EDI 运输：电子商务业务综合指南

已发表: 2023-09-06

EDI 运输解决方案已存在数十年，但电子商务企业主往往不知道它们的好处。

无数电子商务组织使用 EDI 运输。不花时间了解它如何增强您的运输策略就意味着错过宝贵的竞争优势。

在这个关于 EDI 货运和物流流程的速成课程中，我们将深入研究这些广泛使用的工作流程和技术，以便您可以在电子商务运输运营中利用它们。

什么是 EDI 运输？

EDI 运输和 EDI 履行可实现合作伙伴之间快速、高效且无差错的数据传输。

EDI（电子数据交换）是指一种旨在以标准化电子格式交换业务文档的技术系统。

以下是 EDI 可以在航运和物流行业中管理和共享的一些文档：

发票和提前发货通知
付款文件
货运单据
库存文件
海关文件
送货细节
仓库详情
提单
订单

当一个实体发送订单或提出请求时，EDI 技术会立即创建必要的文档并将其上传到接收方的系统。

了解电子商务运输中的 EDI

EDI 运输的功效来自于所有用户都采用的标准化电子格式。

当所有供应商、托运人、零售商和物流提供商使用相同的操作系统时，信息可以从一个实体的系统无缝传输到另一个实体的数据库。

EDI 工作流程可分为三个简单步骤：

数据准备：企业使用标准化格式准备电子文档（例如采购订单、发票）以供交换。
发送：接下来，文档通过安全电子通道从您的 EDI 解决方案发送给收件人。此过程自动发生，并且需要零人工输入。
确认和集成：消息经过验证，并发送确认以确认接收。错误会自动标记以供审查。然后数据会自动集成到接收者的后端系统中。

手动执行此工作流程可能需要数小时并涉及多名人员。

借助 EDI 运输技术，您可以加快发票发送和接收速度，消除电子商务供应链中的摩擦并加快履行流程。

重要的 EDI 文件

EDI 货运和运输解决方案依赖于一组标准化 EDI 文件。

有数十个文档，每个文档都有特定的功能。您会遇到的一些最常见的 EDI 文档包括：

采购订单 (EDI 850)：采购订单是买方发送的基本 EDI 文档，用于以商定的价格订购特定数量和类型的货物。
采购订单确认 (EDI 855) ：卖方发送 EDI 855 以确认他们已收到并处理了买方的采购订单。
提前发货通知 (EDI 856)：卖方发送提前发货通知 (ASN)，以便买方在货物发货前确认所有详细信息。
发票 (EDI 810)：除了 EDI 855 之外，卖方还将向买方发送发票。 EDI 810 概述了到期费用并包括还款条款，例如“收到后到期付款”。
提单 (EDI 211)： EDI 211 相当于纸质汽车承运人提单。托运人将其发送给承运人并提供交货说明。
功能确认 (EDI 997)：收款人或发货人发送功能确认以响应每个交易请求。
付款订单/汇款通知 (EDI 820)：付款人使用 EDI 820 向卖家提供有关待付款的信息。

