正式沟通的完整指南
已发表: 2023-06-18当您想到交流时，您可能会想象与朋友或同事的随意交谈。
然而，在许多专业环境中，正式的沟通对于有效和有组织的沟通是必要的。
那么究竟什么是正式沟通呢？
什么是正式沟通？
正式沟通是指用于官方信息、命令和指示的预定义沟通渠道。
这是信息以有组织的方式通过预定义的通信渠道流动的时候。 这些渠道可以是同一层级员工之间面对面的横向沟通，也可以是不同层级员工之间的对角线沟通。
正式沟通的目标是确保信息清晰简洁，并及时到达合适的人手中。
虽然与非正式对话相比，正式沟通可能看起来很耗时，但对于企业来说，维持秩序和结构至关重要。
预定义的沟通渠道还有助于建立清晰的指挥链，以便高层员工可以向低层员工下达命令或指示。
正式沟通的常见形式包括电子邮件、信件、报告、备忘录和演示文稿。
正式的沟通是任何专业环境的重要组成部分，因为它确保信息流有条理且高效。
虽然它可以比非正式对话更有条理，但预定义的渠道有助于在组织内建立秩序，以便每个人都能清楚地了解他们的角色和职责。
正式与非正式沟通
正式和非正式交流之间最显着的区别是使用的语言。 经理向其团队发送的关于即将开展的项目的电子邮件将包含正式和精确的语言。
然而，同一位经理在对团队成员的生日或即将退休表示祝贺时会使用更轻松的表达方式。
以下是正式与非正式沟通之间的其他一些区别：
- 可靠性——正式的沟通被认为更可靠，因为总是有书面或电子记录的踪迹。
- 速度——正式沟通的传播速度更慢，因为在公开之前有一个指定的审查和批准沟通的层次结构。
- 耗时——正式沟通的创建需要更多时间。 可能需要解决语言方面的繁文缛节或法律问题。 非正式通信通常会立即发送而无需审查。
正式沟通的主要特征
让我们探讨有关正式沟通的常见方面的更多细节。
- 结构——电子邮件和商业信函中的正式交流通常遵循既定格式。 通常有一个标题，一些常见的问候语，最后还有一个签名。 许多商务人士使用模板来创建备忘录和其他官方文档，以确保他们正确传达官方信息。
- 语言——专业交流中使用的语言应该准确且适合上下文。 切勿使用俚语和其他非正式用语。 正式的交流应该包括正确的语法并且没有收缩。 例如，作者应该拼写“do not”而不是“don't”。
- 语气——专业交流的语气应该保持严肃和专业。 写作中不应有明显的个人意见或情绪。 相反，重点应该放在尊重和客观地传达准确的信息上。 选择中性、外交用语，尤其是在涉及敏感话题时。
- 层次结构——正式的沟通应该通过既定的公司层次结构进行。 指定的渠道应该有适当的程序和协议来管理流量。 未经指定的公司官员事先授权，不得进行正式沟通。
- 文档——所有正式的沟通都应该遵循归档文档流程，以确保记录组织内采取的任何决策、政策或行动。 这促进了问责制的环境，并使信息可供未来参考。
- 沟通渠道——正式沟通应通过官方渠道，如指定的电子邮件系统。 例如，它们可以作为报告、正式信件呈现，或提供给有组织的会议中的其他参与者。 只有公司认可和批准的渠道才能用于正式沟通。
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为什么正式沟通很重要？
正式的沟通会减少误解或解释错误的余地。 如果你发送了一份概述新工作政策细节的备忘录，员工就会有一些记录在案的东西，以便在他们有问题时参考。
依靠非正式的沟通，比如通过电话随意交谈，可能会导致误解，从而导致代价高昂且危险的错误。
为不同类型的正式通信制定的严格规则确保了正确的记录跟踪。 如果出现公司审计或法律问题，最好记录发生了什么通信以及发生的时间。 与依赖员工的记忆或不得不联系不再在公司工作的人相比，这是一个更好的政策。
尽管这似乎违反直觉，但您可以通过建立正式的沟通来节省更多时间。 写完后，您可以根据需要快速将其发送给任意数量的人。 这意味着将信息传达给相同数量的人所需的面对面对话更少。
专家提示：
知识管理库允许您将过去通信中的信息存储在一个位置，以供员工在方便时查找。
正式沟通有什么好处？
