有效反馈的 5 个顶级员工调查最佳实践

许多公司使用调查来收集员工反馈，但结果往往有缺陷、具有误导性且难以分析。 误解员工满意度、敬业度和绩效等因素可能会产生严重后果。

例如，结果可能表明员工在工作中感到权力不足。 您可以通过为他们提供更多的所有权和独立性来解决这个问题。 但是，如果他们正在寻求更多的培训和支持，那么您就已经让他们失败了。

同样，害怕说实话的员工可能会告诉你他们对工作很满意。 接下来你知道，他们已经退出，让你感到困惑。

创建和管理调查时，遵循员工调查最佳实践很重要。 这些有助于确保稳健可靠的结果。 下面，我们分享 5 个专家调查设计技巧，以帮助您提高参与度并为您的公司收集诚实、有意义的见解。

提前计划

定义目的

出于多种不同的原因，可以使用员工调查。 公司使用它们来衡量员工敬业度水平。 员工还可以使用它们从他们的经理、同事和直接下属那里收集反馈。

确保您为调查定义了明确的目的——无论它是什么。 福布斯的一项研究发现，78% 的公司未能从员工敬业度调查中获得高质量的结果，其中一个关键原因是他们同时处理了太多问题。

最好将您的目的缩小到几个关键主题。 这样，您就不会因为太多问题而让员工筋疲力尽。 此外，通过明确调查重点，您可以收集更有意义的见解来推动特定的业务成果。

建立目标受众并确保他们具有“代表性”

确定您要从谁那里收集回复。 您的目标受众或“样本”将根据您的调查所衡量的内容而有所不同。

在员工调查方面，最佳做法包括从“代表性样本”中收集反馈。 这是指反映调查问题可能适用的所有相关人员的组。 如果您不从代表性样本中收集反馈，您最终可能会得出误导性的调查结果。

例如，仅向高度参与的团队成员发送调查不会产生客观结果。 这些团队成员并不代表您的所有员工，他们的参与程度可能各不相同。 在此示例中，您将没有机会听取敬业度较低的员工的意见，因此无法解决根本问题。

最后，确保你有一个好的样本量。 这意味着您的调查应该有最少数量的回复才能被视为代表全部人口。

样本大小将因贵公司的规模而异。 有很多在线工具可以帮助您计算好的样本量。

根据经验，对于员工人数超过 1,000 人的大公司，10% 通常是一个不错的样本量。 但对于员工人数少于 100 人的小公司，您的目标应该是让他们全部完成调查。

确定调查模板是否适合您

在设计调查之前，评估您是否需要从头开始构建它。 一些公司使用新的或以前使用过的调查模板。 例如，今年你可以再次使用去年的员工满意度调查，如果它运作良好的话。 这也将使您能够更有意义地比较结果。

另一种选择是从现有模板开始，然后对其进行调整以满足您的需求。 例如，您可以根据对您的调查重要的内容添加或删除问题。 或者，如果您正在寻找的话，您可以为工人的建议添加一个评论框。

考虑进行试点调查或从焦点小组那里获得反馈

一些公司在将调查发送给所有目标受众之前进行试点调查。 这意味着公司会与一小部分人一起测试员工体验调查，以确保受访者能够理解所有问题。

公司还使用试点调查来识别任何偏见——例如，每个人都将列表中的第一项或最后一项列为他们的首选。 这称为主要偏差（当受访者选择第一项时）或新近度偏差（当他们选择最后一项时）。

此外，使用试点调查方法可以让您在调查进入更大的群体之前进行任何必要的更改。

但试点调查并不是您唯一的选择。 您还可以组织一个焦点小组，让一小群人通读问题并提供反馈。

选择合适的时间和频率

仔细考虑何时发送调查。 例如，绩效调查通常每年或每 6 个月发送一次。 您可以更频繁地管理员工敬业度或满意度调查——例如，每季度一次。 这些也称为脉搏调查。

当然，您可以根据需要尽可能频繁地发送调查。 但时机很重要，因为它提供了背景。 例如，您可以在企业面临挑战的时期向员工发送满意度调查。 如果调查是在企业表现良好时发出的，员工的反应可能会更消极。 分析调查响应时，请务必考虑时间安排。

