2023 年 7 款最佳文档工作流程软件

2023 年 7 款最佳文档工作流程软件

1. Connecteam — 最佳一体化文档工作流程软件

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓

   免费开始

   

   Connecteam 是一款多功能员工管理软件，非常适合作为文档工作流程平台。 它提供了多种专为高效文档管理而定制的功能，简化了各种文档的创建、管理和分发。

   我选择 Connecteam 的原因：Connecteam 的吸引力在于其简单的工作流程创建工具。它提供易于使用的表单，有助于保持高效的运营。 它还允许轻松分配与文档相关的任务，并提供模板库来协助日常操作任务。

   

   下面，我将探讨 Connecteam 的主要功能，这些功能可增强其管理文档和相关工作流程的能力。

   通过增强的文档管理和控制消除纸张混乱

   Connecteam 的文档管理系统可让您将所有文档和表单存储在基于云的安全存储库中，可随时随地访问。 其直观的界面使您可以轻松地对文档进行分类和检索，无论是政策、手册、标准操作程序还是团队文档。 您甚至可以设置到期日期，以确保您的重要文件始终是最新的。

   系统支持多种文件格式，确保与您现有文档的兼容性。 您可以拖放或批量上传文件，然后对它们进行分类和标记，以便高效检索。 高级搜索功能可以快速定位文件。

   该平台提供版本控制，维护精确的文档编辑和更新历史记录。 此功能对于跟踪一段时间内的变化至关重要。 您还可以自动同步文件，以确保您的团队始终使用最新的文档。 此外，您还可以通过精细的用户权限控制谁可以查看、编辑和删除文档。

   Connecteam 的文档管理解决方案与您现有的 HR 或客户关系管理 (CRM) 软件无缝集成，创建一个紧密结合的工作流程环境。

   通过智能组和直观的任务管理优化文档工作流程

   Connecteam 的自动化系统简化了文档工作流程，减少了人工错误并提高了效率。 您可以创建智能组，根据角色、部门或技能集等条件自动将员工分类。 然后，系统可以自动将文档定向到正确的组。

   我也很欣赏 Connecteam 如何指导文档相关任务的完成。 借助 Connecteam 的员工任务跟踪，您可以在文档任务中嵌入清晰的说明，确保准确的后续行动。 此外，您可以将复杂的流程分解为可管理的序列，并从中央仪表板监控进度。

   此外，您可以将任务分配给个人或小组，系统会更新任务进度。 多个用户可以实时协作处理文档，进行实时更改、评论和@提及。 您还可以通过中央仪表板获得工作流程进度的实时警报和更新，通知您每个文档在每个阶段的状态。

   另一个出色的协作功能是 Connecteam 的特定于任务的通信通道，可实现员工和经理之间的直接双向通信。 此功能可帮助您消除对文档相关任务的误解，确保工作人员有效、准确地执行这些任务。

   通过可定制的表单提高效率和数据收集

   Connecteam 直观的拖放构建器可让您抛弃纸张，在几分钟内制作自定义数字表单和工作流程，无需编码。 您可以添加文本、复选框和下拉列表等字段。 此外，结合图像和视频等元素，使表单更具吸引力和信息量。

   此外，Connecteam 使您能够创建动态、适应性强的表单。 这些表单使用条件逻辑根据用户之前的答案向用户提供相关信息和字段。 您可以只创建一种动态表单，而不是为不同的场景创建各种静态表单（例如为不同部门进行多项调查）。

   此外，Connecteam 通过模板库丰富您的表单创建，提供各种预先设计的表单来快速启动您的流程。 此功能可以节省时间并确保不同类型数据收集的一致性。

   您可以通过该平台高效地分发、填写和提交表单，从而简化数据收集流程。 该软件还支持电子签名，为您的表单添加额外的验证层和真实性。 提交的表格会自动存储和组织在公司知识库中，从而轻松访问和分析收集的数据。

   促进无缝集成和移动可访问性

   Connecteam与各种云存储平台（例如 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive）集成，增强了文件可访问性和协作。

   另一个好处？ Connecteam 作为移动应用程序运行，适用于 iOS 和 Android 。 这使您和您的员工能够直接从移动设备访问、审阅、编辑和共享文档。

   

