人力资源软件要求和 2023 年使用的最佳 HRIS
已发表: 2023-05-29人力资源软件通过简化阳光下的每个人力资源流程，改变了公司管理员工的方式。
也称为人力资源信息系统 (HRIS)，这种平台有助于运行工资单、进行调查、组织文书工作等。 这样，您可以节省时间、减少错误并遵守劳动法。
但这并不是 HRIS 所做的全部。 它们的功能还支持人力资源的战略方面。 您可以通过 HR 应用程序举办培训、活动、表彰计划等。
市面上有许多 HR 解决方案——有些比其他的要好得多——因此很难为您的企业选择最完美的解决方案。 为了帮助您解决问题，我们创建了一份全面的 HR 软件要求和功能清单，供您留意。
此外，我们让您了解我们的首选，并告诉您您需要了解的所有信息，以便您立即开始使用。
关键要点
- 人力资源团队必须运行和管理许多耗时的手动任务，例如工资单、福利、记录保存等。
- 优秀的 HR 软件提供了简化 HR 流程的工具——节省您的时间和精力，并帮助您避免代价高昂的错误。
- 选择 HR 软件时，请考虑您需要的关键功能、预算和技术要求等因素。 咨询 HR 和 IT 以获取他们的意见。
- Connecteam 是市场上最好的 HRIS，以合理的成本提供大量工具。
什么是人力资源软件/HRIS？
HR 软件，也称为人力资源信息系统 (HRIS)，是一个广义术语，指的是简化和自动化 HR 任务和流程的数字工具。 申请人跟踪、工资单和文件管理系统都是人力资源软件工具的例子。 这些可以单独使用，也可以在一个全面的 HR 管理解决方案中一起使用。
一些软件支持员工自助服务。 例如，员工可以自行入职或上传自己的文书工作，从而为您节省时间和麻烦。
此外，HRIS 还有助于收集反馈、培训员工、管理他们的绩效等。 通过这种方式，该软件简化了手动任务并支持员工敬业度和保留率。
HRIS 是基于云的，最好的 HRIS 拥有自己的移动应用程序，因此员工、经理和人力资源团队可以从任何地方访问它们。
为什么需要人力资源软件？
人力资源软件提供了许多强大的好处。 通过使用这些工具，您可以：
节省时间并消除麻烦
人力资源软件简化了手动且耗时的人力资源任务。 它实现这一目标的一种方式是为员工提供自助服务工具。 员工可以使用他们的应用程序自行入职并上传强制性文件。 他们还可以使用他们的应用程序轻松访问重要文档，例如福利政策、员工手册等。
此外，员工可以使用桌面或移动应用程序从任何地方使用桌面或移动应用程序检查他们的日程安排，通过选择开放班次、上下班打卡、请求休假等进行自我安排。
减少代价高昂的错误并遵守劳动法
人力资源软件的时间跟踪功能可以准确告诉您应为员工支付多少小时的工资，从而减少解决成本高昂的多付或少付工资的情况。 您还可以检查员工是否没有超过加班限制，是否按照法律要求进行休息和休假。
好的人力资源软件还可以让您安全地存储员工文件和记录。 访问权限可确保机密数据永远不会落入错误的人手中。
文档管理使文件井井有条，并在文件过期时通知您。 这样，您可以确保员工执照和记录是最新的。 此外，您还可以避免记录重复或缺失等错误。
保持员工的参与度和积极性
人力资源软件可以轻松奖励和认可员工的贡献。 例如，您可以通过一对一或群聊向员工发送感谢信息。 社交提要是公开表扬或奖励（如月度最佳员工）的好地方。 感到被重视和欣赏的员工更有可能在工作中投入和积极主动，并愿意为公司的成功超越自我。
人力资源软件有时也提供培训工具。 这些使您能够维持一支技术娴熟、知识渊博的员工队伍。 此外，它们是保持员工学习新技能并与公司一起成长的积极性的好方法。 好的软件还可以让你跟踪员工的表现，这样你就可以通过额外的培训来支持那些可能达不到预期的人。
你可知道？
Connecteam 在应用程序中内置了一个很棒的员工奖励计划。 用可以兑换礼品卡的数字代币奖励表现最好的员工。
与不断增长的员工队伍保持联系——甚至是虚拟的
