如何制定出色的轮换计划

制造、酒店和 24/7 随叫随到的企业经常使用轮换时间表。 在这个系统中，每个人在不同的时间和不同的日子轮流工作。

当您不想让员工在不理想的轮班中精疲力尽，但需要一致的覆盖范围以保持开门或生产正常运转时，轮班时间表非常适合。 他们确保有人始终按时上班，同时为您的员工保持公平。 新的时间表的制定和启动可能会令人畏惧，因此我们随时为您提供帮助。 请继续阅读，了解轮换时间表是否适合您的业务以及如何创建适合整个团队的轮换时间表

什么是轮换计划？

轮班工作计划是针对多班次（例如白班和夜班）的企业的调度系统。 在轮班制中，员工不会像白班那样固定轮班。 相反，他们在所有可用的轮班时间轮流工作。

日程安排是重复的并且是可预测的。 但是，它不遵循定期的日历间隔，例如每周或每月。 相反，它会重复一个周期或一个轮换。 每次轮换都是固定的天数，并且允许轮班所有轮班，轮班之间有休息时间。

这与固定时间表相比，在固定时间表中，员工每天被分配相同的工作时间，每周也有相同的休息日。

轮班安排的一个示例可能是具有 2 个 12 小时轮班制的制造工厂。 每位员工将：

• 每周上 12 小时夜班。
• 请几天假吧
• 一周实行 12 小时白班制。
• 请几天假吧
• 重复循环。

这只是轮换时间表的一个示例。 稍后，我们将讨论更复杂且针对行业和公司需求的其他类型的轮班。

谁使用轮换时间表？

轮班时间表对于每天 24 小时和/或每周 7 天营业的企业特别有用。 轮班制为常态的一些行业示例包括：

• 紧急服务。 护理人员和警察部门经常使用轮换时间表来确保服务不会中断。
• 招待和餐饮服务。 酒店需要 24/7 工作人员进行深夜入住并确保客人的安全。 许多餐厅员工还在酒店、餐馆或汽车餐厅通宵工作。
• 制造。 轮换计划在制造环境中很常见，以保持生产顺利进行。
• 零售。 加油站和其他商店经常对员工实行轮班制。
• 卫生保健。 医院主要采用轮班制，因为他们需要随时有工作人员在场。 其他延长工作时间的医疗机构（例如紧急护理机构）也可能采用轮换时间表。
• 随叫随到的服务。 许多支持 24/7 业务的待命服务（例如 IT）都采用轮换时间表。

轮换计划如何运作？

轮班安排的工作方式是让员工在指定的时间内轮流承担所有轮班。

对于轮班安排，工作日被分为不同的班次。 这些时间可以是 8、10 或 12 小时，或者任何适合您企业运营时间的时间。 员工也被分成小组以确保持续覆盖。

然后，建立轮换模式，确保所有员工在特定时期内平等地轮班工作。

这可能意味着员工轮班几个夜班，休息一天，工作几个白班，休息一天，然后轮班几个夜班。 然后重复循环。

轮换总是包括休息日。 另外，与固定时间表相比，轮换时间表通常会给员工更多的连续休息天数。 它根据轮班模式而有所不同，但较长的轮班时间可以让员工更快地达到每周 40 小时。

