合规时间跟踪：正确使用时钟

“记住，时间就是金钱” ，本杰明·富兰克林 (Benjamin Franklin) 早在 1748 年就在他的文章中写道。对于商业世界来说尤其如此； 失去时间意味着失去金钱，被竞争对手打败并被淘汰。 工资单是大多数企业最大的一项支出，因为大多数员工都是按小时支付的。

从本·富兰克林 (Ben Franklin) 撰写他的论文开始，快进到 2021 年，技术浪潮正处于顶峰。 是时候最终用纸笔时间表换取智能时间跟踪软件解决方案了。 实际上，许多企业，就像您的企业一样，正在做出转变。 不乏时间追踪技术； 从移动应用程序到具有薪资系统集成的便携式生物识别系统。尽管为您的企业选择合适的解决方案可能会让人望而生畏，但这不仅仅是将您的业务需求与解决方案相匹配。

在管理时间和出勤方面，您必须确保您的公司遵守所有政府规章制度。 此外，我们在这里谈论的是人，因此您选择的解决方案需要易于使用、舒适并且与现有系统兼容。

在我们讨论时间跟踪系统的许多应用（和很少的挑战）之前，了解是什么促使企业采用此解决方案而不是其他解决方案，这有助于理解。

为什么您的企业需要时钟

《公平劳工标准法》(FLSA) 要求企业准确记录员工工作时间，但允许业主选择自己的计时方法。

“雇主可以使用他们选择的任何计时方法。 例如，他们可以使用时钟，让计时员跟踪员工的工作时间，或者告诉他们的员工在记录上写下他们自己的时间。 任何计时计划都可以接受，只要它是完整和准确的。” – 劳工部

FLSA 合规性规则要求您将工作时间跟踪文件保存至少两年，并且需要便于政府代表检查。可以肯定的是，您可以使用纸质时间表或打孔卡，但请记住，这些不仅会引起很多管理上的麻烦，而且很容易放错地方或丢失或包含错误。

“工资计算所依据的记录应保留两年，即考勤卡和计件工作票、工资率表、工作和时间表以及工资增加或减少的记录。 这些记录必须公开供部门代表检查，他们可以要求雇主进行扩展、计算或转录。 记录可以保存在工作地点或中央记录办公室。” – 劳工部

最重要的是，如果您正在处理政府合同，DCAA（国防合同审计机构）有义务确保您的公司遵守他们必要的计时和会计规则，称为 DCAA 要求。 这称为 DCAA 合规性。

您不想发现您在污水泛滥中丢失了过去一年的所有员工工作时间记录，或者让心怀不满的员工只是烧毁了他同事的所有打孔卡（是的，这确实会发生）。 除了数据丢失造成的不便外，当政府特工决定进行突击审计时，这种情况还会给您带来很多麻烦。

根据 FLSA，员工每周工作超过 40 小时必须及时支付半小时工资。 他们在那段时间获得正常小时工资和额外一半的正常工资。 未能计算和支付加班费可能会对您的业务造成极大损害，即使政府不来敲门也是如此。 所需要的只是一名心怀不满的员工，他认为你向他或她支付的报酬不公平。 这一点也不罕见； 根据 NERA 的研究，42% 的工资和工时法庭案件与加班有关，所以尽量不要被起诉。

FLSA 法规要求您支付加班费，即使是在未经授权的情况下也是如此，这可能会非常昂贵。 一个提醒您员工未经授权加班的系统有可能为您节省不少钱。 借助触手可及的正确数据，您甚至可能会发现，雇用另一名员工比向已雇用的员工支付加班费更具成本效益。

为什么要在您的企业中使用时钟

尽管手动时间跟踪仍然存在并在世界某些地方使用，但这些技术已经发生了很大变化并适应于克服最流行的计时，尤其是薪资挑战和错误。

如果您有一家本地小企业，使用电子表格或（上帝保佑！）纸张跟踪您的工人的计薪工时就足够了，并且在需要写支票时投入资源来管理时间表计算。

尽管编写它们肯定也需要一些时间。 根据 Score.org 的数据，17% 的小企业每月花 6-10 个小时支付工资，而 11% 的小企业每月花费超过 10 个小时。

现在想象一下，当您的员工队伍因您的业务取得如此巨大的成功而以指数级增长时，您不想不得不停止庆祝活动才能坐下来查看数十（或数百）份出勤报告和膝上的计算器。

由于您是那种以成功为目标并计划未来的经理，您可能希望在它变得紧急之前检查一个简单但可扩展的解决方案。

您通常可以通过查看工作时间表和进行数学运算来判断在月底（或周末）您需要支付给员工多少钱。 但是，当突如其来的流行病每天带走随机数量的员工，迫使他们的同事加班时，会发生什么？ 当员工请病假时，您需要为加班费和病假支付多少费用可能会每小时发生变化。

