如何编写员工休假申请表 + 免费模板

作为一名经理，跟踪整个团队的休假请求可能是一件非常头疼的事情。 您必须兼顾满足员工的个人需求和确保适当的人员配备。 这就是为什么必须有一个明确定义的休假请求流程的原因。

作为更大的休假政策的一部分，员工休假申请表是标准化此流程的重要工具。 它们为员工提供了一种正式的请假方式，并使您或其他人力资源 (HR) 员工可以轻松批准和拒绝请假请求。

您还可以在每张表格上记录批准或拒绝。 这样一来，您就可以一目了然地看到谁获得了休假——以及休了多少。

在本文中，我们将解释什么是员工休假申请表、它们为何重要以及它们如何适用于休假政策。 此外，我们提供了一个免费模板，并解释了如何在您的组织中最好地实施申请表。

什么是休假申请表？

员工休假申请表是一份书面文件，可让团队成员申请他们可能需要的任何类型的休假。 休假类型包括：

• 休假日
• 产假
• 病假
• 病假
• 军假
• 丧假
• 伤病假
• 根据《家庭和医疗休假法》(FMLA) 休假
• 出于其他原因的一般无薪或带薪休假 (PTO)

然后将这些表格提交给经理、团队领导或人力资源人员，由他们批准或拒绝每个请求。

但是，并非所有组织都使用休假请求文件。 有些要求员工使用电子邮件、口头请求或使用数字平台请假。

总的来说，这些表格是企业更广泛的休假政策的一部分，有助于标准化休假申请流程。

它为什么如此重要？

良好的休假政策和员工休假申请表可以帮助您的组织：

遵守

雇主必须根据法律要求提供某些类型的休假，例如病假或探亲假。 例如，《家庭和医疗休假法》(FMLA) 要求雇主为需要病假或需要照顾长期患病家庭成员的工人提供 12 周的有工作保障的无薪休假。

通过使用休假申请表，您可以确保您的企业符合法律要求，并一致可靠地记录员工休假申请。

此外，拥有员工休假请求和批准的记录可以帮助证明您公司的休假政策符合劳工和记录保存法规。

管理员工休假和劳动力需求

申请表允许您查看谁用完了他们的带薪休假 (PTO)。 它们让您提前计划以减少人员配备缺口的风险。 这些表格还允许您跟踪谁已获准请假，并确保不会遗漏任何请假申请。

支持您的员工

美国工人是世界上工作过度最严重的国家之一，超过 20% 的私营部门雇员无法获得 PTO。 这使他们的工作与生活平衡不佳，这可能会导致倦怠和脱离接触等问题。

良好的休假政策可以让员工获得急需的停工时间，而标准化的表格可以让他们更轻松地申请休假。 反过来，员工会感到支持，因为他们知道自己有一条清晰的途径可以从工作中抽出时间来充电和恢复活力。

减少离职率和缺勤率

同样，德勤对 1,000 名专业人士进行的一项调查发现，42% 的员工和近一半的千禧一代员工表示，他们因倦怠而辞职。 哈佛商业评论报告称，当员工过度劳累时，公司会出现更高的人员流动率、缺勤率和更高的保险成本。

使用申请表，团队成员可以在需要时轻松申请休假。 这样，他们就不会那么想错过工作——或者更糟的是，辞职。

请假申请表中应包含哪些内容

这是一份好的请假单可能包括的内容。

表格说明

这些应该向工人解释如何填写表格。 您可能还想说明员工应提前多长时间申请休假。

申请日期

对于人力资源团队和经理来说，了解员工何时请假很重要，这样他们才能及时批准或拒绝该表格。

员工信息

该表格应包括员工的姓名和签名。 根据组织的不同，它还可以包括员工编号、角色和部门，以帮助公司识别员工。

要求的日期和原因

表格上应该有一个部分，员工可以在其中指明他们要求休假的确切日期或时间以及他们要求的总天数或小时数。

跟踪员工请假的原因也很重要。 这可以帮助 HR 决定是否批准休假请求。

如果工作人员想要提供有关其请求的更多信息，则此部分还可以包含一个用于附加评论的空间。

跟踪请求是否已被批准的部分

应该有一个区域，人力资源人员可以指示该请求是否已被批准。 该部分还应该有一个空间供经理或人力资源人员签名。

免费员工请假申请模板

您可以使用 Google Docs、Adobe Acrobat、Microsoft Word 或其他文字处理器创建休假申请表。 您可以添加公司徽标和颜色，然后将表格保存为 PDF 格式。 建议将表格另存为 PDF，因为以这种格式以数字方式填写更容易。