一些 HRIS内置了带有个人或群组聊天功能的即时消息。 公司新闻提要也是与团队成员分享重要更新和公告的好方法。
这些工具可帮助您与员工保持联系，即使他们分布在不同地点。 此外，它还可以帮助员工彼此保持联系，保持社区感和归属感，即使在一家成长中的公司中也是如此。
跟踪员工数据和见解
HRIS 中的调查工具可让您轻松收集员工对公司文化、工作实践等的反馈。 这些见解可以帮助您解读员工在工作中保持敬业度和满意度所需的条件。
调查对所有公司都很有价值，但对分散的劳动力更是如此，因为您可以快速收集员工的意见，无论他们或您身在何处。 回复会自动保存到云端，因此您可以随时重新访问它们并将它们与下一次调查进行比较以跟踪进度。
此外，一些软件提供现场投票，可用于收集员工对公司决策的实时投票。 这使每个人都感到被包容并致力于公司目标。
这可能会让您感兴趣：
阅读我们关于成功进行员工调查的最佳实践的深入指南。
选择合适的 HR 软件解决方案的 6 个技巧
有这么多可用选项，选择正确的 HR 软件解决方案可能会很棘手且令人困惑。 使用这 6 个技巧来帮助缩小搜索范围并做出正确的决定。
定义您的目标和功能要求
每家公司对其 HR 软件的目标都略有不同。 例如，您的目标可能是自动化工资单，因为它占用了您团队太多的时间。 或者，一项员工调查可能表明您的员工对他们的角色感觉不尽如人意，因此您正在寻找提高敬业度水平的工具。
在任何情况下，确定您想要解决的问题，并使用可帮助您解决问题的工具对 HRIS 进行优先排序。
此外，在做出决定时，请考虑您公司的规模和行业。 对于成长中的团队，选择支持更多用户的软件。 例如，您可能需要为员工文档考虑更多的存储容量。 同样，像建筑这样的行业可能需要侧重于安全性和合规性的功能。
最后，如果您针对不同的目的使用不同的工具，请确保它们相互集成。 例如，如果您的时间跟踪工具与您的薪资应用程序集成，您可以在不将数据从一个应用程序移动到另一个应用程序的情况下进行支付。 更好的是，选择一个一体化的 HR 软件解决方案，这样您就不需要同时处理多个应用程序。
请参阅下面的关键要求和功能的完整列表，以更好地了解现有的 HR 软件选项。
考虑最终用户并确保系统适合他们
想想解决方案的最终用户是谁。 在大多数情况下，该软件将由经理、工人和人力资源团队使用。
我们建议寻找易于设置且易于使用的软件。 这样，即使您的技术不太精通的团队成员也可以毫无问题或错误地使用它。
此外，寻找具有良好客户支持的解决方案。 即使使用用户友好的软件，您和您的员工在使用该应用程序时也可能需要额外的支持。 在使用 HRIS 之前查看客户服务响应时间和有效性的评论。
你可知道？
Connecteam 的客户服务团队亲力亲为、知识渊博且回复迅速。 您可以从您的应用程序轻松提出问题或使用实时聊天功能提问。
决定你的预算
人力资源软件的定价方式各不相同。 一些应用程序对一定数量的用户收取固定费用，而其他应用程序可能按每个用户每月报价。 价格也可以从实惠到昂贵不等。 但昂贵并不总是意味着更多的功能。
考虑您愿意在 HR 软件上花多少钱，以及您希望从中获得什么价值。 此外，在做出决定时请考虑用户数量。 例如，拥有许多用户的公司可能会发现固定费用定价比按用户成本定价更有价值。
专家提示：
查看以更低价格提供更多功能的应用程序，这样您就可以物有所值。 Connecteam 提供所有关键的人力资源管理功能以及更多功能，起价仅为每月 29 美元，最多可供 30 位用户使用。
让关键决策者和中小企业参与
咨询内部和外部主题专家 (SME)，了解选择哪些功能。 您的人力资源团队和经理可能很清楚需要使用人力资源软件解决哪些痛点。
此外，在选择软件之前与您的 IT 团队交谈，因为他们可以指导您确定该解决方案是否适合您的公司。 他们将通过评估功能、用户友好性等来做到这一点。 他们还将确保软件满足贵公司的技术要求。
进行竞争对手研究
