什么是考勤卡审批+工作的最佳工具

时间卡批准允许企业审查员工记录的时间，并确保他们的工作得到正确的报酬。 这是一个必须正确处理的重要过程。 否则，工资发放可能会延迟，或者员工可能会多付或少付。

因此，必须准确了解考勤卡审批的工作原理以及涉及的步骤。 在本文中，我们解释了您需要了解的所有内容，并重点介绍了 3 种可简化您的时间跟踪流程的最佳自动化工具。

什么是时间卡批准？

工时卡批准是指雇主检查员工在当前支付期间工作了多少小时。

员工将在考勤卡上记录每个支付周期的工作时间。 这会细分支付期间的每一天，并显示员工在每一天工作的所有时间。 支付期通常为 2 至 4 周。 然而，在大多数州，雇主可以自由决定他们想要运行工资单的频率。

考勤卡审批流程的目标是确保员工正确记录他们的工时，并在计算工资单之前发现任何错误。

时间卡上应该包括什么

考勤卡应包括工作时间，以及休息时间和带薪休假时间。 它还需要提供有关员工所从事的任务或项目的信息，特别是如果员工针对不同的任务获得不同的工资率。

检查考勤卡的准确性

员工在将考勤卡发送给您批准之前，应检查他们自己的考勤卡。 收到员工的考勤卡后，您可以检查其准确性。

这种准确性检查通常包括将员工记录的时间与他们的工作时间表进行交叉引用。 如果您的公司使用 GPS 位置跟踪来验证员工在工作时间的位置，您还可以将员工的位置数据与其考勤卡上列出的时间进行比较。

计算加班费

您还需要计算每个员工的加班时间并在考勤卡上列出。 加班费必须按员工基本工资率的 1.5 倍支付，并且适用于员工每周工作超过 40 小时的情况。 如果员工有资格获得其他时间奖金，您也可以将这些添加到时间卡中。

批准或拒绝考勤卡

如果员工考勤卡上的所有信息都正确，您可以批准考勤卡并将其传递给公司的薪资团队。

如果有任何不正确的信息，您可以拒绝考勤卡并将其发回给员工进行修改。 员工修改考勤卡后，您可以再次查看。

为什么批准考勤卡很重要？

查看考勤卡有助于防止工资单错误。 这些错误可能会导致您的员工支付不正确，甚至会导致法律问题。

另一方面，如果处理得当，时间卡批准可以帮助您：

避免薪酬差异

审查和批准考勤卡有助于防止公司多付或少付员工工资。

随着时间的推移，多付给员工的工资可能会非常昂贵。 少付给他们是违法的，并可能导致监管机构的严厉处罚。 不正确地支付你的员工也会影响他们的士气，并可能导致熟练的员工离开你的公司。

在批准过程中，管理人员充当员工考勤卡的第二只眼睛。 他们可以发现诚实的错误并发现潜在的时间盗用实例。 他们还对用于处理工资单的时间记录的准确性负责。

提高薪资准确性

当提交的所有工资单时间卡都正确时，您只需在每个支付周期发送一次付款。 但是，当考勤卡出现错误时，您可能需要多次运行工资核算来解决付款错误。

这会花费时间和金钱。 减少您需要进行的工资核算次数符合您企业的最大利益。 审查和批准考勤卡是实现这一目标的关键。

保持合规

公平劳工标准法 (FLSA) 要求公司将员工考勤卡至少保存 2 年。 考勤卡审核流程可确保经理在每个发薪期收集每位员工的考勤记录。

如果您的公司曾经面临对您的薪酬做法的调查，您可以出示考勤卡并确信它们是正确的。

考勤卡审批如何帮助员工？

审查和批准考勤卡的过程也可能对员工有益。

员工希望按工作时间获得准确的报酬，但他们有时可能会犯错误，例如忘记输入时间。 您可以发现这些错误并确保员工的所有工作时间都得到报酬。

与员工共享考勤卡信息还可以让他们查看自己的工作时间。 这可以帮助员工更好地了解他们的工作量以及他们应该期望获得多少报酬。 它还在薪资流程中提供了更高的透明度，这对提高员工士气很有帮助。

雇主可以更改考勤卡吗？

当您在查看员工的考勤卡时发现错误时，您可以执行以下 2 项操作中的一项：

1. 拒绝考勤卡并将其发回给员工进行修改。
2. 对时间卡进行修改并批准。

出于法律原因，重要的是对考勤卡所做的任何更改都有证据支持。 例如，当员工忘记上班或下班时，经理可能会做出改变。 或者，如果 PTO 没有自动添加到考勤卡，经理可能会代表员工添加这些时间。

让员工知道何时对考勤卡和书面文件进行更改总是一个好主意。

批准考勤卡后会发生什么？

一旦考勤卡获得批准，它就会发送给您的薪资团队。

通常，考勤卡可以导入到您的薪资软件中，而无需手动输入数据。 一些时间表平台直接与流行的薪资平台集成。 您还可以将考勤卡数据导出为 CSV 文件并将文件上传到您的薪资软件。 然后使用时间卡数据来处理工资单。

