如何进行时间审计分步指南（+ 时间审计工作表）

时间审计向您展示员工如何在任务和项目中花费时间，以便您评估和提高工作效率。 它们还有助于识别低效工作和时间盗窃。 此外，您可以使用审计表来发现过度工作、防止加班成本并遵守劳动法。

在本指南中，我们将解释什么是时间审计以及如何进行时间审计，包括使用时间审计软件。 我们还提供免费的工作表，您可以下载并用于贵公司的时间审计。

什么是时间审计？

时间审计是收集和分析有关您的团队如何花费时间的数据的过程。 审计通常使用带有打卡和下班条目的时间表进行，并说明休假和休息时间。 对于更多上下文，管理人员还可以检查任务列表和日历，或进行调查。

时间表中的数据可以通过多种方式进行分析。 您可以分解数据以查看在不同任务和项目上花费了多少时间，从而了解这与公司目标的一致性。 您还可以跟踪单个员工如何使用他们的时间并评估效率。 此外，时间审计可以让您了解员工的出勤情况和休假天数。

您审核时间的频率取决于您的业务需求和目标。 理想情况下，您应该定期进行时间审计——每季度一次，或每 6 个月一次。 但是，如果您的公司更频繁地进行较短的项目，您可以考虑更频繁地进行审计。

为什么进行时间审核很重要？

对员工进行彻底和定期的时间审计可以帮助您：

有效分配资源

查看您的员工如何高效地度过他们的时间可以帮助您更好地分配您的轮班和项目。 例如，您可以将期限较短的任务分配给通常在更短时间内完成更多工作的人。

同样，趋势向您展示了哪些员工更擅长需要特定技能的任务。 这可以帮助您将合适的人员安排在合适的项目中，从而最大限度地提高员工的技能。

最后，了解员工可用性的趋势有助于更好地安排时间。 例如，审计可能会显示某个特定员工在周五经常缺勤，因此您可以知道安排其他员工来填补该空缺。

识别时间盗窃、迟到和其他低效率

审计时间可帮助您识别时间管理不善——当员工分散在不同地点时，这是一个真正的问题。

例如，您可以发现员工经常迟到等模式。 时间审计还揭示了时间盗窃——当员工无效率地度过他们的带薪时间时。 它们还表明工人何时休息比计划的多。

遵守劳动法，防止加班费

对员工进行时间审核可以让您遵守劳动法。 大多数司法管辖区都有关于加班和休息时间的规定。 时间条目可以帮助您确定某些员工的工作时间是否超出允许的时间或是否没有安排休息时间。

除了合规性之外，这还可以防止员工过度工作和出现倦怠。 另外，它可以为您节省大量的加班费。

制定战略性业务决策

时间审核工作表可让您清楚地了解在不同项目上花费了多少时间。 您可以将时间和劳动力成本与收入进行比较，以确定这些项目是否带来了足够的资金来证明在这些项目上花费的时间是合理的。 这些见解对于推动未来的项目选择和业务战略决策非常宝贵。

如何通过 3 个步骤进行时间审核

第 1 步：创建时间审核工作表

什么是时间审核工作表？

时间审核工作表是您的员工可以填写的表格，用于跟踪他们在工作时间内完成的时间条目和任务。 您可以在 Microsoft Excel 或 Google 表格中创建这些表格，或者使用笔和纸手动创建这些表格。 您的员工可以在线或使用笔填写这些信息，具体取决于您分发的是数字副本还是纸质副本。

您可以简单地使用时间表或日历来查看员工的轮班时间和工作时间。 但是，这不提供轮班期间完成的任务等详细信息。 它也不考虑休息时间、用餐时间等。

时间审核工作表中应包含的内容

• 月/季度：在工作表的顶部，您可以添加表格的有效月份或季度。 例如，2023 年 7 月或 2023 年第 3 季度。确保您为工作人员提供足够的空间来添加月份或季度的条目。

