在通信和运营软件中平衡安全性、互操作性和可用性

业务运营和内部通信软件可以帮助团队提高工作效率和参与度。 它们确保员工能够访问关键信息，并为管理人员提供实用的领导工具。

然而，此类平台存放着公司的大部分关键任务和机密数据，包括员工之间的对话、政策和最佳实践以及人力资源资产。 因此，安全、数据隐私和合规性问题迫在眉睫。

IT 经理还需要确保与现有软件的良好互操作性和良好的整体用户体验。 否则，运营会受到影响，员工可能会求助于未经授权且安全性较低的解决方案，例如发短信。

在本文中，我们探讨了 IT 经理在选择或实施用于内部通信和业务运营的软件时必须牢记的这些问题和其他问题。

安全、数据隐私和易用性

员工需要能够轻松共享信息和资源。 任务管理、工人安全和保障以及公司文化都取决于它。

另一方面，IT 经理必须确保安全地交换这些数据。 数据泄露——可能对公司的运营和公众形象造成破坏——经常发生。

幸运的是，最好的操作和通信软件在构建时就考虑到了良好的安全性。 例如，Connecteam 允许经理和 IT 专业人员随时监控和删除员工对群聊、知识库和其他资产的访问权限。 数据也被加密，无论是在云端还是在员工的设备上。

事实上，研究表明，数据安全的最大风险实际上来自员工本身，他们糟糕的安全措施使公司资产面临风险。

因此，IT 经理应该关注：

• 确保员工接受适当的培训并能够发现网络钓鱼攻击和其他常见的网络安全诡计。
• 实施强密码策略。
• 限制对敏感数据的访问。
• 定期备份重要数据，或确保您的软件提供商这样做。

这使管理人员和员工能够共享信息并有效地进行沟通，而不必跳过额外的、通常很麻烦的安全环节。

兼容性、集成和互操作性

一般公司至少使用几种不同的软件。 许多人使用几十个。 像这样复杂的生态系统很难维护，并且会经常出现兼容性和互操作性问题。

将运营、通信、人力资源等捆绑到一个解决方案中的一体化平台为这个问题提供了一个优雅的解决方案，并提高了公司范围内的兼容性和互操作性。

与现有工作流程和日常实践的兼容性也很重要。 将解决方案“强加”给已经拥有既定做事方式的员工会导致沮丧和影子 IT（使用未经授权的应用程序作为官方平台感知或实际缺陷的变通方法）。

可定制性和灵活性在这方面挽救了局面。 可以定制以满足业务需求的软件可确保软件为员工服务，而不是相反。

确保合规性

隐私和合规性问题对于安全性和兼容性同样重要。

IT 经理将希望优先考虑有助于遵守相关员工数据保护法的平台。 这些包括：

• 加州消费者隐私法 (CCPA)；
• 健康保险流通与责任法案 (HIPAA)；
• 美国残疾人法案 (ADA)；
• 欧盟的通用数据保护条例 (GDPR)。

此外，法律要求雇主安全地保存特定记录。 例如，美国平等就业机会委员会 (EEOC) 要求雇主在非自愿终止雇佣关系后保留雇佣和人事记录一年。 公平劳工标准法 (FLSA) 要求工资记录和员工记录保存三年。

因此，您需要能够存档而不仅仅是删除离职或淡季员工的数据。 例如，Connecteam 允许您在维护人力资源文档的同时撤销对公司资产的访问权限。 可以为它们指定一个特定的截止日期，在该截止日期之后它们也应该被删除或更新。

满足成本和预算限制

运营和通信软件倾向于遵循按用户定价的模式。 随着团队的壮大，成本上升。 对于各种规模的企业来说，这可能会变得非常昂贵。 但对于小型企业和初创企业来说，这尤其困难，因为它们的人均成本往往更高。

对每位员工收取固定月费或非常小的额外费用的模式为公司提供了喘息和发展的空间。 例如，Connecteam 的付费套餐起价为每月 29 美元，最多可容纳 30 位用户，额外用户只需 0.50 美元。 还有最多 10 位用户的免费小型企业计划。

最后，可以在个人设备上安全使用的应用程序使公司不必为员工提供硬件。 为此，该平台应该易于安装、使用简单并且适用于所有移动设备。

如何找到正确的解决方案

软件的最终选择可能会也可能不会落在 IT 经理手中。 无论哪种方式，作为 IT 经理，您都应该准备一份必备清单，以帮助指导决策过程。

此列表应包括本文中提到的因素：互操作性和兼容性、成本、易用性以及安全性和数据保护。 使用这些因素比较供应商，以清楚地了解哪些最适合您的业务。

如果可能，IT 经理还应该参与实际操作或虚拟演示，并确保他们有时间在软件实施之前试用该软件。 来自 Captera 和 TrustPilot 等网站的评论可以帮助揭示任何常见的 IT 症结所在。

正确的解决方案可为操作和通信提供有效且简单的工具，同时确保满足 IT 经理的主要关注点。 许多 IT 经理发现 Connecteam 是内部沟通和沟通的最佳解决方案 操作。 它是一种经济高效、可扩展的一体化解决方案。