如何计算工资工时和使用不同的工具

已发表: 2023-06-12

计算小时工的工资单首先要跟踪他们的工作时间。您可以手动跟踪时间，但手写时间表和手动时钟容易出现人为错误，代价高昂。

值得庆幸的是，现在有许多数字时钟平台可以帮助您跟踪时间并准确计算工资单的小时数。在本指南中，我们将解释如何计算工资工时，并重点介绍您的企业目前可以使用的 3 款最佳时间跟踪应用程序。

关键要点

为了计算工资时数，您必须准确跟踪员工的工作时间。最好的方法是使用数字时钟软件。
您可以通过从员工的下班时间中减去员工的上班时间，然后减去任何休息时间来手动计算工资单小时数。
您还可以使用时间卡计算器计算工资单。或者，大多数时钟应用程序会自动为您生成时间表。
今天使用的最佳时钟应用程序是 Connecteam、Timely 和 Harvest。

跟踪工作时间的不同方法

为了计算员工工作了多少小时，您首先需要跟踪他们一周的工作时间。您可以采用多种不同的方法。

手写考勤卡

手写考勤卡是记录时间最简单的方式，但也是最容易出错的方式。使用手写考勤卡，员工或经理只需在一张纸上写下他们每天的工作时间即可。

这种方法是有问题的，因为员工很容易忘记写下他们的时间。如果他们确实忘记了，就很难返回并根据记忆填写打卡时间和下班时间。

即使您的员工以 100% 的准确性记录他们的时间，手写的考勤卡仍然会带来问题。您需要手动计算每位员工的工时，这可能会导致在计算工资单时出现错误。

您还需要将这些实体考勤卡至少保存 3 年，以遵守联邦税法。这会占用您办公室的空间，而这些空间本可以得到更好的利用。

手动时钟

手动时钟使用穿孔卡、刷卡或生物识别读数（例如指纹扫描）来为员工上下班计时。这些时钟通常位于员工必须经过的中心区域，使员工更难忘记跟踪他们的时间。

优点

手动打卡的一个优点是，员工必须在打卡时亲自到场才能打卡上班或下班。这有助于减少时间盗窃，这种情况发生在员工上班前或下班后加班。

缺点

手动打卡的一个主要缺点是它们对大部分时间都在现场的员工来说效果不佳。如果员工不进入办公室或中心工作场所，他们可能无法打卡或下班。

手动考勤表的另一个缺点是它们通常会制作纸质考勤卡。与手写考勤卡一样，这些要求您手动添加员工的工时，并且必须存放在您的办公室。

你可知道？

一些数字时钟应用程序还可以让您设置一个集中式时钟。即使时钟是数字时钟，员工仍然必须亲自到场才能使用平板电脑等共享设备打卡。

电子表格

电子表格提供了物理考勤卡的基本数字替代方案。您可以使用 Microsoft Excel 或 Google Sheets 等平台创建电子表格。

优点

走向数字化有许多优势。首先，从您的计算机或移动设备访问数字时间卡很容易。电子考勤卡不会因文书工作的混乱而丢失。

您和您的员工还可以共享对数字考勤卡的访问权限，使您的团队能够互相留下笔记或评论。

此外，电子表格还使员工能够跟踪信息，而不仅仅是他们的打卡时间和下班时间。例如，他们可以提供有关他们正在处理的任务的注释。这对于了解您的员工的工作效率以及完成特定项目需要多长时间非常有用。

数字时间跟踪的另一个好处是您可以自动累加时间。大多数电子表格软件都提供求和功能，有助于消除计算工资时数时的错误。
最后，数字时间表易于存储。它们可以保存在硬盘驱动器或您公司的云存储中，而不是占用您办公室的宝贵空间。这也有利于遵守记录保存要求，因为与物理时间表相比，数字时间表丢失的可能性更小。

