有效流程的 12 个虚拟入职最佳实践
已发表: 2023-06-14当您亲自入职新员工时，您可以带他们参观工作场所，将他们介绍给同事面对面，并观察他们的适应情况。
但是，当员工不在中心位置或同时工作时，您可能没有机会做任何事情。 或者，您可能根本没有时间、金钱或其他资源来亲自入职每位新员工。
在这种情况下，您需要一个出色的虚拟入职流程。
虚拟入职涉及在有限甚至没有面对面互动的情况下将新员工带入您的组织。 虽然它有其独特的挑战，但有可能成功完成。
为了助您一臂之力，我们分享了重要提示，以便您可以创建虚拟入职流程，让新员工感到兴奋和消息灵通。
关键要点
- 出色的虚拟入职流程可为新员工提供公司欢迎的体验，并提供他们在其职位上取得成功所需的资源和培训。
- 为防止在虚拟入职期间不知所措，请将您的资源和培训材料放在一个易于访问的平台上。
- 良好的沟通是虚拟入职期间的关键。 使用在线聊天、网络摄像头会议和其他资源保持联系并传达期望。
- 准备充分后，入职顺利进行。 确保概述可靠的虚拟入职流程并使用虚拟入职清单。
- 雇主还应该为管理人员提供虚拟入职培训。
如何虚拟入职员工
所以，你有一个新员工。 他们可能远程工作，或者您的团队可能不在中心位置工作，或者这个新员工的工作时间与您的其他员工不同。
或者，也许您的公司没有预算或资源来亲自入职所有（或任何）新员工。
无论情况如何，您已经确定数字入职流程最适合这位新员工和您的公司。 在他们的第一天之前，您需要准备三样东西。
入职材料
在虚拟入职期间，您需要与新员工分享许多不同的材料。 这些包括：
- 员工协议，需要员工签字
- 有关员工福利和员工福利注册表的信息包
- 员工手册和手册，概述了工人的职责
- 作为工作职责的一部分，工人可能需要拥有并填写表格
- 允许团队成员访问其工作所需的软件和在线平台的密码和其他信息
- 工作中使用的机器、软件或其他资源的说明手册
- 安全说明和安全培训材料
- 有关公司文化的信息，包括有关组织使命、公司活动和假期的详细信息
- 视频培训和其他培训资源，帮助员工了解工作的最佳实践并更多地了解公司文化
收集这些材料并将它们保存在安全可靠的地方，以便您可以在入职期间轻松访问和分发它们。
专家提示：
使用像 Connecteam 这样同时提供知识库和文档管理功能的软件解决方案，这样您就可以安全地存储和更新并快速访问公司的所有文件和员工的文档。
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虚拟培训材料
如果您还没有准备好虚拟培训材料，则需要创建它们。
虚拟培训通常包括向新员工传授公司流程和程序、工作最佳实践和公司文化的视频。
您可以购买现成的培训材料，将其创建外包给外部公司，或在内部创建。 选择制作您自己的定制培训视频意味着您可以为您的虚拟入职流程提供个人风格。 这也是新同事了解您和您的团队的绝佳机会。
你可知道？
借助 Connecteam，您可以在几分钟内创建和提供定制培训课程。 您可以一次培训无限数量的人，所有材料都集中在一个中心位置，员工可以按照自己的进度完成培训。 这是双赢！
在内部创建培训材料也可以为您节省资金。 与其将培训预算花在购买可能枯燥且难以更新的视频内容上，不如确保您的视频制作成本不高，而且对新员工来说很有趣。
制作较短的培训视频以进一步降低成本并保持员工敬业度非常重要。 制作长视频的成本很高，更新起来也很困难，并且有可能让新员工感到厌烦。
我们建议制作一些2 或 3 分钟的视频，涵盖新员工需要了解的基础知识。 只需让现有员工使用他们的智能手机拍摄自己的视频，解释他们的日常职责以及贵公司的生活。
这使得视频更加个性化和引人入胜，新员工也更容易浏览。 此外，当您需要更新信息时，较短的视频更容易重新拍摄。
专家提示：