决定谁拥有它

调查应由特定人员或团队管理。 这可能是人力资源、通信或其他相关团队。

这确保相关人员或团队负责按时管理调查，以及分析结果并将结果提交给相关利益相关者。

最大限度地参与并鼓励诚实

使其简短且用户友好

确保您的调查简短、直观且易于阅读。 理想情况下，员工应该能够在 20 分钟内完成调查。 这样一来，他们就可以一口气专注于它，而不会分心。

此外，保持所有视觉元素（如徽标、页码、调查进度状态等）简洁明了。 避免过度使用太多颜色，因为这会分散注意力。 此外，请考虑您在创建调查时使用的字体。 坚持使用字体大小为 12 的无衬线字体，例如 Arial，以便工作人员可以清楚地阅读问题。

包含太多分散注意力元素的冗长问卷可能令人望而生畏，并降低“员工参与率”。

建立匿名和/或保密

受访者应该事先知道调查是否匿名。 如果员工知道他们的回答是匿名的，他们通常会更公开地回答。 虽然一些人认为匿名会阻碍工作的公开性和透明度，但研究还表明，匿名调查收到的员工回应率高达 90% 以上。

有些调查不是匿名的，但答案仍然保密。 这意味着只有管理方知道工人是如何回答的。 如果是这种情况，通知员工并向他们保证他们的答案不会与其他任何人分享是至关重要的。

使用简单的语言并在需要时提供解释

为提高回答的准确性，请确保使用每个人都能以相同方式理解的简单语言。 特别是对于员工敬业度调查，最佳做法包括使用试点调查或焦点小组来检查没有任何问题是模棱两可的。 这是因为这些调查更有可能包含其他人不理解的 HR 术语。

对于任何可能造成混淆的内容，请提供明确的解释。 这样，员工可以专注于回答问题，而不是试图理解问题的含义。

以简单的问题开始和结束

通过提出简单的问题，在调查开始时创造积极的员工体验。 例如，“例如，”我很自豪能成为这家公司的一员。 简单的初始问题会让员工感到轻松，并让他们在回答调查的其余部分时感到自在。

以简单的问题结束也会让员工感到积极。 这可能会增加他们参与未来调查的意愿。

使用技术来管理调查和跟踪响应

传统上，调查以纸质形式进行。 尽管一些公司仍然这样做，但这可能会导致参与度降低、回答丢失和问题遗漏。 另外，手动分析结果需要花费大量时间和精力。

使用员工调查软件等技术在线创建和管理员工调查。 所有回复都保存在云端，因此您永远不会丢失数据。 如果您希望每个人都回答某些问题，您也可以将某些问题设为强制性。 此外，您可以轻松地实时跟踪和分析响应。

或者，您可以以 Microsoft Word 或 Google Docs 格式发送调查，然后通过电子邮件将其发送给员工。 虽然这仍然使用技术，但它确实有其局限性。 您必须将各个响应分组在一起并手动分析数据。

重要的是，使用技术可以让员工通过互联网连接从任何地方参与。 这是提高分布式团队员工响应率的绝佳方式。

使其适合移动设备

在移动设备上管理调查使员工更容易参与。 他们可以随时随地访问调查并保存并在需要暂停时继续。

研究表明，90% 的千禧一代和 98% 的 Z 世代员工使用智能手机。 这就是为什么移动友好型调查是当今收集反馈的有效方式的原因。

我们的建议：使用也有移动应用程序的团队管理软件，例如 Connecteam。

Connecteam 具有内置调查功能，可让您创建和分配调查并实时跟踪响应。 您还可以向员工发送通知，提醒他们何时需要完成调查。 此外，Connecteam 的报告工具可让您轻松查看和分析调查趋势。 注册免费试用，立即查看。

