如何组织员工人事档案

员工人事档案包含有关您员工的重要信息，例如税务文件、绩效评估、雇佣合同等。

如果没有清晰的人事档案组织结构，重要数据可能会丢失或放错地方。 这使得人力资源 (HR) 工作人员、薪资管理员和经理更难找到他们需要的信息。 此外，失去对员工数据的跟踪可能会使您的公司不遵守州和联邦劳动法。 这也使得更难知道何时需要更新或替换文档。

在本指南中，我们将解释员工人事档案中包含的内容，并提供有关如何组织员工人事档案的五个提示。

什么是人事档案？

员工人事档案是与员工在贵公司的任期相关的文件集合。 它作为他们从申请工作到离职的就业记录。

人事档案对于各种内部业务目的和法律要求很重要。 它们作为与员工相关的所有行政、管理、合同和补偿、发展和纪律问题的参考点。

员工档案对于合规性也很重要，通常包含法律要求雇主保留的数据。 这包括美国国税局要求的 W-4 表格等员工税务文件，以及《公平劳工标准法》(FLSA) 要求的薪酬记录。

此外，员工档案为雇佣合同和竞业禁止协议等法律文件提供了一个安全的场所。 在发生劳资纠纷时，您的公司必须随时可以访问这些文件。

谁负责组织人力资源档案？

人力资源管理员通常负责日常组织人力资源档案和处理人事档案中的文件。 他们还负责确保文件是最新的，并为需要文件的人提供文件访问权限。

管理人员还可能负责将绩效评估等文件添加到员工档案中。 在这种情况下，他们应该对文件组织系统有一定的了解。

员工人事档案中包含哪些内容？

学习如何组织 HR 文件的第一步是决定文件中应包含哪些表格和数据。 我们将列出人力资源通常保存在人事档案中的一些常见文件。

合规文件

合规文件是联邦法律或州法律要求您的企业保留的任何与员工相关的文件。 这些包括：

• 国税局税 预扣税表（例如 W-4 和 W-9 表）
• 移民文件（例如 I-9 表格）
• 员工时间表、工资单和其他工资单记录
• 人口统计数据（包括姓名、社会安全号码、性别和地址）
• 每个员工职位的职位描述
• 员工福利登记表（例如 401(k) 登记表）
• 工伤赔偿文件
• 终止数据，包括 COBRA 保险和失业文件

公司文件

公司文件是贵公司内部使用的或提供员工在贵公司的历史记录的任何文件。 它们可能包括：

• 简历和工作申请求职信
• 签署的工作邀请函
• 劳动合同
• 绩效考核文件
• 升职加薪记录
• 签署公司政策确认书，包括您的员工手册
• 竞业禁止或保密协议
• 纪律记录
• 辞职信和离职面谈文件

机密员工档案

重要的是，您的公司可能需要保留一套或多套与您的主要员工档案分开的机密人事记录。

这些机密文件中的文件应该只供需要查看它们的人力资源管理员访问。 管理人员不应访问它们，查看它们的过程应受到严格控制。

应放入员工机密文件的文件包括：

• 背景调查
• 药检结果
• 子女抚养费文件
• 工资扣押记录
• 受益人信息
• 与正在进行的诉讼有关的任何记录

您还需要考虑如何存储包含医疗信息的员工文件。 医疗数据受健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 的保护。 它必须存储在自己的机密医疗文件中，与其他类型的机密数据分开。

医疗文件可能包括：

• 健康、牙科和视力保险登记表
• 人寿保险登记表
• 保险索赔和医生的笔记
• 病假申请文件
• 残疾住宿申请

纸质与电子员工档案

您需要做出的一项重大决定是使用纸质文件还是电子文件。

几十年来，员工档案都是纸质记录。 大多数企业都有上锁的文件柜，只有人力资源管理员可以访问。 每个员工都有自己的马尼拉信封，随着时间的推移，信封会逐渐装满纸质文件。

如今，很少看到公司持有纸质记录。 组织员工档案的最佳方式是电子化。 数字员工文件通常更方便，并提供几个重要的优势。

首先，电子文档是可搜索的。 只需在文件管理器或文档管理系统中搜索员工姓名，即可快速调出特定员工的最新绩效评估。 与翻遍文件柜寻找特定的文件相比，这节省了大量时间。

