12个常见的员工排班问题及其解决方案

员工调度很容易成为经理和企业主必须处理的最具挑战性的任务之一。 在必须兼顾员工与各种日程安排需求、休假请求和不同技能组合之间，日程安排可能非常耗时。

难怪许多经理都在努力制定公平和平衡的工作时间表。 轮班安排是一个相当高的要求。

尤其是如果您仍在手动创建员工日程安排，您就会面临日程安排问题、错误和员工不满。

根据研究，手动调度导致：

• 经理 20% 的时间浪费在制定工作计划上
• 由于手动创建计划的错误，营业额增加了 174%
• 创建手动工作计划每年浪费 140 小时

这个故事的主旨？ 使用数字解决方案，例如员工调度软件。

通过自动化调度，您能够提供一致的结果、减少错误、降低成本、最大限度地提高员工生产力并提高员工的整体满意度。

自动调度的好处

• 全面了解每位员工的可用性
• 避免加班和限制
• 简化沟通
• 更高效的调度
• 节省时间和金钱
• 轻松的任务委派
• 更少的周转率
• 简化日常操作

到现在为止，您可能已经了解到，制定一个让您和您的员工开心的适当、公平的时间表是一项全职工作。

可以理解的是，许多业主和管理者都束手无策，但对于每一个问题，都有一个解决方案。

最后一分钟安排

把事情留到最后一刻从来都不是一个好主意。 据《福布斯》报道，经理应尽快提供员工名册，因为“这会使员工陷入困境，不得不在个人责任和工作之间做出选择。 其他企业会随时更改时间表，这也会给员工带来很多问题。” 管理人员必须考虑员工的工作与生活平衡。

确保您提前计划好轮班时间表，让每个人（包括经理）都有机会消化名册并确保他们可以工作。 建议至少提前 2 周，并确保您始终如一。 为避免进一步的日程安排问题，请检查您所在的州是否有提前制定日程安排的法律，以确保您遵守规定。

提前安排会让人头疼，但不会像必须彻底检查已经发布的时间表那样让人头疼。

为了使其尽可能简单，请使用只需要根据公司需求和员工可用性进行调整的计划模板。

缺乏适当的技术

仍在使用笔和纸来创建和分发员工名册的经理不仅使他们的生活变得困难了一百万倍，而且他们很容易出现日程安排问题和沟通不畅。 更糟糕的是，大量的来回通话和消息既费时又低效，并且可能导致其他问题，例如不适当的消息传递和缺乏工作/生活分离。

现在是 21 世纪，技术让管理人员的生活变得更加轻松。 借助 Connecteam 等功能强大且易于使用的员工排班软件，您可以缓解排班问题并简化沟通。

• 借助拖放、定期轮班、调度冲突警报、加班、限制警报等高级功能，在几分钟内创建完全可定制的员工时间表。
• 经理有完整的日程安排监督，可以确保员工收到并查看了带有自动警报和通知的日程安排。
• 员工可以分享他们的可用性，从而为管理人员节省大量时间。
• 使用轮班笔记、位置和附加文件确认员工在到达轮班时确切知道该做什么。
• 设置换班限制，只允许某些员工根据他们的资格选择特定的班次。
• 允许员工接班并接收自动警报，以确保涵盖所有班次。
• 应用内沟通减少了沟通不畅、来回通话和混乱。
• 经理可以实时监督谁已阅读或未阅读应用内消息； 错过信息或电话的日子已经一去不复返了。
• 发送有针对性的 1:1 消息或创建群组以轻松与团队或部门取得联系。

这些特性和功能增加了工作场所的组织性，并在日程安排问题发生之前就停止了。 通过投资员工调度软件来为您的企业取得成功做好准备非常重要。 它将确保简化劳动力管理。

员工困惑

员工在轮班方面的困惑可能有很多原因，包括轮班的不可预测性和最后一刻的变化。

如果没有一致性，或者人们一时兴起换班，没有系统来跟踪这一切，它可能会对工作场所造成严重破坏。

避免这些调度问题是最好的解决方案，所以让我们看看如何做到这一点。

1. 一致性：使用计划模板作为重复计划，仅在员工需要休假或公司需要进行人员变动时进行调整。 这样一来，员工就会对即将到来的轮班有重要的通知，如果需要进行更改，他们有责任确保轮班得到覆盖。
2. 轮班调换：轮班调换不一定是问题，但跟踪调换可能会变得复杂，因此员工不知道最终实际安排了谁。 使用员工调度软件来消除这个调度问题。 确保员工只能与其他符合条件的员工进行轮班并需要经理批准，并且当轮换获得批准时，时间表将自动更新。

