为什么以及如何实施设施管理软件

在当今日益复杂的工作环境中，组织专注于构建稳健的基础设施以实现可持续增长。 它涉及物理基础设施和管理它的流程和系统的底层基础设施。 无论您拥有建筑工地、教育机构还是公司办公室，您都可能会遇到许多问题，因为维护有关维护和组织的法规具有挑战性。

设施管理系统位于组织的中心，以简化流程，以最大限度地提高基础设施的效率和利用率。 设施经理必须了解不同的平台，并将它们整合到一个集成、有序且管理良好的解决方案中。

众多设施管理提示和指南有助于简化和加快整体管理流程。 在这篇文章中，我们将了解为什么以及如何实施设施管理软件，但在此之前，让我们先了解设施管理、类型、功能等的基础知识。

什么是设施管理？

根据国际标准组织 (ISO)的定义，设施管理是一种组织功能，它在建筑环境中整合人员、场所和流程，以提高人们的生活质量和核心业务的生产力。

国际设施管理协会 (IFMA) 是全球设施管理人员最广泛认可的专业协会，将其定义为“将实体工作场所与组织的人员和工作进行协调的实践”。

设施管理包括支持企业运作、安全和可持续性的工具、软件和服务。 一些设施管理活动涉及：

• 租赁管理（行政和会计）
• 资本项目规划和管理
• 维护和运营
• 能源管理
• 员工和住户体验
• 房地产管理
• 应急管理和业务连续性
• 空间管理

什么是设施管理软件？

设施管理软件是为优化楼宇管理而设计和开发的定制软件。 它使组织能够从基于 Web 的仪表板或设施管理应用程序管理其整体维修和维护计划。 现代 FM 软件还旨在提高工作流程的完成度并加强团队沟通。

目前，设施管理软件是小型到大型企业的一部分，可帮助他们提高资产生产力并将可操作的项目转化为有意义的结果。 该技术解决方案使多设施经理能够在持续的维护和维修中执行多种功能，例如商业承包商采购和合规、维护计划、发票和数据分析。

基于云的解决方案通过附加的安全措施帮助企业实时查看数据。 它还有助于分析一段时间内的支出模式，并有助于削减成本，同时加强与服务提供商和内部利益相关者的沟通。

现在让我们了解设施管理软件的类型。

设施管理软件的类型

在研究企业设施管理软件系统解决方案时，您一定遇到过许多难以理解的术语。 目前，市场上的设施管理软件种类繁多，为企业提供不同层次的不同功能。

以下是当今市场上可用的设施管理软件类型。

综合工作场所管理系统

集成的工作场所管理系统或 IWMS 是管理设施的一整套工具。 使用 IWMS，您可以处理从您的房地产投资组合到平面图创建、维护计划、控制等的所有事务。根据预测，部署 IWMS 解决方案可将能耗降低 10%，工作空间改善40%，并将设施维护成本降低 14%。

计算机辅助设施管理

计算机辅助设施管理软件，又名 CAFM，是一种设施管理软件，使管理人员能够改进空间、设施、预算、预防性维护和客户服务请求的长期规划，以完全符合业务需求。 它有助于计划、执行和监控涉及空间和工作场所管理的所有活动。

电脑化维修管理系统

CMMS 或计算机化维护管理系统通常用于物理基础设施至关重要的行业。 它是集中维护数据并按时处理维护操作的软件。 CMMS 的一些功能是资产注册、资源和劳动力管理、工单管理、报告、分析和审计。

企业资产管理

EAM 或企业资产管理是维护和控制操作设备所需的一套软件、系统和服务。 EAM 专注于优化资产的质量和利用率，同时提高生产力并降低运营成本。 它涉及工作管理、资产维护、供应链管理和 EHS 计划。

