什么是员工合规培训？ 完整指南和最佳使用工具

平均而言，美国公司每年在合规问题上花费近 1500 万美元。 除了罚款外，公司还经常因违规而面临重大后果。 他们可能会在官司中花费数百万美元，失去公司执照，并面临永久性的声誉损害。

这就是为什么必须遵守行业法规和劳动法。 您需要确保公司中的每位员工都了解这些规则，并且在如何遵守这些规则方面接受过良好培训。

在本指南中，我们将解释什么是员工合规培训，以及为什么它对公司的成功至关重要。 此外，我们还分享了关于如何在贵公司创建和运行有效的合规培训计划的重要提示。

什么是员工合规培训？

合规培训是对员工进行法律要求遵守的工作实践教育的过程。 这包括遵守：

• 外部法规， 例如行业法、反骚扰政策、安全法规等。
• 内部规定，例如公司政策、道德规范、行为准则等。

合规培训的目的是确保员工了解规则以及如何遵守规则。

这有助于您提供高质量的产品和服务，并确保您的员工和客户的安全。 此外，它还大大降低了被员工、客户和其他利益相关者起诉或面临监管机构巨额违规罚款的风险。

需要培训的合规问题示例

以下是合规性问题的一些示例以及解决这些问题所需的培训。

职业健康和安全

许多公司（例如建筑行业的公司）都在危险的环境中运营。 此外，一些行业涉及可能对员工安全构成风险的产品和服务。 例如，不正确的医疗保健做法可能会通过疾病传播使工人的健康面临风险。

这些行业的企业必须遵守严格的健康和安全规则。 这些规则是根据《职业安全与健康管理法》(OSHA) 依法强制执行的。 不合规可能导致员工失去执照，工人和公司的声誉受损。

健康和安全合规培训的重点是对员工进行有关这些法规的教育。 它涉及对工人进行以下方面的培训：

• 他们工作范围内的风险和危害
• 消防安全
• 减少事故、伤害和其他健康风险的预防措施
• 正确使用设备或机器
• 紧急程序
• 如何创建事件报告

行业特定法规

不同的行业可能有特定的合规要求。 国际标准化组织 (ISO) 制定了各个行业所需的标准。

例如，食品和饮料公司必须遵循特定的做法，以确保食品可以安全食用。 合规培训将向食品服务人员传授以下知识：

• 食品安全法规
• 处理过敏原
• 储存准备好的食物
• 正确的清洁和消毒措施
• 环保法规
• 废物管理

食品和药物管理局 (FDA) 等监管机构制定并执行这些法律。 不合规会使顾客的健康受到威胁，并导致企业失去执照，甚至面临法律诉讼。

标准化、质量控制和产品安全

制造业等行业在生产质量方面有严格的规定。 例如，产品可能需要使用某种质量的材料来制造。 另外，它们需要适合使用并且没有缺陷。

该领域的公司必须在销售商品之前进行质量保证检查。 如果他们不遵守规定，他们可能会出售有缺陷或使用危险的产品。 他们还会将自己置于被客户或其他利益相关者起诉的风险之中。

除了外部规则外，公司还可能有内部流程来确保其产品的一致性。 例如，在一家餐厅，工作人员在准备食物时需要遵循精确的食谱并使用相同的原料。 通过这种方式，他们可以确保提供符合高标准且每次都相同的食物。