当每个人都完成每班工作并有足够的休息时间后，时间表就会重新开始。

轮班安排可以确保没有人无限期地陷入他们不喜欢的轮班。 他们还确保每个人都能轮到最好的轮班。 艰苦的轮班更容易应对，因为工人们知道他们很快就会下班。

轮换时间表可能需要一些工作来设置，但一旦到位，它就会为员工提供始终重复的一致时间表。 这使他们更容易为工作做准备并计划连续的休息日。

轮换工作安排的好处

轮班安排对您和您的员工都有很多好处。

确保持续覆盖

轮换时间表最明显的好处是，它们确保您的企业可以保持全天候覆盖。

如果您的企业尚未 24/7 营业，它甚至可以让您的企业营业更长时间。 或者，它可以让您在工作日中添加全新的轮班。

提高公平性并有助于减少人员流动

轮班安排可以促进轮班的平均分配和公司的公平感。 每个人轮流轮班，包括晚上，这意味着没有人必须一直轮班。

这可以帮助防止您的员工（尤其是夜班员工）辞职。 一项对工作安排模式的研究发现，白班员工在公司的工作时间比只上夜班的员工长近 4.5 年。

提供新机遇并提高参与度

这种类型的日程安排让员工的工作生活变得多样化，让他们接受不同的轮班——有些他们以前可能从未工作过。

通过轮班，员工还可以更好地了解团队成员并了解更多业务。 因此，他们会感觉与同事的联系更加紧密，并感觉自己是组织的重要组成部分——这是提高员工敬业度的重要因素。

通常，轮换时间表也意味着改变工作职责。 这可以给员工带来新的挑战和机会，帮助他们更加融入您的公司。

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提高灵活性

从本质上讲，轮换工作时间表为员工提供了灵活性。 员工在不同的时间轮班工作，这使他们能够以一种典型的朝九晚五的时间表无法适应的方式适应自己的个人生活。

例如，轮班的工人可能在一周内连续休息 2 天。 他们可以利用这段时间处理个人任务或参加周末或工作日晚上不允许的约会。

提高士气和生产力

轮换时间表的关键要素之一是它非常公平。 每个员工每班工作一次。 工作场所的公平感可以带来很多好处，包括提高员工士气和生产力。

认为自己的工作公平的员工是更快乐的员工。 快乐的员工往往会更高效地工作并提供更好的客户服务。 他们也更有可能留在您的公司，从而减少人员流动。

轮换工作时间表的挑战

轮换时间表并不适合每个企业或团队。 在考虑此类时间表时，请记住：

可能会损害工作与生活的平衡

尽管这些时间表为员工提供了灵活性，但这种灵活性有时也仅限于此。

固定工作制的 8 小时工作制让员工每天有专门的时间在家，但 10-12 小时的轮班可能会干扰家庭日常生活或日程安排。

较长的轮班时间确实意味着员工有统一的休假时间，例如在工作 4 个 10 小时的工作日后每周休息 3 天。 然而，错过日常活动的感觉可能会导致工作与生活不平衡，甚至倦怠。

轮班类型的频繁变化也使得每日或每周的例行工作变得具有挑战性。 此外，按照轮流安排来管理儿童保育和家庭责任可能很困难。

此外，在传统的周一至周五时间表之外工作可能会妨碍员工参加大多数人下班时发生的社交活动和重要活动。

可能会导致沮丧

一些轮班制可能会引入 12 小时轮班，而以前的标准是 8 小时轮班。 其他人可能会交换夜班和白班。 这可能会让员工感到沮丧，因为他们制定的例行公事和承诺很难根据时间表进行调整。

例如，晚上工作的人可能会很乐意换成白班，但对于有外部任务或只能在正常工作日时间内获得托儿服务的员工来说，晚班或夜班可能会破坏交易。

可能导致健康问题

夜班和白班之间的变化可能会对员工的睡眠时间表造成严重破坏。 这可能会对员工的直接健康和整体健康产生负面影响。

因此，轮换时间表也有可能导致更多的电话来电或因健康问题而缺席。

可以要求员工轮班时间更长

轮班制可能需要 12 小时甚至 24 小时轮班，如果您的员工习惯于每天工作 8 小时，这可能是一个很大的转变。

对于某些行业的某些员工来说，每天工作 12 小时可能会造成体力消耗过大，生产力可能会因此下降。

会让安排休息时间变得更加困难

您希望员工使用带薪休假 (PTO) 福利，但轮班时间表的精确性使得调换班次变得更加困难。 作为调度程序，您必须在不扰乱轮换的情况下管理请求。 微小的变化可能会让某人加班，或者连续工作太多天而没有休息日。

成功实施可能需要时间

新时间表启动时可能会有一个过渡期。 变革常常会给员工带来损失，甚至可能会失去一些根本无法适应新日程的人。

然而，一旦到位，员工将始终知道会发生什么，这甚至可以成为吸引喜欢轮换时间表的新候选人的一种方式。

固定时间表与轮换时间表

在谈论了轮换时间表之后，为什么您会选择或坚持固定时间表呢？

固定时间表是指每个人都有可预测的工作时间，每周都保持不变。 如果满足以下条件，这可能对您的团队来说是最好的：

• 您仅在 1 个轮班时间内开放，例如上午 9 点至下午 5 点的白班。
• 您已经为全体员工提供了固定的休息日。 例如，您可能会在周末或一周中的某一天休息。
• 您的团队成员有严格的可用性，因此不值得强迫解决这个问题。

轮班计划是指员工轮班并以与日历周不同的周期工作的计划。 如果满足以下条件，这可能对您的团队来说是最好的：

• 你一天有多个轮班，有些轮班被普遍认为比其他轮班“更糟糕”。
• 您每周工作 7 天或处于随时待命的环境中。
• 您的潜在员工已经习惯了这种日程安排，或者会将连续几天的休假作为一种福利。