保存电子记录也更具成本效益和空间效率。 您无需在主办公室使用大型文件柜来占用宝贵的空间。 也没有印刷或碎纸成本。

此外，电子记录比纸质记录更安全。 人力资源管理员可以配置访问权限，以便经理只能查看直接下属的员工文件。 这些权限消除了员工文件可能被无权查看的人看到的风险。

从监管的角度来看，纸质文件和电子文件在很大程度上是等同的。 您的公司可以使用软件完全在线填写和签署表格，或扫描纸质表格以创建数字副本。 在大多数情况下，一旦您创建了文档的数字副本，您就可以随意处理原始纸质副本。 根据职业安全与健康管理局的要求，存在一些值得注意的例外情况，例如 X 射线图像。

无论您选择保留纸质还是数字员工文件，维护备份都是一个好主意。 对于纸质记录，这意味着将所有文件的副本存储在场外——例如，在商业文件存储设施中。

对于数字记录，您可以将备份保存到硬盘驱动器或使用 Google Drive 等服务将它们存储在云中。 许多提供文档存储的人力资源管理系统（例如 Connecteam）会自动在云中备份您的员工文件。

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如何整理员工档案：5 个技巧

既然我们已经回答了人事档案是什么，并且您知道人事档案中应该包含什么，我们有 5 个关于如何以电子方式组织员工档案的提示。

我们关于如何组织人力资源文件的第一个技巧就是一致性。 无论您决定如何组织您的文件，请在整个 HR 系统中这样做。

在单个文件级别，使用标准化方法命名文件。 例如，您可以使用以下公式命名文档：

[员工姓氏] [员工名字] – [文件名称] – [年份]

这种命名方案可以很容易地看出文档属于谁、文档是什么以及它有多旧。

在员工文件夹级别，您可以应用类似的标准化。 例如，每个员工都可以有一个包含其姓名或员工编号的文件夹。 在该文件夹中，您可以有标记为“入职”、“工资单”、“绩效评估”等的子文件夹。 然后，将相同类型的文档放入每个员工的每个子文件夹中。

使用专门的应用程序来组织文件可以使管理员工文件变得更加容易。 文档管理系统使您能够在文件夹之间拖放文件、按名称或内容搜索文档等等。

一些文件管理系统，如 Connecteam ，还使员工能够安全地将所需的 HR 文件上传到您的系统。 该软件使用自动化将每个员工的人事档案和表格放在它应该去的地方，从而节省时间并减少错误。

Connecteam 还为管理人员和员工提供自助服务门户以查看文档。 例如，您可能希望允许经理查看员工绩效评估，允许员工查看工资单。 这可以让您的人力资源团队腾出时间来专注于比不断响应文档请求更重要的任务。

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学习如何以电子方式组织员工文件的一个重要部分是设置访问权限。 访问权限决定公司中的哪些人可以查看哪些员工文件。 它们对于确保敏感的员工数据只对需要查看的人可见至关重要。 权限还有助于防止文件被意外移动、编辑或删除。

使用文件管理应用程序来组织文档，建立访问权限应该很简单。 一个好的开始是让管理人员只允许他们的直接下属访问非机密文件。 高级管理人员可能需要访问下两层报告的文件。

只有高级人力资源管理员和福利经理才能访问员工福利信息和其他机密文件。 只有贵公司法律团队的成员才能访问与正在进行的诉讼相关的文件。

组织人事档案的另一个技巧是使用表格和清单，就像 Connecteam 提供的那样。 这些确保员工填写他们需要的每份文件。

表格和清单在入职期间和每年年初都特别有用，因为这时员工需要提供大量文件。 员工和人力资源经理都可以轻松查看重要文件或表格是否丢失。

管理员工档案的棘手问题之一是掌握表格更新和认证到期的情况。 问题是如何组织员工的人事档案，以确保您的员工表格始终是最新的。

再一次，使用文档管理系统可以提供帮助。 当人力资源管理员上传文件时，他们可以为其指定一个到期日期。 这可能是从表格上传之日起一年、认证到期之日或一年的最后一天。

例如，Connecteam 允许您为每个文档条目或每个类型设置到期日期。 按类型分配到期日期（例如，一年或 18 个月）使您不必为每个文档手动执行此操作。

当到期日期临近时，您的文档管理系统将自动通知您或员工。 这可确保文件和表格在过期前得到更新，因此不会出现合规性问题。

概括

了解如何组织员工档案可以对您企业的人力资源运营产生巨大影响。 组织良好的员工档案使人力资源管理员和经理更容易找到他们需要的信息。 它们对于确保您的企业遵守税法和劳动法也至关重要。

以电子方式组织员工文件的最佳方式，最好使用Connecteam等专用人力资源文件管理系统。 您可以创建标准化的文件命名系统、控制访问权限、轻松掌握文档过期时间等等。

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