提供奖励或强制进行调查

强制进行调查有助于提高员工参与度。 它还提供了一个公平且具有代表性的样本。

或者，考虑提供奖励以激励员工完成调查。 例如，您可以为零售店、餐馆等提供公司折扣。 或者，进行一次幸运抽奖，一位受访者中奖。

感谢受访者抽出时间

要求员工回答一堆问题并不是员工调查的结束。 最佳做法包括感谢参与者的时间和努力。

您可以在调查结束时添加感谢信或向他们发送电子邮件。 或者，您可以在全公司的新闻源中公开标记并感谢受访者。 这可能会激励更多的工人参与未来。

感到受到尊重和赞赏的员工将有更好的机会参与未来的调查。

创建有意义、相关和客观的问题

写下每个问题以涵盖一个主题

您可以在一项调查中涵盖多个主题，但每个问题应该只关注一个特定的想法或主题。

例如，如果您询问员工对培训和指导机会的满意度如何，您将无法区分他们对这些单独主题的评分。 因此，您将无法有效地使用这些见解。 相反，使用一个问题来关注培训，使用另一个问题来关注指导。

避免开放式问题，关注事实，而不是感觉

当针对大量目标群体的多个不同主题时，最好限制开放式问题。 每个员工的反应都不一样，分析冗长且不一致的反馈非常耗时。 您还会发现挑选重要主题并决定如何根据反馈采取行动很棘手。

相反，定量问题更容易回答和分析。 调查设计者经常使用评级量表来收集他们可以进行统计分析的清晰数据。

以下是用于调查问题的常用评级量表的示例：

问：我的经理向我提供了有效的反馈。

1. 强烈反对
2. 不同意
3. 中性的
4. 同意
5. 非常同意

但是，即使是这种问题也可能有问题。 它着重于员工的感受，而不是可观察到的事实。 这归结为员工认为什么是“有效反馈”。

另一种选择是使用基于数字的系统。

以下是基于数字的调查问题示例：

问：去年，我的经理向我提供了有效、可操作的反馈

1. 从不………………………………………………………………………… 10. 总是

这个问题现在侧重于观察到的事实，更加客观。 数字答案将提供比文字答案更强大的数据。

最终，调查的目的和目标群体的规模将决定哪些问题和评分量表将提供最有意义的结果。

定性反馈有它的位置

在大多数情况下，调查至少包括 1-2 个问题，让员工除了提供定量反馈外，还可以提供定性反馈，例如评论。

这在您寻找员工建议时最为有效。 定性反馈还可以让您了解更多背景信息，更深入地了解员工的意见。 此外，这是让员工感到被倾听和重视的好方法。

保持中立，避免引导性问题

引导性问题的措辞是为了引导受访者获得某个期望的答案。 例如，“你觉得人手不足吗？” 鼓励参与者关注消极的一面。

中立的、非情绪化的问题收集更有效和客观的反馈。 相反，请考虑“您对员工人数的满意程度如何？”

同样，公司经常在调查中加入积极的陈述，例如“我的经理很支持”。 充满情绪化陈述的调查结果往往不可靠。 因此，最好避免使用它们。

让问题对公司的业绩和成功有意义

为了使调查简短明了，请坚持对调查目的有意义的问题。 避免用不是当务之急的好听问题塞满您的调查。 这将帮助您更轻松地收集有意义的见解，以便您采取行动。

通过排名问题避免首要和新近偏见

排名问题为员工提供了他们被要求排名的选项列表。 例如，“按照对您的重要性对公司福利进行排序。”

