什么是知识经理? (职责和完整的职位描述)

已发表: 2023-05-30

在大多数组织中,员工需要获得知识才能完成工作。 安排学习机会和组织信息以便员工可以检索它可能是一个挑战,尤其是当需要共享大量复杂资源时。

知识经理可以在这方面提供帮助。 他们创建系统和知识数据库来捕获信息并共享它,并确保信息流动,以便每个人都能尽其所能。

在本文中,我们将仔细研究知识经理的角色,以便您决定您的组织是否需要知识经理。 然后,我们将介绍在聘用知识经理时要寻找的品质以及可以帮助他们履行职责的工具。

关键要点

  • 知识经理是帮助设计流程、系统和资源以确保知识在您的公司中自由流动的专业人员。
  • 他们鼓励在您的组织中形成一种知识共享文化,这样经验和信息就不会成为瓶颈。
  • 及时、开放地访问信息可以提高员工效率和满意度。
  • 数字知识库提供了一个安全存储公司资源的集中位置。 他们可以帮助尚未准备好雇用此类专业人员的知识管理者和组织。

什么是知识经理?

知识经理负责知识管理,这是在组织中处理信息的过程。 虽然公司中的每个人都可能使用数据或为数据做出贡献,但知识经理是负责确保信息流动的人。

该专业人士是企业运营团队的一员,与每位领导者和员工合作,确保每个人都拥有所需的资源。

有时被称为知识库经理,知识经理还负责监督团队成员访问信息的技术。 知识管理者可以:

  • 创建和维护知识数据库
  • 负责公司内部知识的存储和访问
  • 创建流程,以便员工可以获得工作所需的培训、信息和资源
  • 创建流程以帮助员工彼此分享知识和经验,并与未来的员工分享知识和经验

知识经理通过减少信息瓶颈为组织的发展和整体成功做出贡献。 知识经理不是让少数员工了解如何有效地完成工作,而是确保每个人都能访问这些信息。

知识经理职责

知识经理可能需要处理不同类型的文件化资产,包括员工反馈、员工创建的资源、操作指南文章、内部文件或政策、培训计划和视频以及其他材料。

根据组织及其需要,知识经理可能负责以下工作:

创建和实施企业知识框架

“企业知识框架”是一个总称,用于描述用于在组织中创建、存储和分配知识资源的流程、技术和思维。 这包括决定如何在公司内部收集和共享信息的流程和思维。 这些信息通常不会对外共享。

企业知识框架还通过定义谁应该分享他们的经验以及如何分享他们的经验来鼓励合作。 例如,一个框架可能包括召开会议,鼓励员工分享他们在其角色的特定方面所学到的知识——例如,客户服务。

创建和维护知识库

知识库是一个中心枢纽,内部员工可以在其中访问政策、手册、员工手册、培训等。 一些基地也允许客户和客户等外部用户访问某些信息。 知识经理负责创建和维护这些基础。

知识库通常是自助式的。 它们就像一个图书馆,组织和存储用户可以搜索和访问的信息,无论他们身在何处。

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设置搜索系统

知识经理帮助确保员工能够访问信息并了解如何找到它。 这意味着知识经理的部分职责涉及创建和测试可搜索资源以及培训员工如何查找和使用这些资源。

识别所需信息

这可能涉及与领导者和员工合作,以确定组织需要哪些资源、此信息应采用何种格式以及共享此数据的最易访问和最简单的方式。

与公司领导和同事合作

知识管理者需要优化信息存储和分发。 他们可能需要与领导和同事交谈以获得他们的见解,以便创建和开发可以共享的书面资源和信息视频。

例如,假设一家家庭护理组织拥有经验丰富的护士,他们已经帮助了数百名患者。 这些护士有很多关于他们所在地区最佳实践的信息。 知识经理可能希望与这些护士合作制作培训视频或会议。

此外,他们可能想采访他们以了解这些护士知道什么,以便将这些信息传递给新员工。 管理人员甚至可能希望与护士合作制定指导计划。

这种级别的协作可确保重要信息不仅仅被公司中的少数人理解。 相反,它可以共享以提高新员工和现有员工的效率。 如果有经验的员工离开,此过程可确保他们的一些见解仍可用于使团队受益。

确保所有员工都能访问重要信息

这可能涉及确保共享和更新员工手册、操作方法、常见问题解答和任何必要的表格。 这也可能意味着确保员工知道如何以及在哪里找到他们完成工作所需的信息——例如,在知识库中。

