什么是多合一协作软件以及为什么要使用一个？

在当今的数字时代，协作是每个企业的重要组成部分。

随着远程工作变得越来越普遍，企业需要有效的方式来在一个地方进行交流和协作、共享文件、管理任务和跟踪项目。

这就是多合一协作软件的用武之地。

多合一协作软件在一个平台中集成了多种通信和协作功能，使团队更容易协同工作。

在这篇博文中，我们将探讨什么是一体式协作软件、它如何使您的业务受益以及为什么您应该考虑使用它。

什么是一体化协作软件？

传统协作软件的历史始于 30 多年前，当时公司开始组建其 IT 部门，需要将来自不同供应商的产品拼凑在一起，以获得执行工作所需的全部功能。 当时，协作软件是团队单一用例的单一解决方案，无论是任务管理、数据还是聊天。

快进到技术先进的现在，这些称为单点解决方案的协作软件仍然存在，但长期以来一直被一体化协作解决方案超越。

多合一协作软件旨在帮助团队提高生产力和工作效率，使他们能够共享、管理文档、文件和其他类型的数据，并在任何位置和任何设备上协同处理项目和任务.

一体化协作软件的优势

协作软件有很多好处。 也许最重要的是有机会提高不一定在同一办公室、同一国家或同一时区工作的团队的生产力。

以下是一体式协作软件的其他一些好处，以及它们如何带来高效的团队合作：

改善沟通

他们说，沟通是团队合作的关键。

面对面的交流和协作固然很棒，但如果无法做到这一点，在线工具（如一体式协作软件）可以帮助我们保持对话、反馈和想法的畅通。 有效的沟通不仅可以提高生产力，还有助于更快地预防和解决问题。

增强的项目管理

管理一个项目可能是一项简单的任务，但同时管理数十个项目又如何呢？ 如果没有协作工具的帮助，您如何避免在活动或项目的组织和协调中迷失方向？

幸运的是，您不必为此担心。 多合一协作软件可确保一切按计划进行，以避免可能延迟项目或个别任务的错误和混乱。

更好的组织

当使用各种工具来管理任务、交流和存储文件时，很容易忘记已经完成的事情、没有完成的事情、谁说了什么以及他们指的是哪个任务。 一切都是一团糟。 但保持项目和任务的所有方面井井有条并不一定很复杂。 多合一协作软件通过开放式沟通以及项目和事件的协调，将所有内容都放在一个平台上，不会莫名其妙地丢失任何内容，从而帮助您在团队的工作流程中保持冷静和组织。

数据驱动决策

借助数据分析解决方案的强大功能，您的团队将不再需要浪费时间尝试分析电子表格来获取他们的数据，而是有更多时间专注于收集到的见解并根据事实做出选择，这将有助于您影响公司目标和目标更快。 将它与所有其他生产力工具放在一个地方可以为数据驱动的决策过程带来即时的轻松和有效性。

试试弹弓

多合一协作软件的主要特点

每个协作软件都是不同的，但大多数工具将（或应该）包括以下功能：

项目管理——组织项目的所有方面，从计划和调度到资源分配和执行。

任务管理——管理任务从计划到执行的整个生命周期所需的一切。 设置截止日期、依赖项和优先级，并确保项目保持在正轨并按时完成。

文档管理——文档管理功能对于每个一体化协作软件都很重要。 它允许用户通过轻松地将第三方云存储应用程序集成到平台中来共享和处理文档。 此功能还有助于将文档整齐地组织在一个地方，这样每个人都可以随时轻松访问它们。

跨职能协作——组织内的每个人（市场营销、销售、人力资源、后勤、开发人员、支持等）齐聚一堂，共同致力于一个目标或项目的单一场所。

内部消息——这是一个必备的功能，可以帮助保持沟通有条理和切合主题。 能够在应用程序内进行交流并就单个任务和项目进行协作，共享评论、反馈和想法，同时保留每个人都可以随时参考的历史讨论记录。 大多数一体式协作工具还为用户提供了对任务和项目级别进行评论以及附加文件以进一步支持任务和项目的能力。

数据分析——该功能不是很常见，但对您的业务健康非常有益。 通过访问实时数据，用户可以做出更明智的决策，这些决策不是基于直觉，而是以关键数据洞察力为后盾。 如今，数据分析对每个公司来说都是必不可少的。 初创公司也不应忽视它——数据可以帮助初创公司更快地成长。