创建一致的日程安排和使用日程安排软件都可以确保员工不再感到困惑，因此他们会出现在正确的地点和正确的时间。

关闭

“Clopen”是由“close”和“open”这两个词创造的术语。 这实际上意味着您的员工有当天的最后一个班次和第二天的第一个班次。 这可能意味着您的员工可以连续工作两班，而无法回家休息一下。 这通常发生在医院、餐馆和其他 24 小时营业的场所。

那么，您如何确保您的员工避免可怕的 cloopen 呢？ 归结为日程管理。

拥有调度管理软件来检测调度问题，例如冲突的班次或过于靠近的班次。 否则，这意味着所涉及的经理在进行日程的最后放映时必须对 cloopen 保持敏锐的观察力。

如果不同的经理负责时间表的不同部分（可能有一个夜班经理，另一个负责白天），也可能会发生 Clopens。 为避免这种日程安排问题并确保您的员工保持快乐，管理人员之间的联系至关重要，以确保员工得到他们应得的休息时间。 同样，安装正确的软件可以帮助企业检测这些问题。

加班螺旋失控

您的员工在加班时仍然高效吗？ 如果答案是“是”，那么就没有必要改变现状。

但是，加班通常会成为一个问题，并对生产力产生负面影响。 这也是企业的额外成本，因此应尽可能避免。

如果公司需要加班，请务必限制批准的加班小时数，以免员工利用加班福利。 这可以使用调度应用程序来完成。 批准一定数量的加班； 这也确保了政府的合规性，因为各县根据加班时间要求支付不同的工资。

待命安排

客户需求可能无法预测，因此一些公司更喜欢让员工待命或随叫随到。 这种做法包括让员工在轮班开始之前打电话来确定是否需要他们。

如果轮班设置为安静，则可以告诉员工不要来轮班。

这种做法让员工感到沮丧，因为他们无法制定计划，监管机构也越来越反对这种概念。

咖啡连锁店星巴克和零售商 Gap 和 Abercrombie & Fitch (A&F) 只是一些承诺取消这种做法的公司。

随时可用的调度问题的解决方案 - 管理人员需要数据才能了解过去的趋势并能够做出调度预测。 作业调度软件可以帮助解决这个问题，消除了待命调度的需要并提高了员工的满意度。

不均等的班次分配

依靠少数员工来完成特定任务是很常见的，例如关闭或开设商店。 总会有最喜欢的员工，即使你试图保持客观。

但是，如果您不小心，您可能会发出错误的信息，即您偏爱苏珊史密斯而不是其他员工，或者您认为约翰麦克唐纳无法胜任在该兑现时出现的任务。

如果您拥有正确的 rota 软件系统，则可以完全避免这些情况。 选择正确的管理软件将缓解您的日程安排问题并确保遵守劳动法。

作为小企业主，当您优化日程安排时，您会注意到员工满意度的巨大变化，以便您的员工在获得他们喜欢的班次的同时也考虑到经验，这最终会增加利润。

凌乱的换档

允许工人换班有利也有弊。

允许员工管理自己的时间可能意味着您的责任更少，但如果更改没有正确传达，可能会导致日程安排问题，包括员工之间的混乱和混乱。

调换可能会导致工人忘记他们的新班次，或者您最终可能会遇到合格员工与初级员工调换的情况，并且缺乏经验丰富的值班工人。

有一些简单的解决方案可以避免混乱的换档。

1. 您可以制定一个程序，要求想要换班的员工与管理层联系以获得换班的批准。
2. 使用强大的员工调度软件，您可以在其中监督换班。

Connecteam 等调度软件允许员工换班，但只能与其他合格的员工换班，并且需要经理的批准。 一旦换班获得批准，时间表就会更新，以便每个人都知道这些变化，如果有人忘记了他们的班次，您就会知道该联系谁。

