6 种员工时间跟踪方法 + 如何选择合适的方法
已发表: 2023-05-29时间跟踪可让您深入了解员工在上班时如何度过他们的时间。 您可以确保他们按计划完成任务并遵守最后期限。
它还有助于更好地分配资源，并允许您检查和控制加班时间。
此外，通过准确的工时跟踪方式，您可以正确地向员工支付工资——防止纠纷和工资单错误。
使用正确的时间跟踪方法，您可以捕捉员工上下班、休息和休假的时间。
我们研究了 6 种流行的时间监控方式，因此您拥有为您的团队挑选最佳方式所需的一切。
关键要点
- 时间跟踪是了解您的团队如何花费时间的关键。
- 您可以使用纸笔、荣誉系统、穿孔卡片或日历来跟踪时间。 然而，这些方法是手动的、耗时的，并且不能提供对任务的洞察力。
- 电子表格方法很流行，可以轻松创建时间表。 但是，将每个工人的数据输入一张表以识别趋势仍然是一个手动过程。
- 使用时间跟踪软件是记录时间、创建时间表和识别趋势的最佳方法。
什么是时间跟踪及其重要性？
时间跟踪是指记录花费在任务、活动或项目上的时间量的做法。 它涉及记录工作的开始和结束时间——通常包括休息时间、用餐时间和其他休息时间。
您可以使用纸笔、电子表格、日历条目等手动跟踪时间。 或者，还有可以简化和自动化时间跟踪过程的软件。 您可以每天、每周、每 2 周跟踪一次时间，甚至可以根据项目的需要自定义时间跟踪。
跟踪员工时间对组织有几个好处。 它可以帮助您：
保持高效的劳动力
时间跟踪让您可以完全了解您的员工如何度过他们的预定时间。 您可以发现经常迟到或缺勤的员工。 此外，您还可以识别并解决时间盗用问题或员工无效率地使用时间的问题。
跟踪时间还可以帮助您发现员工需要额外帮助和资源的地方。 例如，如果一个团队总是需要更长的时间来执行任务，他们可能需要更多的培训或支持。 一旦确定，您可以快速解决这些问题，以确保您的员工保持生产力。
你可知道？
Connecteam 让您可以轻松地为您的员工创建和分配定制培训课程。 您还可以添加测验来测试他们的理解并实时跟踪他们的进度。
有效分配工作量
了解不同员工如何跨项目花费时间有助于更好地分配资源。 例如，您可以将最快的员工分配给周转时间很快的项目。
此外，您可以确定由于人手不足而进展缓慢的项目，并为这些轮班分配额外的工人。 此外，了解员工的可用性有助于您提前计划。 这样，即使员工休假，您也有足够的员工在工作。
专家提示：
您可以使用诸如 Connecteam 之类的工具，它会向您显示工人的资格以及他们的可用性。 这样，您就可以充分利用团队的时间，并确保让合适的人从事合适的工作。
阅读我们的指南，了解如何使用员工可用性表格进行组织。 （它包括一个免费模板！）
减少工资单和客户账单中的错误
时间表会告诉您员工的带薪时间是多少。 使用此数据创建正确反映员工工作的薪资报告。 这有助于减少代价高昂的工资单错误和与工人就所用时间发生的耗时纠纷。
同样，清楚地记录工作时间有助于您创建准确的客户发票。 一切都是黑白分明的，与客户就计费和非计费时间发生纠纷的可能性较低。
遵守劳动法律法规
最后，时间跟踪可确保员工按照劳动法律法规的要求休假、休息和进餐。
此外，员工可以获得防止倦怠所需的停机时间，因此在工作中更有活力和效率。
此外，通过监控时间，您可以控制员工加班时间。 这样，他们就不会过度工作，您可以节省加班费，并且您的公司仍然遵守加班法。
不同类型的时间跟踪方法
您可以通过多种方式跟踪员工的时间。 我们在下面概述了 6 种最流行的方法（排名不分先后）。
纸和笔
方法
员工使用笔记本或日记记下他们开始和完成任务、活动或项目的时间。 您需要收集所有时间条目并手动创建可用于工资核算的时间表。
优点
- 容易做而且便宜
- 可以在任何地方完成，不需要互联网
缺点
- 管理人员难以核实时间条目
- 耗时、手动且容易出错
- 如果存放不当，文件很容易放错地方
- 难以创建报告和分析趋势和主题
荣誉制度
方法
这种方法依赖于工人使用他们自己对他们在项目上花费的时间的估计。 你必须相信你的工人的粗略估计，并按照他们所说的按小时费率支付他们的工作时间。
