固定时间表的完整经理指南

固定的工作时间表是管理员工的一个重要方面。

作为一名经理，制定工作时间表以确保您的团队高效工作、满足业务需求并保持员工积极性非常重要。

本指南旨在为您提供有效创建和管理固定工作时间表所需的知识和技能。

了解固定工作时间表

固定工作时间表是一种常见的时间表类型，要求员工每天在固定时间工作，每天工作一定小时数。

常见的“朝九晚五”时间表是固定工作时间表的一个例子。

这些可以随时用于轮班以及全职和兼职工作。

什么是固定工作时间表？

在固定的时间表中，员工每周在同一时间和同一地点工作相同的固定天数。

固定时间表通常是五天八小时轮班，每周总计 40 小时，例如上午 8:00 到下午 5:00 轮班，中间有午休时间。

如果企业的活动全天候运行，则企业可能会错开多个固定班次，例如白班和夜班，并有一些重叠的时间。

通常，组织会制定时间表，员工对何时工作以及工作量有明确的期望。

固定工作时间表对企业和员工的好处

固定的工作时间表为员工和企业都带来了好处。

员工喜欢它们的一些原因——例如减轻压力和更好的团队凝聚力——提高了企业的生产力和沟通。

可预测性有助于平衡工作与生活

在工作中具有基于日程安排的可预测性使员工更容易计划家庭活动、娱乐和医生预约等活动。

固定的工作时间表还可以帮助员工保持一致的睡眠模式并获得他们正常工作所需的高质量睡眠，从而提高工作效率并支持健康。

共享时间加强同事之间的联系

轮班工作的员工自然会培养出更好的团队协调能力。

员工敬业度是管理团队时的一个关键因素。

更好的沟通可以增强团队凝聚力，员工在为实现共同目标而共同努力时可能会感到与同事之间的联系更加紧密。

设置调度改善时间和劳动力管理

经理们意识到固定时间表的建立是一种一劳永逸的前景。

一旦您为您的企业创建了一个理想的固定工作时间表，您就可以坐下来让时间表重复。

您只需要管理休假时间或在需要时纠正路线。 固定的时间表还可以更轻松地衡量员工的工作效率。

作为奖励，喜欢轮班的员工可能想留下来。

企业和员工固定工作时间表的缺点

虽然固定的工作时间表有很多好处，但它们也可能存在一些缺点。

员工可能想要更大的灵活性或更好的工作班次，而管理人员可能难以安排不受欢迎的轮班或为有经验的员工公平分配时间。

灵活性降低导致员工摩擦

工作时间固定的员工在生活情况发生变化时没有多少回旋余地，他们不能简单地调换班次。

有些人厌倦了在同一时间同一地点做同样的事情，并且更喜欢轮换或灵活的时间表。 此外，最近的数据表明，许多员工更喜欢灵活安排工作时间。

不受欢迎的轮班推动人员流动

即使您尽可能制定最公平的固定工作时间表，也不可能每个员工都能获得理想的轮班时间。

有些人将不得不工作不太理想的班次，这可能导致员工离职率很高，因为不满意的员工跳槽以寻求更有利的班次。

生产力可能会受到既定时间表的影响

通常，资历较高的员工会优先选择更好的班次，这可能会无意中导致与经验最丰富的员工一起轮班。

这可能会导致一些转变需要更有经验的领导者。

一些高效率的工人会在轮班结束前完成他们的任务。

如果管理人员不密切监控产出，这可能会浪费时间并使员工感到厌烦。

制定有效的固定工作时间表

理想的固定工作时间表必须适合您的业务需求以及员工的需求。

当您对固定工作时间表的利大于弊感到满意时，就可以为您的公司定制一个，但您需要牢记一些注意事项。

评估业务需求

在满足其他因素之前，固定的工作时间表必须符合您的业务需求。

考虑完成所有内部流程所需的技能水平和劳动力，以便所有操作顺利进行。

