişirse, şirketinizin ileriye dönük olarak bunu nasıl ele alacağına ilişkin şirket politikanıza dahil etmek isteyebilirsiniz. (Ve Connecteam'de ilkeyi güncellediğinizde, tüm çalışanlarınız en son, güncel sürüme sahip olur.)
Şirket Politikası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Şirket Politikası Tam Olarak Nedir?
Genel olarak bir şirket politikası, işinizde belirli şeylerin nasıl doğru şekilde yapılacağına ilişkin talimatları içeren bir belgedir.
Şirket politikaları, işletme sahiplerinin ve çalışanlarının günlük olarak aldıkları kararları şekillendirmeye yardımcı olur. İş ahlakı, şirket kültürü, ofis davranışı ve sağlık ve güvenlik gibi şirket yaşamının birçok yönünü etkileyebilir.
Her şirket, hem kısa hem de uzun vadede belirlediği hedeflere ve kapsayıcı misyonuna bağlı olarak kendi benzersiz politika setine ihtiyaç duyar.
Şirketim Hangi Şirket Politikası Örneklerini Kullanmalı?
İşletmenizin içinde bulunduğu sektör ve şirketinizin ihtiyaçları, nasıl bir şirket politikası oluşturmanız gerektiğini belirleyecektir. Ve şirket politikalarının pek çok farklı örneği var. Bunların tümü sizin şirketiniz için geçerli olmasa da, aşağıdaki şirket politikalarının birçoğu çoğu şirkette bir şekilde bulunabilir:
- İşyeri güvenlik politikaları (şehir/ülke/eyalet/federal yasalara dayalı)
- Çalışan davranışları (kıyafet kuralları, taciz politikası, güvenlik prosedürleri, uygun davranış)
- İş tanımları
- Personel politikası (çalışma saatleri, istihdam koşulları, devlet maaşları, maaş/ikramiyeler, tatiller/hastalık izni/doğum izni, sigorta/yardımlar, emeklilik planı)
- Şirket yönetişimi (şirket kültürü ve değerleri)
- Şirket yapısı (her çalışanın adını ve hangi departmanda çalıştığını gösteren tablo)
- Fırsat eşitliği/ayrımcılık yapmama politikası (ırk, cinsiyet, cinsel yönelim, din, kültür)
- Devam politikası (programlar, izin, işyeri devamsızlığı)
- Madde kötüye kullanımı politikası (alkol, uyuşturucu, tütün)
- Disiplin politikası (düşük performans, suistimal, sahtekârlık)
- Teknoloji politikası (cihazlar, cep telefonları, e-posta, internet)
- Finans politikası (farklı tazminat türleri, yan haklar, geriye dönük ödeme, harcama yetkisi)
- Gizlilik Politikası
- müşteri hizmetleri politikası
Bu listenin şirketlerin kullandığı tüm politikaları içermediğini belirtmekte fayda var. Ancak birçok şirket politikası, yukarıda bahsedilen şirket politikası örnekleri kapsamına girer.
Bir Şirket Politikası Yazmanın Sonuçları
Bir işletme sahibi (veya İK yöneticisi) olarak, sağlanan tüm adımlardan bunalmış olup olmadığınızı anlıyoruz.
Bu, takip edilmesi gereken çok şey gibi görünse de, özellikle de ilk şirket politikanızı yazıyorsanız, zaman ayırmanızı ve sizin için neyin işe yaradığını görmenizi öneririz. Sonuç olarak, politika ne kadar ayrıntılı olursa, personeliniz o kadar güvende olacaktır. En iyi şirket politikalarını oluşturmak için zaman, uzmanlık ve insan gücü gerekir.
Ancak şirket politikanızı bir kez belirledikten sonra, onu uygulamak hızlı, kolay ve uygun maliyetli olabilir. Connecteam gibi bir dijital çözüm kullanmak, hem yöneticilerin hem de çalışanların politikalarınıza kolayca erişmesini sağlar.
Sadece birkaç tıklama ile ilgili tüm belgeleri indirebilir, okuyabilir ve imzalayabilirsiniz. Ayrıca bu iletişim uygulamasını, politika hakkında diyalog başlatmak, politikayı iyileştirmek için geri bildirim göndermek ve herkesin politikayı okuyup anladığından emin olmak için hatırlatıcılar göndermek için kullanabilirsiniz.
Bu nedenle, kalemlerinizi ve kağıtlarınızı bir kenara bırakın ve dijitalleşmeye başlayın - çünkü şirket politikasını hazırlamak, yazmak ve uygulamak hiç bu kadar kolay olmamıştı.
