如何估算项目管理的完成时间

计划和估算对于完成项目至关重要——您需要知道项目将花费多长时间，以便您可以制定切合实际的截止日期、管理资源、制定适当的预算并为员工和利益相关者设定期望。

如果没有适当的计划，本应耗时数周的项目最终可能会拖延数月。 这种生产力低下会使您超出预算，使您的企业因超额劳动力成本而损失资金，并让您的客户不满意。

项目经理用来有效计划和估算的一种流行技术是预计完成时间 (ETC) 预测。 在本指南中，我们将详细介绍什么是 ETC、正确估计时间的重要性、如何正确估计时间等等。

预计完成时间是多少？

ETC 涉及估算完成一个项目所需的总时间。 它比简单的猜测更准确，让您在分配人员、设定预算和分配资源时更有信心。 它还可以帮助您规划需要完成的任务，并确保每个人都知道他们必须工作多长时间。

应在项目生命周期中尽早计算 ETC，以准确估计完成它所需的时间量。

适当时间估计的重要性

首先，获得正确的时间估算可以帮助您的团队避免延误并按时交付已完成的项目。

您需要能够始终如一地按时完成任务，以便与您的客户或客户建立信任，这样他们才会一次又一次地请求您的服务。 ETC 可以帮助您的团队有效地管理他们的时间，以便所有任务都能达到或超过客户的期望。

准确 时间估算 还可以帮助您确保拥有必要的资金来完成每个项目，并在您需要时拥有合适的员工。

此外，ETC 可以帮助项目经理创建详细的进度表。 这些时间表将突出显示一个人或团队负责做什么，以及基于您的预测的项目截止日期。

了解完成某件事需要多长时间以及哪些员工负责其任务有助于您更有效地管理您的团队。

做出错误的时间估计也会带来负面后果。 您冒着使项目时间表脱轨、推迟最后期限和员工超负荷工作的风险。 此外，比预期晚完成项目会使客户失望并损害您的声誉。

如果项目花费的时间太长，则没有估算适当的 ETC 也会导致预算不足，从而让您甚至您的客户付出代价。 在某些情况下，项目可能会因时间估计不当而彻底失败。

正确估计时间的技巧

不正确的时间估计可能代价高昂且危险，因此这里有一些提示可确保您正确估计时间。

了解完成项目所需的一切

如果没有完成项目的任务、会议和其他要求的完整列表，您会发现很难估计完成时间。

任何对项目成功至关重要的事情都应该记录下来并说明。 遗漏的东西很容易使您的估计增加几天或几周，这可能会打乱您的时间表。 确保以适当的顺序列出行动项目和项目要求——按时间顺序、按优先级或两者兼而有之。

您可能会考虑使用工作分解结构之类的技术来分解较大的项目并清楚地了解需要完成的所有事情。

此外，在估算完成时间时，不要忘记考虑执行项目前测试、与员工和客户沟通以及编辑项目需要多长时间。

查看过去项目的数据

使用过去项目的历史数据可以帮助微调您当前的估计。 查看您过去的时间表和项目任务，了解它们花费了多长时间，然后使用此信息来指导您的 ETC 预测。

确保您正在审查类似的项目，以确保您分析的信息是相关且有用的。

在某些情况下，您也许能够查看其他已完成类似项目的公司的历史数据。 但是，在某些情况下访问它可能具有挑战性且成本高昂。

确保跟踪员工的工作时间，以便您可以准确了解特定任务和项目所花费的时间。 这将有助于跟踪您当前的项目，并使未来的估算更加容易。

让您的团队参与估算

努力让团队成员参与您创建的估算。 与他人协商有助于确保您的估算合理并准确反映您的团队完成项目所需的时间。

此外，让您的团队参与进来有助于提高员工满意度。 征求他们的意见会让员工感到自己受到重视和有能力，从而让他们更加投入。 此外，如果他们帮助创建了项目，他们将更有动力努力工作并坚持项目的时间表。

另外，请不要犹豫，联系从事过类似项目的专家或专家。 一双新鲜的眼睛可以创造奇迹。 具有专业经验和知识的人可以让您更好地了解项目应该花费多长时间，并且可以让您对有效的项目管理有更多的了解。

