商业领袖分享实际有效的最佳生产力工具

你希望一天有更多的时间吗？ 如果您和其他人一样，我们都在寻找提高效率的技巧和工具以节省时间。 从与同事和客户的沟通到管理我们的健康，我们都在努力完成所有事情。 特别是，随着越来越多的人在家工作，对 WFH 生产力解决方案的需求确实改变了我们的生活。 因此，我们联系了商业领袖，询问他们最喜欢的生产力工具，帮助他们管理时间！

日常同事和客户沟通生产力工具

如果没有适当的时间管理，与客户、同事甚至我们的朋友和家人沟通将成为一项艰巨的任务。 因此，许多企业领导者依赖自动化和软件生产力工具来保持所有多线程的有序性。

正如 Retreaver（一种基于云的软件通过标记、跟踪并将呼叫者路由至最佳人员、部门或代理来提供实时呼入呼叫数据）的首席执行官 Jason Kay 所解释的，为什么领导者需要自动化！

“提高生产力的最佳技术之一是自动化。 当您可以自动化尽可能多的流程时，生产率会大大提高。 使用从账单支付到回复电子邮件的自动化可以让你越来越有效率，因为你将它们融入你的生活。”

如需更多生产力工具来帮助管理您不断增长的“待办事项”列表，其他业务领导者会分享对他们有用的东西。

• 电话会议是您的朋友

BubbleBum car travel innovations 的创始人 Grainne Kelly 曾是一名旅行社代理人，现在是一名企业家，她通过利用电话会议与分散的团队会面来寻找额外的时间。 对她来说，答案是 Skype，正如她所说，这也是免费的！

“有很多很棒的技术工具可供使用，但真正简化我的工作生活的是 Skype。 我和我的团队使用 Skype 进行交流，这很棒，因为这意味着我不必每次遇到问题都上飞机。 Skype 为我节省了时间，而且非常高效、易于使用且免费！ 它非常适合电话会议以及与您的客户和员工保持联系。”

• 沟电子邮件

MejorTrato.com.mx 的首席执行官兼联合创始人 Cristian Rennella 领导着一家拥有 134 名员工和超过 2150 万国际用户的公司，他发现最好的生产力黑客就是停止发送电子邮件。 这怎么可能？

“经过 9 年从 0 名员工到 100 多名员工的艰苦工作，我可以分享，帮助我们提高生产力的是消除电子邮件并开始使用 Basecamp。 通过这种方式，我们能够将生产率提高 23.3%，这意味着每年增加 430 万美元的收入！ 现在所有信息都集中在一个地方，每个人都可以访问它。 不再有重要数据在发送者和接收者之间闭门造车的电子邮件。 例如，随着我们近年来的巨大发展，新成员不必向其他团队成员索取信息和占用时间，而是可以随时使用所有信息来立即开始项目工作。”

• 利用技术帮助组织项目

Lindsay Anvik 是 See Endless 的一位商业教练和主讲人，专门研究领导力和生产力，他提出了一些关于管理者生产力工具的想法。

“使用 Asana 或 Basecamp 等平台来组织项目并跟踪更改和更新。 管理者无需在电子邮件中来回奔波，而是可以快速分配任务并跟进状态。 人们还可以评论文档和共享文件，而无需在电子邮件中来回切换。 两者都带有一个应用程序，因此管理人员可以随时随地鸟瞰任务。”

• 寻找可全面覆盖您的工作流程的平台

Contractor Calls 的 SEO 和运营总监 Joe Goldstein 再次对 Asana 等任务管理平台投下了信任票，它可以随着您不断增长的优先事项列表而扩展。

“Asana 无疑是我最重要的生产力软件。 我将它用于从新客户入职、分配远程员工任务、管理每月可交付成果到跟踪我自己的琐碎事项等所有事情。 在我尝试过的所有项目管理软件中，没有其他软件能与 Asana 平衡灵活性和简单性的程度相提并论。”

• 查找和定制软件以帮助您实现平衡

Ian McClarty 在网络安全和数据中心行业拥有超过 20 年的执行管理经验，是 PhoenixNAP Global IT Services 的总裁兼首席执行官，分享了他为寻找平衡所做的努力。 作为一名忙碌的 CEO，Ian 使用 Evernote 并指出找到合适的生产力工具对于实现适当的工作/生活平衡至关重要。

