什么是工作场所的数字通信？ （+ 最好用的软件）
已发表: 2023-05-30数字通信工具在日常业务运营中发挥着至关重要的作用。 它们使您可以在整个工作日与您的团队保持联系，以便您可以回答问题、获取工作更新等。 它们还使您的员工无需在同一个房间就可以相互交谈，从而促进沟通。
在本指南中，我们解释了使用软件在工作场所进行交流的好处，并重点介绍了我们最喜欢的 3 种工具，让您的团队了解情况。
关键要点
- 数字通信是任何形式的电子通信。 它包括电子邮件、短信、即时消息、视频会议、社交媒体等。
- 在工作场所使用数字通信工具可以提高工作效率、加强协作并改善客户体验。
- 这些工具还可以更轻松地组织和保留信息。
- 当今使用的三种最佳数字通信工具是 Connecteam、Zoom 和 Google Workspace。
什么是数字通信？
数字通信包括以数字方式进行的任何形式的通信，主要是在计算机、智能手机或平板电脑等其他移动设备上。 它包括从电子邮件和短信到视频通话和社交媒体互动的一切内容。
您的企业可能已经在使用某种形式的数字通信。 例如，如今很少有企业在没有电子邮件的情况下运营。 并且，在远程工作时代，视频会议和即时通讯平台越来越普遍。
数字通信的关键特征之一是信息是即时传输的。 一旦您发送消息，它就会发送给您的团队，他们可以继续工作。
就生产力而言，这比在每个员工的办公桌上留下手写的便条或不得不在办公室追踪您的员工以共享信息有了巨大的进步。
数字时代工作场所的沟通有哪些好处？
数字通信在工作场所的好处如此之多，以至于如今几乎没有企业仍然完全依赖模拟通信。 让我们仔细看看数字工具提供的一些主要优势。
即时信息共享
数字通信工具的第一大好处是它们使您能够即时共享信息。 您可以通过短信与员工实时交流。 您还可以加入视频通话来讨论更复杂的想法。
与您必须步行到员工办公室与他们面对面交谈或给他们留言相比，这两种方法都可以更快地传递信息。 您可以简单地交换信息，然后快速恢复工作。
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提高生产力
数字通信的速度对生产力有很大的影响。 员工可以在需要时立即获得所需的信息——不再浪费时间等待面对面的会议。
由于信息传输效率高，因此工作日的停机时间更少。 这对您的公司有巨大的好处，因为更高效的员工可以帮助在更快的时间范围内完成更多的工作。 这会带来更多收入，帮助您遵守最后期限并提高客户满意度。
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更大的灵活性
通过数字通信，您和您的员工无需在同一个地方即可有效地共享信息。 例如，您可以在办公室与现场员工发短信。 数字通信工具还支持远程或在家工作的员工。
此外，有了数字通信工具，员工不一定需要同时工作。 异步通信平台让您可以向员工发送消息、语音留言或视频，他们稍后可以在有空时回复。
改进的信息保留
数字通信工具的另一个好处是它们可以很容易地保存信息。 一张纸条可能会在混乱中丢失，而数字信息会永远存在。
您可以将电子邮件和其他数字通信组织到文件夹中，并在以后搜索它们。 这可确保为以后可能需要的任何人保留您的业务中的信息。 它还简化了对要求您保存某些文件或通信记录的劳动法规的遵守。
更好的客户体验
除了帮助您的员工外，数字通信还可以帮助您的客户。
数字平台使客户能够更轻松地联系您的企业并提出问题。 他们可以从聊天机器人获得即时回复或通过电子邮件向您的团队发送问题。
您还可以通过消息传递应用程序等数字通信平台与客户协作。 例如，您可以拥有一个共享的消息传递渠道，其中包括您的团队和客户业务的代表。 这让客户在您的企业为他们所做的工作中有更大的发言权。
你可知道？
借助 Connecteam 的 Chat，您可以创建智能组，这些组会根据预定义的功能（例如位置、职位、轮班、团队等）自动添加员工。 这为您提供了一个专门的沟通渠道，用于处理仅与这些员工相关的任何事情。
简化协作
数字通信以多种重要方式增强团队内部的协作。
首先，它使员工无需在同一个房间就可以实时协同工作。 员工可以通过消息或群发邮件分享项目信息，也可以通过视频会议集思广益或解决问题。
