为什么企业内容管理对您的业务至关重要
已发表: 2021-06-23企业内容管理解决方案可帮助公司数字化、控制和自动化其非结构化信息,例如装箱单和发票、简历、税务文件、电子邮件和会议记录。
ECM 系统将捕获、读取和索引信息以增加其可理解性; 赋予员工编辑或注释信息的能力; 并提供全面的工作流程工具和自动化,以确保及时将正确的信息送到正确的人手中。
在该系统中,可以根据合规性法规安全地创建、管理、处理和存档文档。
88% 的上班族表示他们需要一个可靠、统一的数据搜索平台来帮助他们更好地完成工作。
所有员工(无论是移动的还是内部员工)都可以使用它们,并且记录所有文档访问、更改和移动,以便更好地组织和取证。
所有通信(包括与客户、供应商和分包商的通信)都得到智能管理,并且可以轻松检索,以实现更好的工作流程和持续的流程改进。
为什么企业内容管理解决方案至关重要
现代企业比以往任何时候都更加关注数字化流程和部署能够推动成功的数字化转型。
包括云技术、移动功能、机器学习和自动化在内的一系列技术进步正在推动变革并创造机会。
除了企业必须处理来自客户和工作流程的海量数据之外,随着社交媒体平台、音频和视频创建更多非结构化数据供企业处理,新形式的内容正在兴起。
到 2020 年,全球每天创建的数据量将达到 44 万亿千兆字节,其中大部分数据将是非结构化数据
企业内容管理系统提供了一种解决方案,通过提供以优化性能和最小化错误的方式组织信息的方式,帮助企业应对这些迅速而多产的变化。
此外,不断升级的欺诈和网络攻击意味着数据治理和合规性比以往任何时候都更加重要。
ECM 允许对数据进行有效管理,并且——重要的是——与当前的业务分析集成以防止信息丢失。
最后,在竞争日益激烈的市场中,企业必须利用生产力的力量来保持优势。
81% 的员工表示需要移动访问公司文件
ECM 提供了一种安全且按逻辑组织的方式来归档关键信息,因此可用于简化工作流程并提高数据效率。
分解:什么是企业内容管理?
简而言之,ECM(现代解决方案通常是基于云的 ECM)是多功能系统,用于为业务目的编目和存储非结构化信息。
但是,为了辨别它们为企业的流程、生产力和盈利能力带来的真正价值,应该清楚地了解它们的构成、功能和收益的很多内容。
企业内容管理解决方案的组件
企业内容管理有五个基本组件:捕获、管理、存储、保存和交付。
捕获
要捕获数字和打印信息,ECM 必须同时具有扫描和光学字符识别 (OCR) 功能。
有些甚至可能采用手印识别技术 (HCR),这是一种智能字符识别 (ICR) 形式,可以轻松解释和捕获手印文本。
这有助于自动化数据输入任务,以减少人为错误并允许跟踪大量数据。
管理
管理工具将根据每个业务的要求而有所不同。 通常,它们包括:
- 允许内容协作的工具
- 用于业务流程管理的工作流工具
- 存档和文件管理工具,使索引、保留和清除变得简单
其他工具可以包括 Web 内容管理或文档管理工具。
贮存
企业内容管理解决方案中的存储解决方案包含三个基本要素:
第一的; 有一个存储库来收集文件。
第二; 一个库工具,用于拾取经过捕获和管理序列的文件。
最后; 保存文件和软件以供检索的硬件,例如服务器、基于云的存储、光盘等。
保存
与存储组件的短期存储库相反,保存提供了关键文件的长期存储或归档。
有许多媒体选择可以提供适当的存档,但重要的是要确保媒体类型与不断发展的技术兼容以供长期使用。
送货
为了能够在整个系统中将内容转移给适当的用户,您需要帮助将信息从应用程序转移到应用程序的中间件。
交付过程可以包括分发媒体以供最终用户通过网站、社交媒体、内部网甚至印刷文档访问。
安全性在该过程的这一部分至关重要,因此当数据从一个地方移动到另一个地方时,禁止未经授权的编辑和访问。
ECM 的工作原理
基本的 ECM 流程有所有五个 ECM 组件协同工作,以在数据的整个生命周期中组织和传播关键的业务流程信息。 简而言之:
- 数据被捕获
- 信息在内部或公司网站上发布
- 信息自动安全存档
- 定期删除旧的、过时的或未使用的信息以节省空间
要开始使用 ECM,企业通常会识别组织内使用的每种类型的内容,并将它们分配给业务流程,甚至分配给特定的员工。