优点
- 最简单的时间跟踪方法
- 不涉及成本，也不需要材料
缺点
- 不可靠且极易出错
- 经理无法核实工时
- 没有创建或分析趋势的数据
- 没有计费时间记录的客户的可信度较低
使用电子表格
方法
此方法有 2 个选项：
- 工人们用笔和纸记录他们的时间。 然后，您将时间数据手动输入到电子表格模板中进行存储和分析。
- 员工使用电子表格模板输入数据，例如来自 Google 表格或 Microsoft Excel，您可以通过电子邮件发送给他们。
选项 2 是当今更流行的方法。
电子表格模板通常包含以下列：
- 工人姓名
- 日期
- 任务/活动
- 开始时间
- 时间结束
- 休息时间
- 加班时间
- 总工作时间
经理可以添加列来显示他们的小时费率并计算工资单中的应付金额。
优点
- 捕获跨任务花费的时间并包括休息时间
- 可以使用内置图形和图表来识别趋势
缺点
- 工人仍然需要在电子表格中手动输入时间
- 经理无法验证 time 条目
- 需要手动将所有数据添加到一张表中进行团队分析
- Excel 在移动设备上对用户不友好，因此容易出错
基于日历的跟踪
方法
您使用数字日历创建固定的工作时间表，包括员工休息时间。 工作时间是通过查看日历中的哪些时间段被阻止工作来计算的。 可以标记日历条目以反映任务或活动，并且可以添加注释以提供额外的上下文。 然后根据日历向工人支付他们工作的小时数的小时费率。
优点
- 易于可视化跨任务花费的时间
- 可以将注释添加到条目以获取更多上下文
缺点
- 很难准确跟踪工作时间的花费情况
- 不能防止时间被盗
- 经理将需要手动创建时间表和薪资报告
- 管理者无法实时跟踪任务进度
打卡
方法
所有员工都会获得“打孔卡”，他们必须在上班和下班打卡时将其插入特定的物理时钟。 打卡器在打卡卡上打上上下班时间。 员工工时是使用穿孔卡计算的，您可以使用工作时数及其小时费率创建工资单报告。
优点
- 进出打卡物证杜绝纠纷
- 简单易用
缺点
- 容易被时间盗用和伙伴打孔
- 时间表和工资报告需要手动创建
- 不考虑休息时间和用餐时间
- 存储和管理员工打孔卡的行政工作繁重
时间跟踪软件
方法
借助 Connecteam 等时间跟踪软件，员工可以使用时间跟踪应用程序从任何地方打卡上下班。 您通常可以使用实时 GPS 功能验证工作人员是否在他们需要的地方。
时间表是使用时间条目自动创建的，并发送给您进行审批。 一旦获得批准，您可以将它们与薪资软件集成，以便快速轻松地支付员工工资。
优点
- 易于使用和远程访问
- 时间条目安全地存储在云中
- 工人收到自动提醒上班和下班
- 时间表是自动创建的，不易出错
- 管理人员可以使用 GPS 技术轻松验证条目
- 自动创建自定义时间和出勤报告
缺点
- 比其他选择更贵
哪种时间跟踪方法最好？
跟踪项目时间和记录总工作时间的最佳方法是使用时间跟踪软件。 这些工具简化了流程的各个方面，为您和您的员工节省了大量时间和精力。
以下是时间跟踪应用程序与其他方法的比较：
录音时间
员工只需通过他们的时间跟踪应用程序打卡上班和下班，省去了使用纸笔或 Excel 手动记录时间的麻烦。 他们甚至可以在休息时间和用餐时间打卡出去，这样时间输入就可以精确到秒。 这与穿孔卡不同，穿孔卡通常只记录工作的开始和结束时间。
时间报告应用程序还可以让您的员工使用台式机或移动设备随时随地记录时间。 此外，系统会向他们发送自动提醒以签入和签出，从而减少他们忘记这样做的可能性。
验证时间条目
最好的时间跟踪软件带有GPS 位置跟踪工具，因此您可以在工作时间跟踪员工的实时位置。 这样，您就可以在他们打卡时验证他们是否在正确的班次。
一些应用程序还允许您使用地理围栏验证条目。 地理围栏是可以在工作地点周围设置的虚拟边界。 员工在进入地理围栏之前不能打卡。 这意味着时间数据在到达您之前已经经过了一层验证。
创建和存储时间表
