如何创建和执行成功的知识转移计划

让您的员工保持高技能和消息灵通是帮助他们在工作中取得成功的方法。 最终，这也是您帮助您的组织取得成功的方式。 知识转移是实现这一目标的一种简单方法。

知识转移是团队成员之间共享信息和技能的过程，以防止发生事故、沟通不畅和关键知识的丢失。 当您拥有可靠的知识转移流程时，您可以避免所有这些情况并简化团队中每个人对信息的访问。

然而，为了使知识转移成为可能，您需要一个计划。

在本指南中，我们讨论如何制定可靠的知识转移计划以及它如何帮助您的业务。

我们还提供了一个方便的模板来帮助您入门。

什么是知识转移？

知识转移是一个正式的过程和一系列具体活动，用于在企业的一个部分和另一个部分之间共享知识或信息。

这可能看起来像是经理和员工之间的共享或点对点共享。 它还可能意味着当您的团队成员离开公司时共享信息。

知识转移的目标是防止知识流失。 通常，这看起来像是与公司中的人员共享不同类型的知识，分为隐性知识或显性知识。 它还可以帮助填补员工离职时的信息空白，并支持多个部门的整合，以减少业务中的冗余。

一般来说，知识转移涉及任务、信息、文档、流程、想法等的流通。 如前所述，知识转移涉及两种主要类型的知识：隐性知识和显性知识。

这是每个的细分：

隐性（或隐性）知识

隐性知识或隐性知识是指员工难以以口头或书面形式传递或转移的信息。 它涉及一个人的见解、经验和观察。

被视为隐性知识的技能示例包括：

• 做出逻辑预测的能力
• 肢体语言和幽默
• 识别所见之人的能力
• 情商
• 特定语言的知识
• 领导能力

隐性知识也更加专业化和个性化，因为它存储在一个人的头脑中。 它主要是通过认知过程（如观察、反思、直觉等）和实践获得的。

传递隐性知识的最佳方式是通过面对面的活动或会议。 这使得隐性知识的给予者和接受者能够频繁地互动。 这反过来又有助于建立相互信任。

显性知识

显性知识是指快速记录、编码和表达以供共享和传输的任何信息。 与隐性知识相比，记录和记录显性知识要容易得多。

确定您正在处理的是显式信息还是隐式信息可能很棘手。 可以这样想：显性知识是人们之间共享和表达的直接信息。

它几乎总是有清晰的记录，通常是书面形式。 例如，它可以是标准操作程序 (SOP) 或季度营销报告。 除了 SOP 之外，入职文档和操作指南也可以作为显性知识。

知识转移的四种主要类型

虽然知识转移涉及两种类型的知识，但知识转移本身有四种主要类型。 这些都是：

• 默会到默会：涉及将无形知识从一个人或团体转移到另一个人或团体，而另一个人或团体以默会形式保留该知识。
• 从隐性到显性：也称为外化。 它涉及将隐性知识转化为显性知识，例如在会议记录中实际记录某人的个人见解。
• 显式到显式：涉及从现有显式知识创建新信息，例如将物理报告数字化。
• 显性到隐性：也称为内化。 它涉及向一个人或一个团体传授明确的知识，并牢记在心。 一个例子是，一个人与团队分享人力资源政策，团队会在心里记住这些信息。

为什么知识转移很重要

知识转移有许多不同的好处，这对于企业来说非常重要。

一方面，它有助于改善时间管理，同时培训新员工担任特定角色。 当您的团队参与知识转移时，管理者知道要与新员工分享的确切信息，他们不会在入职和培训期间浪费时间。 此外，有效的知识转移可以让您腾出时间专注于入职的其他方面，例如向团队其他成员介绍新员工。