之后，考勤卡应安全保存至少 2 年，以符合 FLSA 要求。

使用自动化来跟踪员工的时间

过去，公司使用的机器会在员工的考勤卡上印上他们的上班和下班时间。 如今，大多数公司都取消了实体考勤卡，转而依靠软件来跟踪员工的工作时间。

时钟软件提供多种功能来帮助您的企业自动执行时间跟踪、时间表生成和考勤卡审批。 这些功能可以减少创建考勤卡所需的时间。 它们还可以帮助确保员工的时间记录准确无误，并简化审批过程中经理与员工之间的沟通。

有关更多信息，请阅读我们对 2023 年 6 种最佳简单时钟软件解决方案的总结。

以下是一些可以改进考勤卡审批流程的自动化功能示例。

启用 GPS 的时间跟踪

支持 GPS 的时钟应用程序可以帮助您在员工上班时验证他们的位置。 您可以在工作人员打卡时查看他们的位置，或者在他们外出时查看他们的位置。

然后，当您查看时间卡时，您可以根据员工的时间卡条目交叉引用员工的位置。 这有助于消除时间盗窃，并使您能够检查每次输入是否都分配给了正确的项目。

此外，许多支持 GPS 的时钟允许您在办公室或工作地点周围设置地理围栏。 当员工进入或离开地理围栏区域时，他们会收到上班或下班打卡的提醒。 这可确保员工永远不会忘记打卡上班或下班。

加班和休息时间计算

时间表审批软件可以自动计算加班费和休息费。 这使您不必自己进行这些计算。 因此，它减少了批准考勤卡所需的时间，并确保员工得到正确的报酬。

时间表

时间跟踪软件还可以整理员工的时间条目并在几秒钟内生成数字时间表。 由于不必在时间表中手动记录他们的工时，这可以避免员工犯错。

考勤卡通知

如果您需要有关时间条目的其他信息，一些软件解决方案可让您直接在时间表上留下注释。 员工将收到通知，以便他们可以快速提供信息或进行修改。

考勤卡审批的最佳工具

让我们仔细看看您的企业可用于时间跟踪和考勤卡审批的一些顶级工具。

Connecteam 是一款一体式时间跟踪软件，可确保您的员工准确及时地获得报酬。 我们的软件具有减少错过时间条目、加快审批流程和消除时间盗窃的功能。

首先，Connecteam 使员工可以轻松跟踪他们的时间。 启用 GPS 的时钟提醒员工在到达工作地点时打卡，在离开时打卡。 他们只需轻触一下，即可通过智能手机打卡进出，并对每次进入项目或任务进行分类。

您可以决定员工是否可以手动编辑他们的时间条目，这有助于消除时间盗窃。

Connecteam 将自动收集员工时间数据，计算加班和休息时间，并为每个支付周期生成数字时间表。 您可以一目了然地了解员工的工作量、加班时间和休息时间。

Connecteam 的另一个好处是您可以在审批过程中让员工了解情况。 您可以使用 Connecteam 的消息功能与员工聊天，询问有关时间条目的更多信息。 此外，员工会自动收到对其时间表所做的任何更改的通知。 批准考勤卡后，它将被锁定以供进一步编辑。

Connecteam 与 Quickbooks Online 和 Gusto 集成以进行工资单处理。 您还可以轻松导出时间表以与其他薪资软件一起使用。

Connecteam对最多 10 名员工的企业免费。 对于大型企业，最多 30 名员工的 Connecteam 起价仅为每月 29 美元。 您可以免费试用 Connecteam 14 天，看看它如何简化您的考勤卡审批流程。

TimeCamp 是一个时间跟踪应用程序，支持每日和每周时间卡审批。 该软件还使管理人员能够设置提醒，以便考勤卡在薪资截止日期之前送达以供审批。

此外，TimeCamp 支持时间表内的评论。 这允许经理和员工在需要更多信息时讨论时间条目。

TimeCamp 集成了多个生产力平台，允许员工自动跟踪他们的时间。 但是，它不提供任何 GPS 跟踪功能，因此对于有员工在该领域工作的公司来说，它可能不是最佳选择。

TimeCamp 为无限用户提供免费计划，但它仅支持时间跟踪。 包含时间表批准功能的计划起价为每位用户每月 10.99 美元。

Toggl Track 是一款时间跟踪软件，集成了 100 多个流行平台。 这些集成使 Toggl Track 能够自动记录员工的工时并将工作分类到特定项目。 员工还可以通过在计算机或智能手机上单击或点击来手动开始和停止时间条目。

Toggl Track 自动组装时间表并按项目或任务分解时间条目。 经理可以为不同的项目分配不同的工资率，并查看休息和加班时间。

Toggl Track 不提供任何工资单软件集成，但它可以将时间表数据导出为 CSV 文件。 它还缺乏内置的通信工具来解决审批过程中的问题。 经理和员工将需要在 Toggl 之外进行沟通，以注意考勤卡的任何变化。

Toggl Track 为最多 5 名员工的企业提供免费计划。 付费计划起价为每位用户每月 9 美元。

概括

考勤卡批准是指雇主检查和批准员工的考勤卡以确保其准确无误。 批准流程有助于消除工资单错误并确保员工得到正确的报酬。 这对于遵守 FLSA 的薪酬报告要求也很重要。

使用考勤卡批准软件可以更轻松地创建时间表并减少运行工资单所需的时间。 我们认为 Connecteam 是批准各种规模企业考勤卡的最佳工具。

免费试用 Connecteam 14 天，了解它如何简化您的考勤卡审批和薪资流程。