质量控制和标准化培训教育工人：

• 产品制造或创造过程
• 正确处理材料
• 产品检验
• 质量控制过程和措施

许可证和认证要求

在某些行业，法律要求工人必须持有执照或证书才能开展工作。 例如，护士和医生需要医疗执照才能工作。 同样，在许多州，电工也需要执照和证书。

另一个例子是建筑业，工人和公司本身都需要许可证才能经营。 如果您无照经营，您可能会面临高额的法律罚款，甚至会被指控犯有重罪。

许可和认证培训将对工人和管理人员进行以下方面的教育：

• 他们需要什么认证或许可证
• 如何获得它们
• 为任何潜在的测试或考试做准备的培训课程
• 更新文件的重要性以及如何更新文件

工作场所骚扰、暴力和歧视

除了公司政策外，在骚扰、暴力和歧视方面，员工还需要遵守法律规定。 通过遵守这些法律，公司可以为所有员工营造一个安全的工作环境。

他们还确保所有工人都得到公平和平等的对待，没有任何基于种族、性别、年龄、性别、国籍、残疾等的歧视。

大多数州都要求公司在员工手册中加入反骚扰和反歧视政策。 不合规可能导致公司被员工起诉，并在利益相关者中失去声誉。

反骚扰和反歧视培训教育员工：

• 哪些行为构成骚扰、暴力和歧视
• 如何通过多元化、平等和包容 (DEI) 培训防止歧视
• 防止工作中的欺凌和暴力，包括网络欺凌
• 报告歧视和骚扰事件，包括性骚扰
• 公司处理这些案件的程序
• 员工在骚扰和歧视方面的合法权利

数据隐私和安全

公司在开展业务时需要保护某些数据。

例如，医疗保健公司需要确保安全地存储敏感的客户信息，包括个人数据和病史。 员工接受的培训重点是根据《健康保险流通与责任法案》(HIPPA) 保护受保护的健康信息 (PHI)。

企业通过端到端数据加密、双因素身份验证、访问权限控制、基于云的安全数据存储等措施确保数据保护。 数据泄露可能导致客户或当局采取法律行动。

公司通常还有保护机密信息的内部政策。 此信息可以是人事记录、客户数据、工作惯例或任何其他重要的公司文件。 大多数员工会在他们的雇佣协议中找到关于保密和不披露的部分。

数据隐私和安全培训向员工传授以下内容：

• 保护敏感数据的重要性
• 数据处理最佳实践
• 数据泄露预防
• 正确使用通信渠道和技术以维护数据安全
• 设置正确的权限和访问控制

网络安全

网络安全是保护公司的在线系统和网络免受黑客攻击等数字攻击的做法。

大多数使用在线系统的公司都需要确保公司数据和敏感信息不被泄露。 否则，他们将面临泄露公司机密的风险。 在更极端的情况下，公司也可能成为通过网络攻击进行的金融盗窃的受害者。

网络安全培训旨在教育员工：

• 潜在的网络威胁，例如黑客攻击、网络钓鱼攻击、恶意软件等
• 如何识别和报告可疑活动
• 创建强密码
• 养成安全的浏览习惯

商业道德

大多数公司旨在遵守侧重于道德商业实践的法规。

这些有助于促进工作中的道德行为和诚信。

法规可以是外部的，例如反洗钱法规、内幕交易法、萨班斯-奥克斯利法案（防止会计欺诈）等。 这些影响到整个工人和公司。

法规也可以是公司内部政策，例如利益冲突、反贿赂等。 不遵守这些规定的工人可能会被终止雇佣关系，在某些情况下，还会面临刑事指控。

商业道德培训帮助员工了解：

• 从法律和公司内部角度看他们的道德责任
• 允许和不允许的行为/行为
• 举报和报告不道德的工作做法
• 不遵守规定的后果

雇佣法

任何拥有员工的公司都需要确保他们遵守当地、州和联邦的雇佣法。

例如，有特定的法律来确保最低时薪、休息时间、休假等。 另一个例子涉及公司利益。 在美国，任何拥有 50 名或更多员工的公司都必须根据家庭和医疗休假法 (FMLA) 为员工提供无薪休假。

有许多雇佣法来保护工人。 不遵守规定的公司可能会受到高额罚款甚至法律诉讼。

人力资源法培训旨在帮助人力资源专业人员或公司领导了解：

• 主要就业法规
• 与雇佣、员工管理和解雇相关的劳动法
• 平等机会培训
• 公平劳工标准
• 保持合规性的最佳实践

合规培训的好处

防止法律和经济处罚

合规培训确保员工了解他们在工作中需要遵守的规章制度。 它还可以帮助他们了解他们可以做什么和不能做什么来保持合规。 此外，它确保工人拥有完成工作所需的证书和执照。

通过合规培训，员工不太可能犯下代价高昂的错误，这些错误可能会导致您的公司被罚款或起诉。

保护公司的商业机密和敏感数据

合规培训向员工传授最佳实践，以保护公司免受欺诈、数据泄露等侵害。 它还可以帮助他们了解可以使用哪些工具来执行此操作——例如，权限控制和双因素身份验证。 这样，您的公司就可以保证其数据的安全，从而获得竞争优势。

