如何创建政策和程序手册（+免费模板）

如果您的员工不知道在哪里可以找到它们，那么好的政策和程序是无效的。 这就是为什么必须将它们存储在手册中，团队成员可以在需要时轻松访问它们。

政策和程序手册是包含所有政策和程序的中央结构化文档。 作为一项重要的员工管理工具，它制定了标准操作程序以帮助指导决策制定。 改进的决策制定可以提高组织的合规性和生产力。 拥有集中的手册还可以确保您的员工始终知道去哪里获取他们完成工作所需的信息。

本文将向您介绍如何创建政策和程序手册，并为您提供免费模板以帮助您入门。

什么是政策和程序手册？

政策和程序手册是一份重要的业务文件，可指导员工了解组织最重要的政策及其相关流程。 本手册以数字格式或硬拷贝形式提供，是供组织内部使用的内部文件。

政策是指导关键业务活动（如人力资源 (HR) 或技术使用）的更广泛的规则。 它们为员工的决策和行为提供必要的指导。

另一方面，程序更具体。 他们提供分步说明，帮助员工完成申请休假或报告工作场所事故等任务。

本质上，政策和程序手册是组织的规则手册。 它指导雇主和雇员做出重大决策，制定最佳实践和工作标准，并解释组织对其员工的期望。

政策和程序手册应涵盖哪些内容？

有效的程序手册通常涵盖与您的业务相关的一系列主题。

例如，大多数包括一个关于休假权利的部分，该部分涉及：

• 员工有权享受的休假类型和数量，例如带薪休假 (PTO) 和病假
• 员工如何累积休假（每日、每月或每年）
• 请假的条件
• 休假申请和批准流程，包括时间表
• 未使用的应计假期会怎样

您可能希望包括的其他部分是：

• 列出您组织的报告结构的组织结构图
• 对贵组织文化的描述（包括其使命和核心价值观）
• 招聘政策
• 纪律处分等人力资源政策
• 您的多元化、公平和包容 (DEI) 政策
• 骚扰和歧视政策
• 内部投诉
• 工作场所健康和安全规则
• 紧急程序
• 员工福利政策
• 休假政策
• 行为守则
• 支付程序
• 银行手续
• 公司信用卡使用规定
• 费用报销和表格
• 着装要求
• 技术的使用
• 使用社交媒体
• 在家工作政策
• 搬迁规则
• 旅行政策和表格
• 培训手册
• 客户服务政策
• 与您的工作场所相关的特定流程——例如，批准新项目或申请拨款时所需的流程

为什么政策和程序手册必不可少

创建政策和程序手册可为您的企业和员工带来一系列好处。

提高生产力

精心编写的政策和程序手册将成为您组织中值得信赖的单一事实来源。 将所有相关政策和程序存储在一个地方，员工可以根据需要参考它们。

确保信息易于访问可以限制对员工注意力的干扰，因为他们不必搜索大量纸质文档来找到他们需要的东西。 数字手册很容易搜索，员工可以从任何地方访问它们。 您的员工可以在几分钟内找到他们需要的信息并继续工作。 手册还消除了打扰其他员工工作以寻求帮助的需要。

轻松访问与业务运营相关的相关政策和程序还可以通过降低错误或事件的风险来节省您的组织时间。 员工了解最佳实践并可以将其应用到工作中。 如果确实发生了事件，员工知道如何应对以最大程度地减少其影响和中断。

例如，如果员工在工作中受伤，他们知道首先要寻求医疗救助，以确保不会让伤势加重。 他们还知道通过事件报告表尽快报告事件。 这使组织能够解决任何更广泛的安全问题，从而降低未来发生事故的风险。

设定行为标准和期望

手册使员工清楚地了解在工作和行为方面对他们的期望。 使用单一的、权威的文件来设定共同的目标，可以营造一个积极的工作环境，让每个人都朝着相同的目标努力。

此外，手册是传达组织使命和价值观的另一种方式，因此所有员工都在同一页面上。 这有助于员工了解他们的工作环境以及它如何为大局做出贡献，从而营造团队合作感。

制定您的政策和程序也为任何必要的纪律处分提供了基础。 手册可以概述处理违反政策的步骤，使管理人员能够更有效地处理潜在的困难情况。

例如，如果一名员工屡次上班迟到，经理就会知道先与他们讨论这个问题，而不是立即采取纪律处分。 与员工交谈可能有助于确定他们难以准时的原因。 然后，经理可能能够支持员工解决问题。

