如何编写员工纪律处分表 + 免费模板

在管理员工时，纪律处分是一项不幸但必不可少的任务。 它确保您立即解决有问题的行为，并为员工提供纠正其行为的机会。 但有效的纪律处分过程需要公平、一致并记录在案。

员工纪律处分表是记录员工不当行为或其他纪律问题并详细说明处理方式的有用工具。 这些表格有助于确保您的纪律处分过程没有歧视，因为相同的过程将适用于每个员工。

此外，他们还会在员工未来采取任何法律行动时创建记录。 例如，视情况而定，纪律表可能是帮助您对员工的虚假指控提出异议的证据。

在本文中，我们将向您介绍如何编写纪律表——包括要遵循的最佳实践。 我们还为您提供了一个易于使用的模板来帮助您入门。

什么是员工纪律表？

员工纪律处分表是针对员工行为的书面警告。 它记录了对员工工作行为的担忧，概述了他们需要做什么来解决他们的行为，并详细说明了不这样做的后果。

当员工行为不当或违反公司政策或程序时，将使用此表格。 例如，您可以发布员工纪律处分表以解决：

• 不当的行为或语言。
• 违反安全规定。
• 不明原因的缺勤、迟到或早退。
• 工作质量问题。
• 不服从。
• 违反着装规定。
• 违反公司政策或程序。

纪律处分表通常由员工的直接主管或经理或人力资源部准备。 您应该在员工档案中放置一份副本以备将来参考。 您还需要向员工提供一份副本以供他们记录。

纪律处分的种类

组织应在其政策和程序手册中规定其纪律程序。 这可确保员工了解对他们的期望，并了解不遵守规定的后果。

纪律程序的具体步骤因组织和相关劳动法而异。 它们可以包括：

• 口头警告。 对于第一次违规，或者如果员工的行为具有破坏性但不是严重违规，他们的经理可能会给他们口头警告。 在此谈话中，经理应向员工介绍相关政策或程序，并讨论如何纠正他们的行为。
• 书面通知。 对于以后涉及相同行为或更严重的违规行为，经理可以向员工发出书面警告。 一些组织在进入下一级别的纪律之前会发出几份书面通知。
• 正式审查。 对于多次违规或严重的第一次违规，可以在与员工和人力资源代表的会议上对员工的行为进行审查。
• 暂停。 如果员工严重违规或尽管多次警告仍未改正其行为，组织可能会暂时停职，无论是否支付工资。
• 终止。 作为对非常严重的违规行为的回应或作为对屡次违规行为的最后手段，雇主可以终止工人的雇佣合同。

为什么要使用员工纪律处分表？

使用这些表格作为纪律程序的一部分有多种原因。

处理消极的员工行为

允许员工继续不良行为或表现不佳会对个别员工以及您的更广泛的员工队伍产生负面影响。

例如，当员工未能遵守安全程序时，他们会使自己和同事都面临受伤的风险。 一名员工的不良行为也可能影响您的工作场所文化和其他员工的士气。

纪律表警告员工他们的行为是不可接受的，并帮助他们了解如何解决。 通过解决绩效不佳或违反政策等问题，您可以帮助为整个员工队伍创造一个更积极、更安全的工作环境。

减少营业额

解决不当行为也有助于减少员工流动率。 向员工发放纪律处分表可以让他们纠正自己的行为。 这减少了您采取进一步行动的需要，否则这些行动可能会以终止员工合同告终。

发出书面警告的过程还可以确定员工行为或表现不佳的根本原因。 这使您有机会支持员工并在他们决定离职前进行干预。

例如，如果员工说他们不知道自己违反了安全法规，您可以为他们提供进一步的工作场所安全培训。 这解决了问题的根本原因并为员工提供支持，而不是让他们自己解决问题。

记录纪律处分

记录您组织中的纪律处分非常重要。 员工纪律处分表会立即记录纪律处分，解释采取处分的时间和原因。 它还记录了员工必须做出回应和纠正其行为的机会，以及您的组织为支持他们而采取的步骤。

