时钟四舍五入的完整指南

跟踪员工的工作时间可能是一项具有挑战性且耗时的任务，尤其是当他们早晚几分钟上班或下班时。 为了使这个过程更容易，公司可以使用时钟四舍五入。 这涉及将员工的签到和签退四舍五入到最接近的时间间隔。

关键要点

• 如果时间四舍五入到最大增量为 15 分钟，则时钟四舍五入是合法的，并且不会导致员工始终被低薪。
• 各州有不同的时钟规则。 这些州包括华盛顿、加利福尼亚、德克萨斯和密歇根。
• 舍入时间有三种方法：5、6 和 15 分钟增量。
• 时钟四舍五入的最佳做法包括使用公平的四舍五入增量、定期与员工就四舍五入进行沟通，以及每年审查您的四舍五入政策。
• 您必须保留准确的员工工时记录，以确保您始终遵守劳动法和法规。

由于数字时间跟踪软件的普及，时间时钟舍入不像以前那样普遍。 但是，时钟四舍五入有好处。 它可以帮助简化薪资流程、简化工资计算并防止员工盗用时间。 但如果处理不当，也可能导致员工纠纷甚至法律问题。

下面，我们讨论时钟舍入的最佳实践以及如何避免舍入偏差。 我们还介绍了三种舍入方法并分享了几个示例时钟舍入图表。

什么是时钟四舍五入？

时钟舍入涉及雇主将雇员的工作时间向上或向下舍入。 小时数根据预设的时间增量四舍五入——通常为 5、6 或 15 分钟。

雇主经常使用时钟四舍五入来更容易地计算出员工的工作量，从而减少计算工资所需的时间。 如果以一贯和公平的方式进行，不会导致员工一直被低薪，那么这通常是合法的。

例如，假设您的员工每小时支付 20 美元并且每天工作 9 小时。 他们早上 8:02 打卡，下午 5:01 打卡。 如果不进行四舍五入，您将需要计算员工准确工作时间的工资。 它看起来像这样：

(20 美元 x 9 小时) + (1/60) x 20 美元) – ((2/60) x 20 美元) = 179.67 美元

但是，您可以轻松地将他们的开始时间四舍五入到上午 8 点，将他们的结束时间四舍五入到下午 5 点。 计算要简单得多：

20 美元 x 9 小时 = 180 美元

33 美分的差异可以忽略不计。 使用时钟四舍五入，工资计算非常简单。

豁免与非豁免员工的时钟四舍五入

小时工和非小时工或受薪员工有不同的时钟规则。 小时工“不免除”时钟四舍五入，而非小时工或受薪员工则“免除”。

这意味着您可以舍入非豁免员工的工作时间。 这是因为他们必须为任何超过 40 小时的加班支付报酬。 他们还必须支付联邦最低工资。

另一方面，豁免雇员的加班时间超过 40 小时则无需支付报酬。 但是，您仍然需要向公平劳工标准法案 (FLSA) 证明这些工人每周的工作时间通常不会超过 40 小时。 在这里和那里四舍五入甚至几分钟可以使工人每周的时间条目超过 40 小时。 因此，不建议

各州的时钟规则

除了联邦时钟法外，一些州还有自己的时钟规则。 这些状态包括：

• 华盛顿。 华盛顿法律要求雇主向非豁免雇员支付超过 40 小时的正常工资率的 1.5 倍。
• 加州。 加州工资令规定，员工考勤卡必须用英语填写，并且不能被篡改。 加州要求雇主使用墨水（非铅笔）书写的纸质考勤卡或数字考勤卡。
• 得克萨斯州。 德州发薪日法允许雇主使用数字时钟和时间表来记录工作时间。 它还规定，雇主必须为每个支付期创建和存储最多 3 年的时间记录。
• 密歇根州。 密歇根州的雇主必须记录员工每天的总工作时间，清楚地显示开始和结束时间。 时间应精确到小时的十分之一（6 分钟）或更短。

为什么雇主要安排员工的时间？

既然您已经很好地了解什么是时间时钟四舍五入，让我们讨论一下雇主将员工时间四舍五入的一些原因。 舍入有助于：

• 提高公平性。 四舍五入有助于确保所有员工在计算工作时数时得到公平和平等的对待。
• 允许灵活性。 四舍五入的员工工作时间为他们的工作日提供了一些灵活性。 例如，员工可以在堵车时迟到 5 分钟，或者提前 5 分钟离开去赴约，而不会影响他们的工资。
• 简化薪资计算。 根据整数和简单分数计算薪酬比根据精确到秒的时间计算薪酬更容易。
• 减少管理时间并提高工作效率。 四舍五入可以节省数据输入和薪资计算等任务的时间，因此您和您的员工可以专注于更重要的工作。
• 最大限度地减少错误并降低成本。 工资单的舍入时间减少了错误，从而防止了对员工的少付或多付。 这也意味着管理人员不必浪费时间纠正错误，这有助于节省人工成本。
• 确保合规。 通过四舍五入计算工资和记录员工的时间，雇主可以确保他们遵守劳动法和法规。 其中包括 FLSA 和劳工部关于休息时间、工作时间、加班费等的规定。