提高合规性

政策和程序手册是解决适用于您的业务的任何法律法规的最佳场所。 这些可能包括反歧视立法、记录保存要求以及工作场所健康和安全法规。

在您的手册中，您可以创建符合任何相关法律的政策和程序。 当员工了解这些政策和程序以及它们存在的原因时，他们就更有可能遵守它们。 这有助于提高组织合规性。

提高合规性可降低工作场所事故的风险，确保员工的安全。 它还降低了可能导致罚款等处罚的违规风险。

使入职和培训更容易

手册还可以简化您的入职和培训流程。

新员工在入职的头几周经常会遇到信息过载的情况。 手册是一个很好的资源，可以包含在他们的入职材料中，帮助他们了解组织。 您可以指导新员工了解优先政策和程序，他们可以按照自己的节奏阅读其余部分。

为您的员工提供手册也可以减少员工培训时间。 员工可以根据需要参考手册，而不是针对每项政策和流程的来龙去脉提供重复的培训课程。

如何创建用户友好的政策和程序手册

做你的初步研究

只有扎实的研究才能创建有效的程序手册。 通过评估您需要包括哪些类型的政策和流程来启动流程。 与每个部门交谈，了解他们使用最多的部门，并了解他们的员工遇到的任何问题。 这也有助于您确定要在手册中解决的任何知识差距。

并非每个小程序都需要在您的手册中。 部门或团队可能会使用随时间自然发展的日常非正式流程，例如，安排团队成员休息的时间。

你的手册应该在全面和不繁琐之间取得平衡。 如果流程是必不可少的，请包括流程，例如旨在创建安全工作环境的流程。 如果以书面形式将其显着改进流程，则也包括在内。

例如，复杂的、例行的或最近更新的程序通常受益于写下来。 将任何高度基于规则或需要一致性的流程放入您的手册中也是一个好主意。

组建团队

创建手册通常不仅仅是一个人的工作。 建立一个团队来帮助创建手册的每个部分是很有用的。 让每个部门的发言人都参与进来，并确保代表具有广泛的经验和专业知识。

然后，您可以指派人员帮助完成各种任务，包括研究和编写内容、编辑手册以及定期审阅。

研究内容

然后，您需要研究政策的内容。 与在日常工作中使用每个流程的工人交谈。 您还应该向主题专家寻求有关高度技术或法律政策和程序的建议。

此步骤的一个重要部分是了解适用于您的业务的相关法律法规。 就您的合规义务寻求内部或外部法律建议。 此信息使您能够制定合规的政策和程序。

起草内容

准备工作完成后，您现在可以为您的手册编写政策和程序。 在编写这些部分时，请记住这些要点。

• 每项政策或流程都应包含一个标题，以便于参考。 例如，“过夜旅行政策”。

• 包括政策的描述。 它是用来做什么的？ 例如，“该政策规定了所有员工在使用潜在有毒物质时必须遵守的安全程序。”

• 在每项政策的开头，解释其目的。 例如，健康和安全政策的目的可能是“为所有员工提供尽可能安全的工作环境”。 当工人了解政策背后的目的时，他们更有可能支持它。

• 确定政策的范围及其适用对象。 它是否适用于所有员工、一个部门或一组具有特定工作职责的员工？ 您还应该列出政策或流程的任何可能的豁免或排除。

• 确定谁负责应用该政策并批准任何豁免。 这可能是一个部门，如 HR，或特定的人，如消防员。 例如，在处理工作场所骚扰时，手册应确定员工可以向谁寻求帮助或提出正式投诉。

• 尽可能简明扼要地写出程序步骤。

• 添加指向有用文档的链接，以帮助您的团队成员了解政策或程序。 其中包括表格、模板、立法或相关政策和程序。 在数字手册中添加内部链接可帮助员工在各部分之间轻松导航。