将自定进度的视频培训与更多实践教育相结合。 这可以包括虚拟聊天以复习关键概念或在线测验以巩固新团队成员所学的知识。
获得工具和技术
确保每个人都可以直接访问他们需要的工具和技术，从而减少问题并使您和您的员工的工作更加高效。 他们可以很容易地找到他们需要的东西，你会花更少的时间回答同样的问题。
以下是员工可能需要使用的一些工具和技术示例。
- 文档管理系统，以便员工可以根据需要安全地上传文档并与您和其他团队成员共享
- 沟通和协作工具，如公司聊天、电子邮件帐户和与团队成员沟通的信使
- 任务和项目管理工具，用于分配任务、跟踪进度和
- 时间跟踪软件，允许他们打卡进出并记录他们的时间
- 员工可以用来请求休假、查看时间表和工资单等的人力资源(HR) 或人员管理平台
专家提示：
通过转移到Connecteam 等一体化平台，您可以大大简化入职流程的这一部分，该平台提供这些工具以及更多工具——可直接从您的移动设备访问。
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您可以通过不同的方式提供对这些技术的访问，但以下是两种最流行的方法：
- 通过发送包含注册链接的电子邮件邀请他们设置帐户，他们可以在其中创建帐户并设置自己的密码
- 使用他们的电子邮件地址和其他信息为他们设置一个帐户，然后共享一个他们可以在入职期间更新的临时密码
有效虚拟入职的 12 个技巧
通过遵循这些虚拟入职最佳实践，您可以热烈欢迎所有新员工并确保入职工作顺利进行。
为你的新员工准备过度
在你雇佣你的第一个虚拟团队成员之前，想想理想的入职流程是什么样的。 您可以首先与您的管理团队一起集思广益，回答以下问题：
- 这个角色的成功是什么样的，员工需要知道什么才能成功？
- 这个角色最常见的困惑点和最大的挑战是什么？
- 如果您必须列出员工首先需要了解的最重要事项，那么这些事项是什么？
- 哪些资源对新员工来说最重要？
- 以虚拟方式提供入职培训的最佳方式是什么？
- 我们已经拥有哪些用于入职的内部资源，以及我们需要创建哪些资源？
- 该工作的法律或合规要求是什么？
得到答案后，制定详细的入职计划。 该计划应包括行政要求，例如让您的员工签署福利、让他们进入工资单，并确保您已签署并提交任何文书工作，包括出于税务目的可能需要的任何文件。
该计划还应包括员工需要知道的内容，包括他们任务的任何最佳实践、他们需要的任何密码或帐户信息，以及他们需要采取的任何工作特定步骤。 例如，您可能需要检查表来确保您的团队遵守其工作现场的安全标准。
制定入职计划
要制定远程入职计划，您最好的攻击计划是列出让新员工入职所需完成的所有任务，并包括所有需要参与的人。
按优先顺序安排这些任务。 例如，在共享任何可能包含专有信息的内容之前，您可能需要让新员工签署保密协议。
为了让您的新团队成员步入正轨，您可能需要创建 2 个时间表。
一个应该是与您的经理共享的内部时间表。 它应该包括入职流程的每一步以及何时发生。
第二个时间表应发送给新员工。 它应该详细说明将发生什么以及何时发生，以便新员工知道对流程的期望以及对他们的期望。 例如，您可能有一个项目让员工知道他们需要观看入职培训，并指定完成时间。
专家提示：
计划涵盖入职的第一周是很常见的。 但是，您可以选择计划 2 周或更长时间的入职培训，具体取决于新员工和公司的需求。
示例虚拟入职时间表
第一天
- 欢迎致电经理和人力资源总监，概述入职流程并提供有关公司及其文化的更多信息。
- 新员工将获得工具的使用权（并根据需要进行相关培训）。
- 新员工将在周四之前收到文件以供审查和签署。
- 对高级团队成员的虚拟介绍。
第 2 天
- 新员工将收到培训材料，包括视频培训和书面资源。
- 员工完成培训课程，概述他们的角色和主要职责。
- 员工完成特定工作的技能发展培训课程。
第 3 天
- 第 3 轮，与部门成员进行 30 分钟的虚拟会议，以了解有关日常运营的更多信息。
