10 个常见的发票错误（以及如何避免它们）

每个人都会犯错，但这并不意味着你不应该尽力避免它们。 当涉及到在线发票时尤其如此。 诸如非最佳付款条款之类的错误可能导致收入损失和现金流问题，甚至更糟的情况。

与生活的大多数领域一样，您对这些计费错误的最佳防御是知识和准备。 了解可能出现的错误会让你保持警惕。 此外，制定计划以防止错误（或在发生错误时进行处理）将有助于将其影响降至最低。

在本文中，我们将讨论十种最常见的开票错误，例如延迟开票、不跟进或发送付款提醒，以及包含意外费用。 我们还将讨论您可以采取哪些步骤来确保您不会重复这些步骤。 让我们来看看！

1. 不一致地向客户开具发票

不一致地发送发票——例如，通过延迟发票或以其他方式在每个月的不同日期发送发票——是一个容易犯的错误。 这是可以理解的，因为每月的日期不会在一周的同一天。 许多人会简单地选择周一早上或周五下午，然后开始工作。

但是，这可能会给您和您的客户带来问题。 客户几乎不知道何时收到发票，这可能导致付款延迟。 解决方案是使用日历，并将您的发票周期设置为每个月的固定日期。 这通常是第一天或最后一天，尽管中点可以提供同样多的一致性。 展望未来，您的客户将有更多时间为您的付款做准备，因为您的结算周期是可预测的。

2. 不追究未付发票的债务人

开具发票是一回事，但是一旦你按下发送，工作就没有结束。 事实上，追讨未付发票不仅仅是简单地结束你一个月的工作。 不这样做会严重阻碍你的成长能力。

在基本层面上，解决这个错误的方法是更好的组织。 发送发票后，您可以在自己喜欢的日历应用程序中设置提醒，这样您就可以记住追债。 当那个时候到来时，给每个客户的一封电子邮件应该足以激励他们采取行动。

但是，Hiveage 用户还可以利用发票状态跟踪和帐户帐龄报告，提供全面的审计跟踪，帮助您管理每笔付款的当前状态。

此外，像 Hiveage 这样的大多数发票软件都包含针对整个客户群的自动提醒功能，这意味着追回年迈的债务人可以变得更加简单。

3. 提供不明确的付款条款

您可能会认为被指派处理您的发票的人员会熟悉与簿记相关的所有各种术语和行话，这是可以原谅的。 当然，任何称职的金融工作者都不会缺乏该行业的基本知识。 但是，提供不明确的付款条件仍然会扰乱付款流程。

例如，付款日期：考虑有多少企业提供“净 15”付款条件。 这意味着付款应在发票开具后 15 天内到期。 然而，它只是足够模糊的消息传递，它可能会在金融链的某个地方被误解。

例如，“净 15”是否仅包括工作日，是否不包括公司仍在营业的周末？ 提供一个明确、固定的术语，如“15 个工作日”更有意义，而且足够直接，每个人都能理解。 幸运的是，Hiveage 使您能够设置特定的发票到期日期，因此您可以避免这些混淆。

4. 在您​​的发票上包含帐单错误

如果你是认真的，你就不会故意在任何可交付成果中包含错误。 更重要的是，您在提交之前肯定会检查您的作品是否符合合适的标准。

对您的发票也应同样小心，尤其是在您希望按时获得付款的情况下。 否则，你犯错的是你客户的钱和生意。 看到发票上的分项或（甚至更糟）的货币差异会导致缺乏关心和关注。 期望因此类发票错误而担心的客户会寻找替代供应商，这并不是想象的飞跃。

为了保持客户的信任，您需要努力创建发票。 虽然 Hiveage 默认包含时间跟踪功能，但首先输入正确的详细信息是无可替代的。 就像您交付的工作一样，在发送之前仔细检查您的发票可以使一切变得不同。

5. 让您的客户难以付款

您可以做其他所有事情，但如果您未能为客户提供顺畅的付款方式，您可能会看到他们中的许多人加入您的老年债务人名单。 避免这种情况的一种简单方法是提供多种付款方式。

我们不应该向你推销这里的好处。 简而言之，您的整个发票流程应该旨在使付款成为您的客户整个月必须完成的最简单的任务。 涉及复杂指令和细节的复杂付款流程与延迟付款之间存在直接关联。

虽然有很多方法可以解决这个问题，但我们为我们的定期付款系统感到非常自豪：

使用此功能，您可以设置每月同一时间自动开具发票，并选择特定的“发生”次数。 更重要的是，您可以包含多种不同的付款选项，所有这些选项都可以直接从您发送的发票中一键访问。

