如何通过 10 个步骤创建员工培训手册

创建有效的员工培训手册可帮助您提供一致的新员工入职培训，确保公司的每个人都与业务目标和价值观保持一致，并为您的员工提供成功履行职责所需的知识。

您可以将培训手册用于各种目的，它们可以涵盖一系列主题、工作流程、最佳实践等。 然而，尽管它们很重要并且用途广泛，但创建这些手册可能会很棘手。

在本文中，我们将引导您完成创建和实施您自己的员工培训手册的 10 个步骤。 我们还解释了 Connecteam 如何简化流程。

什么是培训手册及其目的是什么？

培训手册是一份综合性文档，提供有关流程、工作流程或主题的说明和信息。

这些手册没有标准格式。 有些提供分步说明，有些提供流程图等视觉效果，还有一些是长格式文档。

许多公司为员工提供培训手册，以便他们可以轻松访问与工作相关的信息 - 无论他们是新员工还是已在公司工作多年。

使用培训手册的一些最常见的时间包括：

• 新员工入职。 当员工加入公司时，培训手册可以帮助他们轻松了解角色要求、期望、业务使用的系统以及公司政策和程序。
• 继续学习。 即使是经验丰富的员工也需要时不时地复习一下。 提供培训手册非常重要，以便员工可以参考最佳实践和流程。
• 合规和监管培训。 有关性骚扰、歧视、内部培训、网络安全和工作安全等主题的培训手册有助于使您的公司符合法律要求。
• 产品或系统培训。 当您在企业中实施新系统或产品时，员工需要知道如何正确使用它。 通过创建包含分步说明的培训手册来为他们配备这些信息，以实现最佳使用。

除了员工培训之外，通常还需要培训手册来告知客户如何使用公司的产品或服务。

培训手册的好处

为您的团队提供一致性

一份好的培训手册可以让所有员工经历相同的培训，从而减少混淆或错误的可能性。

当整个团队的重要流程或程序被记录下来时，您可以相信每个人都按照相同的剧本工作并遵循相同的说明。 这也向团队保证他们正在遵循正确的步骤。

简化入职流程

使用培训手册可以节省新员工入职的时间。 您可以确保每位员工收到相同的标准信息，并从第一天起就做好准备。员工越早了解其角色的详细信息，他们就能越早开始提供价值。

通过有效的培训材料，员工可以更快、更高效地入职——无论他们需要了解政策、流程和程序，还是接受有关公司产品或服务的深入培训。

培养足智多谋、绩效和独立性

当员工知道有有效的培训手册以及在哪里可以找到这些手册时，他们在解决问题和学习新技能时会更加足智多谋。

他们可以参考手册，而不是向您或其他经理寻求帮助。 这节省了每个人的时间，并在团队成员成功地自行找到解决方案时增强了他们的信心和独立性。

受过良好培训并对自己的工作知识充满信心的员工也可能表现更好、工作效率更高并保持敬业度。

提高合规性和安全性

保证您的团队遵守法规的最佳方法是确保他们掌握正确的信息和要遵循的步骤。 创建培训手册是概述这些程序和协议以避免合规问题或诉讼的绝佳方法。

您甚至可以提供培训视频和书面手册，以便员工能够实时、真实地了解如何遵守要求。

减少错误

详细的培训计划将重要信息直接交到员工手中。 您不必担心员工可能会忘记如何正确执行任务、记录工作或遵循协议和程序。

避免错误可以最大限度地减少重做工作的需要，并有助于提高整体工作质量。

它还可以帮助您避免支付罚款或加班费。 例如，适当的培训使工作更有可能第一次就完成。 这样您就不必向员工支付加班费来解决问题并迟到。 它还让员工了解适当的程序，特别是有关安全或合规性的程序，从而限制了因违规而被罚款的风险。

节省培训费用

培训手册可以帮助您的企业节省资金。 首先，它为您提供了一种一致的方式来对每个人进行特定主题的培训。 您无需付费即可创建和提供个性化培训课程或培训视频。 相反，您可以将该信息压缩为所有员工都可以使用的单一来源。

此外，由于员工始终可以参考培训手册，因此您无需花钱创建复习课程或微学习课程来让员工在忘记信息时加快进度。

如何通过 10 个步骤创建员工培训手册

虽然确切的过程可能会根据您公司的需求而有所不同，但创建培训手册就像遵循以下 10 个一般步骤一样简单。

第 1 步：确定培训和知识目标

你要做的第一件事就是弄清楚你想通过这次培训教授什么知识。 考虑一下您希望员工实现的最重要的目标。 他们应该学习或发展哪些技能？ 他们应该学习什么信息？

写下一些具体目标会很有帮助。 例如：“阅读本手册后，员工将了解签署员工福利的确切流程。” 或者，“此培训将为团队成员提供填写绩效自我评估的具体说明。”