正式沟通是业务流程的重要组成部分，其好处是显着的，尤其是在非办公桌行业，在这些行业中，员工可能无法持续使用数字工具或与管理层直接面对面互动。
确保安全：建筑、制造或物流等非办公桌行业通常涉及潜在的风险和危害。 正式沟通可确保所有员工清楚地传达、理解和遵守安全协议、指南和重要更新。
明确的指示：在工人在现场或生产线上的行业中，清晰简洁的正式沟通有助于防止误解。 它确保任务正确有效地执行，最大限度地减少错误和返工。
保持一致性：正式沟通可确保传递信息的一致性，尤其是在员工在不同班次或地点工作的行业中。 这对于每个人都在同一页上并坚持质量标准至关重要。
合规性：正式沟通有助于维护合规性可能需要的记录。 它有助于证明员工已正确了解政策、程序和更新，这在许多非办公桌行业中至关重要。
缩小信息差距：由于非办公人员的角色性质，他们通常会感到与核心业务运营脱节。 正式沟通可以通过向他们提供有关公司政策、变化和新闻的定期更新来缩小这种差距，从而培养一种包容感。
问责制：正式沟通有助于在非办公桌行业建立问责制。 通过书面沟通，有发出和收到的指令的跟踪记录，如果有任何争议，可以参考这些指令。
反馈机制：正式沟通还可以为非办公室工作人员提供一个表达他们的担忧、想法或反馈的平台。 这对于改进业务流程、安全性和员工满意度非常宝贵。
建立专业环境：正式的沟通促进了专业的工作环境，并加强了公司的权威和等级结构。 它传达了一个信息，即组织重视其员工并以尊重和专业的方式与他们沟通。
培训和发展：在非办公桌工作盛行的行业中，正式沟通通常用于培训和发展目的。 它允许公司共享教育材料、指南或程序更新，以确保员工拥有所需的知识和技能。
正式沟通的类型
组织通常以五种方式之一分发正式通信。
向下沟通
向下沟通涉及通过公司从更高管理层传递重要信息。
本质上，您是在遵循一系列命令。 例如，副总裁可能会发送一份备忘录，通知董事们 PTO 政策即将发生的变化。 然后，这些经理会将信息传递给他们团队的成员。
企业通常使用向下通信来发送信息：
- 定义新政策
- 概述现有政策的变化
- 提供有关授权职责变化的信息
- 解释即将发生的人事变动
向下沟通也可能发生在非正式沟通中。 经理可以与他的团队面对面交谈，而不是发送电子邮件。 但是，重大改革应始终使用正式的沟通过程来确认消息的传递。
向上沟通
向上沟通是员工用来向管理层和公司领导提供反馈的过程。 一个例子是回应年度调查，询问员工对公司不同方面的看法。
您还可以在会议中进行向上沟通。 通常，员工提交书面问题并收到管理层的正式回复。 许多公司还设有意见箱或论坛，员工可以在其中记录问题或提出改进建议。
向上沟通的目标是记录员工对其工作环境的感受。 这是管理层更好地了解他们所雇用的个性的一种方式。
员工提供的反馈使高管和管理层能够以帮助员工提高工作效率或让员工感到自己的贡献更有价值的方式改进流程。
横向沟通
水平或横向沟通发生在大致相同水平的工人之间。 他们可能在同一部门工作或拥有相似的职位。
如果现场领班向另一位领班发送与工作相关的消息，那将是横向沟通的一个例子。
您经常会看到在项目中工作的团队成员之间的横向沟通。 休假的团队成员可以记录他们的工作流程，并将其传递给外出时填写的人。
横向沟通旨在鼓励同事之间更好的协作和协调。
对角线沟通
对角线沟通鼓励不同级别和不同指挥系统下的员工之间的直接接触。 管理人员可能必须与新项目的现场负责人进行正式沟通，以帮助他们更好地了解其工作的更广泛背景。
同一现场负责人可能会将有关项目状态的更新传递给更高级别的员工，以向他们更新项目进度。
对外沟通
外部通信描述了从组织发送到外部实体的正式消息。 示例包括法律部门回应监管机构的询问。 发送给客户和股东的电子邮件也算作外部通信。
组织如何对外沟通有助于树立他们的形象。 该格式可以包括从网页内容到会议演示文稿的所有内容。 任何外部通信都应传达有关组织的质量和能力的信息。
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正式沟通的例子