定制软件开发服务提供商可以帮助您设计、开发和部署设施管理软件，该软件集成了满足您实时业务需求的各种功能。

设施管理软件的功能

设施管理软件具有定义其功能的各种功能。 目前，设施管理工具正变得更具创新性、集成性和先进性，并具有附加功能。 以下是您在寻找设施管理软件时必须了解的一些功能：

简化工单管理

高效的软件可确保简化设施中的工单管理。 工作人员可以将维护请求直接输入系统，并且可以按批准的费率将工作订单发送给承包商。

SaaS平台

软件即服务或基于云的企业设施管理软件可缓解激增的软件安装和升级，同时无需支持额外的硬件，从而降低拥有成本。

第三方集成

功能强大的设施管理系统允许无缝的第三方集成，例如会计和支付系统，以最大限度地减少数据输入错误并自动化支付和审计流程。

可访问的承包商目录

设施管理软件确保了一个易于访问的承包商目录，其中包含定期维护和更新的合同信息。 此外，您可以访问该目录以查找具备特定项目所需技能的合格承包商。

简化的用户界面

设施管理系统仪表板必须提供干净、简单和现代的用户界面。 简化的用户界面减少了查看团队数据时的混乱，加快了培训时间，并实现了更快的团队扩展。

为什么要实施设施管理软件？

如果您按照传统方式同时运行和管理多个设施，可能会充满挑战。 您必须管理各种建筑系统，保持实时通信渠道，并有效利用所有空间，以最大限度地提高公司的生产力和盈利能力。

设施管理软件不是使用文件和清单运行，而是将所有内容集中在一个基于 Web 的仪表板中。 重复性任务是自动化的，资源以高效和生产性水平交付设施的方式得到利用。

以下是强调设施管理软件重要性的几个原因：

自动化维修和维护

如上所述，设施管理系统可确保简化维修和维护任务，因此物业经理和店主不必浪费时间与维护人员一起工作。 它使他们能够将精力投入到其他业务方面，例如管理销售和交付。

借助 IWMS 等设施管理软件，他们可以实时观察和跟踪设施状态，提前设置维修计划，并在某些条件不满足时自动发出维护请求。

让建筑节能

交通、天然气和制造业等商业和工业建筑运行多个设施和系统，如 HVAC、水过滤和闪电来运行，需要大量的能源，需要大量的运营预算。

借助功能强大的设施管理软件解决方案，您可以找到提高关键系统能源效率的方法。 这些解决方案允许进行广泛的能源审计，以确定哪些系统使用更多能源，以及在保持标准操作功能的同时可以降低哪些能源水平。

延长系统和资产的服务生命周期

设施管理系统通过内置的管理工具和功能帮助组织充分利用其资产并最大化其服务生命周期。 当系统得到定期维护时，它们可以在更长时间内有效地工作。 您还可以获取维护报告来分析哪些系统需要立即进行维护。

它可以帮助您计划和确定安排维修、预防性维护或更换机器的最佳时间。 它可以减少系统停机时间并提高生产力，从而产生可观的投资回报。

优化关键系统的布局和安装

安装关键系统可能会在您的口袋里挖个深坑，但设施管理系统使管理人员、建筑师和工程师能够在一个仪表板上查看整个设施的全面图片。 它使他们能够为系统安装提供更优化的布局。

绩效报告、能源审计和分析累积地帮助业务利益相关者做出更好的决策，以保证关键系统的高效性能并提供更好的投资回报率。

如何实施设施管理软件？

实施设施管理软件不仅仅是一天的工作； 您需要研究您的组织的要求，例如您的设施软件需要执行哪些活动、它如何指导以获得更好的性能等等。

以下是每个组织实施设施管理软件所经历的五个阶段：

第一阶段：确定人员

有必要了解将与设施管理解决方案交互的人员。 可能性几乎包括每个人，但您需要弄清楚。 例如，基层员工通过 CMMS 门户提交固定工单，部门经理更新现有员工目录，规划主管依靠富有洞察力的仪表板数据进行房地产和财务决策，设施经理收集和分析这些数据以改善工作场所，以及IT 管理员通过系统集成办公设备。