专家提示：

将数字时间表存储在云中比将它们存储在办公室的硬盘驱动器上要安全得多。物理硬盘可能会损坏或丢失，而存储在云中的数据通常会跨多个数据中心进行备份。

缺点

虽然电子表格与手动时钟和手写笔记相比具有主要优势，但它们仍然有缺点。

首先，很容易在电子表格中输入错误的时间信息，从而导致工资核算错误。

员工还需要记住手动输入他们的时间，就像手写考勤卡一样。

也没有内置的方法来验证员工输入时间跟踪电子表格的时间。这会增加您企业中时间盗窃的发生率，从而造成您的金钱损失。

数字时钟软件

数字时钟软件是跟踪员工时间和计算工资单小时数的最佳解决方案。

优点

该软件提供了数字时间跟踪的所有优点，并解决了电子表格的一些主要缺点。

时间跟踪应用程序可以根据员工的行为自动开始和停止时间跟踪。例如，时间跟踪应用程序可以在员工打开电子邮件时开始跟踪时间。一些选项，如 Connecteam，也会在员工到达工作地点时提醒他们开始计时。

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数字时钟软件的另一个优点是它通常包含防止时间盗用的功能。例如，可以要求员工自拍，以防止其他人代表他们打卡。

您还可以在中央信息亭部署打卡软件，员工必须亲自到场才能打卡进出。这复制了手动时钟的主要优势之一。

此外，许多时钟应用程序会自动计算工资单小时数，您根本不需要将员工的小时数相加。

它们还可以直接与您的薪资软件集成。因此，您只需点击几下即可运行工资单，而不是花一整天的时间来计算工时并仔细检查您的数学。

如何计算工资小时数

一旦您有了员工的考勤卡，您就可以计算他们的工资总工作时间。如何处理取决于您是手动跟踪时间还是使用时间跟踪软件。

方法 1：手动计算工作时数

如果您使用物理时间卡或电子表格跟踪时间，则需要手动计算工作时间。

首先将所有时间从上午/下午格式转换为24 小时格式。例如，下午 3 点变为 15:00。这使得从员工的结束时间中减去员工的开始时间变得更加简单。

接下来，将分钟转换为十进制格式。您可以通过将每个时间条目的分钟数除以 60 来完成此操作。例如，14:15 将变为 14.25（15/60 等于 0.25）。

现在您可以从员工的结束时间中减去他们的开始时间。如果员工在上午 9:05 开始工作并在下午 5:15 下班，则工作时间为 17.25 – 9.08 = 8.17 小时。

最后，记得减去员工白天的休息时间。例如，如果他们午休 45 分钟，您将计算出 8.17 – 0.75 = 7.42 小时的工作时间。

方法 2：使用薪资计算器计算工作时间

您可以使用免费的工资单计算器，而不是手动计算小时数。

此时间卡计算器可让您输入员工每天的开始和结束时间，并自动计算他们每天的工作时间。您可以一次计算 1 周或 2 周的小时数。

如果您输入员工的工资率和加班阈值，计算器还将确定他们在支付期间的工资。您可以打印时间表或下载时间表并将其传输到您的薪资软件中。

方法 3：自动计算工作时间

如果您使用时钟应用程序跟踪时间，您的软件将自动计算工作时间。它在幕后处理上述所有计算并显示每天的工作时间。

有用的是，许多时钟应用程序还可以突出显示员工考勤卡中的不一致之处。例如，如果一名员工在一天中没有输入任何时间，该软件可能会标记它供您查看。这使您有机会询问员工是否忘记激活时钟或在您运行工资单之前发现其他问题。

使用工作时间计算总工资

一旦知道员工一周工作的总小时数，就可以计算出他们的总工资。

如果员工的工作时间为 40 小时或更少，只需将他们的每周工作时间乘以他们的基本工资率即可确定他们的总工资。

如果员工每周工作超过 40 小时，您必须支付加班费。方法如下：

将员工的基本工资率乘以 40，然后记下这个数字。
将员工工作的加班小时数乘以他们的基本工资率，然后乘以 1.5 来计算他们的加班费。
将第一个数字和加班费加在一起以确定员工的总工资。

例如，假设一名员工以每小时 10 美元的基本工资率工作了 46 小时。您可以计算：(40 x 10 美元) + (6 x 10 美元 x 1.5) = 490 美元。