该记录对于保护您的组织免受与员工纪律有关的任何投诉或法律诉讼至关重要。

如果员工要起诉您（例如，歧视或不当解雇），这些表格可能会作为证据。 他们可以帮助您回应员工的指控或反驳虚假指控。

纪律处分表也可能有助于反驳任何歧视的建议，因为您可以证明您对所有员工始终如一地公平地应用纪律处分程序。

保持纪律处分的一致性和专业性

通过记录您的纪律处分，您可以确保您对所有员工一致地应用该流程。 您每次都记录相同类型的信息。

将这些细节写成书面形式并向员工提供一份副本也有助于提高透明度。 它向员工表明您的纪律处分过程是诚实和公开的，而不是秘密的或在没有他们参与的情况下进行的。

使用表格还可以为经理、主管和人力资源部门提供一个以专业方式约束员工的框架。 这有助于他们将与员工的讨论重点放在手头的问题上。

纪律形式也确保对员工的公平。 员工可以清楚地理解他们为什么受到纪律处分，并有机会回应不当行为的指控。

您需要在员工纪律表中包含哪些内容？

您可以定制一份纪律处分表，以满足您的组织和任何相关劳动法的需要。

一般来说，这些表格包括：

• 员工的全名。
• 他们的角色。
• 员工的主管或经理的姓名。
• 表格完成并交给员工的日期。
• 违规类型。 例如，出勤、安全、工作质量、不服从、骚扰或其他。
• 问题或违规行为的详细描述，包括日期、时间、地点和任何证人的详细信息。 这应该是具体的并提供详细信息。 例如，表格不应说“该员工违反了工作场所安全政策”，而应解释他们如何违反政策、发生时间和地点，以及该行为对其他员工或组织的影响。
• 员工行为违反的政策和/或程序。 这有助于员工了解警告的背景和预期的行为标准。
• 任何近期和相关违规行为的详细信息。 最近的违规行为通常是最近 5 年内的违规行为。
• 员工必须采取的解决行为的步骤，包括这样做的时间范围。 例如，“员工必须在接下来的 4 周内接受 6 小时的额外安全培训。” 这些行动通常由员工的经理、人力资源部或两者根据相关公司政策决定。
• 任何建议的后续行动。 例如，2 个月后的签到会议。
• 员工未能解决其行为的潜在后果。 例如，“如果员工未能参加额外的安全培训或进一步违反安全政策，他们必须参加人力资源部的审查会议。”
• 经理的评论，例如，扩展表格中已有的详细信息或注意到员工拒绝签署表格。
• 员工意见。 允许员工以书面形式对警告做出回应，让他们参与到这个过程中，并确保他们的意见被听到。 他们的评论可能会为行为或问题提供背景信息，并帮助您确定支持员工的方法。 例如，如果该员工说由于儿童保育问题他们已经迟到好几个班次，您可以与该员工商量晚班。
• 员工签名，确认他们已阅读表格、收到副本并同意采取纠正措施。
• 经理的签名。 或者，来自负责纪律处分的其他人的签名，例如人力资源代表。

如果员工拒绝签署纪律处分表怎么办

员工可以拒绝签署纪律处分表，例如，当他们对违规行为的发生提出异议或不同意建议的纠正措施时。

在这些情况下，您可能希望修改员工的确认书以反映他们的立场，以便他们签署表格。

例如，确认可以确认员工已收到表格副本但不同意警告。 您还可以让员工以书面形式做出回应，解释他们的异议。 然后您可以将他们的声明附加到表格中。

至少，让员工签名以确认收到表格副本很重要。

编写纪律处分表的技巧

立即行动

在发生违规行为或出现问题后立即发出书面警告很重要。 这使员工能够立即采取措施解决问题，而不是让它变得更糟。

立即回应还有助于员工了解违规行为与纪律处分之间的联系。 明确这一联系可以减少员工暗示警告是报复性或骚扰性的可能性。

详细和具体

确保表格中的信息提供了足够的细节。 在描述问题或事件时，这一点尤为重要。 清晰的描述可确保员工了解他们需要解决的行为以及不可接受的原因。

例如，与其说员工“提前下班”，不如在表格中写明，“员工在 2023 年 4 月 1 日提前 2 小时下班，没有事先批准或通知他们的经理。 这让初级员工无人监督，增加了安全事故的风险。”

对事件的描述也应该是客观的。 如果员工对公司采取法律行动，它可能会在以后用作实时记录所发生的事情。

虽然详细说明很重要，但您应该只包含与表单中的问题直接相关的信息。 不要涉及更广泛的问题。 这会使您的员工感到困惑。

安全地存储完成的表格

一般的纪律处分程序——特别是纪律处分形式——应该保密。 完成的表格应添加到员工的记录中。 安全地存储这些记录很重要，这样只有必要的人才能访问它们。

以数字方式存储记录是确保纪律处分表得到安全保存并且只有您组织内的某些人才能访问它们的好方法。 数字记录管理还可以让您在需要时轻松找到文档。

或者，您可以将员工文件中表格的纸质副本存储在上锁的文件柜或安全存储设施中。

阅读我们对最佳文档管理系统的深入评论

创建模板

根据您的劳动力规模，您可能需要半定期使用纪律表。 创建一个在整个组织中使用的模板很有帮助，这样可以一致地记录任何问题或事件。 确保您的模板符合相关劳动法也很重要。 这可确保您的纪律处分程序同样符合必要的法律法规。

模板还可以节省您的时间。 您只需填写必填字段，而不是每次都从头开始编写表格。 通过将模板添加到您的政策和程序手册或员工手册中，经理和主管始终可以轻松访问它。

为了帮助您解决问题，我们创建了一个纪律处分表格模板作为起点。 确保根据贵公司的需要和任何法律要求调整表格。

下载免费的员工纪律处分表

谷歌文档

纪律处分表保护您和您的员工

纪律形式是组织纪律程序的重要组成部分。 他们记录员工不当行为或未能遵守政策的实例，并记录为解决这些问题而采取的步骤。

这不仅在发生法律纠纷或挑战时是必要的，而且还可以确保纪律程序对您的员工公平、一致和透明，保护他们免受偏见和歧视。

您的员工纪律表需要包括与问题或事件相关的所有信息，包括员工的详细信息、行为描述和商定的纠正措施。 通过维护详细的纪律记录，您可以在组织内营造一种责任文化，营造更安全、更积极的工作环境。

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