“我每天都使用 Evernote 模板来提高我的工作效率。 它有很多我喜欢的功能，但这里是我最喜欢的两个例子。 我为特定的笔记或任务创建了 Evernote 模板，这提高了我的工作效率。 这些模板可以非常快速地构建。 您可以创建一个包含所有信息必填字段的笔记，然后将其保存并导出为 .enex（Evernote 导出）文件。 我还使用自定义电子邮件转发功能。 只需创建电子邮件过滤器，根据发件人或主题行中的关键字等条件转发电子邮件，我就可以节省时间。”

• 不要忘记移动项目管理

来自 SEO.com 的 Sarah Snider 分享了他们公司用于项目管理、计时和沟通的一些工具。 当我们过着忙碌的生活时，Sarah 分享了 Harvest 如何通过移动应用程序和任何设备帮助管理项目和沟通。

“Harvest 是一个很棒的计时工具，它还附带一个可以下载到 Android 和 Apple 手机上的应用程序。 输入和选择您正在处理的任务和分配以及一键式计时器（单击一次启动计时器，再次单击停止计时器）都很容易。 人们还可以选择手动输入他们的时间。”

• 自动化重复的电子邮件查询

Sacha Ferrandi 是全国知名的商业专家和顾问，也是股权贷款机构 Texas Hard Money 的创始人和负责人。 与大多数企业一样，Sacha 和他的团队收到了很多类似的询问，这些询问需要相同的一般信息。 因此，该团队将 Canned Responses 功能作为 Gmail 套件的一部分加以利用。

“如果您的团队发送大量包含相同一般信息的电子邮件，Gmail 预设回复工具可以通过消除复制和粘贴过程来节省大量时间。 Canned Responses 允许您创建一个电子邮件模板，将其保存为您喜欢的主题行，然后当您准备使用其中一个保存的模板编写新电子邮件时，只需右键单击并选择要放入的模板新文本框。 这个工具消除了在你发送的邮件中搜索你几个月前发送的格式正确的电子邮件的需要，并允许你在更短的时间内发送更多的电子邮件。”

• 软件有助于节省成本和时间

Meraki & Co 的所有者兼创意总监 Leeah Murray 发现了一个独特的软件程序，可以帮助她管理业务，并在此过程中节省一些费用。 此外，Dubsado 还节省了一些时间！

“仅 Dubsado 就帮助我简化了我的业务，​​不仅为我节省了时间，还为我节省了大量购买单个软件程序的费用。 多亏了 Dubsado，我才能够减少大约 250 美元的成本。 更不用说，现在我只需要去一个地方，而不是去 6 个不同的地方来管理我的业务的各个方面。 在大多数情况下，它使我能够做更多的自动化并跟进我之前手动处理的事情。 所以——我想说这对工作/生活平衡来说是一个巨大的优势！”

• 创建您自己的自动化

The Marketing Agency 总裁兼顾问马特·斯蒂芬 (Matt Steffen) 将自己的人生分为两章。 将 Zapier 融入他的生活之前和之后。 在 Zapier 之前，马特作为一个单人操作工作，试图弄清楚如何扩大他的代理机构。 现在，客户信息流经我们业务的血液，使每个人都可以轻松沟通并完成工作，而无需电子邮件或笨重的管理系统。 Matt 分享了他如何利用自动化软件。

“Zapier 是一种在线订阅服务，它允许您将几乎所有您能想到的互联网资源连接到一个或多个其他互联网资源。 例如，当新的潜在客户在我的网站上填写表格时，Zapier 会自动发送他们的：

• 名称和电子邮件到我们的电子邮件通讯列表
• 向 Google 表格提供信息，以便我的团队可以开始制定他们的提案
• 将姓名和电子邮件发送给 WHMCS，以便他们可以即时访问其营销门户
• 向 Databox 提交表单，以便我们可以跟踪哪些广告活动获得了最高的转化率
• 将电子邮件和电话号码发送到 Facebook 广告以改进我们的广告定位。

那只是我们的形式！ 我让 Zapier 几乎自动化了我生活中的一切，现在我生活中的一切都可以被衡量和优化。”

