业务流程自动化——自动化的好处、应用程序、示例和步骤

为了确保员工不会不必要地重复任务或在完成前放弃任务、忽略细节或不跳过工作流程中的步骤，企业建立了标准化流程。 这些业务流程确保了公司运营方式的合规性和一致性。 因此，业务流程需要在重复执行中保持一致。 这就是业务流程自动化 (BPA) 发挥作用的地方。

BPA 专注于自动化日常 IT 流程和业务功能，以最大限度地提高效率、降低成本并确保顺利运营。 根据Markets and Markets的一份报告，到 2026 年，全球业务流程自动化市场规模预计将从 2020 年的 98 亿美元增至 196 亿美元，复合年增长率为 12.2%。

企业计划将其 IT 基础架构迁移到云、提高业务连续性和改进业务运营等各种因素导致 BPA 在组织中的广泛采用。

在接下来的文章中，我们将讨论业务流程自动化方法的好处以及在业务流程中实现自动化的步骤。

但在我们开始之前，让我们首先了解业务流程自动化和机器人流程自动化之间的区别，以便更清楚地了解这个概念。

所以，事不宜迟，让我们开始吧！

BPA 与 RPA – 有什么区别？

业务流程自动化经常与机器人流程自动化相混淆，但两者各有不同。 但是，它们确实相辅相成，可以帮助您无缝实施公司范围内的数字化转型。

借助机器人流程自动化，软件用户可以创建可以学习、模仿然后执行基于规则的业务流程的软件机器人或机器人。 RPA 自动化使用户能够通过观察人类的数字行为来创建机器人。 每个机器人都是为单个特定任务而设计的。

例如，可以创建一个机器人来登录系统、复制数据，然后将该数据粘贴到电子表格中。

另一方面，BPA 是一种从头到尾优化和自动化业务流程的整体方法。 BPA 是用于自动化整个业务流程的端到端解决方案，而 RPA 是对可靠 BPA 方法的补充。 此外，BPA 提供了 RPA 中没有的一系列功能。 其中包括增强协作并提供数据和洞察流程性能的功能。

现在我们已经研究了 RPA 和 BPA 之间的主要区别，让我们进一步了解 BPA 如何使企业受益，以及为什么它是寻求自动化手动流程的理想方法。

业务流程自动化的好处

在本节中，我们将讨论业务自动化的主要优势以及它如何提高组织的整体效率。

降低成本

当手动执行业务流程时，会浪费大量资源，并且效率低下的可能性更高。 根据一份报告，由于流程效率低下，组织每年会损失 20-30% 的收入。 从手动流程切换到自动化流程可以最大限度地减少错误。 这样，无需花费时间和金钱来解决问题。 此外，资源得到最佳利用，并消除了浪费。

Generali 是欧洲领先的保险提供商，是最好的业务流程自动化示例之一。 它从耗费时间和金钱的纸质流程转变为自动化业务流程。 这将承保复杂任务的时间减少了一半，并通过可重用流程节省了高达 90% 的成本。

增强的客户体验

BPA 最令人兴奋的好处之一是它对您的客户、他们对您的业务的体验以及您为他们服务的方式产生了积极的影响。

使用 BPA，您可以更高效、更快地响应客户，同时尊重客户的时间并成功回答他们的请求和查询。

过去需要几个小时甚至几天的时间，现在只需几分钟。 当然，这可以应用于任意数量的客户交互，包括订单处理。

这将通过积极的口碑和更强大的在线评论来提高您公司在受众中的声誉。

提高运营效率

实施业务流程自动化软件带来了许多运营优势。 首先，自动化流程在很大程度上是无需干预的，这意味着您无需亲自确保流程中的一项任务正在推进到下一项。

此外，业务流程自动化还可以识别和纠正工作流中的错误和瓶颈。 这有助于提高整体工艺效率。

例如，阿迪达斯实施了业务流程自动化软件来标准化其流程并自动化各个部门，包括财务、营销、电子商务和零售。 与传统的内部开发相比，这一非常成功的计划将产品上市时间缩短了三分之二，并将运营效率提高了 60%。

可见性和透明度

借助自动化，可以通过可定制的仪表板提高整个组织流程的可见性。 可以轻松跟踪多个流程的既定关键绩效指标 (KPI)。 过程绩效的深入报告可以为需要改进的领域提供有价值的见解。