注意风险

在努力创建准确的 时间估算 时，您需要意识到风险。 风险可能会导致延误和预算问题等问题，从而使项目戛然而止。

风险可能是内部的，例如没有项目所需的资金或员工意外辞职。 外部风险，例如恶劣天气使您无法工作，也会使项目偏离正轨。

通过考虑潜在风险并制定应急计划，您可以将延迟降至最低并避免让单个问题导致项目失败。

以一定的灵活性工作

在创建项目计划和确定时间时，安排额外的时间以备不时之需很重要。 例如，考虑额外的时间来应对劳动力短缺、设备故障、停电、恶劣天气甚至某些资源不可用等挑战。

当只出现一个问题时，周转时间紧迫且缺乏灵活性的计划可能会分崩离析。 安全总比后悔好，增加一些应急时间可以挽救生命。

另外，请注意您在处理项目时花在其他事情上的时间。 没有一个团队在所有时间都保持 100% 的效率，您需要为此做好计划。 即使当您和您的团队正在处理最重要的项目时，您也一定会互相聊天、提问和回答问题、吃点东西或喝点东西，否则就会分心。

完全避免时间浪费是不现实的，因此最好将其计入您的总估算中。

项目完成后始终检查您的时间表

项目完成后，详细审查其时间表。 与您的估计相比，这可以让您清楚地了解实际项目持续时间。 您可以轻松识别估算值和结果之间的任何差异，并决定如何在下一个项目中解决这些差异。

此外，您应该努力跟踪每个项目的进度。 如果出现任何问题，您可以即时调整时间线。

跟踪还可以确保您始终了解项目的最新进展情况。 获得正确的任务管理工具（最佳任务管理应用程序评论）——例如清单、正在进行的任务分配和直接发送到员工设备的任务通知——可以使这变得容易。

通过跟踪进度，您可以将事情的实际进展情况与您估计的情况进行比较，从而使未来的估计更加准确。 您在分析和理解您的项目方面投入的工作越多，您的估计就会越准确。

估算时间的最佳方法

一旦您获得了必要的信息并了解项目的所有内容，您就可以开始进行估算了。 坚持如何估算项目的时间？ 以下是您可以遵循的一些最佳和最受欢迎的方法。

自下而上的估计

自下而上的估计方法涉及单独分析任务并检查每个任务可能花费的时间。 然后，您只需将各个任务的时间相加，就可以得出整个项目的总估算值。

这是估算项目时间的一种非常准确的方法，因为它会迫使您首先查看每个特定任务，然后再查看整个项目。

这种方法通常需要更多的时间和精力，但它最终有助于通过将大型项目分解为更易于管理的单个任务来减轻估算时间的压力。

自上而下的估计

自上而下的估计与自下而上的估计相反。 它涉及弄清楚你需要花多少时间来完成一个项目，然后将这段时间分配给它的任务。

您可能会考虑使用历史数据来了解整个项目应该花费多长时间，并据此做出估算。 或者，您可能只是根据客户的规格来估计完成时间。

总的来说，自上而下的估算可能是一种更快、更简单的方法，因为您更多地关注整个项目而不是每个任务的细节。

三点估计

顾名思义，三点估算法涉及对项目时间进行三种估算：最好情况、最坏情况和最可能情况。

最好的情况估计是一切都按计划进行，零问题，最坏的情况估计是所有可能出错的事情都出错了。 最有可能的估计是在整个过程中只出现了一些小问题。

三点估算通常是估算时间的最安全方法，因为它有助于确保无论项目如何进行，您都已做好准备。 话虽如此，这确实需要很多努力。 许多项目经理最终会使用所有三种情况的平均值来得出实际估算值。

参数估计

这种方法涉及计算出单个任务所需的时间，然后将该时间乘以项目中涉及的类似任务的数量。 一个项目中的许多任务都是相似的，这种方法可以让你做出准确的估计，而不必逐一分析。

由于参数估算要求您将相似的任务组合在一起以估算项目时间，因此可能会出现一些变化，尤其是当任务与您最初想象的不相似时。 尽管如此，只要您了解任务及其要求，这种方法还是很有用的。

比较估算

比较估算（也称为类比估算）是指您检查过去的项目花费了多长时间，然后将这些见解应用到您当前的项目中。 例如，假设您和您的团队过去在一个类似项目上花费了四个月，则当前项目将需要四个月才能完成是合理的。

您可以使用此方法快速轻松地估算时间，但如果您所指的当前项目和过去的项目有不同的要求，则准确性可能会受到影响。

结论

在不知道如何估算项目时间的情况下，您可能会以失败的项目、不准确的预算和日程安排问题告终。 员工可能会长时间工作，并且可能会错过最后期限。 糟糕的时间估算最终会浪费大量的时间和金钱，并且让客户不那么兴奋。

无论您的企业从事何种项目，使用估计完成时间 (ETC) 预测都可以帮助您按时完成任务、创建更好的时间表、正确管理时间并保持在预算范围内。 您的员工将更好地了解他们需要做什么以及何时完成，并且您将通过始终如一地按时交付项目来保持良好的声誉。