轮换时间表的常见类型

您可以创建最适合您的公司和团队的自定义轮班计划，但您也可以使用一些经过验证的系统来开始。

4-3轮换时间表

这是 轮流上班4天，休息3天。 员工不再连续 5 天工作 8 小时，而是连续 4 天工作 10 小时。 从本质上讲，这个时间表增加了员工的日常工作量，但在轮班之间给了他们 3 天的休息时间。

在轮换计划中，10 小时、4 天轮换错开，以确保 7 天的覆盖范围。 例如，这意味着，如果您的企业 24/7 营业，您将需要 6 个团队来确保完全覆盖。

10 小时轮班还意味着，如果您 24/7 都开放，有时团队会重叠。 这可以提高生产力和友情，但如果没有足够的任务需要完成，也可能会导致闲置。

示例 4-3 轮换计划模板

24-48轮换时间表

这是24小时上班、48小时休息的时间表。 它对于依赖待命员工的行业非常有用，例如紧急服务。 它确保不会因员工换班进出而对服务造成干扰。

这种时间表类型对于有外部承诺甚至其他工作的员工来说也是一种胜利，因为它从不要求他们连续工作超过 1 天。

示例 24-48 轮换计划模板

皮特曼（2-2 3-2 2-3）轮换时间表

这是2 天休息 2 天、休息 3 天休息 2 天、休息 2 天休息 3 天的 2 周轮换。

这就带来了很多变化，特别是如果员工每次轮班都轮换夜班和白班的话。 它还提供了 3 天的周末和周中休息日的良好组合。

Pitman 轮换计划模板示例

杜邦轮换时间表

这可能是最复杂的，但它是专门为 24 小时营业而创建的。 如果使用得当，员工每月可以连续休息一周。 这对于现有员工来说是一个很大的福利，也是吸引新候选人的一种方式。

周期设置为 12 小时轮班，如下所示：

• 4个夜班
• 休息3天
• 3 天轮班
• 休息1天
• 3个夜班
• 休息7天

每个团队在不同的时间轮换周期，因此覆盖范围始终相同。

杜邦轮换计划模板示例

其他类型的轮班安排

上面的时间表被认为是最流行的轮换时间表，但有很多变化。 您甚至可以创建自己的、最适合您业务的。

您可能会发现有用的其他一些时间表类型包括：

• 4-4. 这可以适用于单班工作，或者团队可以循环进行 4 天白班、4 天休息、4 天夜班、4 天休息等。
• 6-4轮换。 这个 30 天的周期将工作日分为 3 个轮班。 每个人每月每班有 6 天的时间，中间有 4 天的休息时间。
• 5-3 5-4 5-3。 在这个 25 天的周期中，您需要 5 个团队。 员工第一班工作5天，休息3天，第二班工作5天，休息4天，第三班工作5天，然后休息3天，然后重复轮换。
• 巴拿马日程。 这是 2-2-3 时间表的 56 天变体（工作 2 天，休息 2 天，工作 3 天，休息 2 天，工作 2 天，休息 3 天）。 需要4个团队12小时轮班。 它的独特之处在于轮换时间长，工人在 28 天中轮班（例如夜班），然后在接下来的 28 天中轮班（例如白班）。

创建轮换计划时要考虑什么

如果您一直使用固定系统或每周都临时使用它，那么制定轮换计划似乎会令人畏惧。

为了确保您的日程安排适合您和您的团队，需要考虑以下一些事项：

您的高峰时段

您什么时候需要最大的覆盖范围？ 是否有时间应该重叠轮班以确保有更多的人上班？

流行转变

虽然轮班给每个人轮班的机会，但你的工作是确保轮班真正平等，并且每个人都有机会获得最好的轮班。

例如，在一些餐厅，周日早午餐是最令人垂涎​​的轮班。 但在其他情况下，这是最不理想的，因此周日的白班可能不如周五的白班受欢迎。

员工的工作角色和资历

也许您当前正在根据员工的工作角色来安排员工。 例如，您可以安排收银员只上白班，而清洁团队只上夜班。

在这种情况下，可能无法立即更改为轮班制，因为并非所有员工都具备轮班工作所需的技能。 这将是对员工进行交叉培训的绝佳机会，以便他们可以轮班工作

您还应该考虑拥有专业技能和资质的员工。 他们可能需要有固定的时间表并且被排除在轮换之外。 例如，假设您需要有人使用叉车来进行夜间库存，而您只有一名有执照的叉车操作员。 该员工可能需要只安排晚上的工作时间。

