组织起来：员工可用性表+免费模板

已发表: 2023-03-29

关键要点

了解员工的可用性可以让您制定有效的时间表、实现目标并解决意外缺勤问题。
员工可用性表有助于收集员工可用性和偏好。
在您的表格中，包括员工信息、班次可用性和偏好等部分。您可以使用我们的免费模板并为您的公司进行调整。
Connecteam 使整个过程自动化，从而节省您的时间和精力。

管理员工的工作时间表可能是一项艰巨的任务。一个错误就可能导致人手不足、错过最后期限和破坏客户关系。此外，试图回填最后一分钟的空白也可能很麻烦。它会妨碍其他工人的日程安排，降低生产力，并导致怨恨。

这就是提前计划团队日程如此重要的原因。员工可用性表可帮助您收集员工的偏好和可用性。事先获得这些信息可以轻松创建高效的轮班时间表。

在本文中，我们将深入探讨员工可用性表格、它们为何重要以及如何创建表格。我们还为您提供免费模板并分享实施它的最佳实践。

什么是员工可用性表？

员工可用性表是帮助雇主收集有关其员工可用性信息的文档。它用于制造、建筑、医疗保健等行业。

工作可用性表格通常包括：

可用性。 该表格要求员工指明他们可以在一周中的哪几天和几小时绝对可以工作。
优先。 有些表格允许员工分享请求和偏好。例如，一名员工可以在周五上班，但周五也可能是他们喜欢的休息日。
限制。 该表格还有一个空间，员工可以在其中输入任何调度限制。例如，由于当时没有托儿服务，个人可能无法上早班。

它为什么如此重要？

强大的工作可用性表格可以帮助您：

实现业务目标

让合适的人在合适的时间出现在合适的地点是满足您的业务需求和最大化生产力的关键。在您的工作日程中跟踪员工可用性可确保您的项目具有足够的覆盖率。

如果某些员工不可用，它还允许您提前调整班次。这可以防止人手不足。它还降低了低质量工作、未完成任务和错过最后期限的风险。

支持弹性工作

《哈佛商业评论》报道称，96% 的美国工人希望工作灵活。但是向非办公桌工作人员提供远程工作是很棘手的，因为他们需要亲自到场工作。但是，使用工作人员可用性表，您可以为一线团队提供灵活的日程安排。

提前了解员工的偏好可以让您制定考虑他们的时间表。当您或您的团队知道当天或所需时间还有谁有空时，换班也是可行的。

防止员工倦怠

了解团队可用性可以让您在不影响生产力的情况下为员工提供当之无愧的停机时间。例如，您可能想为那些在合同规定时间以外工作的员工提供一天或几小时的休息时间。知道还有谁可以填补空白可以让你更容易做到这一点。精力充沛的员工工作效率更高，请病假的可能性也更低。

减少旷工

当员工表明他们有空时，工作不会与他们的个人承诺发生冲突。这有助于减少缺勤和迟到，最大限度地减少对业务运营的干扰。

减少不可预见情况的成本

最后一刻的日程安排更改是不可避免的。但提前了解员工的可用性可以帮助您更轻松地解决问题。

例如，如果员工请病假，您可以使用可用性信息从您的员工队伍中找到合适的替代者。否则，您可能不得不雇用承包商或向现有工人支付加班费才能完成工作。这样做的成本可能非常高。

此外，不可预见的缺席会危及团队士气。当您无法替换缺勤的员工时，团队成员将不得不用更少的资源在最后期限前完成任务。这会在团队内部引起不满。它还可能培养一种在错过最后期限时责备他人的文化。

使用员工可用性表格，您可以通过确保对团队的足够覆盖和支持来防止这种情况。

有效雇用

除了填补技能缺口外，公司还经常招聘来填补轮班缺口。完成所有可用性表格后，您可以确定哪些班次有资源不足的风险。然后，您可以雇用在那段时间专门可以工作的员工。

确定安静戒烟

随着时间的推移监控员工的可用性可以帮助识别安静的退出者。这些工人完成了分配给他们的职责，但没有超越他们的角色。

寻找工作人员随着时间的推移表现出较少可用性的模式。这些人可能是安静的戒烟者，他们已经过心理检查或正在从事副业。

然后，您可以为他们提供培训、绩效改进计划或其他形式的支持。如果一切都失败了，您可以用另一名可以轮班的工人代替他们。

员工可用性表中包含的内容

一个好的员工可用性表应该包括：

有效性

说明表格的有效期——例如，一年中的第一季度。这样，工作人员可以仅在特定时间提供他们的空闲时间和偏好。

员工联系方式

至少为工作人员的全名、电子邮件地址和电话号码留出空间。您需要用它来与他们沟通并通知他们日程安排的变化。

明确说明

提供有关如何填写表格的明确说明。告诉员工他们是否需要划线或打勾。或者，您可以指示他们使用特定术语（例如“可用”或“不可用”）来表明他们的偏好。另外，提醒他们在指定时间偏好时加上上午和下午，以防止任何误解。

