2023 年 6 个最佳电子文档管理系统
已发表: 2023-03-29电子文档管理系统为存储和管理文档提供了一个安全、集中的位置。 我们回顾了 2023 年 6 种最佳 EDMS 软件，以帮助您选择最适合您业务的软件。
如果没有合适的工具，文档管理可能会成为一个耗时且令人沮丧的过程。 使用可靠的电子文档管理系统 (EDMS) 可以帮助您更有效地组织文件，实现更顺畅的协作并减少错误。
现代电子文件管理系统非常安全，可以取代杂乱无章、有时价格昂贵的物理存储。 所有数字文件都通过加密和访问控制权限进行保护。 此外，大多数平台都附带工具来帮助您遵守数据安全法规。
为了帮助您了解更多信息，我们汇总了 6 个最佳电子文档管理系统指南以及选择一个系统时应考虑的事项。
如果您没有时间通读我们的研究，请跳转到我们的快速比较表。
我们的首选
最好的一体化电子文档管理系统
了解更多
适用于自动文件归档
适合在文档上进行协作
在电子文档管理系统中寻找什么
最好的文档管理软件不仅仅可以存储您的文档。 以下是一些需要注意的关键功能：
- 文档管理和检索。添加标签、类别和描述等元数据的功能可以让您更轻松地存储和组织您的电子文档。 此外，还可以使用搜索功能快速定位和检索任何文档。
- 自定义访问权限。允许某些员工访问特定文档，确保敏感信息的安全。 例如，Connecteam 允许您创建用户和用户组并分配批量权限。 一些系统也有密码保护和加密功能。
- 协作功能。轻松共享文档并与团队成员协作处理文档。 多个用户可以同时编辑和评论文档，促进团队合作并简化工作流程。
- 版本控制跟踪。查看过去的文档版本和更改历史记录以供审计。 这也有助于更好地进行事实核查和协作。
- 合规性。企业必须遵守数据存储和保护法规，因此寻找具有保留政策和审计追踪等功能的文件归档系统。
- 电子签名功能。使您能够与员工共享重要文档，员工可以从自己的设备对这些文档进行数字签名。
- 分析和报告。生成报告以查看有关文档活动、性能、使用情况等的数据。
- 移动应用。随时随地从任何设备访问和管理文档。
2023 年 6 个最佳电子文档管理系统
Connecteam — 最好的一体式电子文档管理系统
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Connecteam在我们的列表中名列前茅，成为最好的一体化电子文档管理系统。 它提供保护文件的安全功能，包括加密和访问控制，并具有时尚、用户友好的界面。
以下是 Connecteam 的突出功能，可帮助您轻松管理文档。
通过集中式仪表板简化文档管理
使用 Connecteam，您可以在一个位置存储和管理所有公司文档。 员工可以直接上传文件——包括证书、表格、个人和监管文件等。 一切都可以在集中式仪表板中查看，即使对于那些不太精通技术的人也可以轻松浏览。
使用Connecteam 的移动应用程序，您和您的团队成员可以随时随地上传和访问文档。 用户友好的界面使导航到您需要查看的任何文档变得简单。
最重要的是，Connecteam 提供无限存储空间。 这意味着您可以上传和存储的文档的数量或大小没有限制。
安全存储和用户权限以确保敏感信息安全
Connecteam 将您的所有文档存储在高度安全的云中，并进行端到端数据加密。 这可以防止未经授权的第三方在您上传、编辑或查看文档时访问您的文档。 Connecteam 还运行行业标准的 256 位 SSL 加密。
此外，Connecteam 允许您为公司的所有用户设置自定义权限。 您可以完全控制哪些员工可以访问哪些文档，以及他们是否可以编辑这些文档。 这确保只有适当的人才能访问敏感信息。
通过设置到期日期保持合规并使文档保持最新
Connecteam 将向您显示您已上传文件的所有到期日期。 您还可以根据条目或类型在文档上设置自定义到期日期。
此外，Connecteam 会在文件即将过期时自动通知您。 这样，您就可以快速采取行动，确保重要文件和证书永远不会过时。 它还可以更轻松地遵守有关文档存储的相关法律法规。
通过即时文件共享更顺畅地入职
Connecteam 的文档管理功能还可以简化入职流程。 您的新员工可以直接从他们的移动设备上传所需的文件和证明。 这些可以包括税表、签署的合同、个人文件等。 您将可以立即访问这些文件，并且只需轻触您的设备即可向员工索取其他文件。
您还可以提醒新员工上传文件并创建清单，以便他们在入职期间打勾。 这样可以确保没有任何漏洞，因此新员工可以更快地完成入职。