作为其职责的一部分,知识管理者还需要帮助保护私人信息的私密性。 他们会在知识库中设置用户访问权限,以确保第三方无法访问敏感资源。

培养知识共享文化

这可能意味着创建新的使命宣言或包含共享知识的公司愿景。

这也可能意味着为员工创造分享最佳实践和经验的机会,例如:

  • 同行主导的培训课程和问答,让更有经验的员工能够支持更多的新团队成员
  • 合作机会,员工可以在项目上一起工作
  • 开放政策,允许员工索取他们需要的资源
  • 要求员工通过创建可供他人使用的资源来分享他们的知识
  • 创建指导计划和计划,让新员工跟随更有经验的员工
  • 激励员工分享他们所知道的知识的奖励计划

你可知道?

借助 Connecteam,您可以通过向员工发送数字代币来奖励他们,他们可以用这些代币兑换礼品卡。 它还提供了许多用于员工识别的功能。

对员工进行有关公司资源的教育

知识经理需要培训团队如何使用知识管理系统。 他们还可能负责设置一般员工的工作培训和技能提升机会。 随着流程和最佳实践的变化,这可能意味着与员工核对以确保他们了解新知识。

保持知识管理系统的相关性

知识经理需要随着时间的推移保持系统的成功,这可能意味着随着组织的变化调整系统,以及获取新知识并将其整合到运营中。 它还可能意味着从数据库中删除过时的信息并简化信息以便于查找。

保持畅通的沟通渠道

知识管理者可能希望从领导者和员工那里寻求信息并据此采取行动,以便他们可以调整知识库和企业知识框架,使他们更加有效。

员工调查是了解员工需要什么信息以及经验丰富的员工的哪些最佳实践与团队最相关的好方法。 这可能是衡量要共享哪些信息的有用方法。

你可知道?

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示例知识经理职位描述

[公司名称] 是一家在 [位置] 之外快速发展的科技公司。 我们为 B2C 和 B2B 领域开发技术产品,但我们每天都在努力成长并相互学习。

我们目前正在寻求为我们的运营部门增加一名全职知识经理。 在这个职位上,您将与我们团队中的每个人(从 CEO 到新员工)一起工作,帮助我们分享、查找和存储每位员工履行其职责所需的知识。

我们正在寻找有好奇心、积极主动和善于沟通的人。 您应该同样乐于创建技术解决方案和制定政策或计划,无论是单独工作还是团队合作。

我们公司目前拥有一些知识资产,包括培训视频和手册,但我们的目标是从头开始建立知识共享文化。 我们正在寻找能够确定我们需要哪些资源、开发这些资源并创建一个系统以确保信息可访问并始终更新的人。

任职资格:

  • 作为知识库经理或知识经理的先前经验
  • 具有知识库和在线平台组织知识的经验
  • 优秀的项目管理和沟通技巧
  • 举办培训课程的经验
  • 创造性思维
  • 组织能力
  • 能够创建、编辑和更新培训材料和资源
  • 报告撰写能力
  • 与团队合作的技巧
  • 拥有 IT、商业管理或相关领域的学士学位者优先
  • 拥有知识管理证书者优先

职责包括:

  • 创建、组织和更新公司知识库
  • 制定计划以鼓励团队成员分享他们的经验和最佳实践
  • 制定开发新资源的政策和流程
  • 与领导层会面,解释知识共享计划的进展
  • 培训新员工
  • 发展指导、工作见习和类似计划

年薪在 80,000 至 90,000 美元之间,具体取决于经验。

为什么知识经理是一个重要角色

Harris Poll 进行的研究发现,员工每周平均有四分之一的工作时间用于寻找完成工作任务所需的资源。 大约 43% 的人觉得这个过程非常令人沮丧,如果他们找不到一种简单的方法来获得他们需要的东西,他们会考虑离职。

知识经理可以通过确保公司拥有正确的信息并努力使这些资源易于访问来减少员工的挫败感和低效率

为了保持竞争力,组织还需要能够共享知识。 如果一名员工拥有更有效地完成工作的经验,则通过与其他员工分享该信息,整个公司都可以变得更有效率

总体而言,知识经理在公司设立培训和知识共享。 他们确保员工拥有最好和最新的知识,以更好地完成工作,并确保高质量的工作和客户满意度。 所有这些最终都会帮助组织提高盈利能力并保持良好的声誉。

什么品质造就了伟大的知识管理者?