6.不在发票上使用公司品牌

接下来，我们将研究一个通常优先级较低的发票元素，即使它可能会产生重大影响。 品牌对于您业务的几乎每个面向客户的方面都很重要，这包括您的发票。

从实际的角度来看，为您的发票打上商标意味着您的客户立即知道您是谁，并希望了解发票的相关内容。 使用引人注目的徽标和清晰的整体品牌有助于确保您的发票会在一堆中被发现，这意味着您的客户不太可能忽略它们。 更重要的是，品牌发票具有内在的专业气息，可以提高您的认可度和地位。

幸运的是，Hiveage 具有帮助您创建自定义发票模板并根据您的特定要求添加品牌元素所需的功能：

几乎每个元素都可以根据口味进行定制。 这为您提供了良好的合作基础，并提供了另一个提高品牌知名度的机会。

7. 不提供清晰和明细

建立客户群将不可避免地导致一定程度的人员流动。 即便如此，您的核心可能还是有长期客户，而且您的发票在您的账簿上存在的时间越长，您的发票就有可能变得“松懈”。 最终，这种熟悉感可以让您简单地发送一张包含总计的发票，或对已完成内容的模糊描述。

这是可以理解的，主要是因为你们都知道已经完成了哪些工作，以及将花费多少。 但是，保持高度清晰并逐项列出每项工作可以使客户与业务关系保持在专业的基础上。 对于一家小型企业来说尤其如此，在这些企业中，按工作获得报酬比对大型组织而言意味着更多。 此外，作为您的作案手法，每张发票的详细程度更高，查询的范围更小。

在我们看来，这是一个组织问题。 确保您清楚地标记您所从事的工作，并从项目开始时逐项列出各个方面。 我们建议选择一个短语（例如，“主页重新设计”）并不断引用它。 这包括在任何内部文档中将其用作电子邮件的主题，最重要的是，用作客户发票上的条目。

8. 向错误的人发送发票

我们会直言不讳地说，将发票发送给不正确的人可以说是您可能犯的最大的发票错误之一，尤其是考虑到潜在的结果。

从客户的角度考虑。 您已经花时间执行一个项目，但您甚至无法将付款信息发送给正确的人。 如果您在这项较小的任务中犯了如此明显的错误，他们会想知道您的工作中可能会出现哪些其他问题。 就像此列表中的许多其他发票错误一样，一个简单的错误可能会产生严重的后果。

对于 Hiveage 用户来说，这个问题已经成为过去。 您的每个客户都有自己的个人资料，该个人资料与您设置的电子邮件地址相关联。 因此，没有任何借口将发票寄给错误的人。 这是个好消息，因为将它们送到正确的地方意味着您可以更快地收到付款。

9. 不备份您的发票

如果您阅读过任何有关管理您的网站的文章，您可能会遇到建议在每一个机会备份您的内容。 这是必不可少的，因为一个网站在没有办法恢复的情况下崩溃是白白浪费钱。

您的发票对于备份同样重要，尤其是因为（取决于您的司法管辖区）您在法律上有义务将它们存档一段时间。 此外，能够根据要求提供客户发票存档表明您正在正确管理他们的帐户。

幸运的是，Hiveage 提供了使用冗余存储空间的自动备份选项，以确保您的文件安全无虞。 由于每天都会进行备份，因此无论您的企业规模和开票频率如何，您的信息都是安全的。

10. 在发票上包含隐藏或意外费用

我们的最后一个发票错误是您甚至在进入付款阶段之前就需要防止的错误。 没有人喜欢隐藏成本，将它们包含在发票上是一种糟糕的形式，可能会花费你很多生意。

如果您曾经是令人惊讶的费用的受害者，您就会知道您的客户来自哪里。 坦率地说，一个意想不到的指控附加在一个骗局的总臭味上。 至少，现在有一个信任问题在起作用。 这通常以客户前往您的竞争对手之一而告终，永远不会回来，并在此过程中对您说坏话。

答案是简单地提前与您的客户沟通所有费用。 这是一个看似简单的解决方案。 您不仅需要详细说明您的项目成本，还需要详细说明任何“终止费用”、附加费用、税收等：

在税收方面，Hiveage 甚至包括一项灵活的功能，可帮助您逐项列出成本并节省每个客户的特定设置。 这可以显着加快您的发票流程。

结论：避免发票流程中的错误

发票是开展业务的核心部分，尤其是对于自由职业者和小型团队而言。 按时获得报酬可能是一个月好坏的区别，因此确保您的发票流程无懈可击至关重要。

在这篇文章中，我们研究了所谓的轻微发票错误，例如将它们发送给错误的人或放弃品牌，会如何阻碍您获得报酬的能力。 解决方案是选择功能强大的在线发票解决方案，例如 Hiveage，然后回到您最擅长的领域。

您是否犯了我们在此列表中遗漏的任何发票错误？ 在下面的评论部分告诉我们您的经历！