这可能会导致员工出现首要和/或近因偏见。 这意味着他们更有可能关注列表中的第一项和/或最后一项，而很少关注介于两者之间的项目。

最好避免对问题进行排名，而是使用独立的问题。

偶尔更改措辞以使所需的答案是否定的

通过时不时地将期望的答案更改为否定来保持员工的参与度和警惕性。

例如，“我的经理没有给我提供有效的反馈。” 这消除了“同意”所有事情的倾向——这种偏见在调查结束时变得更加强烈。

格式化它以最小化偏差

避免部分标签，并尝试随机排列问题的顺序

避免标记部分或将问题集放在框中。 例如，一些公司将与福利相关的问题归为一组。 员工对灵活工作的看法可能会影响他们对健康保险等其他福利的评价。 对于框或部分中的问题，员工倾向于以类似的方式回答或评价答案。

您可以随机排列问题的顺序，这样它们就不会组合在一起。 例如，不要连续提出所有与福利相关的问题。 将它们分散在整个调查中，这样您就可以获得一次只适用于一项福利的公正答复。

保持问题的长度相同以防止出现偏差

旨在编写长度大致相似的问题——例如，1 个句子、5-10 个单词或少于 20 个单词。 确定适合您将要提出的问题的长度，并在撰写调查时保持一致。

员工可能会认为更长或更冗长的问题对公司更重要。 这可以让他们对这些问题做出更积极的回答——尤其是当他们担心被认出来的时候。

仔细提出人口统计问题

有关性别、年龄、种族和性取向的人口统计问题很重要。 当涉及到 DEI（多元化、公平和包容）和歧视时，它们有助于识别危险信号。

另一方面，它们使识别受访者变得更加容易。 这可能会导致工人不愿如实回答问题。

最好将人口统计问题设为可选。 这样，员工可以决定是否要披露他们的详细信息。

此外，请考虑您希望将这些问题放在调查中的什么位置。 在员工敬业度调查中，最佳做法包括将人口统计问题放在最后。 这将有助于防止员工退出调查并减少有偏见的回答。

确保结果可靠并使用它们！

验证检查

将您的调查结果与实际的、现实生活中的数据和趋势进行交叉检查。 例如，假设一名员工在一项调查中指出他们可能会长期留在公司。 但在现实生活中，他们在完成调查后不久就辞职了。 识别这些不一致并了解它们的来源非常重要。

对标

利用基准数据——相同或相似问题的结果——来自你所在行业的其他团队或公司所做的调查。

例如，假设您的结果表明您的员工敬业度很高。 也许另一家公司对同一问题的结果表明员工也高度敬业。

这些同类比较可以帮助验证您的数据，并向您展示您的团队与竞​​争对手相比如何运作。

丢弃回答很少的问题或调查

如果回复数量太少且不能代表目标人群，请不要依赖数据进行调查或提问。

例如，如果您的公司有 50 人，但只有 5 人参与，则您的结果不会反映所有团队成员的观点。 因此，它们不应该被用来做出重要的决定。

倾斜的反应

您可能会发现调查结果似乎严重偏向一边。 在这些情况下，请检查您的调查数据是否受到少数极端反应的影响。

例如，如果大多数人表示他们对休假津贴“满意”或“中立”，但有一小部分员工“非常不满意”，这可能会将整体结果推向“不满意”。 这称为“偏斜”。

跟进

AON 透露，几乎 80% 的经理不会根据员工调查数据采取行动。 这与 80% 认为回答调查对他们的工作条件没有影响的员工一致。

随着美国员工敬业度呈下降趋势，公司使用从员工调查中收集的数据非常重要。

不要将其视为勾选框练习。 这些调查提供了宝贵的见解，您可以使用这些见解来改善公司内部的文化和工作实践。

员工调查最佳实践的底线

员工调查是收集员工反馈的有效方式。 他们提供有关员工敬业度、满意度、入职等方面的见解。

但调查结果容易出现偏差和错误，并且很容易被误解。 这可能会导致您为员工做出错误的决定。

因此，您需要创建有效但也要考虑这些错误的调查。 你需要提前计划，最大限度地提高参与率，并从你的员工那里获得诚实、公正的回应。

本文介绍了 5 个改进调查设计、管理和分析的专家技巧。 有了这些见解，您就可以充分利用员工调查的力量。