知识转移还有助于培养您的员工。 他们可以从组织中的其他人那里学习技能和信息，如果知识转移不是您公司的标准做法，他们可能无法获得成长。

此外，知识转移可以帮助现有员工过渡到即将离职的团队成员的角色。 它可以帮助您的公司维护关键信息，即使您正在处理员工流动问题。

同时，它可以更好地帮助您的所有员工在各自的岗位上取得成功，帮助他们提高工作效率。

除此之外，知识转移很重要，因为它可以促进创新。 这可以带来新的想法、更有动力的员工、更好的商业声誉、更强的客户满意度等等。

最后，知识转移的过程通常涉及创建一个集中的地方来存储知识，这有助于防止信息丢失。 这减少了团队成员丢失、删除或忽视重要数据的可能性。

什么是知识转移计划？

知识转移计划是帮助企业将信息从组织的一个部分转移到另一个部分的策略。 在大多数情况下，这看起来就像将信息从一个人或部门转移到另一个人或部门。

本质上，这些计划是共享知识的路线图——详细说明知识是什么、如何共享、谁将共享以及谁将接收知识。

知识转移计划可以是书面文件，也可以是口头共享策略。 无论如何，目标都是相同的：确保知识在组织内成功转移。

这些计划通常涉及 4 个关键阶段：

1. 识别关键知识
2. 捕捉这些知识
3. 记录知识
4. 分享知识

这些阶段允许企业将知识从一个人或部门转移到另一个人或部门，而不会丢失或误解信息。

知识转移计划的好处

您可以通过多种方式从创建和实施强大的知识转移策略中受益。 您可以加快收集和传播知识所需的时间，更好地将想法融入其他部门，促进公司的创新等等。

他们还可以帮助您：

提高工作场所生产力和效率

这些计划简化了知识共享，使员工更容易获取完成工作所需的信息。 他们不会浪费时间提问或与其他部门来回沟通。 这让他们有更多时间专注于自己的工作。

它还使他们能够做出更好的决策并更快、更有效地解决问题。 这可以保持您的员工和您的组织的生产力。

与此同时，当员工掌握了关键知识时，他们就能更好地准备好一次就把工作做好。 这可以避免他们犯错误，也可以避免重新做工作的某些部分。

加强协作

知识转移计划还可以使部门之间的合作更加容易。 它们促进不同部门成员之间顺利的信息共享，使他们能够利用彼此的知识、技能、想法等，为公司取得更大的成功而努力。

此外，这些计划还可以防止信息被窃取 一个部门。 相反，有一个流程可以在团队成员和部门需要时共享知识。 这改善了公司内部信息的整体访问，从而使协作更加顺畅。

提高参与度

知识转移计划可帮助经验丰富的同事和主题专家更轻松地与公司的其他人共享信息。 这让您的员工接触到他们以前可能没有听说过的想法、技能和信息，并且可能会感到兴奋。

这可以培养对新技能的兴趣，鼓励您的员工寻求专业发展机会，使他们能够更好地完成当前的工作或有能力承担新的职责。 这种新激发的兴趣会激励员工，进而让他们更加投入。

知识转移计划应包括哪些内容

了解完定义后，我们来讨论知识转移计划中应包含哪些内容。

一般来说，一个好的知识转移计划将包括：

• 主要目标：传输此信息的最终目标是什么？
• 明确定义的知识：您想要分享什么？ 该信息是默示的还是显性的？
• 谁在共享知识：谁是拥有该知识的个人、团队或部门？
• 谁在接收知识：将向谁提供知识的个人、团队或部门？
• 谁从知识转移中受益：除了提供者和接收者之外，还有谁将从共享的信息中受益？
• 方法论：您将如何分享知识？ 例如，您可以选择指导、结对工作或工作见习。
• 工具：您将使用哪些工具来促进知识共享？ 例如，数字协作平台、学习管理系统或在线知识库。
• 截止日期：什么时候需要共享信息？
• 位置：信息将存储在哪里？ 例如，它会存储在计算机数据库（例如 Google Drive 或 Dropbox）中，还是存储在物理位置（例如文件柜）中？
• 跟进：您将如何跟进参与知识共享的人员以跟踪进度并收集反馈？
• 衡量：您将如何衡量和量化知识转移的成功？

回答这些问题将帮助您定义知识转移的对象、方式、内容、原因、时间和地点。 您可以轻松制定一个每个人都可以遵循的有效计划。

排除不相关信息

除了知道应该在知识转移计划中包含哪些内容之外，了解不应该包含哪些内容也很重要。 这意味着要查看哪些信息与您的目标无关，然后将其排除在外。

例如，假设您正在传播有关公司招聘政策的知识。 在这种情况下，您需要省略与招聘不直接相关的其他人力资源信息，例如有关裁员和解雇的政策。

否则，您可能会让团队成员不知所措，并使他们更难吸收和使用新信息。

分 7 个步骤执行知识转移计划

为了确保流程顺利进行，我们准备了一份方便的知识转移清单。 下面概述的七个步骤中的每一个都将为您提供有关需要完成的任务的明确指导。

让我们深入研究并开始让知识转移变得轻而易举。

第 1 步：确定您的目标和需求

创建知识转移计划的第一步是确定您的目标并找出您需要收集的信息。

设定目标通常涉及查看哪些人员或部门容易遭受知识丢失以及哪些信息是需要保存的关键知识。 您还需要了解谁负责该信息以及您是否确实需要知识转移来保存它。

一个示例目标可能是为现任员工提供接替即将离职的团队成员的职位所需的技能和知识。 或者，让您的销售部门向营销部门学习技能和特质，以改善协作。

从那里，您可以确定需要收集哪些信息。 查看一个人或一个团体每天需要使用的知识。 他们的角色或团队或部门的职能需要什么？ 主要是隐性知识，如领导技能，还是显性知识，如操作重型机械的技能？

