2023 年小型企业的 6 个最佳文档管理系统
已发表: 2023-03-27高效的文档管理、共享和协作已成为各种规模企业的关键。 在本文中，我们将了解适用于小型企业的顶级文档管理软件，并分析优缺点、主要功能和定价。
文档管理系统是用于存储、组织和管理文档的平台。 最好的系统在云端，允许任何授权用户访问，无论他们在哪里工作。
但是，小型企业的文档管理软件不同于云存储。 文档管理系统除了存储文档外，还提供用于共享文档的管理工具、资源和工作流的自动化。 适用于小型企业的最佳文档管理系统可帮助您将组织的所有类型的文档保存在具有强大文档安全性的用户友好平台中。
在本文中，我们将了解适用于小型企业的顶级文档管理系统 (DMS)，并检查优缺点、主要功能以及定价或免费试用选项。
如果您没有时间通读我们的研究，请跳转到我们的快速比较表。
我们的首选
最好的多合一基于云的文档管理系统
了解更多
适合创建和编辑文件
有利于简化文件存储和共享
如何为小型企业选择文件管理系统
适用于小型企业的文档管理系统应将所有文档存放在一个地方。 它应该允许轻松访问和安全的文件存储。 作为一家小型企业，您还希望您的文档管理系统易于使用，而无需依赖技术团队来访问您的文件。
2023 年小型企业的 6 个最佳文档管理系统
Connecteam — 最好的多合一基于云的文档管理系统
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Connecteam是用于在中央存储库中收集、管理和组织文档的最简单平台。 Connecteam 被评为中小型企业的顶级一体化解决方案，非常适合人力资源、入职和处理。 它允许员工在一个位置安全地上传所需文件和管理个人文件。 这最大限度地减少了入职时间并让员工工作得更快——腾出时间来处理其他重要任务。
到期和警报
您可以通过自动警报设置文档的过期时间，以确保您的员工记录始终是最新的。 例如，您可以设置通知，在员工合规文件、许可或认证即将到期时通知您，以便您更新记录。
消除数据孤岛
由于您可以在一个应用程序中访问所有文档，因此可以消除数据孤岛和文档管理渠道。 不再需要使用电子邮件、Google Drive 或 Dropbox 来跟踪事物并担心存储位置。
强大的访问管理
您可以立即检索您存储的任何文档，向用户授予权限，并将数据限制为仅供授权用户使用。 这使得与团队成员共享文档变得容易，同时确保只有授权用户才能访问。
知识中心
您还可以使用 Connecteam 为内部团队构建综合知识中心，添加任意数量的文件。 例如，您可以将所有入职信息、培训文档、公司手册、政策和常见问题解答存储在为新员工设置的区域中。 这也使得进行全局更改变得容易，确保每个人都能访问最新信息。
轻松地在聊天、群组中或直接共享文档
团队可以在团队聊天中直接与其他团队成员共享文档，或将文档分配给组。 Connecteam 特别适用于无法定期访问办公室计算机或公司电子邮件的“无办公桌员工”。
主要特征
收集、存储和整理文件
强大的文档管理团队
数字表格和清单
任务管理
知识中心功能
员工培训
优点
易于使用直观的工具
使用最少的存储空间
其他 DMS 解决方案的经济替代方案
出色的客户支持
缺点
暂不支持文档协作
价钱
前 30 位用户每月只需 29 美元起14 天免费试用提供免费计划
14 天免费试用，无需信用卡
开始你的免费试用Zoho Docs — 适用于创建和编辑文件
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Zoho WorkDrive 是另一种替代文档管理软件，它不仅可以在中央存储库中创建和存储文档。 它提供了一个简单易用的安全共享工作区。 它还将电子邮件、聊天、电话和任务管理整合到同一个空间中。
Zoho 于 2023 年初停止了其独立的文档管理项目 Zoho Docs，但将这些功能整合到了 Zoho WorkDrive 中。 它包括 Zoho Docs 的所有内置协作工具，使用户能够实时连接、交流、审阅、评论或编辑文件。 该软件还有助于将任务分配给特定的团队成员或小组。
了解有关 Zoho Docs 的更多信息主要特征
- 文件分类
- 电子签名
- 版本控制
- 审计追踪
优点
- 用于团队协作和沟通的安全共享工作区
- 快速响应且易于使用
缺点
- 如果您不知道文件的存储位置，查找文件可能会很困难
- 入门级和中级选项中缺少双因素身份验证 (2FA)。
价钱
起价为 5 美元/用户/月试用：是免费计划：是
Box——有利于简化文件存储和共享
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
- 视窗
- 苹果
Box for Business允许您在整个组织内轻松上传和共享文档。 您可以托管私人文件并发送直接链接或在发送前下载内容。 Box for Business 还允许您自定义链接以授予查看或编辑权限，并生成受密码保护的链接。 链接可以包含自定义 URL，并设置为在特定时间间隔后自动过期，并允许或阻止下载文档。