自动化还有助于提高业务流程的透明度。 这有助于团队随时了解分配的任务并鼓励问责制。

例如，一家全球资产管理公司 Insight Investment 希望记录、发现和数字化业务流程以建立透明度。 通过使用可定制的仪表板来可视化数据，他们创建了一个报告系统的基础，该系统降低了复杂性，为高级管理层提供了可见性，并使交接工作更加可靠。

提高员工士气

业务流程自动化方法的一个关键优势是更高的员工士气。 通过自动化，员工可以轻松高效地完成工作。 审批速度更快，这意味着团队无需花时间等待和提醒经理。

流程的透明度有助于高绩效者获得他们应得的认可。 自动化释放的带宽可以激励员工创新和改进工作方式。

现在我们已经了解了什么是业务流程自动化，并通过业务流程自动化示例了解了主要优势，是时候深入了解企业流程自动化的关键用例了。

业务流程自动化的关键应用

业务流程自动化用例可以涵盖广泛的运营领域，从招聘到预算批准以及销售和营销。 让我们更仔细地看一下其中的一些。

招聘和人力资源

由于需要管理的流程和文书工作的数量，招聘和人力资源是需要自动化的关键领域。

入职和招聘通常是一个乏味且耗时的过程。 但是，随着自动化的实施，手动工作方式（例如发布招聘广告或为新员工检查合规性）可以实现自动化。

人力资源部门是另一个需要大量手动文书工作的部门——其中许多可以自动化。 其中一些任务包括跟踪员工时间表、离职面谈、绩效管理等。 自动化流程节省的时间将帮助人力资源人员专注于更重要的任务。 人力资源团队可以更有效地管理员工的培训、文化和健康。

发票处理

跟踪可枚举的发票可能会让人筋疲力尽，并且在手动处理时会导致错误。 使用 BPA，您可以自动处理发票并确保为您的供应商及时付款。 这也将减少支付过程中的人为错误和不准确性。

通过自动化，您可以为客户团队节省大量时间，他们可以专注于预算决策和预测等高优先级任务。

订单

采购订单在整个采购流程中起着至关重要的作用。 它们允许组织采购他们运营所需的商品和服务。 然而，这个过程被物理形式和手动数据输入所困扰。 员工每周将大部分时间花在重复性任务上，例如填写相同的采购订单。

借助业务流程自动化软件，您可以毫不费力地简化整个流程。 您可以将采购订单表格数字化，甚至将它们连接到 SQL 数据库以提取客户信息。

费用索赔

手动管理费用报告会导致处理时间更长，并使组织容易受到费用欺诈的影响。 例如，员工可能会夸大其词或做出虚假声明。 使用 BPA，您可以创建一个自动化的工作流程，可以简化每个步骤并降低人为错误的风险。

员工可以快速填写电子表格，甚至包括收据。 提交费用报销后，表格会自动发送给他们的经理，然后他们可以立即对其进行审核。

在整个过程中，员工可以跟踪他们的费用报销。 自动化流程还确保员工按时收到报销并减少费用欺诈，因为有明确的线索。

预算审批

在财务规划方面，预算批准是必不可少的文件。 它们使组织能够有效地管理他们的预算和规划未来。 但是，手动管理预算审批可能既乏味又耗时，尤其是对于必须审查和批准预算的财务团队而言。

使用自动化软件，您可以轻松地创建定制的预算审批表格。 您还可以使用该软件创建一个自动化工作流程，将所有表单发送给正确的审批者。

销售和营销

另一个将从业务流程自动化解决方案中受益匪浅的重要领域是销售和营销。 如果销售代表和 BPA 解决方案协同工作，他们可以改进资源分配、销售预测、管理任务等。 通过增加与客户面对面的时间和客户体验，销售代表可以变得更加以客户为中心。

业务流程自动化解决方案在应用于营销部门时，在电子邮件营销和潜在客户管理方面具有巨大潜力。 它提供了成本效益并提供了预期的业务成果。 它还有助于潜在客户培养、潜在客户捕获、潜在客户资格和潜在客户评分。 此外，它还有助于自动响应/客户支持。

休假请求

员工可能会因个人紧急情况或疾病而提交休假申请。 使用物理形式或电子邮件处理这些请求可能非常困难。 使用 BPA，您可以简化此流程并让员工更轻松地提交休假申请。 这带来了流程的可见性，从而加快了审批速度。