员工短缺

如果您没有足够的员工来轮班，那么日程安排问题是不可避免的。

您不仅需要有足够的员工来轮班，还需要在有人生病或休假时为员工提供保障。

如果人手不足，客户将获得更差的服务，员工会感到过度劳累和不满意。

纸面上解决这个问题的方法很简单，雇佣更多的全职或兼职员工。 但生活并不总是那么简单。 由于许多原因，这可能不是一个可行的选择。 因此，利用现有资源，您需要找到一种让客户满意和员工满意的方法。

您可以使用软件来优化当前用柠檬制作柠檬水的劳动力。 劳动力管理优化有助于实现流程自动化、保持合规性并解决基本业务问题。

最后一分钟员工缺勤

我们都是人，有时会发生一些事情，使我们无法开始工作。

福布斯指出，“平均而言，有 3% 的全职带薪员工定期缺勤。 2.1% 因生病或受伤缺席，0.9% 因其他原因缺席”。

我们并不是说应该容忍员工频繁缺勤，但如果员工由于某种原因不能上班，就会导致日程安排问题。

那么，如何轻松解决最后一刻的员工缺勤问题呢？ 这个调度问题有几个解决方案。

1. 您还可以确保您的员工手册对员工缺勤有明确的政策、程序和后果，这样您就可以尽可能避免最后一刻的缺勤。 但是，当员工生病且无法工作时，这些政策将无助于您的业务。 这些政策只会让员工害怕打电话，这可能会造成不打电话/不出现的情况。
2. 您可以确保每个班次至少有一名后备员工，如果员工在最后一分钟不可用，则可以工作。 如果需要后备员工，您可以使用软件自动通知他们上班。

使用员工调度软件，解决这些最后一分钟的员工缺勤将变得不那么困难。 团队成员会感谢经理和同事的支持，而不是面对一个人的失败。

没有控制或监督

缺乏控制或调度监督可能会给人力资源经理或负责创建员工名册的人带来严重的麻烦。 许多经理依靠他们的个人电话向员工传递消息和更新。 这些电话和消息可能无人接听或无人查看，使管理人员几乎无法控制和监督。

这些调度问题的快速解决方案是什么？

1. 您可以制定明确的公司政策和程序，如果员工的日程安排有问题，他们必须遵守这些政策和程序。 例如，如果员工需要有人代班或迟到，您可以要求员工打电话，而不是发送消息。 如果经理不回答，他们必须到场上班。
2. 您可以要求员工自己寻找替代人员，如果他们找不到替代人员，他们将需要出现在班次中。
3. 投资员工调度软件来解决这个问题。 Connecteam 等软件为管理人员提供了全面的监督和日程控制。 经理可以发布时间表，允许员工申请轮班，并批准轮班。 实时通知会转发给经理以批准或拒绝更改，一旦做出决定，就会通知员工并更新时间表。 可以将限制设置为仅允许合格的员工要求或与其他员工交换轮班。

无法随时随地管理工作计划

经理们在忙碌中并不少见。 即使是忙碌的经理也需要处理日程安排问题、冲突和更新。

为了尽可能顺利和高效地管理这种情况，管理人员必须能够从任何地方访问日程安排和员工信息。

这些常见调度问题的解决方案很简单：使用员工调度软件。 使用 Connecteam，您可以在旅途中轻松快速地编辑或创建新班次。 经理还可以通过应用程序内的聊天查看轮班信息并与相关员工进行交流，所有这些都直接通过他们的移动设备，从他们的手掌开始。

关于员工排班问题的最终决定

虽然调度问题不是 100% 可以避免的，但它们是可以管理的。 最后，这一切都归结为沟通和组织。

我们强烈建议您通过单击按钮创建、更改和发布计划的计划软件。 无休止的 Excel 电子表格的时代已经结束。 使用员工调度应用程序将为您节省大量时间，因此您可以专注于对您的业务真正重要的事情。