用户可以通过直观的文件存储界面快速启动和运行。 但是，一些用户发现权限和管理设置有点具有挑战性。
您也可以离线编辑； 同步的文档将在在线后自动更新。 但是，有一点滞后时间。 客户和客户等外部用户仅被授予只读权限，无法编辑文档，这可能会使协作复杂化。
了解更多关于盒子主要特征
- 拖放功能
- 可定制的模板
- 工作流程管理
- 存档和保留
优点
- 无限数据存储
- 任务自动化，例如提醒和批准
缺点
- 不支持光学字符识别
- 除非您知道位置，否则很难找到文件
价钱
起价为 20 美元/用户/月试用：是 — 14 天免费计划：否
Microsoft Sharepoint — 适用于共享工作环境的 Microsoft 365 用户
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Microsoft SharePoint可以作为独立产品使用，也可以作为 Microsoft 365 订阅的一部分使用。 它提供内容协作和高级搜索功能。 一些用户发现它复杂且难以导航。 但是，如果您精通 Microsoft 365，则学习曲线可能会少得多。 除了文档存储之外，还允许用户建立用于共享信息、任务安排和联系人的内部网站。
由于 SharePoint 内置于 Microsoft 365 中，因此它是许多企业的热门选择。 SharePoint 允许您管理文档、设置安全级别和权限，并与扫描和捕获工具集成。 它还允许用户输入和管理文档元数据。
安装和维护可能非常耗时——虽然包含一些开箱即用的功能，但某些功能需要有经验的用户或开发人员才能构建。 但是，对于文档管理基础知识，它适合小型企业。
了解有关 Microsoft Sharepoint 的更多信息主要特征
- 协作工具
- 工作流程管理
- 评论和注释
- 与 Microsoft 365 集成
优点
- 可定制的模板
- 可以构建自定义的 Intranet 站点
缺点
- 不支持版本控制或审计跟踪
- 不支持电子签名
价钱
起价为 4.59 美元/用户/月试用：无免费计划：无
SmartVault — 适用于文档存储和共享
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
- 视窗
SmartVault专为基于云的安全文档管理和存储而设计，强调合规性和工作流程。 它非常适合与客户共享文档，包括创建品牌客户门户。 虽然您无法在 SmartVault 中编辑文档，但您可以使用标准化模板简化流程。
SmartVault 吹嘘其“银行级安全性”，以比消费级云应用程序更高级别的方式保护文档。 虽然它允许客户交互，但客户必须拥有一个帐户才能访问平台上的任何文档。
了解有关 SmartVault 的更多信息主要特征
- 加密文件管理
- 协作工具
- 拖放功能
- 工作流管理工具
优点
- 强大的访问控制和权限
- 自动审计追踪
缺点
- 无法在 SmartVault 中编辑文档
- 不支持实时文档同步
价钱
起价为每位用户每月 20 美元，最少 5 位用户试用：是 — 14 天免费计划：否
Google Drive — 适用于文件存储和协作
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Google Drive 提供对文件的加密访问，并与 Google Suite（包括 Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides）无缝协作。 它允许您与团队成员实时协作。 它适用于基本文件存储和中央存档，但不提供某些企业所需的强大文件管理和文档管理系统。 例如，它不提供对合规性、高级版本控制或自动化工作流的支持。 但是，它是基本文档管理和文件集中协作位置的可靠选择。
Google 云端硬盘还可以处理 Microsoft Office 文件，因此您可以在线上传和编辑 Word、Excel 或 PowerPoint 文档，而无需转换它们。
了解有关 Google 云端硬盘的更多信息主要特征
- 拖放界面
- 搜索和过滤功能
- 协作和跟踪工具
- 版本控制
优点
- 使用方便
- 还提供离线文档访问
缺点
- 不支持电子签名
- 不支持工作流管理
价钱
首次 15GB试用免费：无免费计划：是
2023 年小型企业的 6 个最佳文档管理系统
| 话题 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 点评 |   | | | | | |
| 价钱 | 前 30 位用户每月只需 29 美元起 | 起价为 5 美元/用户/月 | 起价为 20 美元/用户/月 | 起价为 4.59 美元/用户/月 | 每位用户每月 20 美元起，最少 5 位用户 | 前 15GB 免费 |