然后,ECM 软件以重复内容为目标以减少存储冗余,然后将信息与元数据一起组织在中央存储库中,以便需要它的人快速有效地访问它。
这些获得批准的用户可以使用全文搜索来查找必要的内容,然后他们可以阅读、编辑或打印这些内容。
用户还可以使用关键字或短语来搜索文档,从而减少检索时间并提高工作效率。
这些简单但功能强大的工具允许部门或整个企业:
- 减少对纸张的依赖
- 简化工作流程
- 降低风险
- 提高生产率
- 提供卓越的客户服务
轻松访问关键信息有助于企业做出更好的决策、更快地完成项目并轻松协作以提高效率。
ECM 如何使您的业务受益
因为企业内容管理系统为数据的传播、存储和管理提供了一个统一的平台,所以它可以帮助企业以一种满足安全性和合规性要求的方式处理数据,从而实现卓越的风险管理。
其他好处包括:
- 审计能力,包括签入/签出和工作流程监督
- 通过版本控制简化访问并减少信息瓶颈
- 减少存储、纸张和邮寄需求,从而最大限度地降低管理费用
- 优化的安全性
- 通过手动流程的自动化降低成本和潜在的错误
- 通过实时可见性改善客户服务
ECM 对复杂工具的访问为业务流程带来了强大的功能。
例如,通过使用 ECM 系统提供的工具,数据挖掘变得更简单、更准确,这些工具允许精确定位参数和搜索范围,以实现更快、更准确的搜索。
展望未来,ECM 系统不断发展和变化,因为它们针对在瞬息万变的世界中寻求提高敏捷性、集成性和竞争优势的企业的需求。
随着数字化步伐的加快,ECM 继续添加功能并结合机器学习和人工智能等不断发展的技术,以最大限度地提高效率。
企业——无论大小——都在从这些系统中获益,从而在市场上更加稳固地定位自己。
ECM 缓解了哪些痛点?
遵守
对于许多组织,尤其是那些必须处理食品配送、制造和医疗保健等行业的复杂合规法规的组织而言,ECM 可以极大地帮助进行记录管理。
通过使用 ECM,企业可以更轻松地保持合规性。 例如,在审计的情况下,使用 ECM 存储您的业务数据意味着可以在需要时提供对信息的安全远程访问——大大加快了强制审计的成本,让企业高枕无忧。
除此之外,您捕获和存储的数据的规则和适当的治理也使监管合规性在其他方面变得更加容易。
例如,不再需要手动删除信息——可以建立自动控制,以便您的 ECM 在您继续开展业务的同时负责您的数据合规性。
控制
正如控制对于合规性非常重要一样,它在一般业务运营中也发挥着重要作用,而 ECM 可以在确保对信息的控制方面发挥重要作用。
如果没有 ECM 和中央数据存储库,公司通常会拥有分散且无组织的数据。
这在实际意义上意味着什么?
这可能意味着员工使用不同版本的业务关键文档; 这可能意味着代表使用过时的销售协议或订单。
在 Nintex 的一项调查中,39% 的受访者声称在他们的组织内观察到一个损坏的文档流程:
- 49% 的人表示他们无法轻松找到文件
- 43% 的人声称在共享文件和请求文件批准时遇到困难
- 33% 的人在文档版本控制方面遇到问题
借助中央信息存储库和 ECM 来组织数据,记录在案的工作流程可以向您显示谁被发送了什么; 谁签署了一项政策,谁没有签署; 谁需要一份尚未发送给他们的文件——你懂的。
使用集中的数据系统和核心的 ECM 可以更有效地更新、分发和跟踪业务关键数据。
生产率
企业希望实施企业内容管理系统的主要原因之一完全取决于生产力。
公司经常认识到缺乏他们现有的文档管理流程。
根据 AIIM 的调查,搜索和管理信息的总体平均时间为 45 分钟,约占工作日的 8%。
使用过时的数据管理方法,员工花费比他们应该做的基本任务更多的时间,例如查找文档。
这不仅让那些不得不浪费时间寻找他们应该可以从任何地方立即访问的东西的工人感到沮丧,而且还会因为劳动力使用不当而花费企业资金。
采用 ECM 有助于减少这种浪费并提高整个业务运营的生产力。
IHS 声称,对于中型企业(100-999 名员工)来说,ECM 可以将每个用户每月因无法找到文档而产生的成本从大约 200 美元降低到 10 美元。
效率
当然,提高运营效率与为文档工作流程运行更高效的流程密切相关。
当我们谈论 ECM 系统的实施时,文档工作流已接近议程的首位。
相关文章:数字文档工作流程解释
42% 的知识工作者承认,基于纸张的工作流程降低了他们的日常任务效率、成本和生产力。