   此外，移动捕获功能允许使用手机摄像头轻松扫描和上传文档，进一步简化文档管理流程。

   最后，推送通知让您随时了解文档更新和审批情况，确保及时完成任务。

   以及更多

   除了其主要功能之外，Connecteam 还提供一系列附加工具，包括员工日程安排、员工考勤表等，使其成为多功能的劳动力管理解决方案。

   Connecteam 还提供终身免费计划 – 立即开始！

   主要特征

   • 增强的文档管理和控制

   • 工作流程自动化

   • 可定制的表格

   • 电子签名和多媒体集成

   • 版本控制

   • 任务管理

   优点

   • 可定制

   • 所有企业都负担得起

   • 可通过移动设备访问

   • 与其他平台集成

   缺点

   • 更多集成即将推出

   价钱

   提供终身免费计划高级计划起价为29 美元/月，可供 30 位用户使用

   14 天免费试用，无需信用卡

   开始你的免费试用
2. 

   DocuPhase — 适合人工智能驱动的数据捕获

   可用于

   • 网络
   • 视窗
   • 苹果

   

   DocuPhase是一家软件公司，主要致力于通过应付账款自动化、人工智能驱动的数据捕获以及与各种企业资源规划 (ERP) 系统的集成来实现财务相关流程的自动化。

   我为什么选择 DocuPhase ：它简化了财务操作，显着减少了手工工作。通过工作流程自动化，您可以自定义文档审批、审核和路由。 此外，您还可以建立自动触发器（在某些事件（例如文档提交）时激活的预设操作），以确保流程毫不延迟地向前推进。

   我发现特别有用的一项功能是人工智能驱动的数据捕获，允许用户将纸质文件数字化并导入电子文档。 它支持文档索引和分类，从而实现文档的高效组织和检索。

   该软件包括网络表单和电子签名、无需 IT 参与的可定制工作流程自动化以及集成的供应商付款。 它还与各种 ERP 系统同步数据，以便做出更好的决策。

   然而，由于它主要以财务为重点，因此可能无法满足更广泛的组织需求。 此外，它的设置可能很复杂，并且对于某些企业来说可能成本高昂。

   了解有关 DocuPhase 的更多信息

   主要特征

   • 文档捕捉
   • 工作流程自动化
   • 电子签名
   • 文档索引

   优点

   • 提供可定制的工作流程
   • 与其他工具集成

   缺点

   • 复杂的
   • 对于某些企业来说成本高昂

   价钱

   起价 250 美元试用版：是免费计划：否

3. 

   Jotform — 适合拖放表单生成器

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓

   

   JotForm是一款在线表单生成器、工作流程和文档管理软件，提供一系列用于简化文档相关流程的功能。

   我选择 Jotform 的原因：它的突出特点是直观的表单生成器，可以轻松创建各种表单（从调查表到登记表）。它的形式支持条件逻辑。

   此外，Jotform 允许您向表单添加签名字段。 它还与许多业务工具集成，例如 Google Drive、Dropbox、Slack 和 Zapier。 这有助于简化数据收集和管理流程。

   我遇到的另一个有用的功能是其庞大的模板库，为几乎任何表单类型提供了起点。 然而，JotForm 对表单的关注可能会限制其高级文档工作流程管理功能。

   了解有关 Jotform 的更多信息

   主要特征

   • 拖放表单生成器
   • 条件逻辑
   • 模板库
   • 工作流程自动化

   优点

   • 灵活且可扩展
   • 性价比高

   缺点

   • 有限的文档管理能力
   • 有限定制

   价钱

   起价为 34 美元/月，最多 25 份表格试用：无免费计划：是 — 是，最多 5 份表格

4. 

   M 文件 — 适合用 AI 理解文档

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓
   • 视窗
   • 苹果

   

   M-Files是一个文档管理工作流程系统，专注于自动化工作流程。 它提供了一系列功能，包括文档创建、管理、流程自动化和外部协作。

   为什么我选择M-Files ：M-files的生成式AI技术M-Files Aino给我留下了深刻的印象。它使用上下文（如文档元数据）来确定它所使用的每种文档类型。 此外，它还可以根据说明生成各种内容格式，例如摘要、报告和电子邮件。 它还可以将这些翻译成各种语言。

   根据文档属性（如文档类型）或元数据（如项目名称或负责部门），M-Files 的工作流程可以自动将文档路由到正确的审阅者、批准者或目的地。 此外，它还提供版本控制、审计跟踪以及与其他系统的集成。

   然而，M-Files 的定价结构对于小型企业来说可能不太适合预算。 此外，习惯于基于文件夹的系统的用户可能会发现元数据驱动的方法不太直观。

   了解有关 M 文件的更多信息

   主要特征

   • 元数据驱动的文档组织
   • 工作流程自动化
   • 版本控制
   • 上下文搜索和导航

   优点

   • 高效的文档分类
   • 增强安全性和合规性

   缺点

   • 潜在的高定价
   • 元数据驱动方法的学习曲线

   价钱

   请联系供应商了解价格试用：是免费计划：否

5. 

