员工档案管理完整指南 + 最佳工具

在时间表、工资单记录和绩效评估之间，管理员工记录对于大多数人力资源部门来说可能是一项艰巨的任务。 把它做好并不总是那么容易。

在最好的情况下，不良的记录管理会带来不便，使您很难在需要时找到文件。 在最坏的情况下，它会成为一种具有严重法律后果的责任。 这就是为什么必须使用有效的员工记录管理系统的原因。

人力资源文件管理软件是这方面的理想选择。 它通过自动化记录保存和查找过程来节省您的时间和精力。 它使您可以从任何地方访问 HR 文档，同时根据您的合规义务存储它们。 此外，它还可以更轻松地使员工文件保持最新和准确。

在本文中，我们将解释如何设置员工记录管理系统以及帮助您实现这一目标的最佳数字工具。

什么是员工档案管理？

员工档案管理是指根据相关法律法规对员工档案的生命周期进行管理。 也称为 HR 文件管理，它包括员工文件的存储、访问、处理和销毁。

处理员工记录的最佳方式是使用文档管理系统。 通常基于软件的文档管理系统以电子方式存储、组织和跟踪文档。

员工记录的类型

员工记录包括：

• 个人信息，例如全名、地址、银行帐户详细信息和紧急联系人。
• 医疗信息，包括医疗记录、医生信函、残疾信息和住宿申请。
• 招聘记录，如职位描述、申请、简历、面试记录、录取通知书和推荐信检查。
• 就业历史，如招聘记录、入职信息和 I-9 表格。
• 薪资和福利，包括时间表、出勤记录、税务文件、医疗保健福利计划和福利登记表。
• 人事记录，包括警告或其他纪律处分、奖励和离职面谈等离职文件。
• 职业发展记录，包括绩效评估、晋升和调动文件。
• 请假记录，包括请求和批准的休假。
• 合同和协议，例如雇佣合同、保密协议和签署的员工手册
• 人力资源文件，例如书面政策。
• 安全和安保记录，包括安全培训材料、事故报告和工人赔偿文件。
• 培训材料、专业执照和证书。

为什么有效的记录管理很重要？

出于合规目的，这是必要的

法律通常要求员工记录管理系统。 一套记录保存法适用于企业。 这些要求雇主在一段时间内保留准确的员工记录——称为“保留期”。

在美国，有几项联邦法律规定雇主有义务维护雇员记录。 这些包括：

• 年龄歧视法
• 同工同酬法
• 公平劳工标准法 (FLSA)
• 家庭和病假法案 (FMLA)
• 职业安全与健康法（OSH 法）
• 民权法案第七章

例如，根据 FLSA，雇主必须将所有用于计算薪酬的记录（包括时间表和时间表）保存两年。

州和地方层面也有记录保存的法律法规。 这些规定了不同的保留期限和存储要求。

您必须了解有关员工记录的法律义务，以避免受到处罚。 这可能涉及复杂的法律框架，因此您应该就适用于您的业务的法律寻求专业建议。

它安全地存储敏感信息

员工文件管理涉及处理员工的个人信息。 这包括他们的银行账户详细信息、税务信息和医疗文件。 这些敏感文件通常受个人数据保护法的约束。 因此，您必须安全地存储它们并确保它们只能由适当的人访问。

良好的记录管理系统是保护机密文件的理想选择。 数字文档管理系统尤其提供一系列安全功能。 其中包括密码保护、加密、权限控制和访问历史记录。

诸如此类的功能可确保文档只能由“经批准的人”访问。 他们还创建了文档历史的数字地图，显示创建时间、访问者以及访问时间。

访问控制和加密等安全措施有助于降低网络攻击或数据泄露的风险。 版本控制还可以检测对您的文档管理系统进行黑客攻击的企图，从而使您能够快速做出响应。

它提高了效率并使您的业务合规

手动记录管理可能非常耗时。 它涉及搜索包含数百或数千份文件的文件柜或存储单元，以找到您要查找的文件。 在 Wakefield Research 的一项调查中，54% 的受访者表示，与回复电子邮件或消息相比，他们花在寻找所需文件上的时间更多。

记录管理软件将文档存储和检索过程数字化。 通过在中央位置存储和组织数字文件，您可以快速轻松地找到所需的文档。 这样，您就可以腾出时间来处理更重要的工作。

快速访问文件对于为审计报告或其他监管目的生成文件也很重要。 它还与回应投诉或诉讼有关。 这些情况通常涉及截止日期，因此快速检索文档至关重要。

数字文件管理还可以让您自动执行文件管理流程的某些阶段，例如文件的分类和归档。 这比手动处理文书工作更快地完成工作。 它还降低了人为错误的风险，包括文件被意外毁坏的风险。

