如何使用员工消息系统进行更好的工作场所沟通

在当今员工分散且无办公桌的环境中，与您的员工进行有效沟通比以往任何时候都更具挑战性。 许多员工大部分时间都在外地或在不同时区工作，因此传统的沟通方式并不总是奏效。 员工消息传递系统可以帮助您克服这些挑战，这样您就可以联系到您的员工，无论他们在何时何地工作。

什么是员工消息系统？

员工消息传递系统是一种使用中央平台与组织中的每个人进行通信的工具。 借助员工消息系统，您可以通过即时消息、聊天、语音呼叫、公告板、社交源等方式进行交流。 员工可以轻松地共享信息、协作和管理日常任务。

有效的员工消息系统的特点

并非所有的员工消息传递系统都同样有用。 要充分利用您的解决方案，请寻找具有以下功能的解决方案：

用户友好的界面

如果您的消息传递系统的 UI 笨重且过时，您将很难让您的员工使用它。 一个好的消息系统将成为几乎每个工作流程中不可或缺的一部分，因此选择一个易于使用的系统应该是重中之重。

理想情况下，系统应该有一个直观的设计——每个人都应该能够从仪表板或访问点弄清楚它是如何工作的。 您可能需要为您的员工提供一些有关您系统的培训，但它不应该复杂到得不偿失的程度。

移动访问

人们使用移动设备的次数远远超过使用笔记本电脑或台式电脑的次数——尤其是无办公桌的员工。 您的员工可能总是随身携带移动设备，因此有效的系统将允许他们在手机或平板电脑上进行交流和接收通知。

集成

您的消息传递系统应该纳入您的日常工作，以便员工在整个工作日都能毫不费力地使用它。 一个好的系统将与您已经使用的工具集成，例如电子邮件和项目管理软件。

客制化

每个企业都是不同的，您的员工消息传递系统需要能够通过允许您自定义平台来适应这些差异。 能够根据项目、主题——甚至是共同兴趣——设置不同的频道或群组，将使您的系统更有用。

搜索功能

较旧的消息不一定会随着新消息的消失而失去其重要性，因此“消失”不应该意味着“被遗忘”。 当您需要有关过去项目的信息时，搜索旧对话非常有用。

文件共享

当您的员工在项目上进行协作时，能够在消息传递系统中共享文件可以加快进度。

安全和隐私

您将在您的消息系统上讨论机密商业信息，因此请确保您选择一个可以保护您的隐私并提供高级安全功能的系统。

如何选择合适的员工消息系统

您的公司是独一无二的，您的沟通需求也是如此。 在开始评估供应商之前，请考虑您目前的沟通方式以及如何改进当前的沟通方式。 如果您的员工主要在现场工作，那么您将需要不同的功能，如果他们通常都在同一个办公室，您将需要不同的功能。

询问您的员工他们对您当前系统的看法以及他们希望如何沟通。 当他们觉得自己在选择系统方面有发言权时，他们就更有可能实施它并在使用时参与其中。

一旦您了解您的员工想要什么以及哪些功能可以帮助您改善沟通，您就可以开始比较供应商。 寻找您认为最重要的功能，确保您的数据受到保护，并比较您需要的计划的价格。 许多公司提供精简的免费版本，但它们可能不是最佳选择。

如何使用员工消息系统改善工作场所沟通

一旦您的系统就位，您可以通过以下几种方式使用它来简化您的日常业务运营：

入职和入职培训

当您的员工刚开始与您合作时，他们需要学习很多东西。 从哪里可以买到咖啡续杯到掌握他们的新角色，成功入职需要的不仅仅是签署一些人力资源表格和观看一些培训视频。 您希望您的新员工在学习过程中采用贵公司的文化和价值观。 您也不希望他们站在那里等着别人告诉他们下一步该做什么。

您的员工消息系统可以简化入职流程，让新员工更容易融入他们的工作团队。 许多不同的部门需要参与招聘新员工。

消息系统中的入职工作流程可以让不同部门轻松跟踪入职和入职培训活动。 这样，员工就会确切地知道对他们的期望是什么以及他们接下来应该做什么，而经理和您的人力资源部门就不必为每个员工重复他们的工作。

消息系统还使员工更容易了解他们的新团队成员并与他们的导师和主管联系。 如果他们有问题，发送消息比发送电子邮件或亲自寻找他们的主管更快、更容易。

团队协作

您的员工可以使用消息传递系统通过彼此快速共享想法、更新和文件来进行协作。 消息系统提供实时通信，因此您的团队可以立即讨论和解决问题——无需冗长、冗长的电子邮件线程或面对面的会议。