团队成员的可用性和偏好

固定时间表的主要好处之一是可预测性。 您的团队成员可能已经按照当前的日程安排生活，并且可能难以更改为轮换日程安排，尤其是对于需要轮班的团队，例如昼夜工作的团队。

根据您的员工的情况，他们可能根本无法参加要求他们工作的新轮班。

同样，考虑团队成员的偏好也很重要。 向您的员工发送调查或与他们聊天，询问他们喜欢的轮班。 他们是否喜欢白班，如果必须上夜班会很不满意？ 他们喜欢现在的日程吗？ 他们对更灵活的轮班感兴趣吗？

根据他们的回答，轮换时间表可能适合您的团队，也可能不适合。

您的工资预算

轮班制经常导致员工加班。 当员工每周工作超过 40 小时或每天工作超过 8 小时（如果您的企业、行业或州考虑加班）时，可能会发生这种情况。

轮班时间通​​常平均为每周 40 小时左右。 但由于工作安排不断变化，您的员工在连续多天休假的日历周内，其工资可能接近 0 美元，而在一个日历周内进行 6 个 12 小时轮班的情况下，工资可能会更高。

创建轮换计划时，请考虑您的发薪期和所在州的法律。 确保您充分掌握需要加班的内容（如果需要）以及何时需要加班。

您的员工还需要了解任何新的加班或休假将如何影响他们的工资，特别是如果他们习惯了每个发薪期的相同小时数。

创建和实施轮换计划的步骤

第 1 步：考虑上述问题和信息，然后选择适合您的日程安排类型

我们建议从模板化时间表开始，因为它们是一种流行且易于使用的选项。 您最了解您的团队和业务，因此，如果您对特定班次和员工有更好的模式，请随意创建自定义时间表。

要选择或制定轮换时间表，请查看您需要覆盖的时间。 您是否已经安排了多个轮班（例如第一班、第二班和第三班）？ 您是否需要员工轮班时间更长，或者标准 8 小时轮班可以吗？

您还应该考虑您的可用资源。 例如，假设您是一家制造公司的经理，该公司每周 7 天、实行 3 班倒。 您需要考虑生产步骤和可用的机器。

如果您没有足够的机器来进行重叠轮班，那么 4-3 轮换的时间表就没有意义。 您可以考虑改用 2 个 12 小时轮班制，或尝试 6-4 个 8 小时轮班制。 另一方面，如果您有足够的资源，4-3 计划可以在重叠时间内提高产量。

您还需要考虑您团队的偏好。 他们会对杜邦公司每个月允许一周休息的时间表感到兴奋，还是宁愿每周有更多的工作日休息？

第 2 步：根据轮班时间和轮换确定您需要多少个团队

查看您选择的模板或您创建的示例时间表，并计算所需的轮换团队数量，以确保完全覆盖您的开放时间。

也许您需要 3 个团队执行 24-48 轮换计划，或需要 6 个团队执行 4-3 轮换计划，以确保 24/7 覆盖。

此外，请务必将所有将按固定时间表工作的员工分组到自己的团队中。 这样，他们仍然有代表并被考虑在内。

第 3 步：命名您的团队并将员工分配给他们

你的日程安排需要清楚地表明谁在哪个团队以及什么轮换。 这意味着您需要清晰的团队名称。 不要将一组员工称为“夜班人员”或“一班人员”，而是将他们称为“A 组”、“B 组”等，以表明每个轮班中谁一起工作。

接下来，将您的员工分配到您的团队。 团队应该或多或少是平等的，因为每个人都会在某个时刻轮班。 通过在每个轮换团队中包含所有人员的良好组合，尽可能均匀地平衡经验水平和员工类型。 确保所有团队的员工数量也大致相同。

当从夜间工作人员和白天工作人员的固定时间表过渡时，不要将这些工作人员转换为轮换小组，而是将其分解。 每个轮换团队中的每个人都混合在一起。 这样，员工就可以从彼此不同的经验和专业知识中受益。