- 员工完成安全培训课程。
第四天
- 签署的文件到期。 新员工将接受有关如何将它们上传到文档管理系统的培训。
- 新员工将接受有关如何使用公司通讯系统的培训。
- 对团队其他成员的虚拟介绍。
第五天
- 新员工完成公司文化培训课程和相关测验。
- 与经理进行一对一的虚拟会议，回顾入职培训、分享和回答问题，并讨论后续步骤。
创建入职清单
虚拟入职清单是确保没有任何遗漏的好方法。 它还有助于使您的流程具有可操作性。
考虑包括发送欢迎包裹的提醒以及组织签到、欢迎会议等的提示。
因为入职是一个过程，所以你的清单应该详细说明在新员工加入你的团队后一周、一个月甚至 6 个月你必须采取的步骤。
在入职正式开始之前共享信息
在他们被雇用后但在正式入职流程开始之前尽快向您的员工发送有关工作的信息。
你可能不想发送专有信息，但你可以发送一段介绍你自己和公司的视频，以及一些通用资源文件，如公司的使命宣言、员工手册和组织结构图。
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阅读我们的 2023 年员工手册完整指南。
设定明确的期望
确保为新员工定义工作成功的标准。 检查他们需要执行的每项任务，并查看您正在寻找的结果以及需要遵循的步骤。
新员工清单可能是传达期望的好方法。 例如，如果您有一名销售代表加入您的团队，您可以有单独的清单，其中包含处理新客户和客户投诉的分步说明。
传达您的公司文化
融入新的公司文化感觉就像是学校的新生。 你的新雇员不知道组织是如何运作的，或者它的方法、传统或个性特征是什么。
这就是为什么在入职期间向新员工介绍您的公司文化至关重要。
首先，您应该与新员工分享有关公司文化的任何现有资源和材料。 您还可以专门针对公司文化开展培训课程——例如，涵盖员工如何与客户沟通、组织的价值观是什么等等。
此外，您可以将团队建设活动添加到您的虚拟入职培训中。 这些可能包括虚拟午餐、数字问答环节或在线问答环节或专注于破冰活动的会议。
在入职期间，您还可以邀请新员工参与公司文化活动。 例如，如果您的团队有一个在线读书俱乐部，请邀请新员工加入。
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与团队安排面对面的视频介绍
与整个团队的视频通话让您的工作场所有机会表达热烈的欢迎。 这也是您的新员工了解每个人的机会。
在你的会议开始之前，确保你介绍了每个人。 虚拟会议可以很容易地在他们的视频源下显示每个人的名字，这可以帮助新团队成员了解每个人的名字。
也考虑破冰船。 让现有员工分享一个关于他们自己的事实，例如他们的兴趣或他们拥有的特殊才能。 当然，也请您的新员工自我介绍。 这有助于您的团队成员找到共同点，并让您的新员工感觉自己是团队的一员。
与团队的初次会面也可以是一个回顾当前公司和团队目标、当前项目以及团队如何看待新员工作为贡献者的机会。 请务必在会议结束时留出一些时间来回答任何问题。
你可知道？
深思熟虑、引人入胜的介绍有助于提高员工敬业度，并在整个公司营造一种社区意识。 阅读我们的指南，了解使新员工公告有趣且引人入胜的最佳方法。
安排与同行和主要团队成员的虚拟会议
团队会议可能会很有趣，但与公司的一些关键人物召开虚拟会议也很重要。
小型会议是最好的，因为它们可以让新员工了解同事和经理，并留出更多时间进行讨论。
将员工与同事联系起来
除了会议之外，还可以使用不同的通信方式（例如视频通话、群聊、电话交谈和个人消息）将新员工与他们的同事联系起来。
你可知道？
Connecteam 具有聊天功能，员工无需共享联系信息即可进行交流。 他们可以在个人聊天或群组聊天中发送消息，并将文件、图像、音频笔记等附加到消息中。
例如，您还可以鼓励他们与同龄人一起解决问题并与他们合作开展新项目。