创建表单时，请使用简洁明了的语言。 这将有助于工作人员更快地填写表格并防止任何混淆。 您还需要采用稍微正式的语气。 即使您的工作环境很随意，正式和实事求是的语气也能传达文件的重要性。

从头开始创建表格可能具有挑战性，因此请下载我们的免费休假申请表格模板并将其用作起点。 您可以根据需要对其进行自定义。

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有效实施员工休假申请表的最佳实践

制定休假政策

您的休假申请表应该是更大的休假政策的一部分，以确保公平处理请求。 您的休假政策应该很容易让员工了解。 将其包含在您的员工手册中，并将其存放在团队成员可以轻松参考的地方。

您可以在保单中解释以下内容：

• 不同类型的缺勤，例如病假、探亲假、PTO 等。
• 员工何时可以休假。
• 员工如何请假。
• 请假申请表的适当使用。
• 如果员工在最后一刻遇到紧急情况或生病而不允许休假申请表，他们应该怎么做。
• 有多少工人可以同时缺勤。 这可以表示为百分比，例如团队或部门的 20%。
• 谁审查、批准和拒绝请求。
• 如果员工对休假请求有疑问，他们应该去哪里，或者他们应该联系谁。
• 如果工人的请求被拒绝，他们可以做什么。

您的休假政策还应详细说明：

请求的通知期

工人应该了解他们需要提前多长时间请假。 有些公司需要至少 2 周到 1 个月的休假通知。

您要求多少通知可能取决于您公司的日程安排有多灵活。 例如，您可能希望员工至少提前 2 个月通知您需要更长的休假时间，例如 4 周或更长时间。

提前通知可以帮助您相应地规划员工日程。 它还让您有时间在需要时雇用临时替代者。

您的回复时间表

理想情况下，您应该能够在3 天或更短时间内回复休假申请表。 应该不会超过一周。 如果您让员工通过在线平台以数字方式提交请求，您可以更快地响应请求。

修改请求规则

如果员工的计划发生变化，请考虑有关修改申请表的规则。 您可能希望团队成员向特定经理或 HR 团队成员发送电子邮件以修改他们的表格。 或者，您可能要求员工提交新的申请表。

拒绝休假请求的程序

制定经理或人力资源人员在拒绝休假请求时必须遵循的正式程序。 然后在您的休假政策中概述这一点。

例如，您可以考虑要求拒绝该请求的人直接联系该员工以解释他们的决定。 您可能会在政策中注意到，作为妥协，经理或人力资源部门会为员工提供替代的休息日或休息时间。

或者，您可以要求员工在一个请求被拒绝后提交一定数量的额外请求——例如 1 或 2 个。您可以要求员工在后续请求表上列出不同的日期或时间。

使用数字休假管理解决方案

Connecteam 等数字休假管理软件可以帮助您轻松创建休假政策并管理休假请求。

Connecteam 是一个全面的员工管理解决方案，提供一系列旨在帮助您更有效地管理员工队伍的功能。

使用 Connecteam 的休假管理功能，您的员工可以通过他们的移动设备提交休假请求，经理只需点击几下即可批准或拒绝这些请求。 系统会自动跟踪所有休假请求和批准，因此无需手动跟踪请求或使用电子表格。

您还应该阅读我们对最佳员工 pto 追踪器的深入评论

使用 Connecteam，您可以设置规则，规定员工可以休假多长时间、他们需要提供多少通知，以及一年中的某些时期是否因请假请求而被取消。

最重要的是，Connecteam 的休假管理功能与 Connecteam 平台的其余部分无缝集成，让您可以从一个平台管理员工的各个方面。 这使得安排轮班、与员工沟通以及跟踪时间和出勤变得容易，所有这些都可以从一个中心位置完成。

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提前计划瓶颈和问题

在大型活动期间和节假日期间，许多员工同时请假是很常见的。

您可以通过在假期前一个月或更长时间与您的员工沟通来提前计划，以了解谁愿意工作。 创建一个员工银行，您可以在此期间使用。 您也可以考虑在下一个假期给这些工人放假。 这样，您就不会依赖相同的员工来处理太多天数或数小时。