时间表可用性

表格的这一部分——对有效安排很重要——是员工可以输入他们的工作可用性的地方。您可以将此部分格式化为表格，他们可以在其中着色或添加文本。或者，包括一个清单，他们可以用来勾选他们的时间和日期可用性。

无论您选择何种格式，都要保持简单和直观。您可以包含一个示例来帮助员工了解他们的响应应该是什么样子。

首选班次

为员工提供空间以表明他们是否有任何首选的轮班时间或日期。他们还可以添加关于他们想要避免的日期或时间段的偏好。

可用性和偏好之间的区别在于偏好是员工的最佳选择。您可能无法对所有请求采取行动，但您可以在适当的时候考虑它们。

休息时间

员工可以使用此部分分享任何假期、医疗预约、私人日等，如果他们已经知道具体日期或时间的话。但是，这是可选的，不需要员工提前分享他们所有的带薪休假请求。

补充评论

为员工提供空间以提供有关其可用性的任何其他信息。例如，某人可能仅在隔周的星期三有空。此部分捕获不适合可用性部分的细微差别。

致谢

附上一份声明，确认工人提供了准确的信息。此外，声明他们负责向您更新任何更改。留出空间让他们在表格上签名并添加签名日期。

如何创建它（包括免费格式模板）

您可以使用 Microsoft Word、Google Docs 或类似工具创建工作人员可用性表单模板。将表格保存为 PDF 格式，以便在将其发送给工作人员之前无法更改。

我们知道从头开始创建表单可能非常耗时。因此，请使用我们的免费员工可用性表单模板来省去麻烦。您可以根据自己的需要进行调整。

免费员工可用性表格模板

有效实施员工可用性表格的最佳实践

限制变化

限制员工更改表格的频率。频繁更改一个人的可用性会对整个团队的日程安排产生连锁反应。这可能令人沮丧且难以管理。

将表格分发给现有员工和新员工

除了收集现有团队的可用性外，还请所有新加入者填写表格。这可以帮助您更有效地为整个团队计划和组织日程安排。

使表格保持最新

要求员工定期检查和更新他们的表格——例如每季度或每 6 个月一次。当偏好发生变化时，他们有责任向您更新。

强调表格的重要性

定期传达完成和更新员工可用性表的重要性。在员工手册中将其作为标准公司期望的一部分。跟进工作人员，直到每个人都完成他们的表格。如果哪怕是一个工人的表格丢失、不完整或过时，都会影响整个实践的有效性。

确保公平的工作实践

提供灵活性时要公平公正。确保平等地考虑每个人的偏好。任何偏袒的迹象都可能引起不满，甚至使您面临歧视的法律风险。

保持合规

在某些司法管辖区，雇主在更改工作时间表时需要通知工人。确保您了解适用于您公司的法律并遵守这些法律。

评估有效性

分析可用性表单的工作情况。通过收集有关缺勤、换班和其他日程安排变更的数据来做到这一点。考虑如何改进表格。例如，您是否需要更频繁地更新它？或者，您是否需要询问当前表格中缺少的信息？

使用 Connecteam 自动化整个流程

收集和使用员工可用性信息是一项费力的任务。但是像Connecteam 这样的软件消除了麻烦。

保持可用性和偏好是最新的

员工可以使用Connecteam 的移动应用程序 随时随地更新他们的可用性。这使您不必手动将每个响应整理到一个团队可用性文档中。此外，您无需每隔几个月查看和重复该过程，因为信息是实时更新的。

提供简单灵活的日程安排

您可以使用Connecteam 的拖放式安排工具，根据员工的位置、可用性等创建和分配班次。

当首选项的有效期更长时，您可以使用可重复使用的班次模板，并将常见的班次或时间表设置为每天、每周或每月重复一次。

工作人员可以根据共享时间表查看整个团队的可用性，从而在需要时更轻松地调换班次。这节省了寻找愿意调换班次的人的时间。

提供智能警报、注释、文件等

您可以实时查看和批准所有班次变更。此外，如果轮班发生变化，员工会收到智能警报，因此您无需联系所有受影响的员工让他们知道。这简化了整个过程，让您轻松提供灵活性。

如果分配了不合格的员工轮班，您还会收到智能警报。 Connecteam 还允许您将文件、注释和附件附加到轮班。因此，如果资历较差的人必须在最后一刻代替同事，他们可以找到完成工作所需的所有信息。

Connecteam 是管理日程安排、跟踪可用性等的最佳一站式商店。 注册免费试用以查看其所有功能，包括时间跟踪、应用程序内聊天、公司目录等。

概括

员工可用性对于有效的工作安排和满足业务需求至关重要。了解员工的可用性可以让您提供灵活性、处理意外缺勤并保持运营平稳运行。

工作人员可用性表有助于收集有关员工可用性和偏好的信息。您可以使用我们的免费模板为您的公司创建一个。在本文中，我们还分享了有关管理和更新可用性表单的最佳实践的提示。

虽然有用，但收集和维护可用性表格的做法是手动且耗时的。 Connecteam 等软件使用技术来简化和自动化整个过程。立即查看以节省时间并减少日程安排冲突和错误。