这将告诉您需要为谁工作以及何时工作。

确定员工的可用性和偏好

仔细审查员工的可用性以避免运营摩擦。

不要对员工的可用性和个人情况做出假设，而是去了解他们。

人们总是喜欢被当作人对待，因此虽然您不能牺牲业务需求来满足每个人的个人喜好，但一定要就日程安排决策提供清晰的沟通。

安排班次和分配任务

考虑每个班次任务的技能和劳动力需求。

您希望将最熟练和最有经验的员工分配到不同的班次，以提高效率并避免因技能差距或劳动力短缺而导致的滞后。

将时间表传达给员工

在推出之前告知您的员工您的固定时间表，让您有机会考虑他们的反馈，并让他们能够快速顺利地进行调整。

您还可以解释您的日程安排背后的理由，包括您遵循的任何既定政策。

管理固定工作时间表

当您制定最适合您的业务的固定工作时间表时，您还需要制定政策来支持它，包括提前计划安排冲突以及监控出勤率和生产力。

处理员工的日程变更请求

员工要求安排是最常见的员工安排问题之一，但解决方案并不一定很复杂。

数字调度软件可以让计划和调整变得容易。

为员工提供清晰的请求更改途径，以确保他们感到被倾听和考虑，即使您最终无法满足请求。

要确定更改是否对企业有效，请考虑您在他们希望更改到的班次和他们希望关闭的班次上的可用资源。

您需要在员工可用性与人员配置要求之间取得平衡。

如果另一个轮班可以使用额外的人手或增加经验，那么批准他们的请求可能是有意义的。

但是，如果这是一个流行的转变，您在人员配置方面没有问题，您将需要仔细考虑需要改变什么以适应他们的偏好。

如果对员工请求的回答是肯定的，您可以使用具有拖放功能的数字排班工具在几分钟内重新安排班次。

如果答案是否定的，请概述原因和任何相关政策。 避免给予“也许有一天”他们可以实现这种转变的错误希望。

如果您有机会在未来批准时间表变更——例如，如果您定期重新评估班次，或者如果达到特定任期的员工有资格获得优先考虑——请将该流程清楚地传达给员工。

管理日程冲突

制定政策来定义员工何时以及如何申请休假，包括病假和假期是否分开。

确保这些政策在您的员工手册中有清楚的概述，以供员工轻松参考。

在运营方面，制定人员配置计划。

如果一个人不在，你能维持你的业务活动吗，或者你能不能叫另一名员工来掩护？

为您的员工提供一种直接协调换班的简单方法可能很有意义。

确保您的政策符合当地劳动法律法规，并坚持执行以确保公平对待所有员工。

监控员工绩效和出勤率的策略

您需要确保员工出现并完成工作 - 但您不想损害他们的自主意识。

工作场所的缺勤是管理者需要解决的一个真正问题，在任何给定的工作日，只有超过 3% 的员工缺勤。

尽管如此，许多员工仍然厌恶微管理或被监视的感觉，因此要透明并清楚地传达您的工作场所监控政策。

寻找一个易于集成的考勤管理系统，让员工可以打卡上班和下班，并与您的工资单和人力资源系统无缝集成。

您还可以使用有效的任务管理软件跟踪绩效，帮助员工在预算内快速完成项目。

使用清单和设定任务可以使事情更易于管理并提高效率。

管理固定工作时间表的最佳实践

简单地管理日程安排以确保在需要的地方安排人员和妥善管理日程安排是有区别的。

最佳实践包括强有力的沟通、合规性、员工投入和工作与生活的平衡。

与您的员工沟通

无论您使用哪种类型的日程安排，开放的沟通渠道对于保持士气和生产力都至关重要。

在您的工作流程中构建透明的沟通和参与功能可以培养信任文化。

当你需要做出改变时，清楚地传达你的理由，并尽可能多地通知员工以适应他们。

确保遵守劳动法律法规

在制定日程安排政策时，请确保它们符合相关的联邦、州和地方劳动法律法规。