第 2 步：定义目标受众

接下来，考虑目标受众。 考虑谁需要这些知识或者谁将从这些说明中受益。

您需要考虑经验水平、角色和背景等因素。 例如，高级员工可能与初级员工拥有不同的知识，因此请注意每位员工可以从哪种培训中受益。

同样，不同职位的员工也会有不同的技能和理解。 例如，您可以在工程师培训手册中包含技术信息，但在人力资源专业人员手册中可能会造成混乱。

在定义受众时，您还应该考虑您设定的目标。 例如，最大的目标可能是提高仓库的安全性。 您的目标受众将是在那里工作的任何人。 或者也许您的目标是建立一支由优秀教练组成的管理团队。 您的目标受众是已经担任管理层或对晋升感兴趣的员工。

第 3 步：收集资源和信息

在准备创建培训手册之前，请确保您拥有所有必要的信息。

例如，对于有关特定公司程序的培训手册，请收集该程序和任何相关流程的所有现有文档。 对于软件或系统培训，您需要手边有任何手册或实施指南。 要创建安全培训手册，请务必查找任何法规或规范。

这也是咨询任何内部或外部主题专家的好时机。 那些与培训主题密切相关的人可以提供您可能没有想到的见解、想法和最佳实践。

第 4 步：选择格式和结构

接下来，决定如何格式化和构建手册。

选择最佳格式

培训材料的类型有很多种，因此您有多种格式可供选择。

您可以编写文档、创建幻灯片（如 PowerPoint 或 Google Sheets 演示文稿），或使用交互式学习管理系统 (LMS) 来创建手册。

最终，选择最适合您提供的培训类型和目标受众的培训。

例如，您可以使用包含许多视觉效果的手册幻灯片，例如以安全为中心的手册的工作流程和信息图表。 对于人力资源员工可以根据需要参考的手册，文档可以让他们轻松找到所需的信息。

构建您的手册

无论您如何呈现信息，您都需要对内容本身有一个强有力的概述。 创建一个大纲，将内容分解为易于理解的小块。

首先为每个部分创建标题，包括用于解释用户期望学习内容的培训简介、目录以及总结所涵盖内容的结论。

当您创建手册时，请专注于简单且易于访问的设计。 您不希望培训内容迷失在太多的颜色或款式中。 坚持您公司的品牌风格或仅使用几种不同的颜色。 这有助于使手册更易于阅读。

另外，请确保自始至终使用相同的易于阅读的字体。 像 Arial 这样的无衬线字体是一个安全的选择。 根据标题、标题、副标题、正文等的需要，仅使用几种不同的字体大小。

包括视觉教具

有效的培训材料包括视觉教具。 即使您的培训主要是基于文本的，包括一些视觉教具也是传达信息的一种有用的方式，特别是对于那些视觉学习者来说。

考虑添加显示如何执行流程的图像（例如流程图或解释图）或插图，以保持员工的参与度。 表格可以帮助您以易于理解的方式显示大量信息。

图像可以使您的手册在视觉上更加有趣，但避免使用太多。 它们可能会分散人们对更重要信息的注意力，并使您的内容看起来混乱。

第五步：草拟并编辑内容

参考您创建的大纲并开始填写空白。 根据需要充实它，特别是当您在与中小企业交谈或审阅文件时发现新信息时。

使用所需的最终结果作为指导。 为了让员工接受全面培训，他们需要学习什么？ 你需要向他们解释什么？

请记住信息的顺序，以便其以逻辑方式流动。 从头开始，并在整个培训过程中围绕主题进行。

举例来说，假设您正在创建有关安全程序的培训手册。 你可能会：

• 首先介绍为什么安全很重要以及这些程序如何提高公司的安全性。
• 深入了解培训的“内容”，解释员工需要了解的所有内容。
• 最后给出总结和步骤。 您的员工接下来应该做什么？ 既然已经接受了培训，他们应该如何进行？

此外，请记住在起草内容时考虑您的受众。 如果您培训的是普通受众，请避免使用过于具体或技术性的术语。 此外，请将培训中的所有内容与受众相关。

例如，在适用于整个公司的培训手册中避免使用特定于角色的术语。 相反，使用每个人都能理解的语言，无论他们的立场如何。 另一方面，对于专注于仅适用于一个团队的流程的培训，您可以定制手册以使其更具体地适应该团队的知识。

编写内容后，请阅读并根据需要进行编辑。

第 6 步：交付测试手册并根据需要进行更改

在全公司范围内进行部署之前，先在公司的一小部分人员中进行测试。 您可以选择特定部门的成员、领导层成员，甚至跨职能团队中的 1-2 个人来组建一个全面发展的团队。

请他们阅读培训手册，然后征求他们的反馈。 向他们发送一份调查，询问以下问题：

• 您从这次培训中得到了什么？
• 阅读完本手册后，您如何评价您对该主题的理解？
• 该培训与您的角色有多相关？ 它将如何帮助你改进工作？
• 有什么是你希望学到但没有学到的吗？
• 您对本次培训今后的补充或修改有何建议？