时间时钟四舍五入合法吗？

法定时钟四舍五入

只要雇主遵守以下规则，劳工部就认为时钟四舍五入是合法的：

• 时钟四舍五入应该对员工公平。 您不能仅仅为了节省工资成本而缩短员工工作时间。 作为一般规则，您应该以有利于员工的方式调整员工的工作时间。
  
  例如，将上午 8:03 的打卡时间四舍五入为上午 8:00，因此他们会为这 3 分钟支付报酬。 这将有助于防止投诉和薪酬纠纷。

• 雇主不能以大于 15 分钟的增量四舍五入。 这意味着您不能以半小时或一小时为增量向下舍入。 除了 15 分钟四舍五入外，DOL 还允许 5 分钟四舍五入和 1/10 小时（6 分钟）四舍五入。

• 雇主必须遵守 7 分钟规则。 此规则适用于 15 分钟窗口中的 7 分钟标记。 例如，如果员工在上午 9:07 之前打卡上班，您可以将时间向下舍入到上午 9:00。 但是，如果员工在上午 9:08 打卡，则您应将此时间舍入到上午 9:15。
  
  在这些规则之外，舍入时钟时间可能被认为是非法的。

非法时钟四舍五入

以下是可能导致法律问题的时钟四舍五入的两个示例。

1. 假设一名员工早上 7:56 打卡上班，下午 5:03 打卡下班。 您应该将他们的开始时间四舍五入为上午 7:55，将他们的结束时间四舍五入为下午 5:05。 这允许员工多支付 3 分钟。
   
   但是，假设您将他们的开始时间四舍五入到上午 8:00，将他们的结束时间四舍五入到下午 5:00。 通过这样做，您以有利于您的业务而不是您的员工的方式舍入了他们的开始和结束时间。
   
   在此示例中，员工损失了 7 分钟的工作时间。 虽然这看起来没什么大区别，但如果在一年中每天都这样做，则无偿工作总计可达 30 小时。 这会使您面临未付工资索赔的风险。

2. 假设您将员工的时间四舍五入到最接近的半小时，而不是 DOL 允许的最接近的 5、6 或 15 分钟间隔。
   
   例如，假设一名员工在上午 8:07 打卡。 您应该遵循 7 分钟规则，将他们的时钟时间调整到上午 8 点 15 分。 但是，假设您将他们的时钟时间改为上午 8:30。
   
   这将导致当天有 23 分钟的无偿工作——如果定期进行，每年最多有 100 小时无偿工作。

不同类型的时钟舍入

5分钟

使用 5 分钟四舍五入，一小时内每个 5 分钟的增量都有 2.5 分钟的阈值。

如果员工在此阈值之前打卡上班或下班，则他们的打卡时间会向下舍入。 如果他们在此阈值之后签入或签出，则他们的时钟时间会被四舍五入。

例如：

6分钟

6 分钟舍入也称为 1/10 小时舍入。 使用 6 分钟四舍五入，将小时分成 6 分钟的间隔，阈值为 3 分钟。

如果员工在 3 分钟阈值之前打卡上班或下班，他们的打卡时间将向下舍入到最低的 6 分钟间隔。 如果他们在 3 分钟阈值之后上班或下班，他们的时钟时间将四舍五入到最接近的 6 分钟间隔。

例如：

15分钟

15 分钟四舍五入遵循 7 分钟规则。 该规则指导雇主是否应该将员工的时间四舍五入。

如果员工在 7 分钟阈值之前打卡上班或下班，他们的打卡时间将向下舍入到前一刻钟。 如果他们在 7 分钟阈值之后上班或下班，他们的时钟时间将被四舍五入。

例如：

时钟四舍五入的挑战

在计算员工时间时，您需要注意一些陷阱。

• 加班加点。 加班工作是违反 FLSA 的主要行为。 例如，如果员工在上午 8:55 打卡上班，而您将他们的开始时间四舍五入为上午 9:00，则他们将免费工作 5 分钟。
  