在保证数据安全的同时，员工也在保护其他敏感数据，例如客户或员工信息。 这有助于保护您的企业免受数据保护法下的法律问题。

为员工创造安全的工作环境

合规培训就工作场所骚扰、歧视、暴力等主题对员工进行教育。 工人被告知他们在工作中的权利以及如何识别和报告危险信号。 这有助于在您的组织中构建安全的工作环境。

有助于维护道德和诚实行为的价值观

合规培训帮助员工理解开展有道德的业务的重要性。 员工了解不道德行为的构成——例如，贿赂和内幕交易。

当员工充分了解什么是允许的和什么是不允许的时，他们更有可能诚实正直地工作。 此外，如果他们发现公司有任何可疑活动，他们还可以获得举报所需的工具。 通过这种方式，他们经过培训可以帮助维护公司的核心价值观。

以更优质的产品增加销售额

遵守行业标准、质量检查和其他合规规则的公司可能会创造出可靠可靠的产品。

好的产品会自己说话。 他们带来更多的收入，并为公司在市场上树立良好的声誉，帮助您吸引更多的客户。

建立良好的外部声誉

创造高质量的产品可以帮助您的公司建立良好的声誉。

此外，安全和合乎道德的商业惯例也有助于客户、投资者和其他利益相关者安心地与您开展业务。

最后，公平对待工人并成为合规的雇主有助于在就业市场上吸引人才。

提高生产力和效率

如果员工接受过有关如何创建高标准产品的良好培训，他们的工作速度会更快、质量会更好，错误也会更少。

合规培训还有助于团队成员更好地理解公司的价值观。 这可能与诚实和正直等商业惯例有关。 此外，它可以帮助向他们展示公司对欺凌等内部因素的立场。

总体而言，与组织价值观相关并在工作中感到安全的员工更有可能保持敬业度和工作效率。

合规培训计划的最佳实践

员工合规培训计划必须有效运行才能发挥作用。 以下是运行合规培训计划时应遵循的一些最佳实践。

确定培训需求并相应地定制您的模块

了解哪些法律法规适用于您的公司。

首先，考虑您经营的地点、您所处的行业以及您有多少员工。 您可以在相关监管机构的网站上找到适用的法律。 例如，您可以在劳工部网站上找到联邦就业法。 同样，您可以在 OSHA 官方网站上找到安全法。

明确传达培训信息和截止日期

您的员工需要知道他们需要完成哪些培训以及何时完成。

例如，您可以向他们发送电子邮件以共享信息和指向他们的在线课程的链接。 对于课堂培训，向他们发送日历邀请。 告诉他们课程是什么，他们是否需要做任何准备工作，以及他们需要在何时何地参加课程。