• 如果需要，在政策结束时为员工提供进一步的支持。 如果他们有疑问，可以去哪里了解更多有关政策或程序的信息？ 这可能是另一种资源、个人或部门。

整理内容

获得内容后，您需要将其组装成手册。 以更广泛、更宏大的部分作为开​​头通常是一个很好的方法。

组织文化、公司使命和一般人力资源政策都是更广泛的话题。 该手册稍后可以解决更具体的政策和程序，例如与付款程序或着装要求相关的政策和程序。

通过组织您的内容，您可以创建一个逻辑结构的目录，帮助用户轻松浏览手册。

审查并定稿草案

在手册定稿之前，获得有关它的反馈很重要。 负责该手册的更广泛的团队可以提供他们的初步见解，但您也应该征求管理层的意见。 您还应该咨询负责实施政策或监督流程的人员或部门。

返回您的主题专家以确认技术和法律部分是准确的。 您还可以从一些员工那里寻求有关可读性的反馈，以了解您的手册的易懂程度。

您可能还想测试您的一些程序，尤其是新程序，然后再将它们写入手册。 让相关团队或部门执行程序并报告任何问题。 这使您能够在全公司范围内推广手册之前进行任何必要的更改。

完成内容后，请领导签字批准最终版本。

分发给您的员工

重要的是要围绕手册建立员工意识。

确保所有团队成员都能轻松访问手册。 在您的 Intranet 上添加指向它的链接，通过您的内部知识库提供它，并将它纳入您的入职和培训计划。 发送全公司范围的电子邮件或通知，让员工知道他们如何访问该手册。

创建数字手册可以轻松更新政策和程序。 您可以发送通知让员工了解手册的更改，帮助员工访问最新版本。

员工通常还可以在他们的移动设备上访问数字手册，例如，通过公司的内联网或知识库。 这是一个方便的功能，使员工可以随时随地参考它。

创建手册的最佳实践

在创建手册时，请牢记以下几个最佳实践。

用简单易懂的语言书写

您的手册的可读性越高，您的员工就越有可能理解并遵循它。

您可以通过以下方式做到这一点：

• 使用主动语态使您的写作更具吸引力，尤其是在提供分步说明时。 例如，与其写“表格应该发送给 HR”（被动语态），不如写“将表格发送给 HR”（主动语态）。

• 清楚地解释手册中使用的任何首字母缩略词或公司特定的行话。 开头的定义或首字母缩略词部分是执行此操作的好方法。

• 清晰一致地格式化文档。 使用简短的段落和要点，并在适当的地方包括图表。

优先考虑部分

手册通常是冗长的文档，包含大量信息。 知道从哪里开始可能会让人不知所措，因此请决定先写哪些部分。

一个好的起点是法律要求的或您的员工最常使用的任何政策或程序。 在早期阶段解决复杂的政策和流程也很有用。 然后，您可以随着时间的推移构建手册的其余部分。

定期审查和更新

您的手册应该是一份动态文档。 您需要根据您的企业或员工的法律或需求的变化对其进行更新。 因此，您的团队应定期查看手册并根据需要更新其内容。

为员工提供培训

为管理层和员工提供培训课程，帮助他们熟悉手册及其内容。 团队成员浏览和理解您的手册越自在，他们就越有可能使用它。

培训课程还允许员工提出他们对手册的任何问题。 您可以亲自或在线进行这些培训课程——例如，通过员工可以按照自己的进度完成的培训模块。

使用模板

创建政策和程序模板来指导手册的起草，确保每个部分都是一致的，并解决所有必要的信息。 作为起点，我们准备了一个方便的免费模板供您使用。

为您的员工创建手册

政策和程序手册将您的所有政策和程序放在一个地方，使员工更容易找到他们需要的信息。 在编写政策和程序手册时，将您的团队成员放在首位非常重要。 确保它清晰易读，并包含与员工工作相关的所有基本信息。

要创建有效的手册，您需要投入时间进行研究和起草。 它将成为您的员工的重要参考点，有助于提高他们的工作效率，因此您希望为此投入适当的时间和精力。 通过设定预期的工作标准，手册还可以提高组织内的合规性。 它有助于为您的员工创造一个安全和支持性的工作环境，使他们能够发挥最佳表现。