在工作场所进行有效沟通的 10 个技巧

今天几乎所有的工作都涉及共享信息和与他人交流。 无论是向员工提供绩效反馈、接听电话、参加团队会议，还是发送有关公司更新的电子邮件，97% 的员工表示，沟通每天都会影响他们的工作任务（以及完成工作的能力）。

那么什么是有效的沟通，它在您的工作场所会是什么样子？ 良好的沟通是关于联系并确保相关信息在正确的时间到达正确的团队成员。 这是为了确保每个人都觉得能够提出问题并有效地沟通以完成他们的工作，并确保员工感到受到支持。

为什么要改善您的工作场所沟通？

工作场所的有效沟通可以通过确保信息顺畅流动、每个人都感到参与并拥有完成工作所需的资源来增强公司文化。 这可以转化为更好的业务成果：使用社交技术，改善沟通的工作场所可以看到生产力提高多达 25%。

伟大的团队沟通有哪些障碍？

在美国接受调查的员工中，只有 7% 的人认为他们组织的沟通是开放、及时和可靠的。 沟通问题可能源于多种因素，包括：

• 不断变化的工作场所： 2020 年后的工作场所更加关注无办公桌、混合和远程员工。 目前，大约 9% 的员工主要在远程工作，11% 完全远程工作。 27 亿工人，约占全球劳动力的 80%，没有办公桌。 这些员工有不同的沟通需求。 他们在处理任务时可能非常独立，并且可能需要更多信息（可能是异步传递的）来完成他们的工作。
• 团队成员之间的沟通需求不同：经理可能更喜欢电子邮件，而一些员工可能更喜欢面对面交谈。 一些员工可能希望获得更个性化的反馈，而另一些员工可能希望获得有关工作期望的更多一般信息。 一些团队成员希望进行大量沟通，而另一些则更喜欢最少的联系，并在“需要知道”的基础上提供信息。 团队中的沟通偏好会因性格、年龄、背景、文化和其他因素而异，而且很难一直取悦每个人。
• 需要进行艰难的对话：工作场所沟通的一大挑战是经理或领导者需要进行艰难的对话。 无论是告诉员工他们的绩效评估表明需要改进，还是在传达减少劳动力的需要，与坏消息的对话都会导致员工感到无所事事或心烦意乱。 当这种类型的沟通没有得到敏感处理时，员工可能会变得不高兴，甚至可能想要离开一个组织。

如果您对工作场所中可能出现的沟通问题更感兴趣，Connecteam 有一个故障排除指南可帮助您找到解决方案。

现在让我们来看看如何在您的公司建立强大的沟通实践。

您如何创建出色的团队沟通？

工作场所的有效沟通依赖于创造一个让员工感到支持以及信息和想法正确流动的工作环境。 有十种方法可以在工作中促进这种沟通：

1. 创建清晰、简单的沟通路线

如果您团队中的某个人需要某条特定信息，他们是否知道该去哪里或向谁求助？ 良好的沟通始于定义您与团队联络的所有方式，无论是通过聊天、电子邮件、演示文稿、会议、绩效评估还是其他方式。 接下来，考虑您需要沟通的内容。 您是否需要帮助团队成员了解他们的日程安排和轮班？ 您是否需要提供培训和清单来帮助工人完成工作？

很有可能，贵公司的良好沟通涉及多种类型的互动。 列出您需要在组织中共享的所有信息以及您当前的沟通方式会很有帮助。 如果您正在使用许多通信工具和平台，那么简化可能会有所帮助。 例如，像 Connecteam 这样的解决方案可以让您在一个安全的应用程序中制定时间表、提供培训、与员工聊天等等，所有这些都可以在一个平台上进行，您的员工可以从任何拥有计算机或移动设备的地方访问该平台。 这样，您的员工始终知道他们可以在一个位置获得所需的所有信息。 一个系统或最少数量的系统意味着丢失的东西更少，并且员工可以转向的地方更加清晰。

创建图形或资源表也很有帮助，员工可以在其中查找特定类型的信息。 这样，如果您的团队需要确定在哪里可以找到 HR 表格、特定的在线培训资源，或者他们需要与谁讨论他们遇到的特定问题，他们可以在指定的地方求助。

2. 鼓励双向沟通

最好的沟通方式是分享和倾听。 即使您有远程或无办公桌员工，也要花时间寻求反馈并亲自或通过视频会议会面。

当您与您的团队沟通时，请积极倾听。 这个想法最初是由 Carl Rogers 和 Richard Farson 于 1957 年提出的，涉及以一种体现的、积极的和充分呈现的方式关注注意力。 通过积极倾听，您可以通过向团队成员展示您正在以专注、尊重和开放的心态进行沟通，从而提高员工敬业度。 您可以作为一个团队一起练习积极倾听。 该方法涉及：