使用您的消息传递系统作为所有团队成员都可以访问的与当前项目相关的文档和其他信息的中心位置。 通过让每个人都了解情况，您可以避免误解和冲突的优先事项。 一个强大的消息传递系统将作为一个移动的项目管理工具，让员工能够随时了解最新进展并计划他们的下一步。

员工反馈

开放式沟通对于营造积极的工作文化至关重要，让员工积极参与并感到受到重视。 反馈是促进管理者与员工之间以及同事之间更开放、更诚实的沟通的一种方式。

使用您的内部沟通渠道促进多层次的反馈，为您公司的每个人提供他们需要的洞察力，以提高他们在其角色中的绩效。 经理可以向员工提供反馈，以表彰他们出色完成的工作并指出需要改进的地方。 当无法进行一对一时，消息系统是理想的选择。 它们也非常适合在更正式的绩效评估后跟进。

当有人超越时，同伴可以互相反馈以确认。 尽管经理对员工和点对点的反馈是必要的，但不要忽视征求员工对经理和公司政策的反馈的重要性。

更换员工的成本很高——平均成本是他们工资的二分之一到两倍。 当您征求员工的反馈并据此采取行动时，他们往往会感到受到重视，并且更有可能参与公司和他们的工作。 您可以通过多种方式对您的消息传递系统执行此操作。

1. 公司提要让员工有机会实时对事件和交流做出反应。 他们可以在消息上留下评论和表情符号，这样您就可以了解员工对您的公告的看法。
2. 您可以使用消息系统生成和发送调查——从简单的脉搏检查到更全面的员工满意度调查。 通过使用从您的调查中生成的数据来做出明智的决定，以改善您员工的工作体验。

应急通信

值得庆幸的是，对于大多数企业而言，真正的紧急情况很少见。 但当它们发生时，他们需要迅速采取行动来保护所有相关人员。 您不想在危机中试图弄清楚一个复杂的应急通信系统。

相反，您可以使用消息系统进行紧急通信。 提前制定应急响应程序和安全协议将使您在紧急情况发生时处于领先地位。 您将能够通知员工在危机或自然灾害期间他们应该采取什么行动。 您还可以发出警报并确保每个人都知道在火警或疏散后聚集在哪里。

即使是更轻微的紧急情况，您的通信系统也可以成为救命稻草。 让您的员工知道他们无需担心试图在结冰的道路上开车上班或在飓风季节发送应急准备提示。

班次安排和提醒

掌握不断变化的时间表对员工和经理来说都是一项挑战。 您的通信系统可以通过在中央位置提供轮班和时间表来帮助每个人跟踪。

管理人员可以快速起草时间表并向员工发送提醒，告知他们即将开始轮班。 员工可以直接换班，无需通过经理。 员工也可以直接通过消息系统请假，不会出现错误和误会。 您可以复制时间表以避免重复工作，并在发布新时间表时向每个人发送通知。

与非办公室工作人员的沟通

如果您不优先考虑沟通，无办公桌的员工可能会觉得他们与团队其他成员隔绝了。 虽然无办公桌的员工并不新鲜，但技术现在提供了比以往更有效地与他们沟通的方式。 医疗保健、餐饮服务、制造和建筑行业的员工并不总是能够像上班族那样轻松访问电子邮件，因此他们需要更直接的通信方式。

消息系统提供与无办公桌员工的直接联系，因此他们可以了解最新信息并参与公司活动。 他们还可以快速检查问题或疑虑，并在不打电话的情况下向主管通报他们的进展情况。

投票和信息共享

让您的员工了解公司活动，例如：

• 职位空缺
• 新政策
• 福利登记截止日期
• 社会事件

如果您计划举办活动，请发送快速投票以了解每个人的意见。 例如，如果您计划举办公司圣诞晚会，请提供选项 — 您的员工是想吃便餐、交换饼干还是出去唱卡拉 OK？ 启动快速调查以找出答案。

员工认可和士气提升

您还可以使用您的公司提要来获得员工认可和表扬。 每个人都喜欢自己的工作受到重视，营造一种认可的文化将提高员工保留率。

为了有效，认可应该及时并与公司价值观相关联。 出色工作几个月后的认可不会像立即大喊大叫那样有效。 使用您的公司提要立即表彰和奖励表现最好的员工。

您还可以通过设置员工奖励计划来授权员工互相奖励。 经理和员工可以提供可以兑换礼品卡的奖励。

尽管公开奖励具有巨大价值，但发送个人感谢信息也很重要。 由于无办公桌的工作环境意味着员工经常在移动，因此您不太可能遇到员工来表达您的赞美。 鼓励管理者向个人发送鼓励私人信息以帮助建立关系。