让他们与团队一起计划即将举行的公司活动是鼓励他们建立联系的另一种方式。
你可知道？
借助 Connecteam，您可以轻松规划和管理公司的各种活动——生日、务虚会、会议、团队会议等等。
当您有策略地鼓励联系时，它可以帮助提高士气并营造团队氛围。 建立联系有助于新员工了解他们将与之共事的人，这使他们更容易在同事周围感到自在。
确定导师
一个 入职伙伴或导师可以成为新员工的重要资源。 这可以是向新员工展示绳索并作为新员工可能遇到的任何问题的第一联系人的人。
入职伙伴成功的秘诀是选择合适的人来完成任务。 重要的是，您选择指导新员工的员工是合适的。 他们可能拥有相同或相似的职位、多几年的经验和/或相似的背景。 如果需要，一个好的入职伙伴也能够提供任何额外的培训。
询问更有经验的员工是否愿意成为伙伴计划的志愿者。 明确期望的内容，包括花费在指导上的时间以及这些时间是否得到补偿。 此外，为这些志愿者提供培训，并尝试将您的入职伙伴与他们有共同点的新员工配对。
定期检查新员工
确保您的新员工在入职期间需要帮助时感到自在。 解释他们如何联系、何时联系以及谁可能是联系的合适人选。
如果员工有一个组织结构图（也称为公司报告结构）概述了他们可以联系的人和时间，他们可能会更自在地提出问题和伸出援手。 概述联系对象和最佳联系方式的公司名录也有帮助。
例如，您可以创建一个组织结构图，显示公司的每个部门和每个角色中的每个人。 除了人力资源部员工的姓名外，您还可以这样写：“如有任何与薪酬或福利相关的问题，请联系凯西。 最好通过聊天联系她周一至周五 9-5 EST。 在这几天或几小时之外，请通过电子邮件与她联系。”
协调安排的签到
当您的新员工通过虚拟入职流程时，您会希望提供支持而不会让他们不知所措。 安排一些初始签到可能是执行此操作的好方法。 这些签到可以通过电话、电子邮件、聊天或视频会议完成。
他们在公司的头几周，您可以每周进行一次或两次签到。 例如，当一名新员工知道他们每周五都会与您聊天时，他们可能会更好地准备一些问题或更新。
一般来说，签到不需要花很长时间。 通过电话或视频通话 15 到 30 分钟通常就足够了。 通过电子邮件或聊天，您可能会来回浏览 2-3 封电子邮件或消息。 或者，您可以简单地要求从一开始就详细介绍以节省时间。
专家提示：
拥有一个您的团队可以与新员工和现有员工互动的地方可以营造一种社区感，并防止新员工被他们需要检查的多个系统所淹没。 这就是为什么我们建议使用像 Connecteam 这样的一体化解决方案。
保持你的沟通建设性
在与新团队成员建立联系时，保持平衡很重要。 您要确保他们知道在需要帮助时如何与谁联系。 但是，当他们努力学习新角色和公司的绳索时，您也不希望打扰他们的注意力。
因此，保持沟通建设性和切中要点。
避免提出诸如“最近怎么样？”之类的模糊问题。 相反，分享反馈，发送即将到来的培训课程或活动的提醒，或者对完成特定的入职里程碑表示感谢。
当然，您可以为您的新员工打开对话来提问和提供最新信息——但要确保对话保持重点。
此外，当您签到时，不要忘记积极强化。 对新团队成员做对的事情表示由衷的赞扬，甚至是对完成入职培训的奖励，都可以建立信心并让工作关系有一个积极的开端。
将文档存储在中央位置
安全存储员工入职文件的副本至关重要。 但是，跨多个平台存储信息可能会创建过时文档的副本，并使查找所需信息变得困难且耗时。
为避免这些挑战，请使用 Connecteam 等集中式平台来存储所有与员工相关的文件。 借助 Connecteam，您可以安全地存储已签署的文档、员工福利文书、已签署的员工协议以及任何其他重要文件。 在需要时立即轻松检索任何信息。
所有员工信息的中央位置还为您提供了一个地方来保存有关即将进行的员工评估的绩效文档。 同样的信息可用于提供有关绩效的早期反馈，并允许您开始为新员工制定时间表。
你可知道？