富有同情心的好奇心

知识管理者每天都与信息和资源打交道,因此他们应该充满好奇心并热爱学习。 他们还需要充分关心组织中的每个人,以满足每个员工的需求。

强大的优先排序能力

优秀的管理者知道首先要关注什么,这样他们才能快速开始创建知识共享系统。

加强积极的公司文化的能力

跳出框框思考,知识经理寻找让员工对学习感到兴奋的方法。 他们想方设法确保每天都进行知识共享,从而建立一种知识共享文化。

沟通能力强

这些专业人员需要能够向所有利益相关者解释资源和知识共享的重要性。

他们还需要能够以清晰、流线型的方式解释知识数据库和其他系统,以便所有员工都能理解如何使用它们。

提供支持的能力

知识经理需要随时回答员工和领导关于资源、知识数据库和知识共享过程其他部分的问题。

出色的项目管理技能

这些人可能需要推出新的知识库或员工培训等举措。 项目管理技能将使这些项目按时并在预算之内。

获取新知识的能力

优秀的知识管理者敏锐地发现有用的信息和资源,可以帮助他们的组织。 他们竭尽全力为领导者和团队成员带来新想法和新知识。

愿意挽起袖子

最后,这些管理人员知道如何设置和使用技术来共享知识。 他们愿意投入、进行更新并使用平台和培训系统的所有功能。

使用 Connecteam 的知识中心进行知识管理

即使拥有最好的知识管理人员,组织仍然需要可靠的工具来存储和共享信息和资源。 这就是 Connecteam 的知识中心可以提供帮助的地方。

知识中心是一个可定制且易于搜索的数字图书馆。 即使您的组织还没有知识管理器,您也可以上传文件、手册、操作方法、视频、与工作相关的表格等等。

在 Connecteam 的知识中心查找信息就像在搜索栏中输入关键字一样简单。 带有这些关键字的文件立即出现。 它易于使用,即使您的技术不太精通的员工也会在几分钟内掌握它的窍门。

此外,凭借端到端加密和无存储限制,Connecteam 使您能够安全地上传和存储所需的尽可能多的信息。

您还可以完全控制谁有权访问这些文件。 设置自定义访问权限,以便员工仅查看与他们及其角色相关的信息,而无需查看敏感文件。 授予权限后,您的团队可以从任何移动设备访问知识中心,无论他们身在何处。

此外,Connecteam 的知识中心会自动同步文件,因此当您上传新的手册、培训文档或文件时,每个人都能获得最新版本。 您可以告别过时的信息。

更重要的是,知识中心仅仅是个开始。 Connecteam 使建立知识共享文化变得容易,其功能可帮助您:

  • 分享时事通讯和更新
  • 入职和培训员工
  • 创建员工调查以找出可能存在的知识差距

Connecteam 的知识中心可以成为知识管理者的有力工具。 他们可以使用它来轻松获取文件和资源,并在需要时添加新信息。 他们不需要用新系统重新发明轮子,他们将拥有让他们与团队沟通、创建定制培训、共享信息等的技术。

专业提示

考虑指派知识库经理使用 Connecteam 更新公司资源。 这样,您就知道您的所有资源都是最新的,并且信息可以在您的组织中自由流动。

结论

知识经理是您组织的档案管理员和翻译人员,帮助确保信息和资源流向他们需要的地方,并确保每个人都能理解。

合适的知识管理者充满好奇,热衷于学习,并使用在线知识库工具来确保资源保持相关性和全天候 24/7 访问。 他们是任何团队的宝贵资产,确保每个人都能保持生产力并提高公司的利润。

想了解有关知识管理的更多信息以及它可以为您的组织做什么?

查看我们的知识管理指南和 Connecteam 知识中心入门指南。

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常见问题

知识管理者应该具备哪些素质?

最好的知识管理者通常至少获得了商业、IT 或类似领域的学士学位。 有些人寻求管理或知识管理方面的认证或在线课程。

公司什么时候应该聘请知识经理?

每个组织都不一样。 一般来说,一旦员工报告说他们找不到工作或晋升所需的东西,您可能想开始使用知识中心(如 Connecteam 提供的知识中心),甚至聘请专门的知识经理来组织它。

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