收集他们的反馈后，分析回复以了解主题和需要改进的领域。 在将手册发布给所有人之前，请使用该信息对手册进行更改。

第 7 步：向所有员工推广

恭喜，您的培训手册已准备好发布！ 现在是时候与您的员工分享了。

首先将新资源传达给您的团队。 解释该手册存在的原因、该手册如何为他们提供帮助以及他们可以在哪里访问该手册。

考虑使用多管齐下的沟通策略。 发送电子邮件，在公司消息应用程序中共享手册，并将其发布到您的内部知识库或 wiki 页面。 这涵盖了所有基础并确保没有人错过信息。 它还为员工提供了访问手册的多种选择。

第 8 步：跟踪进度

当员工学习培训手册时，跟踪他们的进度和完成情况会很有帮助。

您无需跟踪每本手册的进度。 这取决于培训的类型。 旨在根据需要引用的手册或指导用户如何使用特定软件的手册通常不需要进度跟踪。

但是，您可能希望跟踪监管或合规原因所需的培训或提供新信息的手册的进度。

第 9 步：测试员工的知识水平

考虑在培训手册中添加测验或其他互动元素。 这些有助于测试员工的知识并保持他们的参与度。

请参阅您记下的主要知识目标，然后构建您的测验并包含评估该知识的问题。 您可以将测验设置为出现在整个手册中或仅出现在最后。 您甚至可以要求员工在正式完成培训手册之前通过测验。

第 10 步：收集反馈并随着时间的推移进行更新

正如您在试运行手册时所做的那样，您需要请求员工提供反馈以改进您的培训手册。

调查在这里也很有效。 您甚至可以考虑在员工阅读手册之前进行 1 次调查，并在员工阅读手册之后进行 1 次调查。

初始调查的示例可能包括以下问题：

• 您希望从本培训手册中学到什么？
• 按照 1-5 分的标准，您如何评价您目前对该主题的理解？

对于培训后调查，您可以使用与试运行调查中使用的类似问题。 您可以衡量他们学到了多少，并收集他们可能有的任何反馈或建议。

分析这些答案并根据需要更新培训手册。

Connecteam 如何帮助您进行培训

Connecteam 是一款一体化工作管理平台，其中包含提供有吸引力的员工培训所需的一切。

创建定制员工培训材料和课程

借助 Connecteam，您可以轻松创建完整的培训课程、简短的视频、定制的培训手册和其他材料。

使用模板或从头开始创建材料和课程。 您可以包含 PDF、视频、表格、图像、信息图表等，并将课程分解为易于理解的模块。

此外，随着情况的变化，您可以轻松地根据需要修改和更新您的培训内容。

员工可以使用 Connecteam 移动应用程序随时随地访问培训信息。 这鼓励持续学习，并有助于增强他们的信心和独立性。

将所有信息存储在一处

当您使用 Connecteam 创建培训材料时，您可以将所有信息安全地存储在中央知识库中。

员工可以随时参考培训材料以及任何其他重要的公司文件。 这种单一的事实来源意味着没有人需要花时间从不同的地点寻找信息。

跟踪进度并测试知识

Connecteam 可以轻松跟踪员工的培训进度。 只需查看中央仪表板即可了解每个员工的培训进度。 Connecteam 使您能够向员工发送自动提醒，鼓励他们完成培训。

此外，交互式测验可以让您检查团队成员的知识，这样您就可以确保他们从培训中获得所需的知识。

当员工完成培训并通过应用内测验时，您可以通过认可徽章或数字令牌奖励他们的成就。

寻求反馈很简单

Connecteam 的调查和民意调查功能使您能够快速轻松地收集员工的反馈。 您可以直接在应用程序中创建和共享调查和民意调查，员工可以从任何地方做出回应。

使用模板或创建您自己的自定义调查，包括是/否、评分量表、开放式问题和多项选择问题。 直接从您的移动设备实时查看结果，并向员工发送智能警报，提醒他们在截止日期前填写调查。

员工培训没有限制

Connecteam 能够创建无限的培训并与无限的用户共享，无论您有 10 名、100 名还是 10,000 名员工，Connecteam 都会与您的公司一起成长。 永远不用担心存储空间不足或需要为更多学习者支付额外费用。

结论

创建员工培训手册可以让入职变得更容易、提高员工绩效、提高一致性并减少错误。 通过本指南，您可以按照 10 个步骤来设计和实施您自己的培训手册。

您可以使用 Connecteam 满足从创建材料到收集反馈的所有员工培训需求。 您的员工将会欣赏到随时随地轻松获取材料的便利，而您也将受益于拥有知识渊博、技术精湛的员工。 计划起价为每月 29 美元，最多可容纳 30 名用户，员工人数不超过 10 人的小型企业可以终身 100% 免费使用 Connecteam。

常见问题解答

培训材料中应包含哪些内容？

员工培训材料应包括书面内容、说明流程和工作流程的视觉教具以及视频演示。 最佳实践是还包括测试或测验来检查员工的知识。

使用哪些工具来培训员工？

您可以使用许多数字工具来进行员工培训。 然而，选择一个能够提供定制选项、书面和视觉内容、无限用户和随时随地访问的产品非常重要。 Connecteam 是一体化培训解决方案的绝佳选择。

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