• 在进行双向沟通之前，先抛开所有的干扰。
• 全神贯注并倾听说话的人。
• 在说话者完全停止说话之前，保留判断并避免打断或说话。
• 在回答之前允许片刻过去。
• 在谈话过程中检查你的身体，看看你是否有任何反应，例如肩膀收紧。 这可以防止你反应迟钝。 如果您注意到您的身体紧张，请给自己额外的时间呼吸，然后努力保持沟通愉快和专业。
• 通过用你自己的话重述来总结和澄清所说的内容，这样你就可以确定你理解了传达给你的内容。
• 只有在你觉得你已经理解了演讲者的想法和观点之后，才介绍你自己的想法和回应。

如果您有无办公桌或远程员工，则双向通信依赖于访问。 Connecteam Chat 等安全应用程序允许员工在需要时与您联系，并允许您在在线一对一聊天和群聊中练习积极倾听。

3. 定期入住

有效的沟通不仅仅在于你如何沟通，还在于沟通的频率。 您希望取得平衡，以便您的沟通频率足以让员工感到被倾听、支持和参与，但又不会经常让员工因为频繁的会议而打断他们的工作任务而感到烦恼。 为了及时有效地进行沟通，您需要设置几种类型的沟通渠道：

• 异步渠道：对于您的团队完成工作所需的日常信息、培训、更新和文档，拥有一个在线或面对面的地方，每个人都可以在需要时轻松找到他们需要的东西。 每件物品都应该有清晰的标签和有效的组织，以便您的工人可以轻松找到他们需要的东西。 淘汰或归档较旧的过时材料，以便您的团队始终只拥有他们需要的东西。
• 实时沟通和协作：可能需要公司会议、团队会议和个人会议来让每个人都了解最新情况、宣布重大变化、就项目进行协作或提供绩效反馈。 您可能希望每季度、每月或更频繁地安排实时会议，具体取决于您的团队规模和您的需求。
• 对时间敏感的沟通：有时，需要就可能影响工作的中断、突然的紧急截止日期或天气条件进行紧急沟通。 紧迫性会产生压力，因此尽可能减少需要立即回复的消息数量。 如果您确实需要发送一些对时间敏感的内容，请考虑使用聊天应用程序等实时通信系统，并通过电子邮件和推送消息等多种渠道发送消息，以确保其到达需要重要信息的每个人.

4. 获取有关公司沟通的反馈

在您建立组织的沟通技巧时，请获取有关沟通需求和风格的反馈。 询问您的团队他们可能希望看到什么——更多签到，更少签到？ 询问是否有他们需要但没有看到的特定类型的信息或交流。 每个人都对这种沟通方式感到满意还是还有问题需要解决？ 虽然您可能无法解决每个人的担忧，但如果您看到一种模式出现，您可能想要做出改变。

最重要的是，您需要定期衡量团队沟通。 您是否看到更少的混乱、更少的挫败感和更高的效率？ 是否有更少的信息从裂缝中流失？ 要正确评估，请阅读我们的衡量公司沟通的指南。

5. 使沟通方式以人为本

一种更有效的沟通方式是消除行话，让你的沟通，无论是面对面的还是文字的，都更人性化。 不要使用要点和零散的短语，而是使用完整的句子。 与其使用“范式转换”或“回圈”之类的行话，不如使用“改变”或“再次讨论”等更简单、更清晰的语言。 如果您必须使用首字母缩略词，请先拼出首字母缩略词，然后再包含首字母缩略词，例如：“多样性、公平性和包容性 (DEI)。” 与听众一起写作并使用与专业联系人一起使用的语言可以使您的语气听起来更温暖，更具吸引力。 它还可以使您的信息更清晰。

与个人或团队交流时，通过与您首先联系的人签到，使您的信息变得个人化。 例如，如果您要与团队成员开会，首先要真诚地问“你好吗？” 并充分听取答案。 当您了解您的受众和他们的需求时，以真诚的关怀为您的团队建立融洽的关系可以使沟通变得更容易。

6. 团队合作，共同提高个人技能

集体学习情商、口语技巧和写作技巧等技能可以帮助您作为一个团队更有效地分享想法和信息。 您可以聘请培训师进行旨在提高您的沟通技巧并建立共同沟通指南的课程。 员工培训应用程序使您能够创建以沟通技巧为中心的课程，甚至跟踪参与情况。