第四步：与员工沟通，解释并宣传新的时间表

当您准备好发布或共享时间表时，请确保您的员工完全了解其工作原理以及它将如何使他们受益。 这将有助于让他们参与进来，并对轮流安排感到兴奋。

您可以召开全团队会议、发送团队范围内的电子邮件、在公司新闻源上发布更新、发送宣布更改的即时消息或根据新时间表举行信息会议。

第 5 步：根据需要细化日程并继续分享

在您的日程安排中进行第一次完整轮换后，如果您发现轮班动态或其对您的业务的影响存在任何问题，您可能需要对团队或轮班进行微调。

例如，您可能希望将某些您认为会提高工作效率的员工分开轮班。 （也许他们不能很好地合作，或者他们在执行任务时会分散彼此的注意力。）

至于时间表本身，也许您注意到您的业务太忙，无法在您最初设定的时间进行换班。 因此，您可以将换班时间向后推迟 1-2 小时。

避免做出太多改变，并且要知道每个人可能需要轮换几次才能适应新的时间表。

即使轮换时间表变得可以预测，您仍然需要定期发布它，以防 PTO 或其他请求发生变化。 您可以在当前系统中执行此操作，或者使用像 Connecteam 这样在一个地方具有调度和通信功能的应用程序。

使用 Connecteam 规划您的轮换时间表

Connecteam 是满足您的日程安排需求的完美解决方案，旨在减轻此类复杂日程安排的压力。

以下介绍了如何使用 Connecteam 创建轮换计划。

创建班次

Connecteam 的即用型模板使创建日程表变得轻而易举。 查看您需要的班次并选择最适合的模板。 您可以将它们调整到您需要的时间，并使用特定的工作地点或工作角色标记轮班。 您甚至可以对它们进行颜色编码，以帮助区分轮换团队。

然后，使用重复功能将时间表设置为根据需要重复。

分配员工和任务

接下来，您将使用 Connecteam 的拖放调度工具轻松为员工分配班次。

员工可以直接在应用程序中注明自己的空闲时间。 这样，您在安排时就不会遇到任何冲突。 Connecteam 还会自动标记日程安排中的任何问题，例如轮班重叠，以便您可以在发布之前更正它们。

您还可以在每个班次中包含任务列表，以便员工在工作时核对。 这些列表对于新轮班的人特别有帮助，他们可能需要一些提醒来注意轮班职责的细微差别。 例如，您可以为每个夜班添加结账清单，这样就不会有人忘记正确的程序。

共享日程并与员工沟通

当您发布时间表时，Connecteam 会将其直接发送到员工的设备。 您不必等待传递实际时间表，也不必只是希望您的员工能够找到新发布的时间表。

还有一个内置聊天功能，可以就 PTO 请求或其他日程问题进行实时对话。 您可以一对一或分组交谈，并在消息中共享图像、音频笔记、文件等。

此外，Connecteam 可作为 iOS 和 Android 设备上的移动应用程序使用。 这意味着员工无论身在何处或何时工作，都可以访问日程安排并与您和他们的同事进行沟通。

使用 Connecteam 进行轮换计划的其他好处

除了日程安排工具外，Connecteam 还拥有一个可以准确记录员工工作时间的时钟。 使用这些时间和出勤数据，您可以看到员工调整和遵守新时间表的情况。 他们是否因为无法适应新的轮班而经常迟到或旷工？ 或者，由于新时间表的内置休息日，他们缺勤的次数是否减少了？

如果您的轮换计划涉及轮换工作职责，Connecteam 还具有可以使用的培训功能。 从头开始创建有关任何主题的自定义课程，或者使用模板在几秒钟内开始。 培训材料可直接从移动应用程序获取，确保每个人都能获得做好工作所需的信息。

结论

对于 24/7 营业并需要确保持续覆盖的企业来说，轮换时间表是一个不错的选择。 这些时间表带来了一些挑战，例如潜在的时间表冲突和员工倦怠，但它们也带来了好处。

有多种轮换计划类型可供选择，但创建它们仍然很困难。 根据我们上面概述的分步说明，您将能够很好地创建适合您的团队的时间表。

要进一步简化员工排班流程，请使用 Connecteam。 它的模板和拖放功能使安排变得轻而易举！

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常见问题解答

最好的轮换时间表是什么？

轮班安排有多种类型，最适合您的业务的一种是符合您拥有的资源和业务需求的轮班安排。

轮换时间表的示例是什么？

轮班计划是员工在不同日期和不同轮班时间轮换的计划。 它们不会定期重复。

例如，员工可以不每周一至周五上白班，而是上 4 个夜班，休息 4 天，再上 4 个白班，休息 4 天，然后重复该循环。 另一个例子是错开员工时间表，涵盖 7 天 24 小时轮班，其中 24 小时上班、48 小时休息、24 小时上班等。

许多行业和企业，例如紧急服务和制造业，通常采用轮班制。 一些轮班时间表，例如皮特曼和杜邦时间表，已成为行业标准。

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