如何写就业证明信 + 免费模板

作为雇主，您的员工可能会要求您确认他们为抵押贷款人、房东甚至其他雇主工作的详细信息。

虽然就业证明信通常很短而且准备起来很简单，但把它们写对很重要。

犯错不仅会给公司带来不好的印象，还会影响员工获得贷款、住房或新工作的能力。

在本指南中，我们将引导您完成如何准备雇佣信的验证，包括要涵盖的信息。

为了帮助您，我们还提供了一些就业证明信样本，并准备了两个随时可用的模板。

在此处下载免费模板

员工验证表 - 当前员工

员工验证表 - 前员工

什么是就业证明信？

工作验证函是某人当前或以前工作的证明。 它确认员工为您的公司工作或工作过，并包括他们的就业日期、角色和薪水等详细信息。

就业证明信有时也被称为：

• 聘书
• 就业证明信
• 工作证明信
• 工资证明信
• 收入证明信
• 就业证明表

这些信件为第三方提供了关键就业细节的独立验证。 可以通过员工或直接来自第三方（例如银行、房东、政府机构或其他雇主）提出信函请求。

工作验证信不同于描述员工在角色中表现如何的推荐信或推荐信。 相反，就业证明信提供有关员工在贵公司工作时间的中立信息。

员工验证函请求从何而来？

员工可能会要求提供工资证明函，然后该雇员会将其转交给需要该信息的第三方。

员工不必告诉你他们为什么要这封信。 但是，当他们代表第三方请求信件时，他们确实需要告诉您要包​​含哪些信息。

请求也可以直接来自第三方。 这些包括：

• 金融机构。 例如，当员工申请抵押或其他贷款时，银行需要确认他们的还款能力。 如果员工因经济困难而申请重组现有贷款或延期付款，银行通常还需要确认他们的收入，然后再决定是否批准他们的申请。
• 地主。 当员工申请出租房产时，房东可能希望看到他们有能力支付租金、押金和其他服务费。
• 其他雇主。 如果员工向另一家公司提交工作申请，未来的雇主可能希望索取工作证明函，以交叉核对员工简历中的信息。
• 在为雇员或其家庭成员准备签证申请时，移民律师可能会要求雇主提供信件。 例如，薪资证明信可用作证明雇员有能力赞助家庭成员的永久居留申请的证据。
• 收债机构有时会联系雇主，要求提供工作证明函以鼓励付款。 您应该就回应这些类型的请求寻求法律建议，因为您通常只能依法发布有限的信息。
• 政府机构可能会要求核实就业信件，以确定社会保障欺诈的情况或确认法院判决的工资。 如果您收到这样的请求，最好咨询律师以获得指导。

寻求法律建议以了解法律何时要求您回应就业证明函请求也很重要。

通常您不必这样做。 但是，最好提供一封支持员工的信件，例如，帮助他们获得抵押贷款、签订租约或找到新工作。

来自政府机构的请求通常是例外。 法律可能要求您对这些做出回应，并且该请求通常会列出相关法规或法律。

就业证明书应包含哪些内容？

在写就业证明信时，您应该始终包含一些基本信息。 具体细节取决于要求，以及贵公司的政策和相关法律法规。

确保您的信件包括：

• 写信的日期，以便收件人知道其中的信息是最新的。
• 您的公司名称和地址。
• 问候。 如果您知道收件人的详细信息，则可以直接联系他们。 如果您不这样做，请使用“这可能与谁有关”。
• 员工的全名。
• 他们的就业日期，包括开始和结束日期。 如果该员工仍在贵公司工作，您可以将结束日期标记为“现在”。
• 如果收件人有任何问题或需要更多信息，您的姓名和联系信息。
• 你的签名。

如果法律特别要求和允许，您可能还需要包括：

• 收件人公司的名称和地址（如果知道）。
• 员工的职务和部门。
• 员工职责的简要说明。
• 员工的工资。
• 他们工资的支持证据，例如工资单或时间表。
• 支付频率——例如，每周或每月。
• 员工一周或一个月的工作小时数。
• 他们的工作类型（全职、兼职或合同）
• 为什么他们的工作即将结束。
• 他们的工作是否有望继续。
• 雇员重新雇用的资格。

根据要求，您可以提供数字或硬拷贝格式的雇佣信证明，并通过邮寄、电子邮件或传真发送。

如何格式化就业证明信

准备带有贵公司徽标的公司抬头或文具上的信件。 这为收件人确认了其真实性。

呈现这些信件的最佳方式是采用商业信函格式。

将您的公司名称和地址、日期和收件人地址（如果知道）写在信件的左上角。 然后，包括您的问候语、信件的内容和正式的落款，例如“真诚地”或“最诚挚的问候”。 您的签名、姓名和角色应该跟在后面。