• 找到适合您需要的任务管理器和待办事项列表

Fennemore Craig 总裁兼执行合伙人 James Goodnow 指出，与团队一起组织思想和任务对于忙碌的商业领袖来说至关重要。 对于 James 和他的律师事务所来说，答案是奇妙清单（现为微软待办），它结合了团队需要完成的基本任务。

“Wunderlist 是我最喜欢的应用程序之一，它是一个简单的待办事项列表和任务管理器应用程序，可帮助您完成工作，并使我和我的团队保持同步。 可以分配任务、管理工作流、交换文档和消息。 它的力量在于它的简单性。 如果你不能在你的团队中组织好你的想法和任务，你在商业世界中就会处于直接的劣势。”

• 视频有助于减少跟进电话

Upgrow 的数字营销策略师 Ryder Meehan 花费大量时间与客户和同事一起解释事情。 为了帮助减少不断的澄清请求，Ryder 使用了 Loom，它提供了一个非常简单的屏幕和视频录制工具，并带有一个很棒的 Chrome 扩展程序。

“Loom 通过轻松地向客户或我的团队演示点击问题或回复，为我节省了大量时间。 例如，客户可能会询问如何更改他们的网站。 我可以在 Loom 上单击“记录”，然后在录音的同时单击整个过程，以解释我在做什么，而不是尝试协调电话或在键入的电子邮件中解释一个漫长的过程。 然后 Loom 将我的视频保存在云端，这样如果出现同样的问题我可以随时回顾它。 我用它来解释错误或提出问题，并通过视频演示准确地展示了我所看到的内容。 超级有帮助！”

• 花时间找到合适的工具（尤其是面对客户的决策）

Bigstep.com 的高级 IT 顾问 Mihai Corbuleac 提供可靠且可扩展的裸机云服务。 Mihai 详细说明了理解一家公司收集的数据的困难。 此外，任何与了解客户流失相关的面向客户的数据都可能需要花费大量时间。 因此，Mihai 依靠 Lentiq 做出正确的决定。

“对于数据工程师/科学家、业务分析师、顾问来说，拥有正确的工具来防止客户流失非常重要。 预测和预防它有助于提高客户满意度，同时对贵公司的营销/销售策略产生重大影响。 这是因为获得新客户的成本高于保留现有客户的成本。 仅增加 5% 的客户保留率就可以创造至少 25% 的利润增长。 据统计，与新客户相比，回头客在您组织的产品和服务上的花费可能要多得多——大约多 65%。 因此，了解、预测和防止客户流失意义重大。 Lentiq 让我可以实时做出相关的产品推荐，这样我就不必手动提取正确的信息来进行自己的分析，这既耗时又低效。”

个人生产力黑客

我们都希望（也需要）办公室周围的生产力工具，帮助我们事半功倍。 毕竟，这是美国企业界的标准座右铭。 但是，我们还需要适合我们日常活动的生产力技巧。 了解一些有趣的生产力工具，企业领导者可以利用这些工具来完成所有工作！

• 生产力工具帮助管理家庭生活

帮助 B2B 科技公司的综合公关和营销机构 Swyft 的客户总监 Julia Angelen Joy 依靠 Slack 与她的团队保持联系，同时也管理她的个人生活。 与其他建议一样，找到一款适用于移动设备的工具可以帮助忙碌的专业人士在工作和家中保持专注。

“我爱上了 Slack。 它帮助我们的团队在 Swyft 保持联系。 此外，它还具有简单的功能，可以在我工作时通知我，并在我专注于家人时离开。 它在我的手机上超级无缝，因为我有 4 个孩子并且经常出差，这非常重要。”

• 时间管理工具追踪成功

Community Tax and Finance Pal 的首席执行官兼联合创始人 Jacob Dayan 利用时间管理工具来了解他的工作流程。 通常，这些工具有助于跟踪计费时间，但 Jacob 通过了解他将时间花在哪里来另辟蹊径。 Jacob 分享了他如何利用 Toggl 来提高工作效率。