此外，数字工具使员工能够异步工作。 他们可以在最适合他们日程安排的时间开展协作项目，而不是要求所有员工预留时间开会。
数字通信平台还提供了围绕不同任务和项目组织通信的方法。 这使得可能同时从事多个项目的员工更容易跟踪重要信息。
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面对面交流与数字交流
尽管工作场所的数字交流有很多好处，但数字交流仍然不能完全取代面对面的交流。 根据一项研究，与虚拟交流相比，面对面的交流对大脑中的神经连接具有不同且更强的影响。 也就是说，面对面交流比虚拟交流更有效地进行头脑风暴。
但是，并非每次信息交换都需要面对面进行。 事实上，在保持一定程度的面对面互动的同时，以数字方式进行大多数通信通常效率更高。 例如，您可能会保留面对面的会议，以便作为一个团队做出重大决策。
随着技术的进步，数字通信和面对面通信之间的界限越来越模糊。 在过去几年中，视频会议取得了长足的进步。 此外，在不久的将来，新的虚拟现实技术可以使远程会议感觉就像面对面的会议。
工作场所数字通信渠道示例
文字频道
文本渠道是大多数人都熟悉的数字通信类型。 它们包括在商务聊天应用程序中发送的短信、电子邮件和消息。
您公司的内部网也可以用作文本通信的渠道。 例如，发布到您的内部网上的数字化员工手册是一种数字通信形式。
音频笔记
作为一种快速交流信息的方式，音频笔记正变得越来越流行。 许多支持文本消息的平台，例如智能手机短信应用程序和商务聊天应用程序，现在也支持音频笔记。
视频会议
视频会议工具提供多种功能。 您可以举行 2 方视频通话或更大的会议。 您还可以举办网络研讨会或录制视频并通过电子邮件或聊天应用程序进行分享。
社交媒体
在个人生活中，您可能最习惯使用社交媒体，但它可能是与客户联系的非常有用的渠道。 您还可以在您的企业中使用社交媒体风格的提要来分享重大公告。
调查
调查是一种有效的数字工具，可用于收集员工的反馈或想法。 使用像 Connecteam 这样的平台，您可以决定调查是匿名的还是附上员工姓名。
项目管理工具
许多项目管理工具包含可帮助您的团队就正在进行的工作进行交流的功能。 例如，您可以将文档和注释附加到任务并将其分配给员工，该员工将收到他们有新任务的通知。
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日历
日历提供了一种沟通会议、截止日期和其他事件的方式。 例如，您可以向员工发送关于即将召开的视频会议的日历邀请。
工作场所数字通信指南
为了帮助您在工作场所充分利用数字通信，请遵循以下指南。
使用多种渠道进行沟通
使用多种渠道与您的团队进行沟通可为您提供更大的灵活性，并使您能够更有效地共享信息。 例如，您可能会使用短信与一名员工进行简单的来回交流，但选择视频会议来进行头脑风暴或团队决策。
根据经验，专注于使用最适合您的团队的2 到 4 个沟通渠道。
花时间训练
根据您使用的数字通信工具，它们可能需要一些时间来适应。 因此，花时间培训员工如何正确使用它们非常重要。 培训不仅可以包括解释软件的工作原理，还可以包括您希望您的团队成员如何全天使用它。
专家提示：
最好的工作场所数字通信工具几乎没有学习曲线，因此即使是最不精通技术的员工也可以在几分钟内上手，并继续使用它而不会遇到任何麻烦。
不要让员工超载通知
一些工具使沟通变得如此无缝，以至于很容易让员工收到过多的通知。 避免这种情况的一种方法是将您的消息定位到需要某条信息的特定员工。 如果某个主题需要大量来回消息传递，则可能更容易进行快速语音或视频通话。
整理您的信息
许多商务聊天应用程序可让您将对话组织到频道中。 您可以为您和您的员工从事的每个项目或团队创建一个新频道。 这不仅使以后查找信息更容易，而且确保您的消息只发送给与信息相关的员工。
制定全公司范围的沟通政策
每个企业都应该有明确的沟通政策，您的应该包含在您的员工手册中。
您的通信策略可以列出您使用的通信工具以及何时使用它们。 它还可以为您的业务通信中允许的演讲类型和禁止讨论的主题制定指南。 这对于确保您的工作场所对所有员工都具有包容性非常重要。
2023 年最佳数字通信工具和软件
工作场所有许多数字通信平台，我们已将它们缩小到我们的前 3 个选择。
连接团队
