数字工作流程和表格如何提高运营效率

流程自动化和标准化对每个企业来说都很重要。 工作流允许您的员工通过他们的移动应用程序填写报告、表格、清单、请求等。

通过日常工作流程，员工可以更高效、更有效地开展工作，同时确保遵守规章制度。

从笔和纸、剪贴板和日志转移到任务管理，提供了自动化流程的诸多优势。 例如：

• 首席执行官和经理将近 20% 的时间花在可以自动化的工作上，包括分析运营数据和审查状态报告。
• 在业务流程方面，60% 的公司可以通过自动化节省大约 30% 的时间。 生成销售线索、批准文书工作和处理文档只是可以通过自动化为您节省时间的部分任务。
• 市场研究公司 IDC 表示，由于流程效率低下，公司每年损失 20% 到 30% 的收入。
• 1/2 的员工表示他们希望在旅途中访问和编辑文档。

我们相信数字工作流程和操作清单具有 4 个核心品质，可为操作自动化提供价值：

无论是每周核对清单、事件报告，还是最近政策发布的确认，您的团队始终可以使用工作流，只需单击几下即可轻松填写，因此可以更轻松地促进业务运营自动化。

默认情况下，每个工作流程条目都会归档，使您能够以可搜索和有组织的方式访问所有历史信息，因此您可以稍后搜索、导出或根据收集的信息生成相关报告。

工作流不只是收集信息，它们还会自动将信息转发给相关利益相关者，以便他们采取行动。 减少响应和沟通开销，使您的业务更加高效和多产。

作为经理，工作流使您能够跟踪状态、确认带有签名的条目等，以便您可以跟踪团队成员触发的后续操作。

现在让我们看一下数字工作流程的一些真实示例。

为了使这一切切实可行，让我们看一些数字工作流程的真实客户示例。 工作流程和数字表格可以大致分为几个关键类别：

工作流程示例：“网站开放检查清单”、“驾驶前检查清单”、“每月安全检查清单”。

优势：由于所有团队成员都遵守相同的报告格式，因此默认情况下操作清单会指示整个组织的标准化。它们提高了运营效率，提高了服务水平，并帮助您标记出可能需要进一步关注的异常情况。

例如，商店经理 Bob 可以在任何给定时间通过他的手机查看今天的开业清单，并对任何潜在的异常采取行动，即使他不在商店里也是如此。

工作流程示例：“事故报告”、“安全隐患报告”、“事故报告”

优点：报告工作流程允许随时随地快速详细报告并支持快速响应。

例如，当 Jessie 报告发生的事件时，她的经理会自动实时收到通知，并从现场获取事件详细信息、图像和位置的 pdf 副本。

工作流程示例：“现场审核”、“健康和安全检查”、“团队绩效审核”

优势：审计报告使审计员可以轻松记录调查结果、标准化检查流程，还可以通过数字化整个组织的所有审计来跟踪整个组织的结果，从而使它们易于访问和比较。

举个例子，当 Rob 在一家餐馆进行健康和安全审计时，他首先查看去年的审计以评估以前的结果，然后可以在他的报告中包含是否有改进趋势或采取进一步行动需要提高团队的标准。

工作流程示例：“员工书籍确认”、“每日 COVID19 健康声明”、“统一政策接受”。

优点：阅读和签名工作流非常有效地从您的团队获得快速且记录在案的响应，以确保您符合合规性标准，并且您的团队了解最新的内部协议和指南。阅读和签名工作流让您可以完全了解谁完成了表单，并且可以轻松跟进未完成表单的团队成员的推送通知，这样您就可以实现团队 100% 的合规性。

例如，人力资源部的 Elise 希望确保她的所有团队都了解公司员工手册的最新更新。 因此，她发布了详细说明相关信息的阅读和签名工作流程，并能够在 24 小时内获得所有团队的认可。 她还下载了每份填写的表格的 PDF 副本，以确保文档符合合规性。

工作流示例：“打开维护票”、“报销单”、“股票订单”、“报告快速票”。

优势：通过工单工作流程，每个团队成员都可以轻松填写​​和记录所有相关信息，包括上传支持性图像和任何其他所需信息。所有工单都会自动记录、归档和组织，以便团队稍后可以根据需要做出响应并采取行动。

例如，James 是负责报销团队成员批准费用的控制员。 到了发工资的时候，他只要看看他的报销工作流程表，就能看到上个月的所有条目，然后他可以标记所有已支付的费用，甚至可以在需要时向相关团队成员寻求澄清。 他下载所有发票以备记录，然后继续他的下一个任务。

数字工作流对业务运营自动化的强大功能

工作流对于每个团队来说都是一个很好的工具，在节省时间、标准化、信息流、合规性等方面提供了巨大的价值。 它们易于设置并被团队成员高度采用，因为它们使每个人的工作都变得更轻松。