它改善了信息共享

组织良好且易于访问的文档使您可以更轻松地与组织中的合适人员共享信息。

通过将文档存储在一个集中的位置，员工始终可以访问他们完成工作所需的文档。 它还避免了重复工作。 员工可以在创建文档之前检查文档是否存在。

此外，有效的文档管理系统使工作人员可以轻松协作。 他们可以实时共享和更新文档。

它还可以帮助您的团队更快地做出更好的业务决策。 每个人都可以轻松获得最新信息，从而做出明智的决定。

如何建立数字文件管理系统

对您的人力资源文件进行分类

设置文档管理系统的第一步是确定需要存储的 HR 文件类型。 为了帮助归档，请根据类别将它们分解。 例如，人事记录、安全记录、培训记录和投诉。

像这样组织文档可以帮助您轻松归档它们，尤其是当您的记录管理软件具有自动归档功能时。 它还确保文档单独存储，从而可以直接为它们分配访问权限。

设置访问权限

然后您可以决定谁需要访问每种类型的文档。 一般来说，记录越敏感，需要访问它们的人就越少。

人力资源经理通常可以访问范围广泛的员工记录。 例如，他们应该能够查看工资记录，以及员工的个人和医疗信息。

另一方面，轮班工人不需要访问此信息。 相反，他们需要访问表格、安全报告和人力资源政策。

通过设置权限，您可以控制谁有权访问哪个文档。 因此，虽然人力资源部门的每个人都可以看到工资和员工记录，但您可以阻止所有其他员工打开它们。

检查有关文档权限的相关法规很重要。 一些法律规定了谁可以访问员工记录中包含的某些文件或信息。

定义保留期和触发事件

接下来，确定您将保留文档类型的时间以及时钟在该时间开始运行的时间（即触发事件）。 例如，触发事件可以包括记录的创建、绩效评估的日期或员工的解雇。

保留期和触发事件通常由法律规定。 例如，在美国的联邦层面，雇主必须保留：

• 1 年的工作申请和简历。
• 创建后 3 年的工资单记录。
• 职业安全与健康管理局 (OSHA) 记录相关年份后的 5 年。

检查适用于您的业务的联邦和州级别的法律法规。

虽然您可以选择保留超过法定保留期限的记录，但最好定期清除过期的记录。 不必要地保留记录会使文档管理更加困难。 它们会增加文档存储成本并降低文档检索速度，尤其是硬拷贝。

您还需要决定如何在保留期结束时处理文件。 数字记录管理解决方案通常会自动执行此过程。 他们在到期日安全地销毁电子记录，这样就无法重建它们。

如果您也有实物记录，请考虑您是否可以简单地丢弃这些文件，或者是否需要安全地处理它们。 您可能需要聘请具有严格监管链程序的文件销毁公司来收集、粉碎和销毁敏感文件，例如包含个人员工数据的文件。

添加额外的安全措施

最后，考虑为文档管理系统增加额外安全性的方法。

使用数字文件管理系统，您可以根据文档类型设置访问权限。 但您还应该检查员工记录是否已加密。 这意味着如果第三方在您的员工使用、共享或上传它们时访问它们，它们将受到保护，不会被阅读或编辑。

作为进一步的安全层，您可能还想为访问某些文档的用户添加密码或双因素身份验证。

如果您的系统出现故障，定期备份您的员工记录也很重要。 使用加密文件将数字备份存储在安全的本地或基于云的服务器上。 硬拷贝备份应保存在上锁的文件柜或上锁的存储区域中。

保护员工文档管理系统的另一种方法是对员工进行数据安全方面的教育——例如，通过在线培训课程。 这有助于他们了解风险以及如何识别可能危及员工记录的潜在网络威胁。

其他需要牢记的最佳实践

了解员工的权利

除了有关文件存储和保留期限的法律外，了解员工与其记录相关的权利也很重要。

个人数据保护法赋予员工了解其个人信息的收集、处理和共享方式的权利。 确保您的人力资源部门和您的员工都接受过这方面的培训。 例如，举办一系列关于个人数据保护的网络研讨会，并确保在员工手册中提及该主题。 这有助于您组织中的每个人了解他们的个人数据保护权利和义务。

为员工设置流程以请求访问或更改其个人信息也很重要，例如，通过在线表格。 在您的政策和程序手册中，确定哪个人员或部门对此负责，以便员工知道向谁询问。

制定清晰的书面文件管理政策和流程

您的文档管理计划应得到书面政策和流程的支持。 这些指导您的人力资源部门如何创建、组织和存储员工记录。

在你写的时候，一定要解释不同类型的员工文件，如何归档这些文件，谁有权访问它们，以及何时以及如何销毁它们。

与您的员工分享这些政策和流程也很重要。 您可以通过将它们包含在您的政策和程序手册中，将它们纳入您的入职流程，并定期发送全公司范围的电子邮件来提醒员工有关记录保存程序来做到这一点。