您还应该弄清楚哪些知识是某些人或部门专有的。 考虑每个团队如何工作，以及哪些团队成员或部门知道如何完成其​​他人也应该知道的任务。 您还可以考虑当人们在完成任务时遇到困难时通常会向谁寻求帮助。 您需要从这些人那里收集信息。

最后，您可以列出需要在团队成员之间共享的信息列表，并将其记在您的知识转移计划中。

第 2 步：收集信息

接下来，您需要实际收集信息。

这可能很棘手，因为您可能会同时处理隐性知识和显性知识。 这意味着您必须使用各种方法来收集信息，例如：

• 进行直接观察/工作见习（非常适合隐性知识）
• 观看或录制视频（对于默会知识很有用）
• 进行访谈（非常适合隐性知识）
• 研讨会和信息会议（对于隐性知识和显性知识都有用）
• 查看书面文档（对于显性知识非常有用）
• 查看协作平台中的共享文档（对于隐性知识和显性知识都很有用）
• 审查政策和程序手册（非常适合显性知识）
• 聆听或捕捉录音（非常适合隐性知识）
• 进行调查（对于隐性知识和显性知识都有用）
• 举行焦点小组或小组讨论（对于隐性知识和显性知识都有用）

第三步：妥善保存信息

一旦获得所有这些信息，您就必须将其存储在某个地方。 您可以以物理方式存储信息（例如文件柜），也可以以数字方式存储信息。

无论哪种方式，您可能都必须转录某些信息，以便它们采用数字或物理格式。

例如，如果您拍摄了如何执行特定任务的视频演练，并且您要将知识保存在物理位置，则需要将其存储在 USB 上。 如果您有纸质书面备忘录并以数字方式存储知识，则需要在存储之前将备忘录数字化。

您还应该注意隐私和存储法规。 当您收集知识时，其中一些可能包含敏感数据。 请务必阅读任何可能影响您选择存储信息的方式的安全和隐私法规。

第四步：选择你的工具

在开始传授知识之前，您必须弄清楚将使用哪些工具来完成传授知识。

其中一些工具可能是物理工具，例如书面培训材料或现场培训课程所需的道具。 其他可能是数字化的，例如 Zoom 等视频会议平台或可让您进行交互式演示的软件。

要选择工具，请考虑共享您要传输的信息的最佳方式。 例如，最好使用视频会议平台来传递隐性知识，例如销售人员直观的客户服务技能。 对于明确的知识，例如晚上关闭餐厅的正确程序，书面文件可能是理想的选择。

请注意，在知识转移过程中您可能需要混合使用物理和数字工具，因此请做出相应的计划。

第 5 步：选择您的方法并执行转移

接下来，是时候选择交付方法了。

您可以选择多种不同的知识转移交付方法。 这些包括：

• 指导：非常适合分享隐性知识，这涉及经验丰富的人培训经验较少的人。
• 工作观摩：允许新学习者在日常工作中进行观摩，了解他们如何将知识付诸实践。
• 同伴学习：包括结对或小组合作以分享隐性和显性知识。
• 在职培训或指导经验：经验丰富的员工在正常工作日对另一名团队成员进行任务、最佳实践等方面的培训。 这有助于转移隐性知识和显性知识。 这对于动觉或“动手”学习者来说非常有用。
• 讲师主导的学习：顾名思义，这是指由主题专家或高技能员工主持学习课程，向其他人传授特定主题的知识。 这可以是面对面的（通过物理演示或讲座）或在线（通过数字演示或讲座）。
• 模拟和角色扮演练习：通过这种方法，个人在受控环境中参与工作情境。 这教会他们正确的技能和行为。 这种方法对于隐性知识的传递非常有效。
• 电子学习和技术主导的学习：这涉及使用带有视频、数字培训材料、测验和其他数字活动的数字平台来分享知识。
• 视频教学：包括让预先录制的或现场讲师向个人或团体口授虚拟课程。
• 辅导：这是指经验丰富的员工与其他团队成员密切合作，以发展他们的技能、提高他们的知识并确保他们表现良好。
• 社交参与：涉及使用交互式平台，使员工能够查找信息并相互交流，以促进知识转移。

请记住，这些只是不同知识转移方法的几个示例。 您需要选择对您的业务最有意义的内容，以确保知识的成功转移。

根据您选择的方法，您可能需要返回并在您的知识转移计划中添加新工具。

选择方法（或多种方法）后，执行您的知识转移！

第 6 步：衡量转移是否成功

完成知识转移计划后，就该衡量其成功程度了。

首先，您需要确定表明转移成功的关键绩效指标 (KPI) 。 一些例子包括：

• 改进的客户满意度调查
• 产品缺陷更少
• 提高完成任务的生产力或效率
• 提高合规性或遵守法规
• 某些流程中出现的错误更少
• 更快的客户服务响应时间

在您的知识转移计划中记下这些内容，然后将您的转移结果与它们进行比较。 您的员工是否成功了，或者他们没有达到目标？ 是否有更多信息需要转移或需要确定需要改进的领域？