企业内容管理是提高业务效率的非常有用的工具,尤其是因为它有助于打破数据孤岛。
数据孤岛是指组织内出现的单独数据存储库——通常在使用未集成系统的部门之间——在效率方面是一个很大的瓶颈。
通过使用 ECM 统一所有部门的业务数据并在必要和有益的情况下提供公司范围内的数据访问权限,可以显着缓解这一痛点。
废纸
ECM 解决方案解决的一个更明显的痛点是企业在纸张上的花费以及相关的环境问题。
无纸化带来的环境效益是部署 ECM 的一个令人钦佩的理由,如果从业务角度来看不是完全令人信服的话。
然而,这是一个不可低估的方面。 大流行带来的更有趣的发展之一是消费者开始更加重视客户体验——以至于它现在成为企业之间的关键竞争差异化因素; 甚至高于价格和质量。
考虑到这一点,追求 ECM 并减少对纸张的依赖以向客户展示您对特定问题的立场实际上是有益的。 如果某个企业的客户在很大程度上关心环保主义,那么追求纯数字化方法实际上可以作为公司的关键营销工具。
根据 IBM 的数据,全球 81% 的消费者属于两个购物者群体之一:价值驱动型消费者 (41%) 想要物超所值,而目标驱动型消费者 (40%) 则寻求符合其价值观的产品和服务。
当然,在纸张浪费方面,无论是客户还是没有客户,企业都面临着紧迫的担忧——这只是公司的印刷量比以往任何时候都多,而这些基于纸张的成本正在为中小企业增加。
相关信息图:您的企业需要多少纸张成本?
查看链接信息图中的一些统计数据,了解平均 SMB 的纸张成本:
- 员工的平均打印习惯使公司每年损失 725 美元
- 员工平均每天打印 34 页,其中 17% 未读
- 90% 的公司不跟踪他们的印刷成本
- 使用猜测来确定其印刷成本的公司平均低估了 40%
- IT 部门平均花费 15% 的时间来解决与打印相关的问题
- 在过去的 20 年里,美国的纸张消耗量从 9200 万吨增加到 2.08 亿吨,增长了 126%
- 企业的平均纸张消耗量每年增长 22%,这意味着在不到三年半的时间里,您的消耗量将翻倍
当你把它放在这种背景下时,很明显印刷成本正在上升,并且如果它们还没有的话,对于企业来说将变得不可持续。
正因为如此,投资 ECM 系统来缓解这个代价高昂的痛点是组织有效解决这种浪费和不必要支出的好方法。
企业内容管理适用于企业的哪些地方?
大多数企业为其组织内的特定业务流程部署 ECM。 让我们看一下ECM的一些常见应用。
管理合同
如果您处理大量合同,您就会知道管理它们可能会很痛苦,而 ECM 解决方案确实可以帮助处理这些类型的工作流。
ECM 允许您确保合同在正确的时间由正确的人员审核,在轮到他们审核或编辑文档时,使用自动化将合同交付给必要的利益相关者。
自动化人力资源
招聘和入职的所有阶段都可以自动化,以创建比以前更加精简的人力资源流程。
在线表格可用于捕获应用程序,然后通过自动化工作流程将其发送给招聘经理。
相同的原则可以应用于人力资源的许多其他方面,例如政策和程序管理、I-9 合规性和灾难准备(将信息保存在云中而不是物理归档)等等。
自动化应付账款和应收账款
实施 ECM 可以显着改善 AP 和 AR。
AP 和 AR 是组织内使用纸张最多的两个流程。 发票和账单的处理速度和效率将决定您在这些领域的运营效率。
借助 ECM,AP 和 AR 可以完全数字化,与传统的纸质方法相比,捕获、存储、访问和管理更加简化。
外卖
- 企业内容管理解决方案将捕获、读取和索引信息; 赋予员工编辑或注释的能力; 并提供全面的工作流程工具和自动化。
- ECM 有五个基本组成部分:捕获、管理、存储、保存和交付。
- 企业内容管理系统是一种解决方案,可帮助企业以满足安全性和合规性要求的方式处理数据,从而实现卓越的风险管理。
- 其他好处包括审计功能、简化访问和减少信息、减少存储、纸张和邮寄需求,从而最大限度地降低间接成本、优化安全性、减少长期支出
小型企业的企业内容管理:MSP 提供工具和专业知识来帮助指导转型,无论是实施云服务还是大量新技术。 要了解有关打印和文档管理系统如何为您提供帮助的更多信息,请下载我们的电子书“高效工作流程的关键”。 如果您需要企业内容管理咨询,请联系 Impact 专家,我们可以提供帮助。