  在一周的时间里，这加起来将近 25 分钟的无薪时间。 未能支付员工的工作时间可能会导致向 FLSA 提出索赔。

• 微量工作。 De minimis是指任何时间或任务太少而不会引起关注。 DOL 确定最低限度的时间是 15 分钟以下的任何时间。
  
  因此，雇主可以在 15 分钟内向上或向下舍入时间。 然而，加州目前正在重新评估这一点。

• 时间表不准确。 员工时间表的过度四舍五入最终可能会导致时间表不准确。 然后，员工可以根据 FLSA 要求不公平或非法的减薪。
  
  为避免这种情况，时间表舍入在整个企业中保持一致非常重要。 您还应该在员工手册中包含有关时钟四舍五入的信息，以最大程度地减少误解。

• 工资纠纷。 过度四舍五入员工的时间可能会导致工资差异。 有时，员工可能期望获得比实际更高的报酬。 为避免这种情况，您应该向员工传达您的舍入政策，并始终公平地舍入员工工作时间。
• 员工监控。 四舍五入的员工工作时间可能会让您的团队感觉他们受到了微观管理。 这最终可能会降低士气、降低生产力，甚至增加员工流动率。

时间时钟四舍五入的最佳实践

考虑是否需要安排员工的时间

新技术使跟踪工人的时间变得简单到秒。 员工可以使用数字应用程序直接通过手机打卡上班和下班。 现代时间跟踪系统还生成自动数字时间表，并经常与薪资软件集成。 这使得雇主可以轻松地向员工支付他们应得的工资。

这样，您可能不需要（或不想）使用时间时钟舍入。

创建并遵循时钟策略

稳健的时钟舍入策略是确保您在舍入方面保持一致和公平的最佳方式。

您的政策应规定以下内容：

• 将使用的舍入增量。 例如，5 分钟、6 分钟或 15 分钟。
• 在什么时候向上或向下舍入时间。 例如，对于 15 分钟舍入策略，在第 7 分钟。
• 一个示例表，用于说明时钟时间将如何影响员工的薪酬。
• 上次审查政策的日期。

您还可以包括一个简短的解释，说明为什么您决定以这种方式安排时钟时间。 这有助于鼓励诚实和透明的文化。

政策写好后，直接与员工沟通。 您可以在会议或电话中口头进行。 或者您可以发送备忘录或电子邮件，或在您的员工聊天应用程序中发布消息来更新您的团队。

将舍入政策包含在员工手册中也很重要。 让您的员工在阅读手册后签名，以确保他们理解该政策。

然后，确保通过将舍入方法应用于所有员工工时来执行该策略。 这必须在所有团队和工作模式中一致地完成，以确保公平。

最后，通过电子邮件、电话或会议联系您的薪资服务提供商，向他们更新您的舍入政策。

使用公平的舍入增量

公平舍入增量被认为是 5、6 或 15 分钟。 增量太小（例如 2 分钟）或太大（例如 30 分钟）对您的员工不合法或不公平。 他们可能会觉得工作微不足道、沮丧或报酬过低。

避免有偏差的舍入

通常，有偏见的四舍五入是指雇主以一种始终导致无偿工作的方式向下舍入时间。 这有利于雇主而不是雇员，并且会在工人之间造成不信任。

例如，将所有时间向下舍入到最接近的一刻钟的 15 分钟舍入政策将被视为有偏见，因为它有利于雇主。

一定要以对每个人都公平的方式安排时间。 例如，遵守 7 分钟规则的 15 分钟舍入政策对雇主和雇员都同样有利。

与您的员工讨论时钟四舍五入

与员工讨论时间表舍入可能是一个棘手的话题，因为有些人可能认为这只会让雇主受益。 例如，如果员工始终将他们的签到和签退四舍五入，他们可能会觉得自己正在失去工资。

与员工就您的时钟四舍五入政策进行沟通可以帮助他们对此感觉更积极。 例如，知道他们的上班和下班时间总是四舍五入到最接近的 5 分钟间隔的员工会更有信心他们的薪水是准确的。

这种开放式沟通还有助于在您的组织内培养一种信任和透明的整体文化。

每年审查您的舍入政策

每年审查您的舍入政策可确保您及时了解最新法规，从而使您的业务保持合规。

它还向员工表明您遵循特定准则并且没有无缘无故地浪费他们的时间。 这可以帮助他们对您安排他们的工作时间的决定感到更自在。

此外，审查您的舍入政策可以突出显示员工迟到或加班过多等问题。 然后，您可以制定数据驱动的业务决策来解决这些问题。

保持准确的记录

即使使用时钟四舍五入，雇主也需要保持员工工作时间的准确记录。 雇主应保留工资单副本和任何其他工资记录最多 3 年。

记录应包括签到和签退以及所做的任何舍入调整。 它们还应该随时可供员工、审计员和监管机构审查。

总的来说，准确的记录有助于防止纠纷和法律问题。

结论

虽然今天不太常见，但员工时钟四舍五入可以成为简化计时和工资单处理的宝贵工具。 但是，在计算时间时必须遵循最佳实践，以避免潜在的法律问题和员工纠纷。

通过使用一致的四舍五入政策和公平的四舍五入增量、避免有偏见的四舍五入、保持准确的记录以及与员工沟通，雇主可以确保他们的时钟四舍五入做法公平、高效且符合法律要求。