时间跟踪应用程序根据记录的时间条目生成自动数字时间表。 这不需要时间或精力。 此外，与您必须自己手动创建时间表的纸笔或荣誉系统方法相比，它减少了错误。 日历方法还要求您通过查看日历条目手动输入工作时间。
此外，时间跟踪应用程序将时间表安全地存储在云中。 您可以轻松参考它们，以应对未来与员工或客户的任何纠纷。 与必须存储时间表的纸质副本相比，这是一个更好的解决方案。
运行工资单
由于系统中已有员工的工资率和工作时间，因此可以使用时间跟踪应用程序快速轻松地创建工资单报告。 许多应用程序还与薪资软件集成，以实现快速、无缝的支付，并减少错误。
专家提示：
某些应用程序可能未与贵公司使用的薪资系统集成。 寻找能够快速轻松地导出时间表以供您首选的薪资服务提供商使用的软件。
分析趋势
时间跟踪可以帮助您识别趋势并解决整体时间管理方面的任何问题。 但如果没有时间跟踪软件，这很难做到。
使用纸笔、荣誉或日历方法，您无法看到员工如何度过他们的时间。 例如，这些方法不会为您提供有关执行了哪些任务和子任务的信息。
此外，有时您可能希望在团队或公司级别分析主题。 为此，您需要将所有员工的时间条目手动输入到 1 个电子表格中，以便识别趋势。 这既费力又费时。
使用时间跟踪软件是跟踪项目时间并确定趋势和潜在问题的最佳方式。 它可以让您在几分钟内创建自定义报告，并且您可以查看时间和出勤历史记录。 您还可以查看显示时间在项目、任务和位置上花费情况的报告。
如何选择合适的时间跟踪软件
当您在时间跟踪软件之间进行选择时，需要考虑多个因素。
首先，易于使用。 这些工具背后的想法是简化时间跟踪过程。 如果您的员工发现系统太复杂而无法使用，他们就不太可能始终如一地使用它——如果有的话。 这不仅意味着您没有得到所支付的费用，而且还可能导致您在报价、发票和工资单中出现代价高昂且不必要的错误。
选择可与您使用的其他工具轻松集成的应用程序也很重要。 这样，您无需在多个应用程序之间切换即可完成任务。
您的预算也是一个关键的考虑因素。 有些解决方案比其他解决方案更昂贵，并且并不总是提供您可能需要的额外功能。
以下是一些需要注意的功能，以便您可以选择最适合您的时间报告工具。
- 直观、准确的时钟：员工应该能够从任何地方轻松地上下班。 Connecteam 甚至会在员工开始或结束轮班时发送上班和下班提醒。
- GPS 位置跟踪：您可以在工作人员上班时实时跟踪他们的位置。 这可以帮助您确保每个人都在他们需要的地方——防止时间被盗和打卡。
- 数字时间表：寻找使用员工时间条目生成自动时间表的平台。 您应该能够查看并批准它们以进行额外验证。
- 无缝薪资集成：内置或集成的薪资解决方案使您能够以更少的错误进行更快的付款。 例如，Connecteam 与 QuickBooks Online 和 Gusto 集成，因此您可以轻松地支付员工工资。
- 休假跟踪：让您查看和批准休假的功能允许您提前计划并有效地分配班次。 休息时间的可见性还可以确保员工获得所需的停工时间，并且您遵守劳动法。
- 班次安排功能：一个好的时间报告工具也将具有班次安排功能。 这使您可以根据员工的可用性和偏好创建和分配轮班，因此您可以确保您的团队始终配备人员。
- 报告和分析：您可以跨工作人员、任务、项目、位置等跟踪时间和出勤数据。 它们为您提供见解，您可以使用这些见解来最大限度地提高工作效率并确定需要改进的地方。
这可能会让您感兴趣：
我们准备了 2023 年 7 款最佳员工日程安排和打卡软件的详细评测。
使用 Connecteam 跟踪您的时间
Connecteam 是最好的一体式考勤跟踪解决方案。 它记录了员工的工作时间——包括休息时间和休假时间。 它还可以让您查看员工的实时位置，从而更好地了解和控制您的团队。
让我们更深入地了解 Connecteam 的时间跟踪功能。
支持 GPS 的时钟和地理围栏，用于准确、经过验证的时间条目
Connecteam 的打卡器让员工只需在桌面或移动设备上轻轻一按，就可以打卡上班和下班。 如果您的团队在单一地点开展工作，则自助服务终端功能可让员工通过单一共享设备打卡进出。 您还可以为不同的位置设置多个信息亭。