• 员工姓名：为员工留出填写全名的空间。

• 日期栏：表格应包含日期栏，以便工作人员可以清楚地指明他们输入信息的日期。

• 开始时间栏：此栏是工作人员可以记录他们开始任务或项目的时间的地方。

• 时间结束列：这表示员工停止执行任务的时间。 这可能是一天的结束或他们停下来休息的时候。

• 总小时数列：此列表示在“时间开始”和“时间结束”之间完成了多少小时的工作

• 任务/活动栏：在这里，工作人员可以跟踪他们在记录时间内的工作内容。

• 优先级列：在这里，员工可以标记任务或项目的重要性或高优先级。 您应该有一个一致的系统来记录这一点。 例如，1 表示非常高的优先级，5 表示非常低的优先级。

• 附加注释栏：为员工留出一些空间来添加关于他们花费的时间或他们从事的任务的任何额外注释。

• 签名：为员工提供空间来签署他们的时间条目。 这有助于让员工承担责任，鼓励诚实，并且如果您的公司接受过审计，这可能很有价值。 您还可以为经理提供一个空间，让他们在批准条目后签名。

第 2 步：收集额外的上下文（可选）

在分析结果之前，收集工作人员无法添加到他们的表格中的额外信息是很有帮助的。 例如，由于生病或其他一些个人原因，项目工作可能比平时慢。

您可以通过采访被分配到轮班或项目的工人来收集背景信息。

但是，如果您需要从更大的时间范围内收集信息，访谈可能会很耗时。 调查是快速获得团队意见的好方法。 您甚至可以让他们匿名，这样工作人员的回答就是真实的。

第 3 步：创建报告并分析结果

创建图形和图表来分析趋势

收集时间审核工作表不足以了解您的业务中真正发生的事情。 要发现趋势并获得有价值的见解，您需要执行以下操作：

• 将所有条目整理到 Excel 或 Google 电子表格中。 如果工作表已经采用这种格式，这样做会更容易。 否则，您需要手动将物理副本中的数据添加到在线表格中。

• 考虑您想从数据中得到什么。 您可以通过多种方式分析数据，例如按工作人员、团队、项目、位置等。 决定您要寻找哪些见解。 例如，您可能想查看在项目 X 和项目 Y 上花费了多少时间。

• 创建图形和图表以帮助您直观地查看差异。 使用 Excel 或 Google 表格图表创建简单的视觉效果。 例如，条形图可以显示在项目 X 和项目 Y 上花费的总时间。但是饼图可以帮助您了解团队在项目 X 上花费的总时间。

你可知道？

Connecteam 具有高级报告功能，您只需单击几下即可查看有关时间和出勤的自定义报告。

使用洞察力来推动决策制定

从时间审计中获得的见解可以帮助您做出符合公司目标的决策。

例如，如果花费的时间不值得它带来的收入，你可能会决定停止承担某些项目。 或者，您可以决定奖励在更短的时间内完成大量出色工作的员工。

这些见解还将有助于更有效地规划和确定工作的优先级——例如，将高优先级项目分配给通常工作速度更快的员工。

时间审计最佳实践

遵循这些最佳实践可确保您的时间审核流程稳健可靠。

向所有员工和新员工分发表格

您可以通过电子方式（通过电子邮件、文件共享、短信、链接共享等）或亲自使用纸质副本分发表格。 只需确保公司中的每个员工都在使用工作表来跟踪他们的时间和任务。

您可以通过电子邮件或短信与您的员工联系，看看是否有人错误地没有收到工作表。 缺少表格会导致结果出现错误——很可能给您提供错误的信息。

强调工作表的重要性并发送提醒

您还需要确保公司中的每个人都了解使用工作表的重要性。 通过公司公告或电子邮件做到这一点。 亲自、通过电话或通过电子邮件或短信跟进任何未按应有的方式使用表格的员工。

您还可以将表格作为强制性公司程序部分的一部分附加到您的员工手册中。

此外，提醒员工使用工作表打卡上班和下班。 每天向他们发送电子邮件提醒或将其添加到他们的任务列表中，以便他们记住。 您还需要提醒员工定期提交他们的时间表——每周、每月等。