智能打卡软件可以帮助您实时计算工人工资的支出，并自动计算每周或每月的总计——这样您就可以相应地调整预算，避免在支付时出现意外，或多付错误。

不仅仅是进出时钟

今天的时间跟踪解决方案不是您爷爷在工厂车间的打卡时钟。 今天的系统包括各种特性和功能，旨在让您的员工更轻松地准确报告工作时间，并让您更轻松地监控和管理出勤率和效率。

在此处找出 15 大最佳时间跟踪解决方案。

在选择要在您的企业中部署的解决方案之前，请考虑您的企业需求及其与员工关系的性质。 例如，如果您有一个相对较小的团队，由敬业和诚实的员工组成，那么部署生物识别时钟系统将是对您金钱的巨大浪费，尽管它看起来很酷而且很有未来感。

对于大多数企业而言，某些功能值得考虑，无论合规性或特定业务需求如何。

时钟应用程序的主要优点之一是，员工在实时记录时更有可能准确记录他们的工作时间。 但是，如果您有现场员工、无办公桌的员工或远程员工，他们无法在办公室的打卡时间排队，会发生什么情况？

今天提供的许多时钟解决方案都允许安全地跨渠道访问时间跟踪系统，让员工可以通过他们的移动设备或台式电脑（如果有的话）打卡进出。有些甚至提供地理围栏，这样您不仅可以知道员工何时打卡，而且他们只能从指定位置打卡。

即使您碰巧使用物理打卡时钟，能够远程访问系统也是有帮助的。 如果员工忘记了，他们可以使用应用程序来打卡，而经理可以实时检查哪些员工当前正在打卡。 此外，大多数在线时钟还标记了员工的 GPS 位置，因此您可以确定他们在打卡和下班时确实在现场，而不是在大约 5 英里外的星巴克喝咖啡。

在管理不断增长的劳动力方面，尽可能自动化薪资流程成为当务之急。在您的时钟和其他人力资源系统之间建立顺畅的连接可以节省时间和金钱，但不仅如此。确保信息顺畅流动并在系统中明确定义流程可以防止数据丢失、重复记录和可能的员工篡改。

另外，不必追着你的员工交上他们的时间表听起来像是一个完美的梦想成为了现实。 使用时钟应用程序只会让整个过程更快、更准确、更省时。

今天提供的许多时间跟踪解决方案允许在特定条件下自动向员工和/或经理发送通知。 例如，如果员工本周工作超过 40 小时，现在需要加班打卡，则可以通知经理。如果员工在预先指定的轮班时间之外签到，他们会收到通知。

这些通知可以通过电子邮件、移动应用程序通知或短信发送，并且有可能在计算工作时间时防止出现差异和错误。

如前所述，现代时钟远远超出了进出打孔卡系统。一些解决方案提供基于任务的时间跟踪，让您为不同的任务支付不同的工资，衡量员工效率并优化您的劳动力。

管理人为因素

技术与否，时间和出勤问题的主要来源是人。 我们人类天生就是不完美的、焦虑的，有时甚至是不诚实的。 当然，您会尽力而为，从不妥协您的员工。 尽管如此，在集成智能时钟的过程中仍存在一些常见障碍。

人们不喜欢被监视。 习惯于报告自己的工作时间的员工，或者只是不喜欢按小时量化他们对工作场所的价值的感觉，可能会对新引入的时钟表现出抵触情绪。此外，由于打卡通常被认为对雇主而非雇员更有利，因此许多工人认为它们是不必要的。 有多种方法可以处理此问题。

首先，为您的企业制定一个时钟政策，并让您的员工阅读并签署它作为他们入职流程的一部分。 此外，通过传达智能时间跟踪系统为员工带来的好处，尝试减轻员工的担忧。

最后，也是最重要的，看看大公司是如何做到的。 拥有数千名员工的大公司面临的最大挑战之一是实施跨组织变革。 难怪，您将如何让成千上万的员工都接受他们做事方式的改变？

事实上，已经开发出一整套称为变革管理的学科来创建促进组织变革的最佳实践。底线是，如果你想让你的员工接受新的时钟，或者任何与此相关的改变，你必须首先让员工参与进来，让他们觉得对你的公司和它的目标有投入。敬业的员工生产力更高、更快乐。

这是常识。 但是，敬业的员工也可以成为“变革大使”，帮助您推动组织变革。

这就是Facebook流行背后的逻辑。 一旦您所有的朋友都加入了新的社交媒体，您就不想落伍了。如果您能让第一批员工加入，您的变革大使，新的考勤软件将不会被其他员工遗忘。