对满足您要求的所有 HR 软件进行彻底研究。 通过查看每个平台的网站开始您的研究，该网站将列出主要特性和功能以及定价计划（在大多数情况下）。
但是，请记住，这些网站可能不会让您很好地了解系统可能存在的不足之处，例如用户友好性或客户支持响应时间。
通过查看 Capterra 等网站上的现有客户评论来继续您的研究。 您会看到平台的总体评级、主要功能、优缺点等。
这可能会让您感兴趣：
阅读我们关于 2023 年最佳 HRIS 系统的指南，包括主要功能、评论、定价以及优缺点。
申请免费试用和/或演示
查看 HR 应用程序是否符合您的需要和要求的最佳方法是对其进行测试。 寻找提供免费试用的软件，这样您就可以探索它必须提供的所有功能。 免费计划是评估产品的另一种好方法，但免费计划并不总是可以访问所有功能。
最后，如果软件没有免费试用版或免费计划，请让销售团队为您提供产品演示。 虽然这不会让您以自己的方式或按照自己的步调使用产品，但它仍然会让您对主要功能和用户体验有所了解。
你可知道？
Connecteam 提供 14 天免费试用，因此您可以在升级到付费计划之前探索其所有功能。 它还为拥有 10 个或更少用户的小型企业提供终身免费计划。
关键人力资源软件要求和功能清单
选择您的 HR 软件时，请注意这些关键功能和技术注意事项。
时间跟踪、数字时间表和薪资管理
伟大的软件将有一个内置的时钟，员工可以用来打卡和下班并跟踪他们的上班时间。
然后，系统将能够使用工人的准确时间条目生成自动时间表。 您可以使用这些应用程序的工资单集成将它们用于无缝的员工付款。 这消除了工资核算的麻烦，并减少了创建手动工资核算报告所带来的代价高昂的错误。
专家提示：
寻找 HRIS，例如 Connecteam，其时钟精确到秒。 这可确保时间条目和时间表尽可能准确。
文件管理
寻找能够让您轻松安全地上传、存储和管理的软件 您所有的人力资源文件和人事记录。
您还应该寻找具有智能警报的平台，这些平台会在文件（例如工作许可证或执照）到期时通知您。 这样，文件始终是最新的并且您的企业保持合规。
存储限制
不要让存储限制影响您将所有重要的 HR 和员工文件存储在一个中央位置的能力。 寻找具有高存储容量的软件——或者，理想情况下，完全没有存储限制——并允许您上传非常大的文件。
福利管理
借助优秀的人力资源软件，您可以从一个地方提供和管理所有福利。 选择可让您提供和跟踪带薪休假 (PTO)、灵活工作、心理健康休假、休假支出等的软件。
此外，寻找一个 HRIS，使您能够在同一个应用程序中存储您的福利政策。 这样，工作人员可以在需要时轻松访问它们——让您不必自己查找信息并与他们共享信息。
招聘和入职功能
当您手头有出色的任务管理工具时，招聘会变得无缝且高效。 您公司的招聘团队应该能够在一个地方访问他们的任务以及注释和信息。 借助 HR 软件，您可以分配招聘和雇用任务、发送提醒并掌握最后期限。
此外，寻找使入职变得容易的工具。 例如，自定义表单可让您收集有关新员工的信息，而文档中心可用于存储他们的记录。
培训和开发工具
一些 HRIS 允许您创建自定义培训课程并将其分配给新员工和现有员工。 您应该能够提醒员工完成强制性合规培训，甚至提供可选培训课程以帮助他们成长。 这可以让您的团队保持敬业度和技能。
绩效管理
绩效管理工具（如员工时间表、反馈工具和调查功能）可帮助您跟踪和存储员工绩效评估。 您可以使用这些来识别和提拔或奖励顶尖人才。 相反，您可以发现那些落后并需要更多支持的员工。
识别和奖励功能
通过这些，您可以感谢员工对公司的贡献。 好的软件支持私人和公共雇员的认可。 寻找允许个人感谢信以及公司范围内的大喊大叫的选项。
有些软件甚至有内置的奖励，例如礼品卡、可以兑换有形物品的数字代币等。
调查和民意调查
调查和民意调查使您能够听到员工的意见，即使是那些位于其他地方或工作时间与您不同的员工。