“我最近一直在使用名为 Toggl 的应用程序。 这是一个时间跟踪器应用程序，可以跟踪您在作业上花费的时间。 对于您完成的每个项目，Toggl 都会计算您花费时间的情况。 非常适合通过书面形式了解您如何度过时间，并使您能够学习如何更有效地度过时间。 我认为这款应用程序对于自由职业者也非常有用，可以用来跟踪客户在项目上花费的时间。”

• 按时阅读

EMVC Fintech Fund 的创始人兼执行合伙人 Melissa Frakman 作为风险投资人和企业家经常出差。 作为一名忙碌的高管，需要掌握多个行业的许多趋势，阅读所有“必知”文章需要时间。 因此，Melissa 利用 Pocket 标记有趣的文章并在她自己的时间阅读。

“对于商业，我是一个永不满足的读者，阅读我们开展业务的市场中的技术、行业、文化和宏观经济趋势。 我经常往返于孟买、纽约、班加罗尔和旧金山之间。 Pocket 是一个适用于所有渠道的简单应用程序和浏览器插件，它为我提供了一种极其简单的方式来保存有趣的文章和链接（例如，通过 Twitter），其格式在飞行期间以飞行模式可读。 它可以防止我在工作日因有趣但非必要的阅读而分心，因此对我来说是最终的数字生产力黑客。”

• 找到不会让你忘记的东西

Chachi Flores，在数字营销和电子商务管理方面拥有丰富的经验，目前是孔雀巷的电子商务高级经理。 对于许多忙碌的人来说，需要记住的事情太多了，因此找到一种适合您日常习惯并帮助您记住所有需要知道的事情的工具绝对有助于提高工作效率。 对于 Chachi，这个工具是 Todoist。

“[改善]您的生活并通过使用 Todoist 将所有内容记录在一个地方来提高工作效率。 如果您一整天都容易忘记一些小事，请将它们写在某个地方，您可以随时在一个地方恢复。 养成习惯，记住最后期限并控制一天的视野，让自己感觉更有控制力。 完成您的每周目标，并专注于您的生产力进步的视觉效果。 将 Todoist 添加到您的日常计划中，获得您一直缺乏的支持。”

• 设计管理通知的流程

汤姆·德内尔 (Tom Dehnel) 指出，特定的生产力工具或技术并不像采取措施限制干扰和最大限度地增加深度工作时间那么重要。 Tom 解释了软件（例如 Slack）的优缺点，这些软件可以让您跟上时代的步伐，但代价是什么？

“以 Slack 为例。 人们通常会使用默认设置安装它并每天整天收到弹出通知。 除非你有神一般的专注力，否则这些东西不可能不分散注意力。 许多人还将“快速响应”与“生产力”混为一谈。 或者，他们担心他们的同事或主管会因为没有立即得到回应而生气。 他们希望被视为一名优秀、反应灵敏的员工，因此他们会做出快速反应。 对我来说，更好的工作方式是关闭尽可能多的非关键通知。 问问自己：我真的需要回复每一条 slack 消息，或者在新邮件到达我的收件箱时得到通知吗？ 除非你在急诊室工作，否则请求很可能会等待。”

• 花时间保持健康

Jeff Butler 是一位工作场所专家和作家，曾在 Amazon、Google、Coldwell Banker 等公司发表演讲，他指出了个人护理的重要性。 与许多忙碌的专业人士一样，他们的工作需要经常出差，这意味着每天的日程安排各不相同，而且很难找到锻炼的时间或地点。 因此，Jeff 依靠 Fitbit 手表来跟踪他的锻炼情况并保持体形。

“Fitbit 手表让我可以在旅行时记录步数。 这样我就可以确保在路上得到足够的锻炼。”

• 关注你的工作风格

来自 Yolopalooza.com 的 Ashe 建议寻找适合您的工作流程的应用程序或工具。 对于 Ashe，答案是 Focus Keeper，它会向遵循番茄工作流风格的用户发送通知。

“它不仅让我工作了大部分时间，而且还计算了我的休息时间。 当它响起时，我知道我必须起床，补充水分并停止成为一个疯狂的内容创造机器。 坐着是一种新的吸烟方式，我不想这样。”

• 混合焦点和阻止分心

Scott Perry 是一名高级项目经理，他通过遵循番茄工作法来平衡他在 Catchers Home 上的工作时间，同时阻止干扰。 Scott 解释了他通过使用 Strict Workflow 最大限度地提高生产力的过程。