通知——及时了解对任务、提及、讨论等所做的所有最新修改。

集成机会——使用一体化协作软件，用户应该能够访问所有类型的文档、文件和资源，其中一些存储在第三方应用程序中。 因此，对于您选择的一体式协作软件解决方案而言，提供与 Dropbox、Google Drive 等工具的强大集成机会非常重要。

直观的界面——优秀的一体式协作软件应该直观且用户友好，并且不应该花费超过几天的时间来适应。 这些工具的目的是简化工作流程并提高效率，因此任何协作软件最重要的功能之一就是简单明了。

移动友好型设计——多合一协作工具也应该能够在手机和平​​板电脑上正常运行。 远程员工或需要四处走动的员工并不总是在桌面前，因此为他们提供一个解决方案，使他们即使在旅途中也能保持高效并完成任务应该是重中之重。

安全性——在关注一体化协作软件解决方案提供的功能时，您不应忘记数据保护和安全性的重要性。 虽然一些免费的协作软件工具提供的保护不如企业工具，但它们都需要登录名和密码来保护平台上共享的数据和信息。 如果协作软件提供双因素身份验证，那就更好了。 它有助于防止安全漏洞并验证用户的身份。

多合一与点协作软件

协作工具很棒，因为它们可以提高团队的效率和生产力，您希望它能用于您的业务，但随后您会面临实际应该选择哪种解决方案的困境：一体化解决方案还是单点解决方案？

为了帮助您更好地了解一些关键差异以及每种解决方案的优缺点，我们制作了该比较表以供参考：

选择一体化协作软件时应考虑什么？

为您的团队获取一体化协作软件是一项关键的业务决策。 您不想浪费时间和金钱来测试市场上可用的每个解决方案。 我们帮助您缩小选择范围，这样您就可以为您的团队和企业做出最佳决策。

以下是选择一体化协作解决方案时要牢记的 6 个主要因素：

1. 需求——选择一体化协作软件的第一步是了解您组织的需求——您的团队目前如何工作，在他们的工作流程中可以和应该改进什么，他们的工作是结构化的还是非结构化的？ 要找到这些问题的答案，您不仅应该远距离观察您的团队合作，还应该与他们协商。 毕竟是要用这个协作软件的人，所以他们的需求和对事情的看法才是你最应该关心的。

在这第一步中您还应该考虑的是解决方案是网络托管的还是内部部署的。 您组织的数据和文件是否安全？ 确定您的具体需求后，您可以继续下一步。

2. 功能——一体化协作软件提供的功能是您的组织所缺少的拼图。 该软件应提供您需要的所有功能，使其成为您团队的有效生产力工具。 它们必须响应迅速、易于使用，当然，它们还应该帮助您的团队更高效地完成工作。

3. 成本——您的预算允许使用这种软件多少？ 您的投资必须合理，并且必须考虑该软件可以为您的团队和组织带来的长期价值，以及可能随之而来的所有其他成本，例如未来的升级、维护等。

4. 支持——可靠的支持是必须的。 您的团队需要接受培训，并且应该能够访问教程和知识库。 如果供应商不提供此服务，那么您最好转到下一个。

5. 与其他工具集成——你需要找到可以与你的团队已经使用的工具集成的协作软件。 如果您选择的工具无法与团队所需的其他工具集成，请不要忽略这个因素，那么该软件将不会有太大帮助——您的团队仍然需要在应用程序之间切换才能访问所有内容需要完成它的工作。

6. 安全性——安全性很重要，因此无论如何，您都应该选择一个具有安全功能的解决方案，以保证您的数据安全。 您还应该能够选择数据的存储位置。 如果供应商不提供安全功能或仅提供较弱的安全性，请与它挥手告别并继续寻找更好的解决方案。

Slingshot，一款完整的多合一协作软件

Slingshot 通过将现代项目和团队文件管理、聊天和数据分析全部整合到一个应用程序中来简化协作。 当您可以轻松地将所有这些元素集中在一个地方与团队成员共享并与外部团队成员共享项目时，平静就会恢复。 开箱即用的强大生产力流程旨在无缝工作以实现持续的协作工作流程。 这有助于团队跨越协作孤岛，防止工作中断，并使团队更容易更好地合作。