如何写一个员工+免费员工写表

作为经理，您有责任确保您的团队成员满足为他们设定的期望。 但有时，当员工在工作场所的行为不当时，您需要采取纪律处分。

一种方法是记录员工。

员工书面记录提供了员工不可接受行为的正式记录。 当你写一个员工时，使用一致的文档是很重要的。 这有助于在您的企业中保持公平的结构，并随着时间的推移创建员工行为的书面记录。

正确完成后，写下员工可以帮助改善他们的行为并确保他们达到期望和标准。

在这篇文章中，我们解释了如何评价员工以及在评价会议中应该说些什么。 我们还提供免费的员工意见书模板。

什么是员工书面记录？

员工报告是对员工不可接受的行为、行为或表现的正式书面记录。 它会告知员工他们的行为不符合预期，并向他们提供有关他们需要更改或改进的内容的反馈。 它还详细说明了不改进的后果。

员工评论用于那些不需要召开纪律会议但仍然不可接受的小问题。 例如，频繁迟到、粗鲁等破坏性行为或轻微的着装违规行为。

员工书面报告通常是纪律处分流程的第一阶段。 但是，您也可以将其用作员工纪律的独立方法。

纪律会议和纪律会议的区别

纪律处分和纪律会议是员工纪律的两种方法。 经理和主管使用它们来解决未能达到预期的员工行为。 虽然这两种方法相似，但它们用于不同的目的。

书面记录就像“书面记录”的一部分，用于记录员工不可接受的行为。 这通常是正式纪律处分程序的第一步。

纪律会议是在员工与其经理或主管之间举行的正式会议。 它通常发生在员工的行为严重不当时。 例如，歧视、骚扰、盗窃、安全违规或严重不服从命令。

如果工人的行为在收到员工报告后仍未改善，也可以召开纪律会议。 例如，假设您记录了一名员工违反着装要求，但他们仍然没有正确穿着制服。 在这种情况下，您可以召开纪律会议。

纪律会议和纪律报告为您提供了一个机会，让您对某种类型的行为划清界限、改正它并共同前进。 你的语气应该是严肃但支持的。

你什么时候应该写一个员工？

通常，员工会因轻微的纪律问题而被记录下来。 以下是一些可能值得记录的行为类型示例：

• 持续迟到。
• 不构成不服从命令的破坏性或不专业行为。 例如，在会议期间发誓或对同事无礼。
• 出勤或生产力问题。 例如，在工作时间使用社交媒体或从事其他会降低工作效率的分心活动。
• 未能遵循适当的政策或程序。 例如，没有正确完成所需的文书工作。
• 轻微的着装违规行为。
• 不对小问题实施反馈。

您可以使用记录来处理性能问题或经常缺勤，但它们通常不是解决这些问题的最佳工具。 相反，性能问题可以通过贵公司的能力政策来处理。 经常缺勤可以通过您的缺勤政策进行管理。

同样，有些事情可能过于严重，不值得员工进行书面报告。 这些可以包括：

• 盗窃。
• 对同事、经理或客户的身体暴力。
• 性骚扰。
• 欺凌。
• 严重违反健康和安全。
• 严重不服从。

您的纪律政策应明确说明哪些类型的行为将被视为纪律问题，哪些行为可能会被记录下来。

员工评价中应包含哪些内容

虽然对于您应该在员工书面报告中包含的内容没有法律要求，但表格可以帮助您在您的业务中创建结构。

以下是要包含在表单中的一些示例：

• 公司的名称和标志。
• 撰写日期。
• 雇员的姓名和职务。
• 经理的姓名和职务。
• 记录不当行为细节的空间。 这包括描述发生的事情、相关日期、时间和证人。
• 用于记录您与员工的讨论的空间。 这些应该是总结对话的简短笔记。 不要觉得逐字记录对话有压力。
• 写下改进计划的空间。 这应该包括员工需要采取哪些纠正措施来改进，以及如果他们不改进他们的行为可能会产生什么后果。
• 供经理和员工签署文件的空间。