| 免费试用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 14天 | 不 | 是的 14天 | 不 |
| 免费计划 | 是的 最多 30 个用户 | 是的 | 不 | 不 | 不 | 是的 |
什么是小型企业的文档管理系统？
文档管理系统 (DMS) 是一个用于存储、管理和共享文档的在线平台。 DMS 允许您集中管理文档并将物理文件转换为数字文件。 这减少了耗时的手动文档归档和检索，从而可以与授权用户共享。
根据您选择的 DMS，您可能能够编辑和利用现代工具，例如电子签名和在线协作。
小型企业的文档管理软件如何工作？
文档管理软件可让您以数字方式捕获文档并将其存储在中央数据库中。 最好的文档管理解决方案是基于云的，可以为任何已连接和授权的用户提供访问权限。
用户可以访问和协作处理文档、与其他授权用户共享文档以及自动化工作流程。 他们还可以访问用于文档路由、批准和警报的工具以提高效率。
大多数 DMS 解决方案可以存档旧版本的文档并帮助跟踪更改以提供审计线索。
文档管理软件的好处
文档管理软件可帮助小型企业简化工作流程和运营。 好处包括：
- 减少存储空间：您不再需要物理文件柜、盒子和装订文件来存储文件。这不仅可以更轻松地找到您需要的文档，还可以减少占地面积。
- 组织：在文档管理软件中查找、存储和搜索文档要容易得多。
- 文档备份和恢复：如果发生火灾或洪水，物理文档可能会丢失或毁坏。DMS 为业务连续性和灾难恢复提供自动备份。
- 改进的工作流程：最近的一项研究表明，近一半的企业都在努力查找和共享文档，大约三分之一的企业担心版本控制。适用于小型企业的最佳文档管理软件可以解决这些问题。
- 合规性：遵守不断发展的行业和政府法规可能具有挑战性。正确的 DMS 将确保合规性。
- 安全性：安全、加密的 DMS 将确保您的文档安全。
- 共享和协作：DMS 工具使共享和协作变得简单，支持远程工作人员、分布式员工和客户。
- 更大的访问权限：物理文档仅存储在一个地方，并且访问可能受到限制。数字存储允许与任何有权访问的人共享而无需等待。
管理和维护纸质文件不再实用。 在文件柜和文件箱中寻找文件和文件夹可能会占用大量时间，而这些时间本可以更有效地利用。 即使您的所有文件都在线，但如果管理不当，仍然很难让它们井井有条并易于访问。
高效的 DMS 可让您在不知道确切文件类型、名称或位置的情况下使用单词或短语进行搜索。 一项调查报告说，超过一半的上班族花在搜索文件上的时间比处理文件的时间还多。 同一项研究表明，当需要及时获取信息时，这将是多么具有挑战性——81% 的受访办公室专业人员表示，当他们的老板或客户急需某样东西时，他们无法找到重要文件。
对于无论在哪里工作都需要访问信息的远程和混合型员工来说，这变得更加困难。
小型企业的文档管理系统成本是多少？
小型企业文档管理系统对有限数量的用户免费，每月收费数百美元，具体取决于您选择的访问级别和计划。
例如， Connecteam 的小型企业套餐对前 10 位用户 100% 免费。 即使您的团队稍大一些（最多 30 人）， Connecteam 的基本计划每月也只需 30 美元。
相比之下，10 个使用 SmartVault 的用户每月需要花费 400 美元。 最便宜的 Microsoft SharePoint 计划是 10 位用户每月 50 美元，或者作为 Microsoft 365 E3 许可证的一部分每月 230 美元。
常见问题
文档管理系统有哪些类型？
存在多种类型的文档管理系统，包括内容和记录管理、工作流管理、 HR 文档管理和文档成像。 在评估 DMS 时，您希望确保它包含您的业务所需的工具。
管理文档的最佳方式是什么？
使用基于云的文档管理系统可以简化文档的存储、组织和共享。 它为您的所有文档提供了一个中央位置，使搜索和协作更加容易。
您应该在文档管理系统中寻找什么？
适用于您的小型企业的最佳文档管理软件可让您自定义解决方案以符合您的业务方式。 确保您的 DMS 易于使用，提供强大的安全性和合规性，支持工作流自动化，并与您现有的技术堆栈集成。
基于云的文档管理系统安全吗？
是的，基于云的文档管理系统是安全的。 寻找一种提供自动文档加密并允许访问管理和隐私工具的解决方案。 云管理系统实际上比本地服务更安全，因为平台提供商会监控安全性并确保应用软件补丁和更新。
小型企业文档管理系统的底线
适用于小型企业的强大而安全的文档管理系统可以简化工作流程，简化文档存储和检索，并允许与团队成员和客户共享。 寻找一个 DMS，它可以提供您需要的工具并且易于使用以提高您组织的生产力。
Connecteam 是希望改进文档管理的中小型企业的首选。 立即使用Connecteam，为您自己迈出一小步，为您的业务迈出一大步。 不要忘记查看Connecteam 的小型企业计划，了解管理企业所需的一切。