与新员工的沟通

适应新工作可能会让人不知所措，您的新员工在入职的头几周特别容易受到伤害。 通过您的消息系统保持密切联系，让这个过程更容易。

让您的新员工知道如何使用消息传递系统，并将他们添加到他们团队使用的任何渠道以培养社区意识。 经理应在整个培训期间保持密切联系，确保员工可以提出任何问题，并确保他们按预期完成入职活动。

设置自动消息以根据特定触发器与新员工进行交流。 例如，当他们完成入职培训时，您可以发送贺卡和奖励。 但是，请确保他们的经理也发送个性化消息并经常与他们联系。

使用员工短信系统的最佳实践

员工消息传递系统是强大的通信工具。 但是，与任何工具一样，它们也可能被滥用。 为确保您的产品被用于使您的公司和员工都受益，您应该建立使用它的最佳实践。

设定明确的准则

尽量不要滥用能够联系您的员工的特权。 如果您的组织有明确的工作时间，请不要在下班时间使用您的邮件系统。 如果您的企业营业时间延长，请确保您的员工知道他们不应在下班时间查看或回复消息。

您不一定希望将消息系统的使用仅限于工作对话——为共同兴趣建立渠道是促进社区和创新的好方法——但你应该期望所有消息都是尊重和专业的。 明确期望，让每个人都知道，如果他们不愿在主管面前说出来，就不应该在消息系统上说出来。

维护隐私和安全

您不仅需要保护机密的公司信息，而且您的员工也需要知道他们的通信将在适当的时候保密。 如果员工向其经理发送有关个人事务的消息，他们应该能够相信该消息会得到保密处理。

避免分心

您的消息传递系统应该提高员工的工作效率，而不是降低它。 避免过度使用您的系统并分散您的员工的注意力来完成他们的主要工作。 人脑并非为处理多项任务而设计，因此让您的员工专注于高价值任务。

此外，如果你发短信过多，你的员工就会开始把你拒之门外。 当一切都很重要时，没有什么是重要的。 关于每个小问题的无休止的通知将失去影响。 在公司提要中保留次要更新，并将通知限制在真正重要的消息和时间敏感的信息上。

3 种最佳员工消息系统

Connecteam 是一个一体化的员工消息传递系统，具有高级聊天功能，因此您可以与您的团队保持联系，无论他们身在何处。 使用 Connecteam，您可以发送音频消息、视频、图像和文件。 地理定位功能甚至可以让您准确了解员工在工作时的位置。

借助 Web 应用程序和移动访问，您无需任何特殊设备即可保持联系，这使 Connecteam 成为无办公桌员工的理想之选。

您可以根据嵌入式员工目录中的条件创建自定义智能组。 将特定团队的所有成员添加到一个群聊中，将所有经理添加到另一个群聊中。 您不需要一次手动添加一个人。

通过任命主持人来保持对话的正常和专业。 管理员可以删除不适当的内容并设置控件以限制对某些功能的访问。

Connecteam 具有增强的安全功能，可以保护您的消息和其他数据的安全。 当员工离开您的组织时，他们将自动失去对 Connecteam 的访问权限。 数据不会下载到单个设备，信息也无法保存或从系统中导出。

Connecteam 远远超出了消息传递的范畴，它还提供了一个完整的员工管理系统。 您可以从同一个经济实惠的平台处理日程安排、人力资源、项目管理和沟通。

Slack 专为商务沟通而设计。 它的工作流程和聊天功能让您可以实时协作和交流。 您可以根据项目、位置、团队或任何其他类别在 Slack 中设置不同的频道。

使用 Slack，您的群聊被组织成线程，勾勒出清晰的结构。 您可以编辑和删除消息并发送快速回复。 Slack 与其他常用业务工具集成并提供免费订阅。

WhatsApp 是 Meta 拥有的免费消息系统。 由于其双因素身份验证、加密和消失消息，WhatsApp 通常用于安全通信。 您可以创建群聊以发送文本、语音笔记、文件、照片和视频。 WhatsApp 让您知道谁在线以及谁看到了您的消息。

除了他们的免费计划外，WhatsApp 还有一个商业计划，用于内部沟通和向您的员工发送群发短信以及与客户直接发短信。