Connecteam 还包括一个员工时间表功能，您可以使用它来跟踪员工的里程碑、绩效评估、工作纪念日等。
用自学的想法填补停机时间
您的新员工在完成入职任务之间或入职开始之前可能会有一些额外的时间。 为了帮助他们填补这段时间，提供大量他们可以浏览的资源。 员工可以按照自己的节奏浏览培训材料和视频的在线图书馆是一个不错的选择。
专家提示：
标记哪些视频和资源最重要，以便员工可以从这些开始。
给雇主的额外提示：培训经理进行远程入职
经理是在线入职的基石。 他们通常是新员工遇到的第一个人，而且他们通常是员工过渡到他们的角色时的主要联系人。
因此，经理对新员工的体验有很大影响。 但并非所有经理都知道如何远程欢迎员工。
他们可能无法完全理解新团队成员在“虚拟入职”时可能面临的独特挑战。 他们还可能难以应对远程管理某人的实用性，并最终过度管理他们。
通过确保您的经理完全了解您公司的虚拟入职流程、其挑战是什么以及最佳实践是什么样子来解决这些潜在问题。 对管理人员的培训还可以确保他们都以相同的方式入职，因此每位新员工都有始终如一的积极体验。
如何培训你的经理
您不必重新发明轮子来创建经理培训。 您的团队中可能已有成功管理虚拟入职流程的成员。 找出他们知道什么，并利用他们的专业知识来塑造入职培训。
这看起来像是将他们对您正在创建的新培训资源的洞察力付诸实施。 你甚至可以请更有经验的经理来主持培训——例如，通过视频通话——或者让他们参与创建你的虚拟培训材料。 这样，他们可以直接分享他们的经验和最佳实践。
为什么制定虚拟入职行动计划至关重要
强大的虚拟入职流程可确保您的新员工拥有开始工作所需的一切。 另外，它可以帮助：
给人留下良好的第一印象
入职是您的新员工对与您共事的第一印象。 一个组织良好、有用的入职流程是良好工作关系的开始。
提高员工敬业度
远程入职的行动计划可以让员工从一开始就感到受欢迎并成为团队的一员，并且感觉他们有能力并准备好为公司的成功做出贡献，从而提高员工敬业度。
提高员工保留率
执行良好的虚拟入职计划会让员工感到受欢迎和支持，这可以提高员工保留率。 如果新员工觉得自己是您组织中有价值的一部分，拥有做好工作所需的一切，并且感觉与团队有联系，那么他们可能不太可能提前离职。
强化企业文化
有了一个强有力的流程，您可以确保您的新员工正确了解您公司的文化。 您可以通过团队建设活动、教育材料甚至专业培训课程来做到这一点。
这有助于让新员工与组织价值观、规范和期望保持一致——这使他们更容易过渡到新角色。
结论
强大的虚拟入职流程可确保新员工在您的组织中感到受欢迎，并拥有他们茁壮成长所需的一切。 它可以让他们从一开始就提高工作效率，尽早标记他们可能遇到的任何问题，并帮助您发现新员工何时需要一些额外的支持。
虚拟入职需要付出努力，但通过遵循本指南中概述的最佳实践，您可以确保您的流程有效。
现在您已经了解了虚拟入职的基础知识，请查看我们的远程团队管理指南。
常见问题
虚拟入职和传统入职有什么区别？
虚拟入职大部分或完全在线进行。 与传统的面对面入职培训相比，这可能会带来一些挑战。 例如，经理可能无法亲自观察新员工。 通过虚拟入职，社交和随意结识同事的机会也更少了。
另一方面，在线入职有一些独特的优势，例如允许新员工在自己的时间访问资源和培训。 如果做得好，它可以像传统的入职培训一样个性化和受欢迎。
虚拟入职的四个阶段是什么？
任何类型的入职培训（无论是虚拟的还是传统的）都有 4 个阶段：入职前、欢迎新团队成员、培训以及将员工转变为新角色。
通过远程入职，在线进行培训，您需要付出更多努力来欢迎新的团队成员。 您应该通过聊天或视频通话与他人联系，介绍同事，并制作温馨、友好的视频和互动。
此外，与传统的入职培训相比，以虚拟方式将员工转变为新角色可能需要更多的签到。 您可能希望首先每周通过聊天或视频进行联系，以回答他们可能提出的任何问题。