应用内聊天和公司新闻提要，以实现更好的沟通
借助Connecteam 的内置聊天功能，您可以与团队成员实时交流，无论他们何时何地工作。 在几秒钟内设置安全的一对一或群聊，并创建自定义用户权限以确保对话的安全和上下文。
您可以在消息中发送图像、视频、音频笔记和其他文件。 此外，推送通知可确保您的消息不会被遗漏。
Connecteam 还有一个社交媒体风格的公司新闻源，您可以使用它与您的整个团队立即共享更新和公告。 安排帖子在最佳时间发布，查看谁查看了您的帖子，并使用 GIF、图像等自定义公告。
关于文档管理，这些功能使您能够即时交流有关文档的信息。 要求员工提交文件，让他们知道一项重要的认证即将到期，或者同时向整个团队索取文件。
以及更多
Connecteam 不仅仅是一个电子文档管理解决方案。 它还具有培训、任务管理、员工调度、奖励和认可等功能。
Connecteam 为员工人数不超过 10 人的团队提供永久免费的小型企业计划。 最多 30 个用户的付费计划起价仅为每月 29 美元，您还可以免费试用。
主要特征
用于存储、编辑和管理文档的集中位置
无限文件存储
自定义文档访问控制
文件上的有效期
即时文件共享
用于个人和群组消息传递的内置聊天
优点
易于使用，即使对于不太懂技术的用户也是如此
移动应用程序，让您可以随时随地上传和访问文档
最多 10 人的团队终身免费
一站式工作管理解决方案
缺点
更多集成即将到来
价钱
前 30 位用户每月只需 29 美元起14 天免费试用提供免费计划
14 天免费试用，无需信用卡
开始你的免费试用eFileCabinet 的 Rubex — 适用于自动文档归档
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
eFileCabinet 的 Rubex是一个基于云的文档管理系统，具有自动文档归档、团队协作等功能。 它可以自动化文档审批流程并提供文档数据的可视化。 Rubex 提供搜索功能，可以按日期或关键字访问和检索文档。 它可以作为移动或网络应用程序使用。
管理人员可以设置用户权限以防止某些用户访问或编辑特定文档。 Rubex 还提供版本控制功能、文档模板、电子签名、文件共享和文件请求。
通过 eFileCabinet 了解更多关于 Rubex 的信息主要特征
- 电子签名
- 文件自动归档
- 移动和网络应用程序
- 用户权限和版本控制
优点
- 提供与第三方软件的集成
- 可以搜索丢失的文件
缺点
- 未公开定价
- 基本付费计划中的功能有限
价钱
联系供应商了解价格试用：是免费计划：否
Zoho Docs — 非常适合文档协作
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Zoho WorkDrive是一个基于云的文档管理系统，专注于团队协作。 凭借其团队文件夹功能，用户可以实时彼此共享文档。 多个用户还可以同时处理文档。
用户可以离线备份文档，当他们重新连接到互联网时数据将同步。 他们还可以在文件夹和子文件夹中组织文档，并按位置、类型、关键字或名称搜索它们。
该软件还提供版本控制、访问权限和报告，包括审计跟踪和文件访问统计。 此外，它还具有安全功能，并为用户提供对 Zoho 办公套件的访问权限。
Zoho WorkDrive 拥有适用于 Android 和 iOS 设备的移动应用程序以及桌面应用程序。 不幸的是，没有可用的免费计划。
了解有关 Zoho Docs 的更多信息主要特征
- 团队文件夹
- 版本控制和访问权限
- 离线数据备份
- 移动应用
优点
- 可以将文件夹设置为“公共”或“私人”
- 快速检索文档的搜索功能
缺点
- 没有免费计划
- 较低级别计划中的文件上传限制可能会受到限制
价钱
起价为 5 美元/用户/月试用：是免费计划：是
PandaDoc — 适合接受电子签名
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Pandadoc是一个基于云的文档管理程序，带有用于电子签名和合同管理的工具。 雇主可以使用拖放式文档创建工具来创建自己的文档。 有一个模板库，可为各种类型的文档提供起点。
雇主还可以查看文件历史记录并使用版本跟踪来监控随时间的变化。 应用程序内提供文件共享。 可以创建访问控制来限制谁可以查看哪些文件。
