商务会议：您必须避免的 7 件事

商务会议可能会令人担忧。 我们都参加过开得很晚、跑题、引起争论并且没有得出任何理智结论的会议。 但是，不一定非得如此——举办一场好的会议是一门艺术，任何人都可以学习。

考虑到这一点，在本文中，我们将介绍您必须避免的七件事，以便召开能够产生真正积极成果的会议。

让我们开始吧！

1. 不必要的会议

从要考虑的第一件事开始——在你召开会议之前，决定你是否真的需要召开一次会议。 开一个毫无意义的会议不仅是在浪费你的时间，而且是在浪费所有其他参加者的时间。

哈佛商业评论有一篇文章，包括一个漂亮的小决策树，可用于帮助您确定会议是否是正确的选择。

此外，请确保您确实需要您打算邀请参加会议的人的意见。 如果你真的觉得你需要外部反馈，请弄清楚你需要什么，以及谁拥有你进步所需的知识。

不要为了让会议更大、更重要而邀请不必要的人。 只邀请那些可以帮助你前进的人会更有效率。 它还允许其他不需要贡献的人继续他们的工作。

2. 个性化

商务会议就是这样——关于商务。 大多数与会人员都会在开始时提醒大家保持话题。

请记住，除非您了解与会人员的信仰、喜好和厌恶，否则进入个人故事的未知领域是很危险的。 如果您想要一个富有成果和积极的会议，请坚持重要问题 - 并确保与会者也这样做。

通过确保您不会偏离主题，您可以更好地确保没有其他人这样做。 对此要坚定，并通过提醒演讲者专注于会议主题来快速切断个人故事。

3. 浪费时间

迟到或超时的会议是会议参加者存在的祸根。 为避免自己造成这种痛苦，请明确表示您的会议将准时开始，然后遵守承诺。 您还可以告知迟到五分钟以上的任何人都将不被允许进入，以鼓励及时出席。

如果有人没有回复让您知道他们是否参加会议，最好积​​极主动地检查自己或委托某人确定。

设定一个你可以在分配的时间内清除的议程，并坚持下去。 此外，对会议进行分区，以便为每个点分配合理的时间，告诉每个人这个时间尺度是多少，并在时间到了时继续前进。

如果在允许的时间内确实存在未解决的问题，请安排与可以解决问题的人进行跟进。

4. 振翅高飞

对于商务会议来说，准备就是一切——在没有预先确定的结构的情况下召开会议会引发问题。 你会发现每个人都有自己喜欢的话题，无论它们是否与你想要讨论的内容相关，任何好的想法都可能被淹没在噪音中。

提前与参与者合作以确定讨论主题，并从中创建和分发议程，以便每个人都确切地知道会议将涵盖的内容。

如果您有议程，您可以在会议之前分发，您可以准备，其他人也可以参加。 然后，您可以与个人举行非正式的会前聊天，并根据他们的初步反馈计划他们的回应。

5. 对抗

健康的讨论在会议上是一件好事，但事情很容易失控。 会议通常涉及性格迥异的人，并且可能会出现争论。 这可能是一场富有成效的会议的丧钟，所以要努力确保不会发生冲突。

如果你采取尊重的语气，其他人就会效仿。 因此，即使有人把婴儿车里的每一个玩具都扔了，在谈话中做一个成年人，冷静而坚定地处理它。

如果您知道某人可能具有破坏性，请尝试提前说一句话，并概述您期望的行为。 在会议本身中，为个人贡献设置时间限制，因此如果有人确实徘徊在最喜欢的不满上，您可以及时处理。

尝试通过使用“我们”和“我们的”等团体名词来建立共识，并强调共同的挑战或胜利。 掌握控制权——不要利用会议推卸责任，不要容忍人身攻击。 你的语气越公正，你给予他人发泄个人观点的影响力就越小。

6. 脱离接触

通常你会发现一两个人离开会议并开始在他们之间聊天。 这是极具破坏性的，需要加以处理。

如果必须，请停止会议以专注于他们的小聊天——这应该引起他们的注意。 当你有它时，询问他们对主要讨论的意见，并定期回到他们身边，以确保他们不会再迷失方向。

要求人们关掉手机。 除非有生死攸关的情况，或者他们的伴侣即将分娩，否则一个小时左右没有电话不会是灾难。 如果桌子周围的每个人都一直在查看他们的电子邮件，那么对于大多数会议来说，这太过分了。

7. 不跟进

许多会议只是结束了——当他们结束时，人们很少比他们进入房间时更聪明。 这是一个巨大的耻辱，因为如果您仔细考虑过召开会议的必要性以及您想要讨论的内容，您将希望得到可行的结果。

要实现这些，您需要创建一组“要点”——讨论期间已达成一致的行动列表，包括负责确保特定问题得到解决或取得成果的人员的详细信息。

最后，在会议期间做笔记。 议程上的每一点都应该得出一个结论——你应该在得到与会者的意见和同意的情况下把它写下来。

会议结束后，写一份事后报告，列出这些行动及其所有者，并将其分发给与会的每个人。 然后，您可以将其用作清单，以确保您的计划如期进行。

结论

召开有效且富有成效的商务会议是经营企业的重要工具，但很容易出错。 为确保良好的会议，您应该：

1. 分析你是否真的需要开会。
2. 避开个人问题。
3. 避免时间管理不善。
4. 提前做好准备。
5. 避免对抗。
6. 鼓励参与。
7. 记得总结会议。

您对会议中应避免的事项有任何想法吗？ 在下面的评论部分让我们知道！