写下此指南并与您的团队沟通可确保整个组织记录管理的一致性。 它还为您的人力资源部门提供了一个简单的参考点，以便他们在处理员工记录时可以做出正确的决定。

及时了解法律合规性

有关记录管理的法律法规经常变化。 在围绕数字记录管理不断发展的技术方面尤其如此。

确保您及时了解这些变化，并根据需要调整您的政策和程序。 通过这样做，您可以限制可能导致罚款或法律诉讼等处罚的不合规风险。

定期查看您的员工记录

员工信息会定期更改，通常是由于人员流动、晋升和个人情况的变化。 建立系统以定期审查您的员工记录，以确认它们包含准确的信息。

数字记录管理工具通常具有帮助解决此问题的功能。 例如，您可以设置一个定期提醒团队成员的年度提醒，以更新他们的个人和紧急联系方式。

3 种最佳员工文档管理工具

有了一系列可用的员工记录管理软件，可能很难为您的企业选择最好的软件。 以下是我们对三种最佳文档管理工具的推荐。

Connecteam 使管理所有类型的员工文档从创建到处理变得简单。 Connecteam 的文档管理功能可以安全地存储敏感文档、简化您的操作并帮助您保持合规性。

使用 Connecteam 的全功能移动应用程序，您和您的员工可以随时随地上传文档。 然后，您可以通过集中式仪表板从他们的安全位置访问员工记录。

此外，Connecteam 还提供无限存储空间。 根据需要尽可能多地存储文件，并在法律要求的期限内保留您的文件。

通过内置的团队聊天，Connecteam 还使您能够与员工实时共享和讨论文档。 您还可以使用高级通知功能来使文档保持最新和准确。 例如，Connecteam 可以在雇佣合同到期时通知您。

访问权限和端到端加密进一步保护敏感的员工文件，防止任何数据泄露。

Connecteam 还具有直观的界面和全面的客户支持。 您的团队很容易上手，如果他们有任何问题或疑虑，他们可以轻松地与客户服务取得联系。

但 Connecteam 不仅仅是一个员工记录管理应用程序。 这是一个一体化的数字化员工管理解决方案，包括日程安排、沟通、员工认可和培训等功能。

它也是一种非常实惠的文档管理解决方案。 Connecteam 的永久免费Small Business Plan允许最多 10 位用户访问其最受欢迎的功能，包括员工文档管理。 付费计划从每月 29 美元起，最多 30 个用户，然后每增加一个用户每月只需 0.50 美元。

价钱

• 前 30 位用户每月只需 29 美元起
• 14 天免费试用
• 提供免费计划

DynaFile是一款云文档管理软件，可用于员工档案管理。 它提供基于 Web 的集中存储，并将企业的记录管理流程数字化。

它包括支持批量扫描大量文档的自动扫描功能。 用户还可以通过公共或私人文档链接共享文件。

DynaFile 在扫描期间将条形码分配给文件，稍后可用于查找记录。 它还提供了一项功能，可以自动归档文件。

其他功能包括用户访问权限、管理控制和电子签名。 但是，DynaFile 不提供移动应用程序。

价钱

• 价格联系供应商
• 试用：否
• 免费计划：否

Avokaado 是一种用于合同生命周期管理的数字工具。 它帮助用户起草、谈判、签署和管理他们的合同。

用户可以根据基于条款的自动化和模板起草合同。 他们还可以自动跟踪截止日期，并设置与续订日期等文件相关的重要日期的提醒。

Avokaado 使用私有云存储。 这使雇主能够跟踪原始合同或基于模板的合同并进行协作。 该平台还允许用户管理文件访问并向合同添加电子签名。

Avokaado 是一个独立的合同管理系统。 但是，它提供与用户现有软件（包括 Persona 和 Salesforce）的集成。

价钱

• 起价为 312.40 美元/月（仅以欧元列出的价格：290 欧元/月）
• 试用：是
• 免费计划：是

有关更多信息，请查看我们关于 10 种最佳 HR 文档管理软件的文章。

适合您企业的数字记录管理解决方案

员工记录管理软件是存储和访问员工记录的最佳方式。 它使您可以快速轻松地完成此操作，并且具有手动数据处理无法比拟的安全级别。

管理员工记录的最重要方面之一是了解您的法律义务。 查看联邦和州一级的法律法规，了解您必须保留哪些记录、必须保留多长时间以及谁可以访问这些记录。

然后，您可以设置一个数字文档管理系统，该系统不仅符合相关法律，而且满足您的业务需求。