7. 创建包容性沟通

根据美国残疾人法案 (ADA) 的标题 I，美国的雇主必须为残疾工人提供合理的便利，这意味着您可能有义务让您的沟通无障碍。 您可以在会议录音中提供隐藏式字幕，并在演讲或口头交流后提供书面在线笔记，以便所有员工都可以访问信息。 联合国有一个在线指南，其中充满了使沟通具有包容性的其他想法，而 ADA 对有效沟通有一个概述。

8.解决你沟通的所有方式

您可能还想通过考虑四种主要的沟通类型来考虑包容性和有效的工作场所沟通：

口头交流，包括电话、演示和人际对话

您可以提前练习通话和演示，并查看这些以确保没有任何语言排斥任何人。 提供幻灯片或演示文稿的书面版本，以允许所有员工重新访问信息或根据需要参考。

书面沟通，包括电子邮件、信件和报告

写作时，请注意良好的写作礼仪：例如，避免全部大写或过多的感叹号。 在发送之前务必检查您的材料，以确保它没有错误或任何可能对您的某些听众造成困扰的表达方式。 例如，避免使用“pow-wow”和“grandfathered in”等术语，因为它们源于种族偏见，可能会让一些人感到被排斥。 警惕任何可能是种族主义、能力歧视、年龄歧视或其他有害的措辞。 由于语言总是在变化，因此在写作时咨询指南会很有用； 美国心理学会对包容性语言有一个有用的概述。 如果可能，请在分享之前让某人查看您的书面材料是否存在任何问题。

通过书面文字发送信息时，请考虑视力障碍者如何获取信息。 是否有员工可以使用的软件或应用程序来大声朗读书面笔记？ 这不仅可以帮助有视力障碍的人，还可以帮助其他团队成员。 通过有多种访问信息的方式，员工可以选择最有效、最让他们感到舒适的方式。

在适当的情况下，创建允许其他人评论、添加或编辑文本的动态文档。 这允许异步反馈，让每个人都有机会参与，并为团队成员提供另一种沟通选项。

视觉传达，包括视频和照片

分享照片和视觉效果时，请考虑该图像是否会引起冒犯。 有没有以别人为代价的笑话？ 如果是团队中每个人的照片或视频，是否有每个人的权限才能分享？

分享视觉交流时，使用隐藏式字幕或静态照片描述来帮助有视力障碍的人。 这样做还可以帮助使用较慢 Internet 连接且无法轻松查看加载缓慢的图像的任何人。

9.解决非语言交流线索

非语言交流，包括您的姿势、肢体语言和面部表情，占您信息的 55%，而您使用的词语仅占 7%。 然而，很少有专业人士意识到他们可能给人留下的印象。

在其他参与者的许可下，录制会议和演示文稿，以评估您的语气、音调、手势和肢体语言。 从教练或团队中的其他人那里获得反馈。 您的非语言交流是否使您的信息难以理解或参与？

与教练一起工作可以使您成为更有效的演讲者。 媒体教练还可以帮助您掌握肢体语言、面部表情和信心，从而更好地进行口头和非语言交流。

10.注意你自己的内部沟通

当我们谈论公司沟通时，通常不会讨论内部沟通，但它会影响您与他人的互动方式，有时以您可能不知道的方式。 我们都倾向于创造关于我们所经历的“故事”。 例如，如果某人双臂合拢，我们可能会将其解释为某人感到不安，即使事实并非如此。 你可以在不知不觉中做出这个假设，你与他人的互动可能会受到你潜意识解释的影响。

当你给自己讲故事时，需要一些练习才能意识到。 与任何人交流时要养成的一个好习惯是经常（并且默默地）问自己几个问题：

• 关于这种情况的事实是什么？
• 它们真的是事实还是假设？
• 关于这种情况，我要告诉自己什么故事？
• 我告诉自己的故事是真的，还是有其他可能的解释？

如果你发现自己给自己讲故事而不是坚持事实，那么假设他人的最佳意图然后澄清可能会很有用。 有时，如果你发现自己偏离了轨道，可以这样说：“如果我没听错，你的意思是。 . .但我发现自己将事情解释为。 . . 请我们澄清一下，以确保我在同一页上？” 这种直接的方法可以减少沟通不畅，这就是为什么您可能想教整个团队采用它的原因。

最后一个字

您一天中的大部分时间可能都花在接收信息或与他人共享上。 交叉线、掉线和误解时有发生，但在您的组织中使用有效的沟通技术，您可以成为团队成员在需要时体验清晰、及时的信息和可靠资源的工作场所。