您需要遵守加班安排和工资、假期、用餐和休息时间，以及通知员工他们的日程安排的时间范围，以及其他注意事项。

鼓励员工反馈和建议

尽早并经常从你的员工那里寻求反馈，以确保你掌握了谁在他们的角色中快乐和蓬勃发展以及谁越来越沮丧的脉搏。

当您知道问题所在时，您可以更轻松地解决它们。

老式的调查框很可能会被忽略，但如果您已经在使用数字解决方案，您可以轻松集成一个员工反馈工具，该工具允许多种沟通渠道——包括可定制的调查和模板、现场投票和聊天功能快速直接的输入。

支持工作与生活的平衡

在工作和个人生活之间保持良好的平衡是员工面临的共同挑战。

根据麦肯锡的一项研究，将近一半的员工报告有倦怠症状。

随着工作和家庭生活的分离，员工有足够的时间放下工作，恢复活力。

管理人员可以指导员工制定保持这种平衡的策略，包括拥有指定的工作空间和设备、阅读和回复工作相关信息的合理界限、健康的习惯以及可预测的时间表。

管理固定工作时间表的工具

劳动力调度是一项复杂的工作，即使固定工作时间表相对稳定也是如此。

假设您根据不同的固定时间表管理许多员工。

在这种情况下，您将花费更多的时间进行前期计划，并且一旦设置了时间表，它们就不需要像其他一些调度类型（例如灵活的时间表）那样需要那么多的监控。

管理固定工作时间表的两种主要方法包括手动排班和排班软件。

手动排班

经理或团队中的其他人确定手动排班的工作时间表。

通常，他们使用复杂的电子表格来权衡员工的可用性和偏好与企业的需求，并试图找到一个中间立场。

有些人喜欢考虑偏好的动手方法和人为因素，但人为因素也为人为错误留下了空间。

如果您的员工人数众多，那么设置和监控是一个耗时的过程，而且手动分析数据本身就是一件苦差事。

排程软件简介

调度软件减轻了劳动力调度的时间负担。

Connecteam 的多合一作业调度程序应用程序可以帮助您优化轮班管理并以更少的麻烦实现最高生产力。 它提高了效率和准确性，并且还包含自动报告。

Connecteam 帮助您简化所有员工管理和工作安排任务，实现持续的运营效率，其功能包括：

• 将团队提醒和状态更新等日常员工管理任务数字化
• 使用时钟应用程序跟踪员工
• 与您的无办公桌团队即时创建和共享日程安排
• 通过在线创建报告、清单、表格和请求从您的员工那里收集信息

常见问题

固定工作时间表和灵活工作时间表有什么区别？

在固定的工作时间表中，员工通常每周轮班工作相同的小时数和工作天数。 不过，并非所有工作都需要严格的时间表。

灵活的工作时间表不那么严格，允许员工每周或每天记录一定数量的工作时间，但这些轮班不一定在相同的确切时间进行。

固定工作时间表有哪些替代方案？

经理们至少可以考虑 15 种工作时间表。 其他常见的工作时间表包括灵活的时间表，其中雇员和雇主合作确定雇员的工作量，轮班工作时间表，工人在白天和夜班之间循环，员工在一天中工作两个时间段并延长中间休息，以及员工根据需要工作的随叫随到班次。

固定工作时间表对员工士气有何影响？

每个员工都是不同的，有些人欣赏固定时间表的可预测性，使他们能够将个人时间与工作时间区分开来，而其他人可能会对他们的时间表的重复性感到厌烦，或者对他们不喜欢的轮班感到沮丧。

我如何确保我的固定工作时间表对所有员工都是公平公正的？

确保预先就所有日程安排政策进行清晰沟通并遵守这些政策是确保员工公平公正工作日程的最佳方式。

在考虑首选时间表和休假请求时要公平，并与您对任期和绩效的考虑保持一致。 考虑使用可最大程度地减少做出有偏见的决策的机会的日程安排软件。