“对我来说，我喜欢遵循番茄工作法。 这包括确定要完成的任务，留出 25 分钟的“冲刺”时间来完成该任务（不受干扰，并 100% 专注于任务），然后在 25 分钟后休息 5 分钟。 然后重复循环。 我使用名为“严格工作流程”的 Chrome 扩展程序。 它有一个番茄钟计时器，该扩展程序会自动阻止社交媒体网站和 YouTube，以帮助您专注于手头的任务并防止分心。 由于我的注意力持续时间相对较短，因此通过使用“冲刺”方法来完成工作，此扩展帮助我专注于完成工作，从而提高了工作效率。”

• 找到一种保持专注的方法

Cheekd 的创始人兼首席执行官 Lori Cheek 也指出了保持专注的困难。 幸运的是，Lori 依赖于 Stay Focusd，这是另一种生产力工具，它通过限制时间或阻止任何吸引你注意力的耗时网站来帮助人们避免社交媒体的干扰。

“我最喜欢的生产力黑客之一是在名为 Stay Focusd 的应用程序的帮助下实现的。在家工作时，Facebook 和 Twitter 可能会让人分心。 Stay Focusd 通过限制您可以花在这些事情上的时间来帮助避免这些干扰。 Google Chrome 扩展允许您在某些网站上设置特定的时间限制，默认选项为 10 分钟。 一旦您的时间用完，您选择要阻止的网站在当天的剩余时间内将无法访问。”

• 尝试使用番茄钟来避免倦怠

TruePublic 的联合创始人兼首席执行官 Kaben Clauson 还推荐番茄工作法，以及他最喜欢的工具 BeFocused Pro，这有助于跟进技术。

“我发现最能提高个人工作效率的东西是 BeFocused Pro Pomodoro 计时器。 这个工具改变了我们公司的游戏规则，因为它帮助我们防止了倦怠。 番茄工作法得到广泛研究的支持，这是在线使用该工具的最佳方式。 通过每 25 分钟进行一次短暂的“站着喝酒”休息，我们发现我们可以在初创公司工作所需的长时间工作。”

• 避免分心

USLegalWills.com 的首席执行官兼创始人蒂姆·休森 (Tim Hewson) 非常珍惜自己的时间，并发现一些生产力工具和应用程序有助于保持专注、提高生产力并避免分心。 Tim 依赖 Block Site、Cold Turkey 和 Stay Focused。

“我开始在我的电脑上使用两个重要的应用程序； Block Site – 适用于 Chrome 和 Cold Turkey 的网站拦截器。 Block Site 完全阻止分散注意力的网站，Cold Turkey 允许我根据时间表设置限制。 这两个应用程序也适用于智能手机，但我更喜欢在我的 Android 手机上使用“保持专注”。 同样，它允许我为单个应用程序甚至一般电话使用设置每日限制。”

• 避免分心以提高生产力

Tiger Mobiles 的创始人 Brandon Ackroyd 深知分心的利弊。 例如，Brandon 指出需要休息一下，但要减少全天查看这些分散注意力的网站的诱惑。 他使用 Cold Turkey，它通过设置计时器来阻止各种站点来帮助管理时间和分心。

“Cold Turkey 允许您在一天中的特定时间之前阻止网站或应用程序，这非常方便。 例如，如果我知道我需要在中午 12 点之前写一篇博文，您可以通过首先选择要阻止的网站和应用程序来设置写作计时器，然后将计时器设置为中午 12 点。我用它来阻止分散注意力的应用程序和工作时间访问网站。 在我的列表中特别是 Twitter、Reddit 和几个主流新闻网站。”

• 阻止那个浪费时间的人

Hamna Amjad 是专注于零工经济的媒体机构 Gigworker.com 的社区经理，也是两个孩子的母亲。 Hamna 为试图兼顾工作和父母责任的工作父母提供了各种建议。 但随着时间的推移，她学会了如何兼顾这两个角色，其中包括找到一种方法来阻止那个似乎总是把你带入以太的主要网站。 对她来说，是 Facebook，但她找到了 News Feed Eradicator。