限制变化

最好不要对工作表模板进行任何重大更改。 当所有字段都保持不变时，随着时间的推移比较结果会更容易。

与审计保持一致

确保您定期审核团队的时间。 这可以是每月一次、每季度一次、每半年一次，或者任何最适合您公司的方式。 保持一致有助于您跟踪您的业务决策是否会随着时间的推移而有所改进。 此外，它向工人表明时间审核过程是认真对待的。

避免偏袒

在分析时间审计的结果时要公平和平等。 例如，如果另一名工人迟到的频率与另一名工人迟到的频率相同，则您不应该对另一名工人的迟到采取行动。 偏袒会使您面临歧视的法律风险，并损害您在员工、客户和投资者中的声誉。

小心安全地存放工作表

无论工作表是在线提交还是作为纸质副本提交，您都需要将它们安全地存储在一个地方，以免丢失。

将它们放在公司办公室的安全、物理位置，例如上锁的文件柜。 或者，您可以使用基于云的软件以数字方式存储它们。

然后，确保只有合适的人才能访问工作表。 例如，只给某些员工文件柜的钥匙，或者如果您选择以数字方式存储工作表，则设置自定义用户访问权限。

评估有效性

定期审查您的时间审核流程并检查其工作效率。 评估您收到的信息是否足以了解您的员工如何度过他们的时间。 然后，考虑更多有用的上下文或需要添加到表单以进行更好分析的其他字段。 最后，您可以进行任何调整以改进流程。

使用 Connecteam 完全自动化时间审计

审核时间可能既耗时又令人沮丧，但像 Connecteam 这样的软件可以减轻流程的压力。

借助 Connecteam，员工只需轻触一下他们的设备就可以打卡上班和下班。 他们将收到自动提醒，在轮班开始和结束时开始和结束他们的时间跟踪。

Connecteam 还使您能够设置地理围栏。 员工只有在地理围栏内才能打卡，离开该地点后需要打卡下班。 此外，您还可以使用内置的 GPS 位置跟踪软件来确保员工在工作时间处于他们需要的位置。

此外，您可以为休息和加班设置自定义规则，并直接从应用程序内批准或拒绝加班请求。 这样，部分审计过程会在问题增长之前实时发生。

此外，Connecteam 的任务管理功能让您可以看到员工在您分配给他们的任务上的进展情况。 您还可以在截止日期临近时向员工发送完成任务的提醒。

最后，Connecteam 的自定义报告工具使您能够立即分析数据，而无需自己整理数据和创建图表。 您可以跟踪出勤情况、跨项目花费的时间、个别员工的工作时间等等。

结论

审核员工的时间有很多好处，可以帮助您提高生产率。 此外，该流程还可以帮助您遵守劳动法并做出更明智的业务决策。 但即使知道这些信息，您可能会发现很难准确了解如何进行时间审核以及应遵循哪些步骤。

首先，您需要创建一个时间审核工作表并确保所有员工记得完成它。 然后需要将来自所有工作表的数据合并到一个 Excel 或 Google 表格文件中，以便您可以创建图表来分析结果。

Connecteam 等软件自动化并简化了整个流程，端到端。 员工可以在他们的移动设备上跟踪时间。 然后，您可以使用 Connecteam 的报告工具轻松分析数据，以便做出更好的业务决策。 立即查看 Connecteam，充分利用您团队的时间。

常见问题

您如何准备时间审核？

要准备时间审核，请创建时间审核工作表并将其分发给您的员工，无论是纸质副本还是数字副本。 然后，规划创建报告和分析数据所需的资源——例如，外部顾问或 Connecteam 等在线软件解决方案将为您创建报告。

什么是“实时审计”？

传统的时间审计分析历史时间表和趋势。 这些见解推动未来的业务决策。 “实时审计”意味着实时查看员工如何度过他们的工作时间。 Connecteam 等应用程序会向您显示工作人员的实时条目、位置等信息，因此您可以立即进行改进。

您应该多久审核一次工人的时间？

您可以每月、每季度、每半年甚至每年执行一次时间审计，具体取决于您的业务性质。 某些业务（例如送餐）具有内部控制流程，需要更频繁地进行时间审计。 一些公司使用 Connecteam 等软件进行实时审计。

时间审核表

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