这就是您如何成功地为您的员工引入新的时钟：

1. 将新的时钟引入您认为会响应的员工样本。
2. 让他们在短时间内测试时钟。
3. 借鉴试用经验。
4. 与没有被“选中”参加初始试点的其他员工一起，为新的时钟设定预期。
5. 为所有员工启动新的时钟。

遵循这些步骤，我们保证您的员工将采用新的时钟解决方案。

如果您从未遇到员工在报告工作时间时作弊，您可能会认为“伙伴打孔”是“搏击俱乐部”的代号。 它不是，但很像“搏击俱乐部”， “伙伴打卡”的第一条规则是员工不要谈论伙伴打卡和其他时间窃取技术。

有很多方法可以打击为同事打卡打卡以从字面上偷你的东西的做法：

1. 你可以要求自拍来打卡，以确保时间戳上的名字和照片中的脸相匹配。
2. 您可以考虑将地理围栏或实时面包屑地理跟踪作为时间跟踪例程的一部分。
3. 您甚至可以使用生物识别打卡钟。
4. 引入可穿戴时钟以防止盗用时间。

根据我们的经验，最好的解决方案不是技术上的，而是文化上的。明确定义禁止的时间跟踪做法，例如在员工签署的时间跟踪政策中打卡，以及对任何形式的出勤和时间盗窃采取零容忍政策，是最好的方法。

但是，请注意，时钟应用程序可以在员工上下班时标记员工的位置，此外，该应用程序不会四舍五入一秒或一分钟。 小时数是从您的员工上班打卡到下班打卡的那一刻计算的。

优秀的员工更关心他们的工作质量，而不是他们工作时间报告的准确性。 因此，难怪即使是最敬业的员工有时也会忘记上班或下班，即使他们知道公司考勤政策要求他们这样做。 当签入和签出的过程不够顺利或容易跳过时，这可能会变得混乱，你有大量员工，并且有人忘记打卡的可能性很高......

这被称为“时间泄漏”，这对许多企业来说实际上是一个巨大的问题——超过 38% 的潜在可计费收入损失是由于在电子邮件、会议上花费的未跟踪时间，以及由于延迟填写时间表，企业可以解决这个问题问题并加以解决，收益可观，收入可增加 61%。

大多数在线时间跟踪解决方案允许经理和/或员工在必要时登录系统更新和更改记录（当然，根据权限）。 出于合规目的，这些系统通常还会保留此类更改的历史记录。

此外，时钟应用程序允许您在员工应该上班前半小时或您选择的任何时间向他们发送推送通知，以便提醒他们这样做！

一个强大而稳健的时间跟踪解决方案，如 Connecteam，使企业主能够通过实时 Breadcrumbs 地理跟踪来跟踪全天上班的员工，并将对他们的数据计划或电池寿命的影响降到最低。 这为忙碌的员工提供了一个备用安全网，以防他们全天发生任何事情，并让经理和企业主完全监督他们的员工所在的位置（和时间）。

合规时间跟踪的底线

确实（而且很明显）不同的企业有不同的要求。 有些有员工在现场工作并远程打卡。 其他人希望在工作日结束时停止在打卡时间排队，让员工等待轮到他们下班。

在选择时钟之前，您还必须牢记一些其他事项。 重要的是要记住您必须遵守法规，特别是如果您根据政府合同工作。 此外，强大的时钟将能够记录加班时间，甚至可以在员工接近加班时通知经理。 您甚至可以向您的员工发送实时推送通知，提醒他们在加班前下班。 通过选择正确的时钟，您将更容易、更高效、更快速地处理时间表和工资单，尤其是通过 Connecteam 的 QuickBooks Online 和 Gusto 集成。 此外，不会有任何意外，因为您将能够以数字方式实时计算员工工时。 从而减少手工笔和纸的错误或丢失的时间表。

强大的时钟还可以让管理层跟踪员工在任务上花费的时间，为管理层提供有关员工在时钟上花费时间的宝贵信息。 使用正确的时钟，您可以完全消除伙伴打卡和时间盗窃。 从而在偷来的时间上为您的公司节省大量资金。

如果员工难以接受您的新时间跟踪系统，请查看上述步骤以确保您的员工会感到兴奋并期待将要发生的新变化。 只用几名员工试用新系统，为新技术制造炒作和期待，然后向所有员工推出新的时钟。

请记住，没有“一刀切”的方法，但即使您不希望在您选择的时间跟踪解决方案中寻找花里胡哨的功能和额外功能，您仍然需要遵守联邦劳动法。 在线时钟解决方案使任务变得更加容易。

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