工作验证函政策和程序

作为雇主，您的员工可能会定期要求提供就业证明表。 出于这个原因，创建雇佣信政策的验证并列出请求和准备它们的程序是很有用的。

制定政策和程序可确保您的公司采用一致的方法来证明雇佣信件。

政策和程序还可以节省您和您的员工的时间。 您可以将它们添加到您的政策和程序手册中，以便您的员工轻松找到。 通过清楚地列出步骤，您可以从员工那里获得所需的所有信息，而无需来回走动。

政策

员工验证表政策规定了如何处理信件请求以及谁负责准备信件。

在编写您的保单之前，确认您在联邦和州一级的法律义务非常重要。 雇佣信件的验证涉及向第三方发布敏感的员工信息。

通常有关于您可以和不能发布哪些员工信息以及这样做的过程的法律法规。 例如，在美国的一些州，雇主不能与第三方分享工资历史。

在提供就业证明信之前，您可能需要获得员工签署的同意才能发布他们的信息。 要求书面请求也是一个好主意。 书面请求和签署的授权书会在以后发生任何争议时创建记录——例如，如果员工反对您披露的信息。

由于这些原因，人力资源 (HR) 的任务通常是响应员工验证函的请求。 然后他们可以确保这封信符合公司的内部政策和任何相关法律。

经理或主管也可以准备员工验证表。 但是，人力资源部门仍应在发送之前对其进行审核。

程序

创建一个标准程序来请求验证就业信件可以节省您和您的员工的时间。 员工知道向谁提出请求以及需要什么信息。

在你的程序中，解释：

• 员工和第三方应向谁提出请求。
• 谁负责准备信件。
• 准备这封信需要哪些信息。
• 是否需要数字或硬拷贝信件以及将其发送到哪里。
• 响应请求的时间范围。
• 任何相关政策或表格的链接。

创建一个员工可以用来索取信函的样本表格可能很有用。 将表格添加到您的政策和程序手册或员工手册中，可以让您的员工轻松找到它。 他们只需填写所需信息并将其发送给相关人员或部门。

专业提示：使用像 Connecteam 这样的专用人力资源文档管理系统可以轻松管理所有重要的员工文档和信息。

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准备工作证明信的技巧

写工资证明信时，请记住这些要点。

简明扼要

这些信件不需要冗长或复杂。 他们只需要中立地呈现所请求的信息。 这些信件不应成为意见——例如，关于员工的表现或性格。

在发送之前校对您的信件

像任何外部通信一样，就业证明信是您业务的反映。 它应该是无错误和专业的。

另外，检查信件是否包含所有要求的信息。 对于员工来说，这是帮助他们获得抵押贷款、住房或未来就业的重要文件。 提供不完整的信息可能会减慢他们的申请。

确保信中包含的信息准确、真实

您信中的详细信息应基于人力资源记录。 第三方可能会使用您的信件对您的员工做出重大决定，例如向员工的家庭成员授予或拒绝签证。

准确性还有助于保护您免受对您提供的信息不满意的员工的任何后续投诉。

按时提供信件

员工验证函请求通常是时间敏感的。 例如，考虑抵押贷款申请的银行可能需要两个工作日内的信息。

如果员工要求提供就业确认函，您应该尽快回复他们。 您可以在您的政策和程序中概述周转时间。 然后，员工了解他们需要提前多长时间提出要求。

就业证明信样本

以下是现任和前任员工的工作验证函的两个示例。

这种当前雇佣信模板的验证格式类似于正式的商业信函。 自定义文本以匹配您的相关信息。 保存一份副本供您参考，并使您未来的就业验证信件快速、清晰、简洁。

下载当前就业信模板的验证

谷歌文档

这种过去雇佣信模板的验证格式类似于正式的商业信函。 自定义文本以匹配您的相关信息。 保存一份副本供您参考，并使您未来的就业验证信件快速、清晰、简洁。

下载过去就业信模板的验证

谷歌文档

简化流程

您的员工可能经常需要员工验证表，因此制定政策和程序来处理他们的请求很有用。 这使流程标准化，帮助您及时提供信件。 它还确保您包括必要的信息，如员工的角色、工作描述和薪水。

通过编写专业和准确的就业证明表，您可以帮助支持您的工人购买自己的房屋、租房和寻找未来的工作。

按照我们的分步指南，使用我们的就业证明信模板，轻松按需制作专业的就业证明信。

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