您应该在注意到不可接受的行为后立即完成员工报告。

填写员工备案表后要做什么

安排与您的员工的非正式会议，向他们展示表格并解释您的疑虑。 此时，您可以收集简短的讨论记录，就下一步行动达成一致，然后请您的员工在表格上签名。

如果员工认为不公平或不准确，他们可能会拒绝签署书面报告。 提醒他们，他们签字是为了承认他们已经收到了报告，而不是同意其中关于他们行为的陈述。

如果他们仍然拒绝在表格上签名，请在他们的签名框中注明他们的拒绝。 一个简单的“员工拒绝签字”就可以解决这个问题。 拒绝签署书面报告的员工不会使该文件无效或阻止其在未来的纪律处分程序中使用。

然后，您应该创建一份已签名或未签名的报告副本。 将一份副本交给您的员工，并将另一份副本保存在他们的人事档案中。 如果员工拒绝拿走他们的副本，请自己保留两份副本。 附上一张说明该员工没有随身携带副本的说明。

如果您使用的话，您还可以将报告的数字副本上传到您的人力资源管理软件解决方案。 如果原件丢失或损坏，这将确保您始终拥有一份表格副本。

写员工时应该怎么做？

您在书面报告中应该说什么取决于员工行为的性质。 然而，无论撰写的内容如何，​​都有一些共同的最佳实践可供遵循。

清晰透彻

写一个员工可能很困难，但必须清晰透彻。

在报告中，清楚地说明您注意到的行为是不可接受的，并且他们因此收到了报告。 详细说明您所说的具体行为、发生时间以及不可接受的原因。 该行为可能会影响其他员工或违反您的行为准则。 也可能是出于任何其他实质性原因。

如果您的员工在书面会议期间提出问题，请在表格上注明并在最后解决。 如果您不确定如何回答问题，请不要编造答案。 告诉员工你会检查并回复他们。 如果您不确定，请不要害怕向其他经理寻求支持。

使用“我”陈述

“我”陈述是一种交流工具，着重于说话者的信念或感受。 顾名思义，这些陈述以“我”而不是“你”开头。

使用“我”陈述是一种轻微的语言变化，可以让员工更容易接受你告诉他们的内容。 这可以防止推卸责任并有助于保持对话的客观性。 使用“我”陈述还有助于在您和您的员工之间建立信任。

例如：

• “我注意到你这周迟到了三岁。” 而不是“你这周迟到了很多次。”
• “我担心你在团队会议期间的行为具有破坏性。” 与“你在会议上很粗鲁”相反。
• “我很失望上周没有对我给你的反馈采取行动。” 而不是，“你上周没有听我说。”

理解

举报并不是要惩罚你的员工。 这是关于公平一致地记录和解决不良行为。 这是一种帮助员工了解他们的行为未达到预期并分享有关他们如何才能取得成功的指导的方法。

会议的基调应该是严肃的，但也应该是支持和理解的。 重要的是让您的员工从怀疑中获益并通过改变他们的行为来支持他们。

以下是写员工时要理解的方法：

• 使用非判断性语言。 例如，不要写“在我们上次团队会议上你的行为完全不专业”。 相反，你应该这样写：“在我们上次团队会议上，我注意到你对你的同事讲话并打断了他们的贡献。 这种行为具有破坏性。”
• 在您的解释中提供上下文。 例如，如果员工经常迟到，请在表格中解释为什么准时上班很重要。 您可能会注意到，迟到会影响生产力、团队士气或企业在客户中的声誉。
• 提供资源和支持。 例如，如果员工难以达到生产力预期，请为他们提供额外的支持，例如更多培训或更新员工手册。

为冲突做好准备

虽然员工评价是改善员工行为和绩效的机会，但没有人喜欢被告知他们做得不好。

冲突是员工评价的自然组成部分。 员工可能会感到情绪激动，就像他们受到了惩罚，甚至认为这个决定是不公正的。 积极倾听并回应员工的感受。

在撰写过程中，员工可能会：

• 否认有任何不当行为。 员工可能会否认您告诉他们的内容，声称信息不真实，或者试图结束对话。 这就是为什么带着证据参加会议很重要。 当证据摆在他们面前时，他们不能合理地否认文章的内容。
• 扰乱会议。 员工可能会大喊、咒骂、哭泣或离开房间。 如果发生这种情况，请保持冷静和客观。 给他们倒杯水，或者离开房间，等员工平静下来。
• 将责任推卸给同事。 你的员工可能会试图声称他们的同事确实对他们的不良行为负有责任。 例如，假设一名员工一直错过最后期限。 他们可能会声称他们的同事分散了他们的注意力，使他们难以完成工作。 鼓励员工专注于自己的行动。 例如，您可以说，“让我们专注于制定有助于您保持正轨并实现目标的策略。”
• 责怪你或公司。 员工可能会试图引导谈话以攻击您或公司作为他们不可接受的行为的原因。 避免变得防御或参与争论。 保持冷静，将谈话重新回到手头的具体行为问题上。