不幸的是，Pandadoc 对于较大的团队来说可能变得非常昂贵。 每位用户每月 19 美元起。 对于一个 100 人的团队来说，这相当于每月 1,900 美元。
了解有关 PandaDoc 的更多信息主要特征
- 拖放式文档创建
- 版本历史
- 访问控制
- 文件共享
优点
- 便于使用
- 大型模板库
缺点
- 高价
- 可能有点慢
价钱
起价为 19 美元/用户/月试用：是 — 14 天免费计划：是
DocuWare — 适用于发票管理
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
- 视窗
DocuWare是一个自动化文档管理系统，带有发票和电子签名工具。 雇主可以使用中央管理仪表板来组织文件。 所有存储的信息都通过其他安全措施进行加密和保护，并且有一些第三方集成。
员工、客户和其他具有访问权限的人可以使用移动应用程序查看和编辑文档。 经理可以设置带有截止日期的行动项目。 有一个内置的文件搜索，文档可以按文件类型排序。 可以使用精细的访问控制来确保合适的人可以看到合适的文档。
一个潜在的问题是 DocuWare 的计划都带有存储限制。 即使是最高端的套餐也仅提供 250GB 的存储空间，最多可供 100 位用户共享。
了解有关 DocuWare 的更多信息主要特征
- 安全文件存储
- 精细访问控制
- 内置文件搜索
- 第三方集成
优点
- 良好的访问控制
- 易于使用的移动应用程序
缺点
- 所有计划都有存储限制
- 没有免费试用或免费计划
价钱
联系供应商了解定价试用：无免费计划：无
Oneflow——适合合同管理
可用时间
- 网络
Oneflow是一个专门的合同管理程序。 雇主可以与合同创建者一起从头开始建立数字合同，并且有可定制的模板。 访问权限确保只有相关人员才能查看合同并与之交互。
还有协作工具，包括实时编辑业务文档的能力。 每个人都可以通过可配置的通知随时了解最新信息，并且可以使用电子签名工具在线签署 Oneflow 合同。
主要缺点是 Oneflow 专为合同创建和管理而设计。 它对更一般的文档管理没有用。
了解有关 Oneflow 的更多信息主要特征
- 合同管理
- 合约建造者
- 访问控制
- 协作工具
优点
- 快速创建合约
- 可定制的合同模板
缺点
- 限于合同管理
- 比较贵
价钱
起价为 18.42 美元/用户/月试用：是免费计划：是
比较最好的电子文件管理系统
| 话题 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 点评 |   | | | | | |
| 价钱 | 前 30 位用户每月只需 29 美元起 | 价格联系供应商 | 起价为 5 美元/用户/月 | 起价为 19 美元/用户/月 | 联系供应商定价 | 起价为 18.42 美元/用户/月 |
| 免费试用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 | 是的 14天 | 不 | 是的 |
| 免费计划 | 是的 最多 30 个用户 | 不 | 是的 | 是的 | 不 | 是的 |
什么是电子文档管理系统？
电子文档管理系统 (EDMS) 是一种基于云的软件，允许组织以数字方式存储、管理和访问重要文档。
这些系统取代了物理存储解决方案，例如将纸质文件存储在文件柜中。 相反，它们提供了一个安全的中央位置来存储文档。 可以把它想象成电子文件管理，访问和检索都很简单。 企业可以存储从发票和合同到员工记录和培训材料的所有内容——还有更多。
EDMS 软件还可以自动执行文档工作流程，例如批准和审查流程。 这有助于提高生产力并节省企业时间。 此外，这些系统通常具有控制对某些文档的访问和跟踪对文档所做编辑的功能。 这有助于提高数据安全性。
此外，这些系统减少了纸张使用并消除了丢失或错放的文件。 从长远来看，这可以为企业节省资金。
电子文档管理系统如何工作？
电子文件管理系统通过安全地存储企业员工上传的所有文件来工作。
要使用其中一个系统，企业首先需要下载 EDMS 软件。 大多数都可以作为移动和/或桌面应用程序使用。 有些还可以通过网络浏览器访问。 员工可以将应用程序直接下载到他们的移动设备或在他们的台式计算机上访问该软件。
然后，企业需要培训员工如何使用该系统，并制定上传和组织文件的流程。 员工和经理都可以上传文件，雇主可以为员工可以上传的文件类型设置自定义规则。
