如何使代理机构成为您内部团队的延伸

已发表: 2024-10-16

从弥补技能差距和填补资源到扩大整个运营规模，与数字代理机构合作可以带来无数好处。然而，如果您没有以正确的方式与您的代理机构合作，您肯定会错过可以获得的真正价值。

为了确保无缝的合作伙伴关系，必须将您的代理合作伙伴整合为内部团队的延伸。虽然这在很大程度上取决于您选择的机构，但您可以采取一些措施来帮助这一过程。

让我们探讨如何将外部机构转变为与内部团队和谐合作并提供最佳回报的合作伙伴。

让您的代理机构成为内部团队延伸的 7 种方法

确保你们的沟通是正确的
从一开始就建立入职和融洽关系
尽可能分享资源和见解
为每个人设置协作工具
定义角色和职责
建立反馈循环
调整目标和 KPI

#1 确保你们的沟通是正确的

任何成功合作伙伴关系的基础都是清晰的沟通。从一开始，就确保您的内部团队和代理机构充分理解期望、目标和可交付成果。这样，就不会出现交叉的情况，每个人都会有相同的目标。

为此，您需要定义项目目标并与您的代理团队商定时间表，指定负责管理您这边沟通的联系人，并建立您将使用的沟通渠道。使用 Slack 等工具进行日常通讯和快速提问，或使用电子邮件进行较长时间的更新，并在 Microsoft Teams 或 Google Meet 上设置定期通话，以使每个人保持一致。

#2 从一开始就建立入职和融洽关系

如果您希望该机构成为您团队的延伸，他们就需要有融入感。通过将他们视为组织的一部分来建立协作文化，特别是对于长期的代理合作伙伴。

就像新员工一样，代理机构也需要融入您的公司文化。分享公司价值观和流程，以便他们的工作符合您的内部标准。这样，他们就更有可能达到您公司的期望，并在工作中体现您的品牌价值。

为了增强协同作用，请邀请主要机构成员参加团队会议、头脑风暴会议，甚至在适当的情况下参加全公司范围的活动。根据你们的关系，您甚至可以鼓励非正式对话并在个人层面上建立更好的融洽关系，以增强信任和协作，就像与同事一样。

#3 尽可能分享资源和见解

为了确保代理机构充分了解您的品牌和业务，请为他们提供关键资源和见解的访问权限。一个好的起点是分享您的品牌指南、语气文档、之前的活动以及您拥有的任何其他有用的资产。

根据隐私政策，向该机构提供尽可能多的数据，包括绩效指标和客户见解，因为这将有助于告知他们的策略并支持您的目标。把关信息是没有意义的，因为这只会阻碍你的成功。

#4 为每个人设置协作工具

有效的协作需要正确的工具。使用数字平台促进您的团队和机构之间的无缝合作。 Trello 或 monday.com 等平台可以帮助两个团队分配任务并管理截止日期。

使用 Google Drive 或 Dropbox 等工具轻松共享文件、资产和重要文档。如果您经常举行协作会议，请使用 Miro 或 Figma 等实时编辑工具来计划和分享想法。

在 Semetrical，我们非常灵活，并使用最适合客户的工具。我们最喜欢的一些工具包括用于轻松共享文档和实施协作工作建议的 Google Drive，以及用于即时消息传递的 Slack。我们还通过 Google Meets 或 Teams 与客户定期举行会议，如果客户愿意，甚至可以进行面对面的会议。

#5 定义角色和职责

为了使代理机构能够与内部团队有效运作，每个人都必须知道谁负责什么。这里的清晰性可以防止沟通不畅并确保问责制。你不希望任何人踩到别人的脚趾。

首先，定义谁负责项目的不同方面。这有助于避免重复工作和混乱。授权两个团队提供意见并做出联合决策，但是，我们也建议您信任该机构的专业知识。虽然您的内部团队可能会大量参与，但重要的是要给机构空间来贡献他们的专业知识并带来新的想法。毕竟，这就是您雇用他们的目的！

#6 建立反馈循环

反馈对于改进流程和结果至关重要。建立反馈循环有助于确保合作伙伴关系不断发展和改进。对您来说可能显而易见的问题，对机构来说可能并不明显。确保他们了解最新情况，以便他们能够按照您要求的标准改进服务。

安排定期审查，讨论哪些方面运作良好以及需要改进的地方。这可以包括项目里程碑和整体协作。尝试培养一种让代理机构和内部团队都愿意提供诚实反馈的文化，因为这是不断改进的唯一方法。

#7 调整目标和 KPI

如果双方都朝着相同的目标努力，该机构只能成为您团队的延伸。调整您的目标以创建统一的方向。为了确保双方都对项目的成功负责，必须设定共享的 KPI。

与您的机构一起庆祝里程碑并认可成就，因为这将激发全面的动力并鼓励继续开展出色的工作。

如果处理得当，与代理机构合作可以通过提供新鲜的视角、专业技能和可扩展的资源，为您的企业带来巨大的价值。通过将代理机构视为内部团队的延伸，促进开放式沟通、调整目标和共享资源，您可以确保建立无缝、富有成效的合作伙伴关系，使双方受益。