您还应该建立最低人员配备水平。 考虑每个班次需要多少员工。 此外，确保这一数量的员工能够在一年中的任何其他时间提供客户期望的服务质量。

如果您的组织在假期工作，或者因为每个人都想休假而更忙，您可能需要在假期前安排临时人员配置解决方案以填补空缺。

此外，有几种方法可以确保在热门假期期间公平处理休假请求。 您可以制定一项政策，根据资历、先到先得的原则或查看谁的休息时间最少来确定请求的优先级。 你甚至可以为愿意在重大假期工作的员工提供奖金。

疾病和紧急情况

员工可能会突然生病或遇到紧急情况。 在这些情况下，他们通常没有时间提前几天或几周使用申请表请假。 这就是为什么必须制定最后一分钟休假政策的原因。

您的政策应包括：

• 疾病或紧急情况的定义。
• 解释您的员工在这些情况下应该联系谁，是您、其他人还是人力资源部成员。
• 员工在工作日开始前必须发出的最短通知。 例如，2 小时。
• 员工返回时是否需要病假单。 许多组织在缺席 3 天后需要病假单。
• 最后一分钟的休假是否有偿。

此外，您还需要制定一项内部政策来处理最后一分钟的缺勤。 你应该知道如何填补轮班中突然出现的空白。 您可能有一份待命员工名单，您可以联系他们在最后一刻进来。 您还可以向您的员工发送群发短信或电子邮件请求，以了解是否有人有空。

创建一个接收流程以及时响应休假请求

当员工请假时，他们可能急切地等待回复。 您的企业还需要知道哪些请求获得批准，以便您可以填写任何受缺勤影响的时间表或班次。

摄入过程可以提供帮助。 这仅意味着提交和处理申请表的过程。 它与您的休假政策密切相关。

在创建摄入过程时，您应该考虑：

• 在哪里以及如何提交表格。
• 谁负责审查它们。
• 如何做出休假决定。
• 如何提交完整的表格。

例如，您可以要求员工通过电子邮件或亲自将填妥的表格提交给您、指定的团队成员或您的人力资源部门。 您还可以要求员工通过在线工作管理平台或文件共享软件解决方案以数字方式提交表格。

您可以通过创建一组分步说明来手动创建接收流程，以便与负责处理申请表的 HR 员工共享。 但这可能既困难又耗时。

通过使用像 Connecteam 这样的数字平台，您可以自动执行大部分休假请求流程。 员工可以通过任何设备请求休假，您可以实时接收请求。 这些平台使您能够立即查看员工请求的休假。

当根据他们的请求做出决定时，他们还会通知员工。 此外，您可以一目了然地看到谁请假了，谁的请假还需要处理。

一些数字平台还直接链接到日程安排功能，因此您可以快速更新轮班和日程安排，询问团队成员谁可以代替缺勤的员工，并在轮班需要更多员工时收到通知。

检查您的休假政策是否合规

您可能需要与律师一起审查您的休假政策，以确保它没有违反任何法律。

例如，在大多数情况下，雇主不得拒绝员工的 FMLA 休假。 但是，如果雇主的雇员少于 50 人，或者申请休假的工人为公司工作的时间少于 1,250 小时或 12 个月，则他们可能没有资格休假。 了解这项法律的细节很重要。

在贵公司做出休假决定的任何人都应该了解什么时候必须批准休假请求，以及什么时候员工可能不符合休假条件。

评估休假申请表的有效性

休假申请表应减少缺勤和未打电话、未出现的员工。 如果他们不这样做，或者员工通常没有正确提交表格，请重新评估您的政策。

考虑是否需要向员工索取额外信息。 或者，看看您是否可以在表格中提供额外的说明，以帮助员工正确填写申请表并按时提交。

例如，如果您的表格太复杂，员工可能会没有信心填写。 将申请表精简到 1 到 2 页并使用简单的语言会有所帮助。 在表格上留出额外注释的空间可以让员工有机会用自己的话解释为什么他们需要休假。

如果您在最后一刻有很多缺席，您可能还想仔细查看您的时间表。 您是否要求工人提前几个月发出通知？ 有些工人可能不会提前那么长时间制定计划。 允许员工在提前几周通知的情况下申请休假可能会提供更大的灵活性。

概括

休假申请表可帮助员工在需要休假、病假或任何其他类型的休假时进行沟通。 它还可以让您确定这些请求的优先级，并通知员工是否以及何时可以休假。

有效的员工休假申请表还可以减少员工与管理层之间的混淆和误解，并确保遵守法律要求。

通过使用我们的免费模板和本文中概述的最佳实践，您可以减轻管理休假请求的压力，并创建一个非常适合您的业务的请求表。

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