确保清楚地概述员工合规培训课程的截止日期也很重要。 这与他们按照自己的进度完成的在线课程尤其相关。

在训练中保持一致和规律

合规培训不是一次性的要求。 法律可能会改变，因此让员工了解最新规则以及如何遵守这些规则非常重要。

定期与您的内部合规专家或外部顾问交谈，了解适用于您的业务的法律是否有任何变化。

如果法律发生变化，请务必更新课程内容以反映已做出的任何修改。

如果法律保持不变，您可以定期重新举办相同的合规课程——例如，每 6 个月一次。 或者，您可以创建和分配进修课程以使主题保持最新和相关。

运用多种训练方法

混合式或混合式学习是帮助员工记住信息的最佳方式。 这种类型的学习涉及使用不同的学习技巧，例如课堂培训、在线培训和在职学习。

您也可以为不同的团队使用不同的学习形式。 例如，就餐厅而言，您可能希望通过课堂培训和在职学习相结合的方式教员工如何使食谱标准化。

让它引人入胜

合规培训涵盖极其重要但并不总是令人兴奋的主题。 通过添加测验、现实生活模拟、游戏化元素等，让您的模块更具吸引力。

这些有助于让学习变得有趣——但您也可以将它们用作测试员工对关键概念的理解的方法。

评估培训效果

收集有关合规培训计划的定期反馈。 您可以通过与员工签到来做到这一点。 或者，您可以向员工发送在线调查以收集他们的反馈和建议。

自动化流程

由于要涵盖如此多的主题，创建和运行合规性培训模块可能是一项耗时的手动任务。 您还需要能够跟踪员工是否按时完成了他们的计划。

运行合规培训计划的最佳方式是使流程自动化。 这意味着以数字方式进行员工合规培训。 您可以使用专门的培训软件来做到这一点。

通常，此软件允许您使用模板或简单的拖放构建器创建自定义合规培训课程。 您还可以添加测验来测试模块的学习情况。

一旦发布，员工就会收到他们需要完成的合规培训课程的通知。 您可以跟踪进度并向他们发送提醒以完成培训。

下面，我们详细介绍了如何使用最佳的一体化合规培训解决方案 Connecteam 进行端到端合规培训。

使用 Connecteam 设置合规培训计划

让我们来看看 Connecteam 的主要合规培训功能。

在几分钟内创建自定义培训模块

Connecteam 让您可以使用模板快速创建合规培训课程。 您还可以从头开始构建自定义培训模块，只需触摸或点击您的设备。

训练功能支持图片、视频、PDF 等。 这样，您可以使用不同的方法使内容变得有趣和引人入胜。

此外，您可以将课程分成小块，并根据您的喜好自定义格式。 您还可以在合规培训模块中添加测验，以检查员工对关键信息的记忆程度。

Connecteam 的移动优先方法确保员工可以从任何地方访问和完成课程。 他们会收到完成培训的自动提醒，您可以从中央仪表板实时查看他们的进度。

将所有合规培训内容存储在一个集中的知识中心

Connecteam 使您能够创建一个知识库，您可以在其中存储所有合规培训文档和指南（以及任何其他公司文档）。 这可能包括安全手册、标准操作程序 (SOP)、公司手册等。

知识库支持图像、视频、文档、PDF 甚至音频剪辑，因此您可以以任何格式存储和管理内容。 文件大小也没有限制，总体上没有存储限制。

员工可以直接从他们的移动设备访问任何合规指南。 他们立即得到所需的答案，无需任何来回。

从他们的时间表轻松查看员工的合规历史和许可证

Connecteam 还允许您通过时间轴功能查看员工的工作经历、培训状态以及证书和执照。

您可以查看他们的证书或许可证何时到期，以便您始终井井有条。 此外，您可以将合规性培训模块和进修课程添加到他们的时间表中，以便他们收到需要完成的任何培训的通知。

使用表格和清单遵守行业法规

借助 Connecteam 的自定义清单，工作人员可以记住完成基本任务，例如日终协议和安全检查。 他们还可以使用 Connecteam 的表单功能提交事件报告等。 您可以实时跟踪进度并查看表格和清单的更新。

除此之外，Connecteam 还提供应用程序内聊天功能，您可以使用它与您的员工单独或分组交流。 消息实时发送，聊天数据安全存储在云端。 公司动态消息也是一种让每个人都知道新培训模块何时发布的简便方法。

有了所有这些工具以及更多工具，Connecteam 可以让您轻松开展合规培训计划。

结论

合规培训教育员工在工作中需要遵守的法律法规。 如果没有接受正确的培训，工人更有可能犯下代价高昂的错误，从而导致高额罚款、吊销执照或对您的公司采取法律行动。

这就是为什么在贵公司实施可靠的合规培训计划至关重要。 您可以在安全标准、道德工作、歧视等方面对您的员工进行培训。

也就是说，创建和运行合规性培训可能会让人厌烦。 使用Connecteam 等专用培训软件来自动化整个过程。 您可以在一个地方创建和分配自定义培训内容、存储合规指南以及查看员工的培训历史、证书和执照。

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常见问题

您如何在线创建员工合规培训？

您可以使用学习管理系统 (LMS) 或一体化工作管理平台（如 Connecteam）在线运行合规培训课程。 使用模板轻松创建您的课程，从头开始构建自定义课程，发送完成提醒，并实时跟踪员工的进度。 Connecteam 还提供移动学习，因此员工可以在任何地方完成课程。

谁负责合规？

公司的每个工人和经理都必须遵守公司规则和外部法律。 适当的合规培训可帮助员工了解规则以及如何遵守这些规则。 它还强调了工人在保持合规方面的作用以及不合规的后果。

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