数字文档工作流程解释

数字文档工作流定义：文档管理和数字化的含义主要是指在企业内部建立完全依赖数字化手段的文档工作流的方法和流程。 这通常会结合云技术和自动化来提高文档相关流程的效率。

多年来，数字文档工作流程一直是中小企业的愿望。

随着组织开始看到数字化转变其工作流程的好处，其原因变得更加明显。

目前，CIO 正试图将一系列数字解决方案和技术纳入其战略，以利用数字化带来的竞争优势。

四分之三的中小企业同意数字技术正在改变业务格局，48% 的中小企业正在寻找其他方法来为其业务范围增加变革措施

转变工作流程是一个重要的数字趋势，在北美占据了独特的优先地位。

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该地区的企业消耗的纸张量几乎是欧洲同行的两倍。

虽然数字化转型工作流程不仅仅是取代基于纸张的流程，但毫无疑问，花在过时的工作流程上的时间和金钱是企业的关键驱动因素。

今天，我们将看看您的企业可以从高质量的数字文档工作流程中获得什么，以及可以预期的收益类型。

文件管理与数字化意义

文档管理和数字化含义：文档管理和数字化是指组成数字文档工作流程的相同过程。

文档管理和数字化可以被认为是组织用来捕获、跟踪和存储文档的解决方案——无论它们是 PDF 还是纸质文件。

当我们谈论数字文档工作流程时，我们可以将文档管理和数字化视为这样做的主要组成部分。

数字文档工作流程不佳的问题

员工花费太长时间访问信息

与以往一样，在数字化转型方面，手头的关键问题是生产力。

无论是制造业还是酒店业，各行各业的企业都在利用数字化转型战略来简化业务运营并提高生产力。

员工每天平均花费 1.8 小时搜索和收集数据，即每周 9 小时本可以用来做更有价值的事情。

当您考虑当今企业中有多少数据时，改进处理和共享数据的方式至关重要。 从这个角度来看，世界上 90% 的数据是在过去两年中产生的。

因此，员工必须不断筛选越来越多的信息。 在一个尚未使用数字解决方案的组织中，这意味着员工在寻找他们需要的东西时会浪费大量时间。

员工不易获得的信息

进一步加剧这些问题的是，在许多 SMB 中，员工很难通过适当的文档工作流程访问他们无法立即使用的数据。

这可能有多种原因，但最常见的原因是公司各部门拥有不同的数据管理系统——通常是与公司其他部门隔离的遗留系统。

这意味着一个部门的某个人实际上不可能从另一个部门检索数据，因为他们缺乏访问权限。

数据驱动型组织获得客户的可能性增加 23 倍，留住客户的可能性增加 6 倍，因此盈利的可能性增加 19 倍

这被称为数据孤岛，它们是企业效率低下的主要原因。

这是生产力方面的一个问题，据估计，IT 部门将 80% 的时间用于处理由数据孤岛直接或间接引起的问题。

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对不断执行琐碎任务的不满

一项研究发现，员工 22% 的时间花在重复性任务上。 在一年的时间里，你可以想象工人花时间在现在可以自动化的手动任务上浪费了多少钱

常规的手动任务在尚未为其文档工作流程实施数字化转换的企业中很常见。

这些任务通常围绕数据输入或日常数据处理展开。

例如，您可能会发现 HR 中的员工手动输入员工福利数据，或者您可能正在手动输入所有客户发票和收据。

在这些情况下，公司已经习惯于将这些琐碎的任务作为其业务运营的一部分。

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然而，事实是，由于数字文档工作流程，这些通常是完全可以避免的。

最终结果是员工感到沮丧，因为他们的数字文档工作流程（或缺乏工作流程）没有帮助他们提高生产力。

他们实际上是在做一项可以数字化的工作，在这种情况下，他们将有机会将精力集中在需要人性化的事情上，比如客户咨询。

不合标准的数字文档工作流程会耗费您的企业资金和员工时间。

数字文档工作流程不佳的原因

数据孤岛

数据孤岛是一组数据，由于它们存在于不连贯的数字位置，因此已有效地与业务的其他部分隔离开来。

这可能是有意的，但几乎总是无意的，通常是由于不同部门在很长一段时间内切换系统造成的。

这样做的最终结果是公司数据是非结构化的并且难以利用——这对于现代 SMB 至关重要。

87% 的组织的分析和商业智能成熟度较低，这意味着数据没有得到利用

数字化转型的生死存亡取决于信息的无缝流动，如果企业在管理其文档工作流的能力方面落后，这就是需要解决的问题。

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任何容忍数据孤岛的公司都会阻碍他们自己的生产力。

以下是由糟糕的数字文档工作流程引起的数据孤岛问题的几个示例：

• 数据分析：孤岛意味着信息存储在不同的地方，通常是不一致的文件格式。 这使得对业务决策的分析变得更加困难。
• 访问：权限和访问问题在筒仓中很常见。 最终结果是员工无法足够快地获得所需的数据，从而大大减慢了工作流程。
• 不必要的工作：整个企业的可见性有限通常意味着不同的团队最终会协同执行相同的工作，而共享访问和消除孤岛可以节省时间和精力。

沟通不畅

组织内的低标准沟通和缺乏数字文档工作流程齐头并进。

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当数字文档工作流程未得到充分利用时，您通常会发现不仅数据会被孤立，文化也会如此。