这些工具可让您定期（或在需要时）创建和运行员工调查，并获得是/否、多项选择题和开放式问题的答案。 与此同时，投票可以帮助您收集对公司决策的实时投票。
员工有机会表达他们的想法和意见，这让他们感到被倾听和重视。 您可以使用这些见解来完善您的 HR 产品。
团队沟通工具
应用程序内聊天可让您在一对一或群组设置中与您的员工保持联系。 他们还为员工提供了一种与同事建立牢固工作关系的媒介。
一些平台还有新闻源，您可以在其中发布公司范围内的更新。
整合能力
与您已经使用的其他软件集成的解决方案可以为您节省大量时间和精力。
例如，如果您使用 QuickBooks Online 运行工资单，最好选择直接与 QuickBooks Online 集成的 HRIS，例如 Connecteam。 这样，您就无需下载工资单报告并将其移动到另一个平台。 您可以使用集成轻松运行工资单。
基于云和移动访问
人力资源软件是基于云的，这意味着它的所有数据都在线存储，并且可以通过互联网连接从任何地方访问。
最重要的是，我们建议选择一个也有自己的移动应用程序的解决方案。 今天的员工精通智能手机，应该能够在任何地方使用人力资源工具。
数据安全
随着越来越多的数据法规出台，找到一个可以帮助您保持合规性的解决方案非常重要。 查找对所有数据进行端到端加密的软件。
此外，可让您自定义用户权限的应用程序可确保机密信息不会落入坏人之手。
员工自助服务
人力资源软件不仅仅供经理或人力资源专业人员使用。 为了让您节省时间和精力的功能，工作人员也需要能够访问自助服务工具。 例如，应该允许他们点击自我引导流程并为您提供重要信息。
同样，他们应该能够自己将记录上传到应用程序，并在需要时下载公司文件。
你可知道？
Connecteam 甚至允许员工在经理批准或不批准的情况下从空缺班次中挑选。 这样，他们就可以根据自己的喜好（例如可用性和位置）安排工作。
使用 Connecteam 管理您的员工队伍
Connecteam 是最好的一体式 HRIS 。 它使您可以从一个统一的平台管理所有 HR 流程，无需购买多种不同的软件解决方案来满足员工的需求。
此外，它直观、高度可定制，并且具有桌面和移动应用程序，因此工作人员可以在任何地方使用它。
下面详细介绍 Connecteam 的主要人力资源管理功能：
内置时钟和自动时间表
借助 Connecteam，员工可以使用任何台式机或移动设备打卡上班和下班。 时钟将他们的时间记录到秒，他们可以收到自动提醒以防止时间被盗。 如果员工忘记打卡上班或下班，他们也可以手动输入时间。
使用 Connecteam 的GPS 位置跟踪功能，您可以查看员工的实时位置，并确保他们在工作时间内位于需要的位置。 还有一个地理围栏功能，您可以使用它在工作场所周围创建数字边界，并将打卡时间限制在这些位置。
Connecteam 然后获取这些员工时间日志并自动生成数字时间表，您和您的员工都可以在将它们发送到工资单之前查看这些时间表。
与流行的薪资软件集成以实现无缝支付
Connecteam 提供与 Gusto 和 QuickBooks Online 的直接集成，以实现无压力的工资单处理。
或者，您可以轻松导出时间表以与您选择的薪资软件一起使用。
这可以节省您手动创建工资报告的时间。 它还可以防止代价高昂的错误以及与员工围绕薪酬发生的纠纷。
安全的文档管理，让您井然有序且合规
Connecteam 让您 通过可自定义的用户访问权限，从一个安全的位置存储和管理您的所有 HR 文档和人事档案。 这是保持员工 W-4 和 I-9 等文件井井有条并防止记录重复或丢失等错误的好方法。 此外，您可以上传任何大小的文件，而且没有存储限制。
此外，您还可以为员工执照、工作许可证和证书等文件设置到期日期。 当这些到期时，您会收到通知，以便及时审查和续订，帮助您遵守相关法律法规。
员工福利集中管理方便
