您的代理向客户收费的方式是否正确？

已发表: 2020-11-16

如果您像大多数代理机构一样，从客户那里获得报酬总是感觉像是一场胜利，而且它可以让团队保持运转和专注。但是，在计费和开票过程中可能会有很多压力。事实上，如果做得不正确，这对您和您的客户来说都是一个令人困惑、尴尬的过程。这也可以说是与客户合作最重要的一步——不仅是为了确保您按时获得报酬，而且是建立您的专业精神和建立积极的长期客户关系的一种方式。我们将向您展示您今天可以做些什么来将痛苦的计费流程转变为战略优势，从而为您的客户和您的代理机构创造出色的体验。

1. 以明确的期望避免意外

没有什么比客户来找您并询问：“这张发票怎么了？”这个问题会引起恐慌和怀疑：这是否比他们预期的要多？比他们预期的要早？他们没有预料到的项目/服务和费用？客户质疑您的发票可能会首先扼杀新客户带来的所有良好感觉。

这里的关键是花时间预先设定清晰、详细的估计和工作范围，并在一开始就让您的客户参与进来。

一旦您和客户就您将提供的条款、范围和服务或商品达成一致，请在合同中写下所有内容，突出关键可交付成果和日期。让您的客户审核并签字，并让您的代理机构的其他人检查它，以确保您已将所有 i 都打上点并划掉所有 t。

2.为每个客户轻松定制付款

使用基于云的计费服务

这是确保每个人都知道他们的发票在哪里的最简单方法。客户不必搜索一堆电子邮件或尝试打开他们无法访问的文件，因为他们没有合适的软件。像 Hiveage 这样的基于云的计费服务意味着客户可以随时随地访问他们需要的发票。

基于云的软件还意味着客户将始终可以访问旧发票。这在报税时很有帮助，并有助于与您的客户建立融洽的信任关系。对于您的整个机构来说，能够在一个地方跟踪财务状况也有好处。

包括简单的付款方式

您与客户的每一个接触点都是一个给人留下深刻印象的机会。确保与您合作很容易，他们会不断回来。

提供多种支付方式的一键支付选项。如果您像点击按钮一样轻松获得付款，那么忙碌的客户更有可能在发票到达收件箱时支付您的发票。越困难，他们就越拖延。
为电子转账设置自动存款，以避免创建和发送密码/安全问题。
尽可能地巩固。 作为代理商，您可能有多个团队为一个客户处理多个项目。与客户核实，确保您按照他们和他们的财务部门希望的方式向他们收费，但尽可能合并到一张发票上。如果可以，请务必包括明确的工作细目，并避免多次计费。
提供部分付款。 分阶段计费的灵活性对于客户来说是关键，无论您是收到定金、从事大型项目还是出于客户的财务原因：能够容纳您的客户向他们表明您是一起参与其中的。
拥有灵活的付款方式：确保您可以接受多种付款方式和多种货币，以方便国际客户。

专业计费不仅仅是客户如何向您付款——您如何提交账单也很重要。

使用包含编号系统的专业模板，清楚地细分费率和服务，包括付款条件（在收到时到期、30 天内到期等）、滞纳金和付款方式。

3. 让您的计费流程为您和您的客户服务

回想一下您自己最糟糕的客户服务体验：也许您正试图与互联网或电话提供商打交道，在电话上花费数小时却只被一个人告诉一件事，而另一个人告诉您另一件事。毕竟，问题并没有解决，您不得不再次回电，却得到完全不同的答案。通过清晰的沟通和消除人为错误的机会，可以解决很多问题。

使用基于云的发票服务意味着您可以自动化几乎每一步。

自动化您的计费周期。 发送发票的过程可能非常耗时——追踪电子邮件、确保为每个客户设置正确的计费周期等，尤其是在您要发送大量发票的情况下。使用发票软件可以节省大量时间，该软件让您设置一次，然后为您自动执行整个过程。此外，您的客户将高枕无忧，确切地知道何时收到他们的发票——尤其是如果他们是经常性客户。
发送自动跟进。 通过为过期发票创建自动提醒来节省时间和精力。标准化这些电子邮件也意味着它们将永远是专业的——即使你对延迟付款感到沮丧。
设置自动定期计费。 一旦您让您的客户赞叹并获得了固定合同或定期合同，通过定期计费让事情变得更加容易。这还可以确保您始终在正确的计费期内开具发票。就像你不应该做追踪预付款的工作一样，你的客户也不应该做额外的工作来付钱给你。
发送自动付款收据。 与上述提示一样，这可以节省您的时间并更好地自动化您的工作流程，因此您不必发送手动收据。它还有助于与您的客户建立良好的关系，并为他们提供交易收据以供记录。您甚至可以通过温馨的信息对此进行个性化设置，以进一步建立您的关系并让他们知道您欣赏他们的业务。

使用计费加强您的客户关系

归根结底，您需要为您的工作获得报酬。但计费过程不仅仅是交易，精明的代理商会抓住每一个机会给人留下深刻印象。你付出了很多努力来吸引你的客户，而你最不想要的就是用一个草率的计费流程来破坏这种关系。您希望客户将与您一起工作视为让他们的生活更轻松而不是麻烦的事情，并且延伸到您关系的各个方面。

小细节加起来。从一开始就清楚明了，花时间引导您的客户完成您的流程，并向他们展示他们支付的确切费用（和金额），并让他们尽可能简单地向您支付所有费用专业精神，并增加了良好的客户体验。正确的开票软件可以让整个流程变得轻松，让您和客户一样顺利开票。