文档上传到系统后，员工可以随时随地访问它们。 他们可以按标题、日期、作者、关键字或其他条件搜索文档。 这些系统还允许员工在文档上相互协作。 多个员工可以同时处理同一个文档，系统可以跟踪每个用户所做的更改。
管理人员可以使用这些系统来确保文件得到安全存储，并为需要它们的员工提供访问权限。
电子文件管理系统的好处
易于访问和检索
这些系统使您可以随时随地快速轻松地访问文档。 这使您和您的员工更容易彼此访问和共享文档。
同样，EDMS 软件为用户提供了工具，可以快速搜索他们正在寻找的确切文档。 他们可以按关键字、标题、作者、日期和各种其他标准进行搜索。 无需再翻阅堆积如山的文档来找到您要查找的文档。
节省时间
电子文档管理系统使文档工作流程中许多耗时的部分自动化。 它们消除了手动文档审查、批准和处理的需要。 这可以腾出您的时间，让您可以回到更重要的工作上。
增强协作并提高生产力
这些系统使员工可以轻松地协作处理文档。 多人可以同时编辑文档，EDMS 软件将自动跟踪每个用户所做的独特更改。
通过改进协作和简化文档工作流程，这些系统最终也将提高生产力。
提高安全性
大多数 EDMS 软件解决方案允许您为某些文档和/或用户设置自定义访问权限。 这确保只有授权人员才能访问敏感甚至机密材料。 同样，该软件可以跟踪用户对文档所做的更改。 这样，您就可以很容易地看到谁负责某些更改。
增强合规性
这些系统使您可以轻松确保根据相关法律法规存储和管理文档。 通过可靠的方式来存储和访问文档，您可以维护准确、最新的记录，并在需要时立即生成它们。
降低成本
使用 EDMS 软件，您不必担心打印和存储纸质文档的费用。 通过将文档数字化并以电子方式存储它们，这些系统还消除了对可能昂贵的物理存储空间的需求。 从长远来看，这可以为您的企业节省大量资金。
电子文档管理系统的成本是多少？
大多数系统按每个用户每月定价。 例如，Panadoc 向每位用户收取每月 19 美元的费用。 另一方面，Zoho WorkDrive 的基本计划每月向每位用户收取 3 美元多一点的费用。 但是，它不包括对其所有功能的访问。 您必须每月为其他工具支付更多费用。
一些解决方案不会公开列出他们的定价计划。 这意味着您必须直接联系供应商以获取定价信息。
Connecteam 的定价透明，为各种规模的企业提供负担得起的选择。 最多 10 人的团队可以终身免费使用 Connecteam。 较大的团队可以利用付费计划，起价仅为每月 29 美元，最多可容纳 30 位用户。之后，每个额外的用户每月只需支付 0.50 美元。
Connecteam 还提供免费试用，您可以在使用付费计划之前对其进行测试。
常见问题
什么是电子文件的例子？
电子文档是可以以电子方式创建、编辑和存储的任何文档。 一些示例包括 PDF 文件、Excel 电子表格和 Microsoft Word 文档。 您可以使用电子文档管理系统（例如 Connecteam）以数字方式存储和管理您的文档。
什么是电子文档管理系统的示例？
市面上有许多电子文档管理系统，例如 Microsoft SharePoint、Google Drive 和 Alfresco。 但是，这些都没有 Connecteam 提供那么多的功能。 Connecteam 具有强大的文档管理功能以及日程安排、活动规划、入职和培训等工具。
EDMS 和 ERMS 之间有什么区别？
电子文档管理系统 (EDMS) 用于存储和管理电子文档。 电子文件管理系统 (ERMS) 更为全面，用于在整个生命周期内管理文件。 电子记录不仅包括文档，还包括电子邮件、图像、社交媒体帖子等。
简而言之，EDMS 专注于文档存储和管理。 同时，ERMS 具有更高级的记录管理功能，其中可以包括文档。
电子文档管理系统的底线
电子文档管理系统 (EDMS) 使各种数字文档的存储、管理和协作变得容易。 用户可以随时随地访问和检索它们。
使用 EDMS 软件，企业可以从节省时间、降低成本以及提高生产力和协作中获益。 此外，他们可以放心，因为该软件可以确保他们的业务合规和数据安全。
市面上有许多 EDMS 软件解决方案，但Connecteam 是最好的。 凭借时尚的中央仪表板、文件共享功能、应用程序内聊天等等，Connecteam 拥有您的企业轻松管理文档所需的一切。 最多 30 个用户的起价仅为每月 29 美元。 拥有最多 10 个用户的企业可以终身免费访问 Connecteam。
注册 14 天免费试用，亲身体验 Connecteam 的价值。