时钟还具有内置 GPS 软件，因此您可以验证工人的全天候位置。 这有助于防止打卡——员工为同事打卡。
使用 Connecteam，您还可以设置地理围栏。 当工作人员进入或离开地理围栏时，他们会收到自动提醒以开始或停止跟踪时间。 此外，除非他们在地理围栏内，否则他们不能打卡。 这可以防止时间被盗，并避免您在他们的工作时间之外向他们付款。
为休假、休息和加班设置自定义规则
借助 Connecteam，您可以设置自定义休假政策——包括事假、假期、病假等。 您和您的员工可以查看他们的休假和出勤记录，以及他们剩余的休假时间。 休假请求和批准也可以使用该应用程序轻松完成。
Connecteam 允许您创建休息时间政策，并将休息时间纳入员工日程安排。 当员工要加班时，智能警报会通知您，您可以通过您的设备轻松批准或拒绝加班请求。 这样，您就可以遵守劳动法律法规。
通过自动化时间表和工资单集成减少工资单错误
Connecteam 使用时间条目自动生成员工时间表。 这些还包括休息时间、休息时间和用餐时间，使它们精确到秒。
在您的中央仪表板中，您可以发现并更正错误并批准时间表，然后再将其用于工资单报告。 Connecteam 与 Gusto 和 QuickBooks Online 等薪资软件集成，可实现快速准确的支付。
通过员工排班在几分钟内分配班次并进行调整
Connecteam 的拖放式日程安排工具可让您在几分钟内创建和分配班次。 工作人员可以共享他们的位置和可用性首选项，以便您可以尽可能高效地分配工作。 员工甚至可以在批准或不批准的情况下从空缺班次中挑选。 您还可以查看员工的资质，以便将合适的员工分配给合适的项目。
可以通过在应用程序内轻松换班来解决最后一刻的缺勤或变更。 受影响的员工会收到智能警报，通知他们日程安排发生变化。 您还可以使用应用内聊天功能直接与他们进行实时交流。
任务管理、报告等工具
除了这些功能之外，Connecteam 还具有任务管理工具，可让您创建任务和子任务并将其分配给员工。 您可以发送提醒并实时跟踪进度，以便您了解员工如何度过他们的时间。
另外，Connecteam 的 自定义报告功能使您能够查看有关出勤、项目和任务花费的时间、人工成本等的详细报告。 您可以及时发现并解决迟到、缺勤或工作效率低下的问题。
Connecteam 还提供更多用于通信、培训、人力资源管理等的功能。 它是满足您所有工作管理需求的一站式商店。
最多 30 个用户的付费计划起价低至每月 29 美元。 用户少于 10 人的小型企业可以永久免费使用 Connecteam。
在升级到您选择的计划之前，您可以注册 14 天免费试用以探索 Connecteam 的所有功能。
结论
如果没有有效的时间跟踪方式，您的公司可能会面临时间被盗用、工作效率低下、错过最后期限等问题。 您需要监控员工如何度过他们的时间，找出任何值得关注的领域，并为员工的贡献正确支付报酬。
有几种方法可以跟踪时间。 纸笔、荣誉、日历的方法耗费时间，容易出错，也不能让你洞察时间是如何度过的。 电子表格虽然流行，但仅收集个人层面的数据。 将团队或公司范围的数据收集到一张表中以分析趋势是一项艰巨的任务。
时间跟踪软件简化了签入和签出、创建时间表、付款和发现趋势的过程。 Connecteam 是当今市场上最好的时间跟踪应用程序。 它提供单点触摸时钟、GPS 位置跟踪、自动时间表等功能。
立即免费开始使用 Connecteam！
常见问题
您如何跟踪团队的时间？
您可以收集每个员工的考勤卡并手动将数据添加到单个电子表格中以跟踪您团队的时间。 然而，更好的方法是使用 Connecteam 等时间跟踪软件来节省您的时间和精力。 它的报告工具可以让您跟踪整个团队所花费的时间，甚至可以按项目、地点等进行跟踪。
员工如何从时间跟踪工具中受益？
借助时间跟踪工具，员工可以了解他们如何在任务和项目中花费时间。 他们可以确定哪些方面运作良好，哪些方面可以改进。 一些解决方案还考虑了休息时间、加班时间和休假时间，以便员工可以检查他们是否得到了他们有权获得的休息时间。