此评估对于确保您的知识转移流程有效至关重要。

第 7 步：收集反馈

最后，您必须跟进所有相关方。 与分享知识的人、接受知识的人、从知识转移中受益的其他人以及在此过程中发挥作用的任何其他人建立联系。

您可以面对面、通过电话、电子邮件或即时消息进行检查，并询问员工对此流程的想法和意见。 您甚至可以创建并分享一项调查，询问您的员工的反馈。

跟进可以让您深入了解哪些内容有效以及哪些内容可以改进。 反过来，这可以帮助您下​​次需要在公司分享知识时完善您的方法。

知识转移模板

由于每家公司都不同，因此不存在通用的知识转移计划。 但使用基本知识转移计划模板作为起点是一个好主意。 您可以对其进行自定义，以创建适合您业务的有效策略。

我们制作了一个知识转移模板，您可以使用它来开始：

Connecteam 如何帮助您在企业中传递知识

知识转移计划最重要的组成部分之一是共享信息所需的方法和工具。 Connecteam 是一个一体化工作和知识管理平台，提供多种简化知识共享的工具。

让我们来看看一些杰出的作品。

通过定制培训分享知识

首先，Connecteam 提供强大的员工培训功能，使知识共享变得轻而易举。

您可以创建和上传自己的培训材料，也可以从头开始或使用 Connecteam 的模板之一创建自定义课程。 添加视频、图像、音频笔记等。 然后，进行一个测验来衡量员工保留培训信息的情况。 您还可以对模块进行分段，以便员工更轻松地完成培训，而不会感到不知所措。

员工可以从移动设备或台式机访问课程和材料，并且可以使用 Connecteam 的员工数量没有限制。 培训几个团队或整个公司！

图片：添加 connecteam 训练功能的图片

此外， Connecteam 的培训功能可以作为您的知识转移计划的方法。 您可以直接在平台上创建和存储电子学习模块、视频培训、讲师指导课程等。 Connecteam 甚至还具有活动管理功能，您可以使用它来安排现场培训课程。

所有这些都会使您的组织内的知识转移更加顺畅。

通过知识中心存储和访问信息

Connecteam 的知识中心功能允许您处理知识传输的存储方面。 将公司的所有重要信息存储在一个中心位置，员工无论身在何处都可以轻松访问。

知识库的其他一些功能包括：

• 没有存储限制，因此您可以存储任意数量的内容。
• 端到端数据加密，使您的数据受到保护并遵守隐私法规。
• 自动数据同步，让您知道您存储的信息永远不会过时。 最近的更改总是反映在文档中！
• 自定义用户权限，这样您就可以指定哪些员工可以查看哪些文件。

使用应用内聊天和更新功能让员工了解情况

Connecteam 的通信工具可以帮助您的公司更轻松地进行知识转移过程。

首先，内置的聊天功能可让您和您的团队成员通过一对一或群组对话进行实时交流。 发送带有视频、图像、音频笔记和文件附件的消息，以快速轻松地传递知识。

还有更新功能，使您能够与组织中的每个人或仅与某些员工组共享信息。 您可以根据部门、职能、姓名和其他因素选择接收信息的人员。

作为经理，您可以查看您的帖子获得的浏览量，Connecteam 会向员工的设备发送通知和提醒，这样就不会错过信息。

这两个功能使您可以在整个组织中轻松传播信息，并且可以成为您用来执行知识转移计划的工具。

通过调查和民意调查收集反馈

您还可以使用Connecteam 的调查和民意调查功能来收集员工对您的知识转移流程的反馈。

该平台提供调查模板，但您可以使用各种不同的问题类型轻松创建自己的调查模板，包括是/否、多项选择和开放式问题。 还可以选择向员工发送自动提醒以完成调查。

结论

知识转移涉及组织内团队成员之间的信息共享。 它有助于改善沟通并使信息更容易获取。 为了做到这一点，制定知识转移计划是关键。

扎实的知识转移计划可以帮助您清晰、简洁、有效地进行知识转移过程。 它可以帮助提高整个企业的生产力、协作、员工敬业度等。

无论您要传授什么类型的知识，都必须遵循类似于我们在本文中介绍的分步指南。 我们还建议使用 Connecteam 等数字工作管理工具来帮助进一步简化公司的知识共享。

立即开始使用 Connecteam！  

常见问题解答

知识转移的主要目的是什么？

知识转移的主要目的是改善公司内部信息的传播和获取。 因此，它有助于防止信息丢失、鼓励协作、提高效率等等。

知识转移有哪四种类型？

知识转移的 4 种类型是：

• 默契到默契
• 隐性到显性
• 显式到显式
• 显式到隐式

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