您需要的 EDI 文件取决于您在供应链中的地位、与您合作的贸易伙伴以及您所在的行业。

EDI 在运输和物流领域的 6 大优势

将 EDI 运输和运输流程集成到您的电子商务策略中可以带来诸多好处，包括：

1. 效率

效率是 EDI 运输解决方案的最大优势。

交换纸质文档需要大量的手动输入。您的团队成员必须传真或扫描并通过电子邮件发送纸质文档，浪费宝贵的时间。

另一方面，EDI 可让您自动输入数据并优化供应链的效率。

EDI 解决方案几乎可以立即发送和接收文档，同时将您的订单数据整合到安全且集中的位置。

2. 节省成本

EDI 运输也有利于您的预算。

手动订购和开票策略既乏味又费力，会分散您的团队对更动态任务的注意力，并导致劳动力浪费。

一旦实施基于 EDI 的流程，您就可以大幅降低与发票和采购订单处理相关的劳动力成本。

您还可以削减文档管理费用，因为您不再需要处理、管理、保留和组织数百个物理文档。

3. 减少错误

EDI 运输解决方案消除了手动数据输入的需要，改变了您的工作流程并降低了数据输入错误的风险。 EDI 有助于确保您和您的合作伙伴收到准确、及时的发货。

此外，最大限度地减少错误有助于增强最终消费者的体验。您可以防止缺货、库存短缺或误拣货件。

订单准确性很重要，因为它可以提高您的品牌形象并帮助您实现增长目标。

4. 改进库存管理

当您手动管理发票、采购订单和其他文档时，您会不断使用几天甚至几周前的信息。

不准确或过时的数据会导致延误、库存管理不善和缺货——这对您的企业来说都是坏消息。

借助 EDI 运输解决方案，您可以访问实时库存和订单数据。这些见解将帮助您保持充足的商品供应，避免库存过多，并增强您的现金流。

为了最大限度地提高整个组织的可见性，请确保您的 EDI 系统与其他软件解决方案集成。

当您的应用程序完全集成后，您可以为所有运输、订购和物流操作创建一个统一的通信中心。其结果是业务更加高效和敏捷。

5. 减少浪费

近年来，物流行业齐心协力减少碳足迹并减少废物产生。

EDI 运输和物流技术在减少废物产生方面发挥着至关重要的作用。当您实现数字化时，您可以大幅减少纸张消耗，因为您不再需要创建、分发和存储物理文档。

通过采用数字方法，您还可以节省辅助成本，因为您不再需要花费资源来执行以下任务：

购买纸张
管理物理文档
回收发票和其他纸质文件
邮寄发票、收据和采购订单

如果您的组织致力于走向绿色环保，EDI 运输对于您的计划来说是一个有价值的补充。

6. 加强合作伙伴关系

如果您想与合作伙伴建立积极的关系，请努力使与您的公司的互动尽可能顺畅。 EDI 解决方案可以帮助您做到这一点。

通过EDI，您可以即时传达消息，提高业务效率，更有效地为您的合作伙伴服务。

他们还可以快速将信息传递给您的企业、下订单、进行采购并获取发展所需的资源。

当您和您的供应商合作伙伴使用 EDI 时，每个人都会受益。

EDI 运输的挑战和复杂性

EDI 运输非常方便且应用广泛，但这并不意味着它是一个完美的解决方案。

尽管 EDI 是管理运输和其他物流工作流程的最务实的方式，但它也存在一定的缺点，包括以下内容：

成本和复杂性

EDI 运输的最大缺点是相关的成本和复杂性。

要设置和维护您的系统，您必须购买软件许可证、实施 EDI 技术并将其与其他解决方案集成。此过程可能需要几个月的时间，并对您的 IT 团队提出很高的要求。

如果您经营的企业规模较小，IT 部门的实力较差，您可能需要引入外部资源来促进集成。这样做会增加实施 EDI 的成本。

即使您的系统已启动并运行，您也需要不断为其投入资源以保持其按设计运行。这些持续的维护成本将产生丰厚的回报，但在转向 EDI 之前您必须了解它们。

兼容性

尽管 EDI 文档被视为“标准化”，但您仍然可能会遇到交叉兼容性问题。每个企业可能需要不同的字段并接受相同文档格式中的不同数据，从而导致集成障碍。

这些差异通常要求组织与每个合作伙伴建立和维护单独的集成。此外，每个合作伙伴可能需要不同的安全通信方法，需要构建和维护额外的基础设施。

此外，EDI 文件不断更新。即使您和您的合作伙伴使用来自同一平台的文档，每个文件的版本也可能不同。如果您使用最新的文档版本而他们使用去年的版本，则可能会出现兼容性问题。

数据隐私

在网络攻击猖獗的情况下，企业有理由担心数据安全。

要从事 EDI 运输和物流，您需要在您的网络和供应商合作伙伴的网络之间创建连接。如果管理不当，这些网络连接可能会使您的 IT 基础设施容易受到攻击。

考虑到这一点，实施明确的协议来维护 IT 基础设施和网络至关重要。遵守最新的网络安全最佳实践并维护现代防护软件，例如防火墙和防病毒解决方案。

此外，您必须严格审查您的贸易伙伴。在与贸易伙伴进行 EDI 运输之前，务必确认他们认真对待网络安全。

如何确保EDI交易安全可靠

如果您希望获得 EDI 运输交易的优势，而又不想让您的组织面临过度的网络安全风险，请务必选中以下复选框：

选择安全的 EDI 协议

合适的 EDI 协议为您的企业和贸易伙伴之间快速、高效和安全的数据共享奠定了基础。尽管有许多不同的协议可用，但最常见和最安全的三种是：

HTTP/HTTPS：超文本传输协议和扩展超文本传输协议安全是 EDI 使用最广泛的两种安全协议，因为它们可以使用各种解决方案进行加密，包括 TLS 或 SSL。也就是说，它们不如下面概述的其他安全协议那么可靠或强大。
AS2（适用性声明 2）： AS2 通过 HTTP 或 HTTPS 协议运行，但提供更高的可靠性和安全性。它使用加密和数字证书来保护传输过程中的数据。
FTP/FTPS：文件传输协议比 HTTP 和 HTTPS 提供更好的可靠性，但代价是简单性。文件传输协议安全和安全文件传输协议 (SFTP) 是具有独特优势和理想用例的安全版本。