借助 Connecteam，您可以从一个地方管理和管理您公司的利益。 例如，您可以提供 PTO 并创建自定义休假政策。 员工可以直接从应用程序申请休假，例如休假、事假和任何其他类型的休假。 您可以立即审查和批准请求，休假时间会自动添加到员工的日程安排中。
此外，Connecteam 的拖放式安排工具使换班变得容易，使您能够为员工提供灵活性。 员工还可以在您同意或不同意的情况下选择空缺班次，并分享他们的任何轮班偏好。
最后，员工可以通过知识库轻松获取医疗保险和退休福利等福利政策。 它可以保存对您公司的运营很重要的所有文件。
员工可以在旅途中完成的培训课程
您可以在 Connecteam 中创建和分配自定义培训课程。 可以选择在培训课程中添加测验，使学习变得有趣和吸引人，您还可以跟踪进度并向员工发送完成课程的提醒。
Connecteam 培训还针对移动使用进行了优化，因此工作人员可以在任何地方完成他们的模块。
全面了解工作经历、绩效评估等
员工时间表功能显示每个员工的关键就业里程碑。 您可以查看工作经历、绩效评估、加薪和晋升等。
全面了解这些里程碑有助于您密切关注员工的进展情况以及您还可以做些什么来支持他们。
可以在几分钟内创建和发布的调查和民意调查
Connecteam 的调查工具可以轻松创建和运行员工调查。 您可以从模板中选择或自定义您自己的调查——包括格式化它以与您公司的品牌保持一致。 Connecteam 会提醒员工完成他们的调查，并允许匿名回复以最大限度地参与并鼓励诚实。
您还可以使用实时投票功能收集员工的实时投票。 例如，您可以询问员工对下一个团队异地地点的意见。
量身定制的认可和奖励让员工保持积极性
借助 Connecteam，您可以使用应用内聊天私下向员工发送感谢信息。 您还可以使用公司新闻提要进行公开宣传，这有助于在整个组织内推动卓越文化。 此外，Connecteam 让您可以用数字代币奖励员工，他们可以用这些代币兑换礼品卡。
用于回答人力资源查询和共享信息的应用程序内通信工具
Connecteam 的工作聊天使您能够在个人或群组对话中立即与员工联系。 您可以实时回答任何员工问题，并为您的团队提供他们所需的支持，无论他们或您在何时何地工作。
此外，Connecteam 的新闻源功能使您可以在几秒钟内将重要更新发送给一组员工或整个公司。 您可以安排帖子以确保最大的覆盖面。 此外，您可以跟踪员工对您的更新的反应和评论，让您进一步了解他们的参与度。
还有更多
除了人力资源工具，Connecteam 还提供一系列运营和沟通工具。 它是真正的多合一工作管理解决方案！
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结论
HR 软件也称为人力资源信息系统 (HRIS)，可帮助简化公司的 HR 流程。 他们提供的工具可以自动执行时间跟踪、工资单、福利等，因此您不必在手动流程上浪费时间。
当今有许多可用的 HR 软件解决方案，选择正确的解决方案可能很困难且令人困惑。 在缩小选择范围之前，请考虑您的目标、需要的功能和预算。 在做出最终选择之前，您还应该查看集成功能、客户支持和用户友好性。
我们的建议是使用 Connecteam——当今最好的 HRIS 系统。 它在一个平台上提供您需要的所有人力资源工具，起价仅为每月 29 美元，最多可供 30 位用户使用。 员工人数不超过 10 人的小型企业可以终身完全免费使用 Connecteam，所有新客户都可以通过 14 天的免费试用来试用它。
常见问题
哪个软件最适合人力资源？
Connecteam 是最好的人力资源管理软件。 它具有强大的工具，可让您在一个中央位置跟踪员工的工时、运行工资单以及管理福利和 HR 文档。 Connecteam 还可以帮助您通过反馈、培训、沟通等工具吸引员工。
什么是数字人力资源技术？
数字人力资源技术是指用于简化人力资源流程的不同软件。 其中一个例子是基于云的文档存储，它允许您在线存储员工记录和文件并随时访问它们。