让我们仔细看看组织如何进行正式沟通。
会议
大多数员工都熟悉使用会议来传达信息。 会议涉及团队与管理层之间的向上和向下沟通。 在正式沟通方面，制定议程可确保涵盖所有相关主题。
正式会议通常以开幕式和特别嘉宾介绍开始。 如果您已将您的团队聚集到一个地方，您希望明智地利用他们的时间。 坚持你的议程，同时邀请团队一定程度的参与和参与。
简报
大多数正式会议和会议交流都包括演示文稿。 它们用于以专业和结构化的方式正式交流想法、数据或建议。
演讲应该有一个明确的目标，演讲者从一开始就明确他们想向观众传达什么。
演示文稿可以侧重于预览即将推出的产品或概述新公司项目的目的。 其他人传递有关业务计划的更新或向利益相关者提供有关新提案的信息。 视觉辅助工具有助于增强演示文稿的信息并保持观众的参与度。
电子邮件
电子邮件是在整个组织中传递消息的最常见方式之一。
它们通常用于正式通信中的以下目的。
- 发送命令和说明
- 发出请求
- 提供官方信息
- 传达公告
正式电子邮件包含明确且专业的主题行，以阐明邮件的意图。
它针对使用正式称呼的收件人，并以专业的方式结束。 消息正文应包含旨在有效传递消息的简明语言。 理想情况下，您希望避免任何有损于整体信息的华丽或冗长的语言，并在整个过程中使用专业的语气。
备忘录
备忘录传达组织内的公告、新政策和指示。 正式指令可能与特定部门或整个组织相关。 人们通常会在需要分发敏感信息时发送备忘录。
公司通常将备忘录保存在组织内部。 它们通过预定义的通信渠道发送，以确保它们到达目标受众。 例如，备忘录只能发送给特定的个人或通讯组列表。
一旦发送，备忘录通常会被存档，以确保有关于决策或政策变更的历史记录。
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改善正式沟通的 6 个技巧
让我们看看组织可以改进处理正式沟通方式的一些方法。
一、及时提供信息
虽然可能需要审查正式沟通的措辞，但要尽快传达信息。 如果您要消除可能影响客户和其他行业领导者对您公司看法的谣言，这一点尤其重要。 避免员工对即将到来的组织变革可能产生的任何担忧也是一件好事。
2.透明
明确正式沟通的目的。 尝试提供尽可能多的信息。 这样一来，当员工后来听到似乎与您发布的内容相矛盾的消息时，他们就不会感到措手不及。
3. 优先考虑一致性
为员工提供模板，帮助他们设计正式的沟通方式。 您还应该向他们提供有关用于信息流的渠道的指导。 这避免了那些需要信息的人没有收到消息或文件被送到意外收件人手中的问题。
4. 定制信息
避免使用过多的措辞，以免影响您的消息传递的意图。 避免使您的交流显得过于非正式的收缩也是一个好主意。
使用官方头衔正式称呼同事和业务合作伙伴。 避免使用人称代词以保持消息正文的客观性。
5. 强化你的信息
虽然轶事在进行演示时很有效，但请重点强调正式交流的要点。 这样，读者就可以获得他们需要的信息。
6.征求反馈
鼓励收件人向您提供有关您的沟通的意见，这将使您了解您是否有效地传达了您的信息。
结论
正式沟通是任何组织的重要支柱，是结构良好、高效和一致的信息传播的支柱。 这对于员工可能无法定期使用传统通信工具的非办公桌行业尤为重要。 通过坚持正式的沟通，企业可以确保清晰度和一致性，维护安全标准，满足法规遵从性，并提高生产力。
像 Connecteam 这样的数字通信工具的集成可以大大提高公司内部正式通信的效率。 无论员工身在何处，此类平台都可以进行实时、准确的通信。 从即时消息、任务管理、日程安排到进行反馈调查，这些工具囊括了公司沟通的所有重要方面。
归根结底，有效的正式沟通与正确的数字工具相结合，可以帮助企业营造更好的工作环境，促进问责制，并保持一支消息灵通、联系紧密的员工队伍。 无论您的员工是在办公桌前还是在现场，简化的沟通始终是业务成功的关键因素。
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