此外，制定休假申请流程对于管理人员适当补偿员工也很重要。

报价

当潜在客户要求报价时，这意味着他们对与您开展业务非常感兴趣。 但他们仍然需要详细的定价信息来帮助他们做出明智的决定。 此过程中的任何延迟都可能使您失去潜在客户。

您的销售团队可以使用 BPA 软件快速汇总报价，并自动将其发送给经理进行审查。

自动化报价有助于给客户留下良好的第一印象。 您只需将报价链接发送给您的客户，他们就可以立即签署文件——无需处理来回的电子邮件。

实施业务流程自动化的步骤

根据一项调查，75% 的组织认为 BPM 和技术帮助他们的组织实现了目标。 此外，73% 的受访者表示他们的组织对 BPM 的兴趣在过去几年中适度或迅速增长。

这些统计数据展示了世界各地的组织如何转向自动化以提高他们的生产力和改进他们的业务流程。

在本节中，我们列出了一些步骤，可帮助您在组织中成功实施企业流程自动化。

所以，让我们直接进入。

识别重复性任务

选择业务流程自动化服务的第一步是确定业务中可能有改进机会的重复性任务和领域。

要识别这些领域和问题，对业务的深入了解至关重要。 最好的选择是在流程图的帮助下对您当前的工作流程进行可视化表示。 这将帮助您更好地了解您的业务并识别重复性任务。

这是一个至关重要的步骤，需要与流程的实际用户和关键利益相关者密切合作来完成。

您还应该考虑在有效节省成本和节省时间方面的净业务流程自动化优势。 这将有助于呈现一个清晰的业务案例，以支持这些业务流程的自动化。

定义你的目标

下一步是使用当前工作流程作为基准来定义您的业务目标。 您的目标可能是自动化日常任务，例如撰写和发送电子邮件、通知团队成员或更新任务状态。

您可能还希望您的员工更多地关注流程洞察和优化，而不是花费大量时间在数据输入上。

它可能是任何东西，但您应该能够证明如何使用自动化来实现您的目标，以及您将如何衡量它们并跟踪您的绩效。

选择正确的自动化解决方案

您不必花费数百万美元购买定制编码软件来自动化业务流程。 市场上有大量的业务流程自动化服务和数据分析服务可以帮助公司设计和自动化业务流程。 选择适合您组织的软件或定制软件。 请求演示，并探索自动化工具如何支持业务目标。

根据您的具体需求，您可以筛选出三到五家供应商，然后进行比较分析以选择最佳的供应商。 确保所选软件简单、用户友好且易于用户适应。

培训用户

一旦您在组织中实施了自动化工具，下一步就是培训员工使用新软件。

管理层带来的任何新变化通常都会遭到员工的抵制，因为他们认为这是不必要的。 因此，必须从第一步本身就包括最终用户。 让他们成为您讨论的一部分，以便他们能够更好地理解流程并分享他们的想法和反馈。

提供从现有手动流程到新自动化系统的清晰过渡路径，并为他们提供足够的培训，这将大大有助于成功过渡。

跟踪您的进度

一旦您在新的自动化系统上启动并运行，重要的是继续跟踪 KPI并改进工作流系统。

您的用户将就该过程提供有价值的反馈； 确保实施该反馈以解决问题并改进当前的工作流程。

对自动化工作流程的持续监控和测量将有助于识别瓶颈并提出改进建议。 对您新升级的工作流程的持续评估将帮助您的团队变得更有效率。

最后的想法

自动化业务流程可以帮助企业从线性增长到更快的增长。 从库存管理到员工入职和核心流程数字化，您会发现简化的自动化系统减少了手动处理，有利于流畅、无错误的操作。

如果您希望降低笨重的手动流程的成本并简化您的业务流程，您可以联系Appinventiv 等知名的AI 软件开发公司。 Appinventiv 完全擅长处理高效自动化业务流程所需的所有复杂技术。

例如，我们最近帮助一家全球银行使用人工智能和机器学习技术实现银行流程自动化。 我们的业务自动化解决方案帮助他们处理复杂的任务，例如实时解决客户投诉和报告信用卡被盗案件。

自动化使客户保留率提高了 20%，手动流程减少了 35%。

因此，如果您在自动化业务流程方面需要帮助，您可以联系我们。 我们的专家将提供价格合理且易于使用的综合解决方案。 他们还将指导您了解可以包含在软件中的业务流程自动化的重要功能。