业务部门开始独立工作，拥有自己的数据和流程。

Impact 一次又一次地看到，对于数字化转型来说，拥有强大的文化以确保我们的客户和我们自己取得成功是多么重要。

忽略文档工作流程，很容易陷入文化不一致和部门行为过于自主的陷阱。

耗时的文书工作流程

我们谈到了员工经常因不得不执行琐碎的手工任务而受到阻碍。

这些通常与手动数据输入工作有关，但纸质流程是另一个常见的罪犯。

就像繁琐的数据输入会耗费您的劳动力一样，纸张也是双重打击。

对于主要使用基于纸张的流程运营的公司，员工必须花费宝贵的时间处理物理文档。

这是在纸本身上花费的大笔资金之外的。

一个上班族平均一年要翻10,000张纸

像这样的公司通常以牺牲出色的数字文档工作流程为代价，从而节省时间和金钱。

糟糕的文档工作流程要花多少钱？

正如我们所指出的，由于文档管理不善而出现的上述一些问题，其中许多是可以被描述为“隐藏”成本的，其中许多在很大程度上没有被企业注意到，因为他们倾向于接受它们作为常数。

最好的例子是纸张消耗，平均员工的打印习惯每年使公司损失 725 美元。

相关信息图：您的企业需要多少纸张成本？

当您考虑到纸张使用量平均每年增长 22% 时，纸张成本大约每 3.3 年翻一番。

对于大多数企业来说，这种支出变得越来越不可行，特别是当有现成的数字替代品可以大幅降低纸张消耗成本时。

当您还考虑糟糕的文档工作流程对劳动力成本的影响时——即员工花费的时间远远超过他们应该花费的时间来查找和访问他们需要的文档——那么数字化文档管理系统的论点就会变得更加清晰。

文档工作流程：您应该知道的打印成本统计

在考虑是否需要为文档管理实施技术时，请记住这些打印统计信息。

印刷是公司资源的常见消耗，更糟糕的是，相当大一部分（几乎五分之一）的印刷材料未被员工阅读和使用。

• 90% 的公司不跟踪他们的印刷成本
• 使用猜测来确定其印刷成本的公司平均低估了 40%
• IT 部门平均花费 15% 的时间来解决与打印相关的问题
• 在过去的 20 年里，美国的纸张消耗量从 9200 万吨增加到 2.08 亿吨
• 17% 的打印文档未读

资源

数字文档工作流程不佳的解决方案

自动化

机器人过程自动化的使用在所有类型的企业中都在激增。

例如，德勤报告称，近三分之二的组织正在投资 RPA，以应对大流行暴露的过时流程。

其原因非常清楚：利用自动化可以节省大量浪费的时间和资源。

以下是 RPA 可用于的一些任务：

• 数据提取：海量数据可以轻松找到你需要的东西
• 数据管理：数据聚合和管理
• 业务活动：后勤和业务支持
• 采购到付款：发票处理和报告
• 库存和供应链：分类和管理

简而言之，即使在很小程度上利用自动化的公司也可以看到其数字文档工作流程的巨大改进。

云端

在云上统一您的公司数据是许多组织数字化战略中的重要一步。

去年全球公共云服务市场规模为 1820 亿美元，到 2022 年将达到 3310 亿美元

使用云来简化您的数字文档工作流程并改善整个企业的访问是一种相对简单且有效的流程升级方式。

近年来，对基于云的服务器安全性的历史担忧已被消除。

这主要是因为数据中心已经取得了巨大的进步。

尤其是 Tier IV 数据中心，与本地服务器一样安全，甚至更安全。

文档数字化工作流程的优势

正如我们在这篇博文中所指出的，对于信息和数据的数字文档处理不善会导致许多问题。

纠正这些问题首先要了解文档创建是一项关键的业务功能，以及如何处理文档创建（在捕获、存储和工作流程方面）对于实现数字文档的好处和优势至关重要。

以下是其中的几个优点：

减少对硬拷贝文件的依赖

我们不会忽视这样一个事实，即对于一家公司来说，放弃基于纸张的流程可能是一个巨大的变化。

然而，对于许多人来说，在某种程度上采用数字文档工作流程是必要的改变。

使用企业内容管理系统 (ECM) 可以显着提高工作流程的生产力。

与基于纸质的等效物相比，这将为您节省时间和材料。

它还将使您对通过公司的文档和数据具有更大的可见性和控制权，从而使您能够决定工作流程，而不是相反。

更好地度过时间

由于搜索、存储和处理数据和信息所花费的时间更少，员工能够在文档流自动化和质量文档管理程序到位时更好地利用他们的时间。

这为公司和员工带来了好处——员工浪费的时间更少，而雇主不会付钱让员工花费过多的时间来寻找他们现在可以立即访问的文件。

为合规做准备

不管你喜不喜欢，合规性是当今企业需要认真考虑的一个领域。

借助 CCPA、SHIELD 等法律和 HIPAA 等行业特定法律，组织必须以一种易于遵守新兴法规的方式来组织他们所持有的信息。

对于持有重要客户信息（尤其是敏感数据或识别数据）的企业而言，建立以有效方式安全存储信息的文档数字化工作流程是一项明智的投资。

要点：

• 糟糕的数字文档工作流程导致效率和不满
• 这些是由孤立的数据、沟通不畅和耗时的纸质流程造成的
• 自动化、云计算和减少组织内对纸张的依赖可以显着改善您的运营流程和效率。

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