   Fluix — 适合现场和办公室工作人员

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓

   

   Fluix是一个基于云的平台，可帮助公司数字化文档流程并自动化日常任务。 它为办公室和现场团队提供服务，旨在提供快速、安全的数据收集，同时优先考虑安全性和合规性。

   我选择 Fluix 的原因：它提供文档捕获和数字化工具，可将纸质文档转换为数字文档，并提供注释功能，可将注释和标记直接添加到文档中。

   Fluix 还支持创建用于文档审批和路由的自定义工作流程，支持电子签名以实现安全审批。 它提供检查和审计功能，以简化现场操作。 它对安全性和合规性的关注是一个重要的优势。

   值得注意的是，Fluix 主要关注移动设备的使用可能会限制其与严重依赖桌面平台的组织的兼容性。

   了解有关流体的更多信息

   主要特征

   • 文档采集和数字化
   • 注释工具
   • 可定制的工作流程自动化
   • 电子签名

   优点

   • 移动设备兼容性
   • 加强现场工作人员的协作

   缺点

   • 可能不适合以桌面为中心的组织
   • 需要学习曲线

   价钱

   起价为 20 美元/用户/月试用：是 — 14 天免费计划：否

6. 

   DocuSign — 适合电子签名和合同管理

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓

   

   DocuSign是一款流行的文档工作流程软件，专门从事电子签名和合同管理。 它提供电子签名、电子公证、合同分析和文档生成等功能。 主要服务于金融服务、保险和房地产行业。

   

   我选择 DocuSign 的原因： DocuSign 的核心功能允许您上传文档、为收件人添加签名字段以及发送它们以进行电子签名。签名者可以从世界任何地方的任何设备访问和签署文档。

   我很欣赏 DocuSign 对安全性和合规性的重视。 它使用行业领先的加密和安全协议来确保数据隐私并帮助您满足各种监管要求。

   我发现特别有用的另一个功能是合同生命周期管理 (CLM)，它管理整个合同生命周期——从文档准备和谈判到批准、执行和签名后分析。

   然而，DocuSign 对电子签名和合同管理的主要重视可能会限制其作为更全面的企业文档工作流程解决方案的适用性。

   了解有关 DocuSign 的更多信息

   主要特征

   • 电子签名
   • 合同管理
   • 文件安全
   • 工作流程构建器

   优点

   • 多种集成
   • 全球可访问性

   缺点

   • 电子签名之外的范围有限
   • 对于小型企业来说可能会很昂贵

   价钱

   起价为 10 美元/用户/月试用：是免费计划：是

7. 

   DocuWare — 适合人工智能自动分类

   可用于

   • 网络
   • iOS系统
   • 安卓
   • 视窗

   

   DocuWare是一款基于云的文档管理软件，提供人工智能辅助的文档分类、任务管理和电子签名。 它与 Microsoft Teams 和 Outlook 等工具集成良好。

   我为什么选择 DocuWare ：该平台提供了一套全面的文档管理套件，从导入和组织文档到简化审批流程。其电子表格和 Outlook 集成对于管理通信和文档工作流程特别有效。

   另一个突出的功能是它的智能索引，它使用人工智能根据内容自动组织文档。 它通过识别和标记文档中的基本信息来简化文档检索和管理。

   我注意到 DocuWare 的一个潜在限制是其成本，这对于预算有限的小型企业或组织来说可能是一个障碍。

   了解有关 DocuWare 的更多信息

   主要特征

   • 索引和分类
   • 条码识别
   • 工作流程自动化
   • 电子签名

   优点

   • 用户友好的设计
   • 多种集成

   缺点

   • 复杂的初始设置
   • 有限定制

   价钱

   请联系供应商了解定价试用：无免费计划：无