Connecteam 是一个一体化的工作操作平台，包括大量用于与您的团队沟通的功能。
首先，Connecteam 提供了一个易于使用的聊天功能，该功能直接内置于应用程序中。 您可以发送消息、语音留言、照片和视频、附件等。 它支持一对一和群组对话，您可以将聊天组织到任务或基于团队的频道中。
Connecteam 与其他聊天应用程序的区别之一是它为经理提供的控制级别。 您可以决定哪些员工可以加入哪些频道并在哪些频道发帖，您可以调节对话以确保他们保持切题和专业。
对于部门或公司范围内的公告，Connecteam 提供了一个 社交媒体风格的更新提要。 它支持评论和点赞，但您也可以选择为任何帖子关闭这些功能。 您可以提前安排帖子并跟踪谁查看了您的更新。
Connecteam 还通过可定制的调查和投票简化了从员工那里收集反馈的过程。 调查支持匿名回复，您甚至可以举行现场投票以即时收集反馈。
Connecteam 中的其他通信功能包括员工名录、知识中心和活动日历。 知识中心使您能够存储重要文档，例如您的员工手册、运营文档等。
此外，Connecteam 包括项目管理工具，使员工能够共享正在进行的任务的注释。
Connecteam完全免费供最多 10 名员工的企业使用。 对于大型企业，最多 30 个用户的起价仅为每月 29 美元。
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飞涨
Zoom 是一种广泛使用的视频会议解决方案，可以帮助远程团队协作。 经理可以举行一对一会议或一次接待多达 1,000 名与会者。 用户可以在会议期间主持现场投票或共享演示文稿屏幕。
Zoom 会议包括虚拟白板，使用户能够分享想法并共同做出决策。 白板支持并发编辑，并且可以使用模板进行自定义，以帮助快速启动构思过程。
该软件还允许主持人在会议期间将与会者分成多个分组讨论室。 这使员工能够在小团队中研究想法，然后向整个团队报告。
此外，Zoom 还包括电子邮件客户端、共享日历和团队聊天。
Zoom 提供了一项免费计划，限制用户参加 40 分钟的会议。 付费计划起价为每位用户每月 15.99 美元。
谷歌工作区
Google Workspace 是一个生产力套件，包括 Google 云端硬盘、Gmail、Meet 等应用。 Drive 作为一种交流工具特别有趣，因为它可以促进团队内部的协作。
借助 Google 云端硬盘，多名员工可以同时编辑同一份文档、电子表格或演示文稿。 他们还可以在文档中留下评论。
评论使员工能够异步工作，这对跨多个时区的团队很有帮助。 评论是线程化的，以便员工可以进行来回对话。
此外，由于 Google Drive 是 Google Workspace 的一部分，员工可以在需要更详细地讨论任务时使用 Meet 发起视频通话。
Google Drive 还允许用户将文件组织到文件夹中并与员工组共享。 管理人员可以在共享文件时留下备注，还可以控制谁有权编辑文件内容。
Google Workspace 起价为每位用户每月 6 美元。
结论
数字通信包括消息传递、社交媒体、视频会议等等。 在工作场所，数字通信工具可以让员工更轻松地进行协作，并有助于提高生产力并帮助您组织信息。
有无数的选择，但我们最喜欢的三种企业数字通信工具是 Connecteam、Zoom 和 Google Workspace。 比较这 3 个平台， Connecteam脱颖而出，成为最好的一体化解决方案。 它为员工人数不超过 10 人的企业提供免费计划，并为各种规模的团队提供负担得起的付费计划。
常见问题
数字通信的定义是什么？
数字通信是以电子方式进行的任何类型的通信，通常是通过互联网。 它包括电子邮件、即时消息、视频通话和社交媒体。
工作场所最常见的数字通信类型是什么？
工作场所常见的数字通信类型包括电子邮件、即时消息和视频会议。 很少有企业可以在没有电子邮件的情况下运作，越来越多的企业依赖团队内的即时消息来快速共享信息。 同时，视频会议使团队能够进行虚拟会议。
为什么数字通信对企业很重要？
工作场所的数字通信有很多好处。 首先，数字通信工具使企业能够快速共享信息。 它们对于与客户沟通、促进员工之间的协作以及提高生产力也至关重要。 当今几乎所有企业都依赖数字通信。