员工评论的重要提示

保持冷静和客观

当您需要将他们写下来时，对您的员工感到失望、沮丧甚至生气是可以理解的。 但是，您永远不应该在生气或沮丧时将它们写下来或召开会议。 这些感觉让人很难做到公平和客观。

花点时间冷静下来。 去散散步，或者喝点水。 或者，您可以练习将情绪陈述（例如“你总是迟到！”）改写为“我”陈述。 这将帮助您分散您的感受，并让您准备好以清醒的头脑开始写作过程。

一旦您感到平静，请按照自己的进度填写书面表格。 如果困难的情绪再次冒出来，休息 10 分钟。 然后，继续写。 请记住，可以在事件发生后的第二天完成书面表格。

详细记录问题并做好记录

在文章中包含尽可能多的细节。 这包括任何日期、时间或支持该报告的进一步证据。 做好准备会让您对召开会议充满信心，并帮助您为自己和您的员工获得最好的结果。

一旦您填写了书面意见表并与您的员工举行了会议，请保留书面意见的原件以备将来参考。 如果员工提出法律纠纷，这份文件可能会派上用场。

记录以下内容也很重要：

• 为进一步的纪律处分创建文件记录
• 支持未来关于晋升或横向变动的任何决定
• 保留工作绩效的正式记录。

参考公司政策

您的公司政策应该支持您为员工写信的决定。

如果您出于政策之外的原因给员工写信，员工可能会要求受到不公平对待或向您提出索赔。

该政策应概述哪些行为是可以接受的，哪些行为值得记录，以及哪些行为可能构成不当行为或严重不当行为。 您可以以列表或表格形式执行此操作。

以下是您可以对其进行格式化的不同方式的一些示例：

列表形式

写上去

• 持续迟到
• 违反着装要求
• 无礼行为
• 继续…

不当行为

• 不服从命令
• 擅自缺席（AWOL）
• 伪造文件
• 继续…

严重不当行为

• 盗窃
• 严重违反健康和安全
• 骚扰
• 继续…

表格形式

此外，您的公司政策应包括一个涵盖所有基础的条款，以防员工表现出该政策未涵盖的不可接受的行为。

例如，一个条款声明：“以下行为和行动是通常被视为不当行为的示例，将根据我们的纪律程序进行处理。 此列表仅供参考，并非详尽无遗。”

与您的人力资源团队讨论将此条款纳入您的纪律政策。

跟进您的员工

一旦您完成了书面表格，与您的员工进行了交谈，并提交了文件以供妥善保管，跟进您的员工就很重要了。

这可以是一个随意的签到，看看他们在写下来后的表现如何，或者检查他们是否已经实现了写下的目标。

后续会议不是提醒员工他们的不当行为的机会。 相反，这是一个询问他们是否需要进一步的支持或指导来改善他们的行为的机会。

一次检查应该就足够了。 但是，如果在会议中提出任何进一步的观点，您可能需要安排额外的会议来支持您的员工。

员工评价的底线

员工评论是管理员工行为、提供纠正性反馈和传达期望的有效工具。 它们不是惩罚员工的机会，而是让员工了解如何改善自己行为的机会。

举报通常用于轻微的不当行为，例如无礼行为、持续迟到或轻微的着装违规行为。 它们可以作为口头警告构成您纪律处分过程的一部分，也可以作为独立工具使用。

报告应以您的纪律政策中规定的行为为基础。 应尽可能详细地填写书面表格，在非正式会议期间提交给员工，签名并妥善保存以备将来参考。

免费的员工报告模板

此样本员工评价表已准备好供您的组织使用。 自定义徽标和文本以匹配您的相关信息。 保存一份已签名的副本供您参考，并将另一份副本交给正在撰写的员工。

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示例记录

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