你可知道？

当员工即将加班时，Connecteam 会向您发送实时警报。这些提醒让您有机会重新分配工作，这样您就可以最大限度地减少必须支付的加班费。

立即免费开始使用 Connecteam！

跟踪员工工时的最佳软件

数字时钟软件是跟踪员工工时和计算工资单工时的最佳解决方案。

让我们仔细看看您的企业目前可以使用的 3 个顶级时钟平台。

连接团队

Connecteam 是一款一体式工作管理解决方案，具有内置数字时钟和大量功能，可帮助您跟踪工时、运行工资单和简化业务。

时钟是自动的，精确到秒。但如果员工忘记打卡上班或下班，他们也可以手动添加时间条目。

我们的平台可在 Web 和移动设备上使用，因此员工可以轻松跟踪他们在办公室或旅途中的时间。

Connecteam 还提供一个集中式报时亭。您可以在共享的平板电脑或智能手机上设置 Connecteam，然后要求员工在此中央设备上打卡进出。

为了减少时间盗用，您还可以要求员工在打卡时自拍。

此外，您可以设置地理围栏 在您的办公室或工作地点附近。（您可以创建的地理围栏数量没有限制。）Connecteam 使用 GPS 位置跟踪来确保员工只能在地理围栏区域内打卡。员工将在到达工作地点时收到打卡提醒。

GPS 位置跟踪功能对于验证员工的全天候位置也很有用。

此外，如果员工即将加班，您会收到警报。这可以帮助您减少不必要的加班并节省工资。

说到 Connecteam，可以轻松计算工资单的小时数。我们的软件会自动计算休息时间、缺勤时间、加班时间和带薪休假时间，并在几秒钟内生成自动数字时间表。它还会标记错误的时间条目，并使管理人员能够批准或拒绝来自任何设备的时间表。

准备好运行工资单后，只需单击几下即可导出时间表。 Connecteam 提供与 QuickBooks Online 和 Gusto 的直接集成，以实现更快的工资核算。

Connecteam 收集的所有时间数据都可以通过自动报告和集中式仪表板查看。它甚至可以跟踪员工休假余额，从而更轻松地管理员工的 PTO 请求。

Connecteam对最多 10 名员工的企业完全免费。对于大型企业，最多 30 名员工的起价仅为每月 29 美元。

免费试用 Connecteam 14 天，了解它如何帮助您轻松跟踪工时和计算工资。

及时

Timely 是一款人工智能驱动的时间跟踪软件，可以自动捕捉员工在不同生产力应用程序上花费的时间。它了解什么工作与什么项目相关，使用该平台的员工越多，它就会变得越准确。

员工可以将 Timely 创建的时间条目标记为计费或非计费时间。这对于创建客户发票很有用，因为经理可以调出一个项目上花费的所有计费时间的报告。管理人员还可以使用这些数据来监控生产力，并查看哪些项目可能会从更多的人力中受益。

Timely 可以自动创建时间表，但它没有内置的审批系统。员工需要手动将他们的时间表发送给经理，任何关于时间条目的问题都需要在 Timely 之外解决。

Timely 起价为每位用户每月 9 美元。

收成

Harvest 是一款专为自由职业者和小团队设计的时间追踪软件。它使用户能够在网络、桌面或移动设备上跟踪时间。用户还可以创建自定义提醒，以确保他们永远不会忘记启动和停止时间跟踪器。

Harvest 允许用户将时间条目组织到项目中，并将小时数标记为可计费或不可计费。该软件可以自动创建客户发票，并与 PayPal 和 Stripe 集成，使客户能够在线支付。 Harvest 还集成了 QuickBooks Online 和 Xero。

值得注意的是，Harvest 不会为员工生成时间表。它支持可自定义的报告，其中包括员工的总工时，但管理人员需要将这些工时手动输入到他们的薪资软件中。

拥有最多 2 个项目的个人用户可以免费使用 Harvest。 Harvest for teams 起价为每位用户每月 10.80 美元。

结论

准确跟踪员工工作时间是计算工资时数的关键。虽然您可以跟踪时间并手动添加员工的工作时间，但数字时钟软件是一种节省时间并消除代价高昂的错误的卓越方法。

当今最好的数字时钟应用程序是 Connecteam。 它提供移动时钟、中央报时亭、现场员工警报、管理人员集中报告仪表板等等。它是满足您所有工作管理需求的全能解决方案。