您选择的协议会对 EDI 运输连接的安全性产生深远影响。因此，在确定协议之前，您应该仔细评估每个选项。

澄清和制定政策

在实施新技术和工作流程时，您必须制定政策来管理它们。

同样的规则适用于 EDI 运输。为您的员工提供清晰、易于遵循的 EDI 程序，以便他们了解期望。

您的政策应概述每个贸易伙伴需要哪些 EDI 交易。通过提供关于谁需要哪些文档的明确指导，您可以优化信息共享策略并提高 EDI 技术的投资回报率。

实施访问控制基础设施

领先的 EDI 技术包括内置访问控制基础设施，允许您限制谁可以查看或更改您的数据。

使用这些解决方案根据组织内每个用户的角色和权限来限制对 EDI 系统的访问。

为了提高安全性和控制力，请考虑要求双因素或多因素身份验证。

这些要求用户通过多层验证才能访问您的网络。例如，他们可能必须提供密码并扫描他们的身份证。

留意可疑和未经授权的活动

对您的 EDI 技术进行定期审核，以便及早发现任何异常活动或可疑订单。

在审核期间，您的团队应查找任何偏离预期趋势的活动，例如异常大的采购或无法识别的交易。

维护 EDI 流程的安全需要采取积极主动的方法。因此，您需要定期进行安全测试。

作为这些测试的一部分，您的 IT 团队应尝试查明数字基础设施中的漏洞，并在不良行为者访问您的网络之前进行修复。

EDI 在航运和物流领域的未来

几十年来，EDI 技术一直是运输和物流领域的主要技术。

尽管运输和仓库管理系统等其他物流技术已经取得了显着进步，但运输解决方案中的 EDI 仍然是定制的、繁琐且实施缓慢。

为了保持竞争力，电子商务企业需要专注于保持供应链敏捷性，通过寻找采用更现代的 EDI 方法的运输和物流合作伙伴，让他们在几天而不是几周或几个月内与新客户和供应商进入市场。

现代方法降低了 EDI 的复杂性，允许公司使用更现代的开发技术（包括使用 JSON 的 API）集成其后端系统。

它无需为每个合作伙伴构建自定义集成并将数据正确转换为所需的 EDI 格式。

当电子商务解决方案评估新的运输和物流解决方案时，他们应该预先询问 EDI 功能、所需资源以及与新贸易伙伴合作所需的时间。

Orderful 为电子商务企业提供 EDI 解决方案，以优化物流工作流程。

当与 ShipBob 的 EDI 履行技术相结合时，在线企业能够通过将其店面与不同零售商和市场集成来增强其多渠道零售策略，以创建无缝的履行和运输操作。

“学习根据每个零售商的要求定制我们的销售策略、营销和包装一直是一项挑战，但这正是 ShipBob 真正派上用场的地方。 ShipBob 与数十家流行零售商的 EDI 兼容，他们的 API 集成使他们能够根据每个零售商的合规指南履行订单。”
亚伦·帕特森 (Aaron Patterson)，冒险挑战赛首席运营官

EDI 运输常见问题解答

以下是有关 EDI 运输的最常见问题的解答。

哪些类型的企业可以从在运输和物流中使用 EDI 中受益？

任何零售商、承运商或物流实体都可以从 EDI 运输流程和技术中受益。

运输中的 EDI 与纸质发票有何不同？

EDI 可以替代纸质发票和采购订单。托运人、承运人和零售商可以以数字方式进行所有交易，而不是管理物理文件。

EDI 和 EDIFACT 之间有什么区别？

EDI 和 EDIFACT 在功能和功能方面非常相似。然而，EDIFACT 主要在亚洲和欧洲使用。相反，EDI 主要用于美国和其他北美国家。

EDI 运输是否适合各种规模的企业？

多半是对的。大多数企业，包括中小型公司，都可以实施 EDI 运输。然而，也有例外，例如拥有过时技术堆栈且没有预算升级空间的小公司。

在运输或物流运营中实施 EDI 系统通常需要多长时间？

实施 EDI 系统可能需要 30-60 天或更长时间，具体取决于各种因素，包括组织的规模和现有的 IT 资源。如果您遇到技术兼容性问题或其他挑战，实施可能需要更长的时间。