确定谁需要什么以及为什么需要，并评估某些特性、优势和功能以简化下一阶段。

第二阶段： 开发您的软件

下一阶段是开发适合您业务需求的软件。 对于软件开发，您可以探索设施管理软件公司以提供可立即部署的软件解决方案，也可以由定制软件开发服务提供商开发。 毫无疑问，开发定制的设施管理软件是第二阶段的最佳方法。

一个现成的软件可能没有您的业务需要的所有功能，或者可能有一些您根本不需要的额外功能，无论哪种方式，这都是一项昂贵的投资。 然而，在定制软件开发方面，您可以获得业务实际需要的内容以及支持服务，以确保软件的顺利运行。

您可以使用收集到的信息在软件开发过程中做出明智的决定。 软件开发阶段至关重要，因为它涉及准确实施您的设施管理软件。 确保您选择的软件符合您的业务需求和期望的标准。 从用户界面、集成机会、报告跟踪等各个方面验证您的 MVP 。

第三阶段：定义和构建系统

现在您终于开发了一个自定义软件，是时候制定工作流程了。 首先按照以下步骤将软件集成到您现有的操作中以创建系统：

• 列出您可以通过该平台自动化的流程和任务
• 您可以在软件中改进数据收集和分析
• 设置集成到软件中的通信和协作模式
• 修改需要在软件中恢复的手动流程

定制软件开发公司将帮助您完成业务设置，并帮助您构建和简化系统的每个独特方面。

第四阶段：规划和部署

在推出软件系统之前，请对其进行测试并确保它已相应开发。 此阶段也称为清洗、打蜡和抛光阶段，系统已准备好实施。 但是，测试推出可能会破坏系统并使员工感到沮丧，因此您需要在部署之前考虑最后的步骤：

• 测试工作流程和流程以确保它们按计划工作
• 根据权限和准入要求为员工建立凭据
• 识别跨部门连接，例如门户和工作流
• 在多个应用程序之间运行安全审计和可访问性

第五阶段：规范使用

既然您已经实施了设施管理系统，请将其作为组织中执行任何活动的标准。 您的设施管理软件应该是运营和决策的支柱。 注意到 ROI 的最佳方式是在您的设施中将其在不同垂直领域的使用标准化。

建立设施管理系统是一个渐进的过程，以确保您满足工作场所的需求以实现巨大增长。

结论

设施管理技术每天都在融入新的改进，新技术的参与有助于创建可持续的先进系统，以满足标准业务要求，同时提供显着的产出。 设施管理解决方案有助于确定改进操作和维护程序的更好方法。 借助最佳实践，您的设施变得更加主动，反应更少。

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常见问题解答：

问：设施管理软件必须跟踪哪些数据分析？

答：设施管理分析包括设施数据中的关键数据趋势、模式和见解。 您的设施管理软件必须考虑的主要有 4 个指标：

描述性：根据传入的数据显示现在正在发生的事情

诊断：解释数据为何如此以及事件发生的原因

预测性：帮助预测未来可能发生的事情

规定性：指导并提供有关如何影响数据和做出有影响力的更改的建议

问：IWMS、CAFM、CMMS 和 EAM 之间哪个软件最好？

A. 这取决于业务的可用性。 根据您的业务需求，您可以在 IWMS、CAFM、CMMS 和 EAM 中进行选择。 但是，集成的工作场所管理系统提供了一个完整的套件，几乎可以满足所有业务需求。

问：设施管理软件的投资回报率是多少？

A. 设施管理软件具有很强的投资回报率，尤其是在处理和优化遵循传统纸质清单方法的多地点业务时。 要计算投资回报率，请将年度总维护费用乘以年度总节省百分比。 减去软件实施成本和年度总效率节省，以确定投资回报率。