“对我来说，Facebook 是我工作效率的另一大障碍。 我过去常常浪费大量时间滚动浏览其无尽的提要。 因此，我安装了名为 Facebook Newsfeed Eradicator 的 chrome 扩展程序，它通过用鼓舞人心的名言替换我的整个新闻提要来消除干扰。”

• 自动填写电子邮件

McClain McKinney 是一位高绩效教练，他研究了为什么有些人在 24 小时内比其他人收获更多。 McClain 分享说，他的原因是帮助其他人了解他们在生活中的潜力，并充分利用他们的日常生活。 对他来说，电子邮件需要花费很多时间，因此他利用了 TextExpander，它提供了一些自动填充技术来帮助节省发送电子邮件的时间。

“TextExpander 是我每天使用的工具，它在过去 30 天内为我节省了 35 分钟的打字时间，自 2019 年 1 月 1 日以来为我节省了 2.55 小时。我向这个应用程序发誓，因为它让我节省了几天的时间。 我们都会打字，但为什么不更有效率地打字呢？ 我所要做的就是键入几个文本字符，TextExpander 可以输入有价值的信息段落。 在向我的客户发送跟进电子邮件时，我一直使用它。”

• 依靠你的声音

Approyo 首席执行官 Chris Carter 建议拥抱语音运动。 我们都可以说得比我们说得快（即使是那些打字速度很快的人），所以他通过口述博客或文档来节省时间。 他最喜欢的生产力工具是 Google Docs 中的说话工具！

“Google Docs 中有一个称为语音输入的语音工具。 我几乎可以在任何地方，对着工具说话，我的话就会被转录。 另外，当我在飞机上、和我的孩子一起或坐在沙滩上时，我可以口述博客或文档。 所以，我相信它是目前最好的应用程序之一。 我强烈建议每个人都获得某种语音工具。”

• 带上你的办公室

Maple Holistics 的 CMO 和认证健康专家 Nate Masterson 在旅途中工作。 正如他的商务旅行者同事所说，您在旅途中会堆积很多文件。 另外，当你回到办公室时，你需要提交报销收据，以及公司的文件说明和签名文件。 因此，Nate 依赖于 Doxie Go，这是一款甚至不需要连接到计算机的便携式扫描仪。

“这个小工具不仅可以节省时间，还可以节省空间。 它是一款便携式扫描仪，可以扫描任何文档并在瞬间将它们发送到您的计算机或云端。 您可以轻松地将它带到任何地方，它的可充电电池可持续进行 400 次扫描。 您甚至不必随身携带电脑即可使用。 Doxie Go 将扫描结果保存在其可扩展的 SD 卡上，或者您可以将它们发送到您的电子邮件中。 当我有大量收据和文件要扫描时，这非常有用。 我不想和笨重的机器打交道，这个小机器就能完成工作。”

• 创建个人项目仪表板

Robb Hecht 指导营销主管、千禧一代和 Z 世代商科学生为明天打造现代营销职业，并提供免费时事通讯，让品牌变得高效。 像我们所有人一样，Robb 的日历很忙，有多个项目和不同的客户，还有教学。 因此，他使用 GoogleKeep，创建个人项目仪表板。 另外，它是彩色编码的！

“这些工具让我可以在交互式个性化仪表板上制作广告连播，帮助我规划项目并为它们着色。 这种着色有助于我的大脑优先考虑最重要的事情。 它允许用户上传图像、分配协作者并为每个项目 pod 设置提醒警报。 我将一个仪表板用于工作项目，将一个仪表板用于个人项目。 因为我几乎总是在浏览器中登录 Gmail，所以很容易找到并快速打开。 怎么推荐都不为过。”

• 额外的屏幕总是有帮助的

Stand Steady 的创意助理 Lauren Sauer 了解标准笔记本电脑的优缺点。 是的，它功能强大且便携，但它没有台式机的屏幕尺寸。 对于我们许多在办公室依赖双屏幕的人来说，Lauren 推荐 SideTrak，它可以方便地为您的笔记本电脑添加第二个屏幕。 而且，这有助于提高您在办公室和路上的工作效率。

“SideTrak 便携式显示器是一款出色的便携式生产力解决方案。 这是笔记本电脑上的第二个屏幕。”